Секрет 3,2,2,1: як правильно оформити будь-який документ за ДСТУ

1. ДСТУ 4163:2020 – обов’язково застосовуємо
2. Правило 3,2,2,1 – запам’ятовуємо
3. Яку гарнітуру та розмір шрифтів використовуємо
4. Міжрядкові інтервали, відступи та максимальна довжина рядка мають значення
5. Нумеруємо сторінки документа та додатків правильно

ДСТУ 4163:2020 – обов’язково застосовуємо

Перш за все, нагадаю, що ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затверджений наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 №144 (далі – ДСТУ 4163:2020) – це національний стандарт України. Відповідно до ч. 2 ст. 23 Закону України від 05.06.2014 № 1315-VII «Про стандартизацію» національні стандарти застосовуються на добровільній основі, крім випадків, якщо обов’язковість їх застосування встановлена нормативно-правовими актами.

Обов’язковість застосування ДСТУ 4163:2020 встановлена п. 11 гл. 1 розд. II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5), де вказано що оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування здійснюються з урахуванням вимог Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020.

Отже, ДСТУ 4163:2020 – обов’язковий до застосування!

Правило 3,2,2,1 – запам’ятовуємо

Пункт 6.2 ДСТУ 4163:2020 як і його попередник – ДСТУ 4163-2003 мають чітке визначення, що бланки документів повинні мати поля у міліметрах:

1. 30 — ліве;
2. 10 — праве;
3. 20 — верхнє та нижнє.

Як бачимо, – ця вимога не нова, але багато хто, на жаль, не дотримується цього стандарту! Тож пропоную запам’ятати просте правило: 3,2,2,1 та бути асом у виготовленні ідеального документа.

Розмалюймо наш аркуш відповідними кольорами:

Вуаля! Тепер поля запам’ятали та готові створити документ. Однак й у його виготовленні є певні нюанси, а саме, крім обов’язкових реквізитів, визначено відступи, інтервали та максимальну довжину рядка. Тож розбираємось далі.

Яку гарнітуру та розмір шрифтів використовуємо

Перше, на що звертаю Вашу увагу, це те що для друкування текстів документів потрібно використовувати гарнітуру Times New Roman та шрифт розміром 12 – 14 друкарських пунктів (далі – д.п.). На практиці ж часто доводиться бачити документи із цілою збіркою гарнітур.Ой як же це ріже око.

Тут відразу маю прохання! Якщо Ви вирішили використовувати для друку документа, наприклад, шрифт 12 д.п., то не змінюйте його впродовж складання документа, щоб не вийшла у Вас весела хвилька в офіційному документі.

Водночас допустимо використовувати шрифт розміром 8 – 12 д.п. для друкування реквізитів:

1. «Довідкові дані про юридичну особу»;
2. «Код юридичної особи»;
3. «Відомості про виконавця документа»;
4. виносок;
5. пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа тощо.

Також для друкування реквізиту «Назва виду документа» можна використовувати розріджений шрифт розміром 14 – 16 д. п. Наприклад,

Наведені нижче реквізити допустимо друкувати напівжирним прямим шрифтом:

1. «Найменування юридичної особи»,
2. «Найменування структурного підрозділу юридичної особи»,
3. «Назва виду документа»
4. «Заголовок до тексту документа»

Наприклад:

Н А К А З

Тож для себе можна взяти за правило, якщо текст документа 12 д.п., то реквізит «Назва виду документа» матиме 14 д.п., інші реквізити, які дозволено друкувати меншим розміром становитимуть 8 д.п.

Візуально Ваш документ виглядатиме ось так:

Міжрядкові інтервали, відступи та максимальна довжина рядка мають значення

Текст документів на аркушах паперу формату А4 рекомендовано друкувати через 1 – 1,5 міжрядкового інтервалу.

Під час оформлення документів, за потреби, можна застосовувати інші міжрядкові інтервали

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків («Довідкові дані про юридичну особу», «Заголовок до тексту документа», «Відмітка про наявність додатків»), друкують через 1 міжрядковий інтервал.

Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження документа», «Гриф погодження (схвалення) документа» відокремлюють один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа відокремлюють один від одного через 1,5 – 3 міжрядкових інтервали, тобто через 1 або 2 «enter»

Великими літерами друкують реквізити:

1. «Найменування юридичної особи вищого рівня»;
2. «Найменування юридичної особи»;
3. «Назва виду документа».

Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка найменування посади.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (окрім реквізиту «Текст документа») – 73 мм (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту документа перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого поля.

Крапку в кінці заголовка не ставлять

Під час оформлення документів потрібно дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

1. 10 мм – для абзаців у тексті;
2. 90 мм – для реквізиту «Адресат»;
3. 100 мм – для реквізитів «Гриф затвердження документа» та «Гриф обмеження доступу до документа»;
4. 125 мм – для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис».

Не роблять відступ від межі лівого поля для реквізитів:

1. «Дата документа»;
2. «Заголовок до тексту документа»;
3. «Текст документа» (без абзаців);
4. «Відмітка про наявність додатків»;
5. «Віза документа»;
6. «Гриф погодження (схвалення) документа»;
7. «Відмітка про засвідчення копії документа»;
8. «Відомості про виконавця документа»;
9. «Відмітка про ознайомлення з документом»;
10. «Відмітка про виконання документа»;
11. найменування посади в реквізиті «Підпис».

А також слів:

1. «СЛУХАЛИ»;
2. «ВИСТУПИЛИ»;
3. «ВИРІШИЛИ»;
4. «УХВАЛИЛИ»;
5. «НАКАЗУЮ»;
6. «ЗОБОВ’ЯЗУЮ».

За наявності кількох грифів затвердження і погодження (схвалення) документа перший гриф друкують без відступу від межі лівого поля, другий – через 100 мм від межі лівого поля

Якщо в тексті документа є посилання на додатки або на документ, що став підставою для його підготовки, слова «Додаток» і «Підстава» друкують без відступу від межі лівого поля, а текст до них – через 1 міжрядковий інтервал.

Нумеруємо сторінки документа та додатків правильно

Також важливо знати, якщо Ваш документ має дві та більше сторінки, то друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані.

Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків.

Першу сторінку не нумерують (проте враховують). Тобто нумерація наступної сторінки починається з «2».

Увага! Сторінки документа і кожного з додатків мають окрему нумерацію

І на останок, тексти документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання друкують на одному боці аркуша.

Документи тимчасового строку (до 10 років включно) – можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

Висновки

1. Дотримання вимог ДСТУ 4163:2020 є обов’язковим до застосування для всіх держорганів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій відповідно до Правил №1000/5.
2. Основні параметри оформлення документів чітко визначені: поля 3 см (ліве), 2 см (верхнє та нижнє), 1 см (праве) – правило 3,2,2,1.
3. Для тексту використовується Times New Roman розміром 12 – 14 д.п., а для реквізитів – від 8 д.п. (допоміжні дані) до 16 д.п. (назва виду документа).
4. Визначено стандарти міжрядкових інтервалів, відступів та максимальної довжини рядка, що забезпечує єдність та читабельність документів.
5. Передбачені особливі вимоги до розміщення реквізитів, їх оформлення великими літерами, а також правила нумерації сторінок та друкування залежно від строку зберігання.

Дотримання стандарту гарантує Вам не тільки зручність подальшого архівного зберігання документів. А ще й дозволяє створити документ, який не соромно людям показати!

Аліна ГРОМІК, редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Інструкція з діловодства

Статті на тему:

Заяви та накази – 2024: оформлення реквізитів за ДСТУ 4163:2020

Бланки службових документів: уникаємо помилок при оформленні

Оформлюємо та зберігаємо кадрові накази: повний гайд

Засвідчення копій різних документів: питали – відповідаємо

Передавання кадрових документів в архів підприємства

Види та класифікація наказів підприємства