Засвідчення копій різних документів: питали – відповідаємо

1. Копії документів для судових справ
2. Як засвідчувати копії положень
3. Як приватному підприємцю засвідчувати копії

Копії документів для судових справ

Директор засвідчує копії паперових кадрових наказів для судової справи. Яку печатку слід ставити на засвідчених копіях: гербову або «Для довідок»?

Копії службових документів, зокрема й кадрових наказів, які надсилають до сторонніх юридичних осіб (особливо до судової установи), мають бути засвідчені гербовою або основною круглою печаткою, що прирівнюється до гербової.

Якщо юридична особа згідно з законодавством має право застосовувати державну символіку на бланку, печатці та вивісці, і таке право зафіксовано в її установчих документах, то звичайно копії кадрових документів для судової справи засвідчують відбитком гербової печатки.

Юридичні особи, що не мають такого права, засвідчують копії відповідних документів основною круглою печаткою, що прирівнюється до гербової, на якій зазначено:

1. повне найменування юридичної особи;
2. код юридичної особи за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України (ЄДРПОУ).

Цільове призначення печатки «Для довідок» – засвідчення оригіналів довідок, які підписує директор і головний бухгалтер юридичної особи, для направлення їх до сторонніх юридичних осіб. На копіях кадрових документів проставляти відбиток такої печатки не доречно.

Як засвідчувати копії положень

Які особливості засвідчення копії положення? Чи потрібен аркуш для ознайомлення працівників? В якому місці писати «Згідно з оригіналом»?

Копії з положень виготовляють за такими ж саме правилами, що й з усіх інших службових документів. Виняток становлять лише установчі документи – Статут або положення про юридичну особу, з яких іноді доводиться виготовляти нотаріально засвідчені копії. Але то вже робить не працівник юрособи – автора документа, а безпосередньо нотаріус.

⏰🎉 На годиннику – Щасливі години! Оплачуйте 10 місяців користування, а забирайте +2 місяці в ПОДАРУНОК!

Якщо мовиться про положення про структурні підрозділи, колегіальні дорадчі органи, оплату праці, преміювання тощо, то при виготовленні та засвідченні копій з них слід керуватися:

1. Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5);
2. Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020).

Положення належить до організаційних документів.

У абзаці другому п. 10 гл. 1 р. ІІ Правил №1000/5 зазначається, що:

Організаційні та розпорядчі документи установи доводяться до виконавців у вигляді копій або витягів

З метою ознайомлення працівників з відповідним положенням на малому підприємстві з невеликою чисельністю працівників реквізит «Відмітка про ознайомлення з документом» можна оформити безпосередньо на положенні, й, навіть, – на зворотному боці останнього аркуша цього документа. А якщо працівників багато, тоді доцільно оформити окремий Аркуш ознайомлення, який буде зберігатися у справі разом з відповідним положенням.

Копія положення обов’язково має бути засвідчена належним чином.

Згідно з п. 5.26 ДСТУ 4163:2020 реквізит «Відмітка про засвідчення копії документа» складається з таких елементів:

1. слів «Згідно з оригіналом» (без лапок);
2. назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища;
3. дати засвідчення копії.

У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчують відбитком печатки юридичної особи, структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) юридичної особи або печатки «Для копій».

Приклад:

Відмітку про засвідчення копії положення проставляють нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша цієї копії.

При цьому звертаємо увагу, що на копії у реквізиті «Підпис» посадова особа, яка підписувала проєкт оригіналу положення, свій особистий підпис не проставляє.

Як приватному підприємцю засвідчувати копії

Як правильно оформити відмітку про засвідчення копії документа фізичною особою-підприємцем? Чи обов’язково проставляти печатку в цій відмітці?

Відмітку про засвічення копії документа(-ів) фізичної особи-підприємця (далі – ФОП) оформлюють з дотриманням загальних вимог до засвідчення копій службових документів, встановлених ДСТУ 4163:2020.

Приклад:

На паперових копіях, що засвідчуються ФОПом, ставиться печатка, якщо вона використовується у діяльності цього ФОПа.

Позаяк законодавство не зобов’язує ФОПів виготовляти та застосовувати печатки, то реквізит «Відбиток печатки» не є обов’язковим для засвідчення документів ФОПа і копій, виготовлених з них. Це означає, що відсутність печатки на документах та копіях не робить їх недійсними.

Тим часом зауважимо, що процес засвідчення ФОПом копій документів, необхідних для подання до різних установ, не врегульований на законодавчому рівні. Тому рекомендуємо перед поданням копій документів уточнювати вимоги конкретної установи, до якої вони мають подаватися.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Шаблони та зразки документів:

Інструкція з діловодства

Інструкція з діловодства в електронній формі

Статті на тему:

Копія наказу про звільнення: як скласти і завірити