Зміна структури та штатного розпису підприємства: до яких документів працівника вносити записи

1. Законодавчі підстави внесення змін до структури та штатного розпису підприємства
2. Зміна структури та штатного розпису без зміни функціональних обов’язків працівників
3. Зміна назви структурного підрозділу зі зміною обов’язків його працівників
4. Висновки

Законодавчі підстави внесення змін до структури та штатного розпису підприємства

До серпня 2025 року питання визначення структури та затвердження штатного розпису було врегульовано статтею 64 Господарського кодексу України (втратив чинність). Насправді вона надавала право роботодавцям самостійно визначати організаційну структуру підприємства, встановлювати чисельність працівників і зокрема на підприємстві затверджували штатний розпис.

Наразі аналогічної норми у законодавстві не встановлено. Водночас це не означає що підприємстві не потрібні структура та штатний розпис. Чому так ми докладно пояснювали тут, а якщо вам мало таких аргументів зверніть також увагу на цю публікацію.

До того ж законопроєктом від 30.12.2025 №14343 «Про внесення змін до Кодексу законів про працю України щодо штатного розпису підприємства, як гарантії захисту від незаконного звільнення працівника» пропонується доповнити КЗпП новим абзацом статті 36 та визначити, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.

Отже, наявність затвердженої структури та штатного розпису надає можливість керівнику аналізувати та оптимізувати розстановку кадрів для ефективної роботи підприємства, визначає структуру підприємства та закріплює штатну чисельність, що може знадобитися у разі бажання провести звільнення працівників через скорочення персоналу.

Законодавство не встановлює, як часто можна вносити зміни до штатного розпису протягом року. Це залежить від характеру змін.

Зміни в організаційній структурі та штатному розписі можуть спричинити:

1. зміну назви структурного підрозділу без зміни функціональних обов’язків працівників;
2. зміну назви структурного підрозділу зі зміною обов’язків його працівників.

Зміну структури підприємства, в результаті якої відбувається скорочення чисельності та штату працівників, в цій статті не розглядаємо. Це окрема тема. Зокрема, можете ознайомитися зі статтею «Скорочення персоналу на підприємстві: як правильно оформити звільнення».

Далі розглянемо, як діяти кадровій службі.

Зміна структури та штатного розпису без зміни функціональних обов’язків працівників

Простий приклад таких змін: керівництво приймає рішення об’єднати бухгалтерську та фінансово-економічну служби в одне управління. При цьому бухгалтерія стає відділом бухгалтерського обліку та звітності. Кількість працівників залишається незмінною, всі вони продовжують виконувати свої обов’язки. Тобто, переведення до іншого структурного підрозділу фактично не відбувається, змінюється лише назва підрозділу.

Чи повинен кадровик в такому випадку вносити записи про зміну назви підрозділу? Якщо так, то до яких документів?

Так, записи внести необхідно.

За бажанням працівника вносимо запис до трудової книжки, адже в абз. 3 п. 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мінюсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58, безпосередньо йдеться про необхідність зазначати, до якого саме структурного підрозділу прийнятий працівник. Якщо назва підрозділу змінюється, про це також необхідно внести запис. Правильна назва відділу (відділення, цеху) може мати для працівника велике значення при обчисленні стажу роботи для призначення пенсії.

Запис вносимо окремим рядком. Підставою для внесення запису слугує наказ по підприємству про внесення змін до організаційної структури підприємства та введення в дію нового штатного розпису.

Також необхідно внести запис до особової картки працівника форми П-2. В її розділі IV «Призначення та переведення» слід зазначити назву структурного підрозділу, до якого приймають або переводять працівника. У цьому випадку про переведення не йдеться, проте запис про зміну назви відділу внесли до трудової книжки, тож і до картки форми П-2 внесемо запис:

Слід також внести запис до Доповнення до особового листка з обліку кадрів (далі – Доповнення).

Затвердженої форми бланка Доповнення не існує, тому кадрова служба підприємства може розробити свою форму або скористатися формою, яку розробили наші експерти.

Нагадаємо, що до Доповнення вносять записи про всі зміни під час роботи працівника на підприємстві (переведення, суміщення, підвищення кваліфікації, нагородження та заохочення, дисциплінарні стягнення тощо). У нашому прикладі запис може бути таким:

Зміна назви структурного підрозділу зі зміною обов’язків його працівників

Припустимо, що керівник підприємства в новій структурі об’єднує бухгалтерську та фінансово-економічну служби в одне управління та оптимізує роботу відділу бухгалтерського обліку та звітності шляхом скорочення чисельності працівників. Очевидно, що посадові обов’язки працівників, які залишаються на роботі, потребують зміни, адже вони повинні виконувати роботу звільнених колег. У цьому випадку кадровик зобов’язаний:

1. внести запис до трудової книжки працівника (за його бажанням);
2. зробити запис до особової картки за формою П-2;
3. внести запис до Доповнення;
4. ініціювати розробку нових посадових інструкцій для працівників відділу, затвердити їх та ознайомити з ними працівників.

Штатний розпис може змінюватися й у зв’язку з приведенням професійних назв посад працівників у відповідність до Національного класифікатора України ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (далі – КП).

У цьому випадку обов’язково запропонуйте працівнику внести запис до трудової книжки. Запис може бути таким.

Також внесіть запис до особової картки за формою П-2, Доповнення та за потребою скоригуйте посадові обов’язки.

Пам’ятайте, що зміни стосовно оплати праці, пільг, режиму роботи, найменування посад тощо вважаються змінами істотних умов праці та в мирний час потребують попередження працівника не пізніше ніж за два місяці до початку їх дії (ч. 3 ст. 32 КЗпП). Під час воєнного стану достатньо попередити про зміну істотних умов праці до їх запровадження (ч. 2 ст. 3 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ).

Висновки

1. Про всі зміни в організації роботи працівника необхідно вносити записи до трудової книжки працівника, до особової картки за формою П-2 та Доповнення до особового листка з обліку кадрів.
2. Попереджайте працівника про зміни до їх запровадження під час воєнного стану.
3. Після закінчення або скасування воєнного стану знову повідомляйте працівників про зміни істотних умов праці не пізніше ніж за два місяці до їх впровадження.

Галина БЄЛІКОВА, експерт із кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Структура і штатна чисельність

Наказ про затвердження штатного розпису

Наказ про застосування штатного розпису (після 28.08.2025)

Штатний розпис

Штатний розпис (погодинна оплата праці)

Типовий штатний розпис

Особова карткв працівника

Доповнення до особового листка з обліку кадрів

Брошури та чеклісти:

Помічник кадровика «Штатний розпис з 28.08: (не)скасування, поради та корисні зразки»

Золота колекція кадровика «Штатний розпис, трудова книжка, особова картка П-2: поради, внесення змін, зразки»

Статті та консультації на тему:

Штатний розпис: правила розробки та складання

Структура і штатна чисельність підприємства

Штатний розпис та структура підприємства з 28.08.2025: (не)обов’язкові, але чи такі вже не потрібні

Визначення назви посади за Класифікатором професій: головні правила та приклади

Скорочення персоналу на підприємстві: як правильно оформити звільнення