Копія наказу про звільнення: як скласти і завірити

1. Чим передбачена видача працівнику копії наказу
2. Які правила встановлені законодавством щодо оформлення копій документів
3. Алгоритм дій під час оформлення копії наказу про звільнення
4. Що загрожує роботодавцю, який не видав працівнику копію наказу
5. Висновки

Чим передбачена видача працівнику копії наказу

Цей обов’язок закріплений у ст. 47 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП): роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення.

Копію наказу видають працівнику у всіх випадках звільнення, незалежно від підстав звільнення — хоч за ініціативою роботодавця, хоч за ініціативою працівника

Щоб виконати цей обов’язок, необхідно правильно оформити копію наказу про звільнення. Розглянемо докладніше, як це зробити.

Які правила встановлені законодавством щодо оформлення копій документів

Правила оформлення копій документів, у тому числі й копій наказів про звільнення, визначені:

1. гл. 11 розд. IІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5);
2. п. 5.26 ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» від 01.07.2020 № 144. Затверджені наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (ДП «УкрНДНЦ») від 01.07.2020 № 144 (далі — ДСТУ 4163:2020).

З огляду на вимоги цих документів, при оформленні копій наказів слід дотримуватися п’яти правил.

Правило 1. Порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій документів визначає інструкція з діловодства підприємства (п. 1 гл. 11 розд. IІ Правил № 1000/5).

Отже, на підприємстві повинна бути інструкція, де, зокрема, визначають осіб, уповноважених засвідчувати копії документів

У нашій ситуації, як правило, за засвідчення копій наказів про звільнення відповідає працівник відділу кадрів (працівник, відповідальний за ведення кадрового обліку на підприємстві).

Правило 2. Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину (п. 6 гл. 11 розд. IІ Правил № 1000/5). Залежно від способу виготовлення копії можуть бути двох видів: факсимільні та вільні (п. 11 гл. 11 розд. IІ Правил № 1000/5).

Факсимільні копії виготовляються за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки, у тому числі багатофункціональних пристроїв, що точно відтворюють усі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування (включаючи підпис та печатку) або частину їх.

Вільні копії виготовляються шляхом передрукування або переписування оригіналу документа, що повністю відтворюють його інформацію, але не абсолютно точно відтворюють його зовнішні ознаки (шрифт, реквізити бланка, підпис, печатку тощо).

На нашу думку, зручніше використовувати варіант з виготовленням факсимільної копії.

Правило 3. Копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку. Тому приділіть окрему увагу правильному оформленню посвідчувального напису на копії наказу.

Правило 4. У посвідчувальному написі необхідно вказати (п. 8 гл. 11 розд. IІ Правил № 1000/5):

1. слова «Згідно з оригіналом» (без лапок);
2. найменування посади особи, яка здійснює засвідчення;
3. особистий підпис особи, яка засвідчує копію;
4. власне ім’я та прізвище цієї особи;
5. дату засвідчення копії.

Посвідчувальний напис проставляйте нижче реквізиту документа «Підпис», на лицьовому боці останнього аркушу копії документа (п. 5.26 ДСТУ 4163:2020).

Напис може мати такий вигляд:

Напис про засвідчення копії скріплюють печаткою підприємства (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) підприємства (за наявності).

Не забувайте також на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляти відмітку «Копія» (така вимога повернулася до гл. 11 розд. ІІ Правил № 1000/5 з 04.04.2026).

Роз’яснення Держпраці щодо виготовлення копій наказів про звільнення можна знайти тут.

Алгоритм дій під час оформлення копії наказу про звільнення

Зважаючи на вимоги трудового законодавства, а також вищенаведені правила, оформлення та видача працівнику копії наказу про звільнення має бути такою.

Крок 1. Видаємо наказ про звільнення працівника, який підписує керівник підприємства.

Крок 2. Знайомимо працівника з цим наказом під підпис (для цього в наказі повинна бути відповідна графа).

Крок 3. Виготовляємо копію наказу та проставляємо відмітку «Копія».

Крок 4. Робимо на копії наказу напис про засвідчення копії. Завіряємо напис про засвідчення копії печаткою (за наявності).

Крок 5. Вручаємо працівнику виготовлену копію наказу під особистий підпис.

Де саме повинен розписатися працівник за отриману копію наказу в законодавстві не визначено. Тому роботодавець має самостійно визначати ці правила, зокрема в інструкції з діловодства підприємства.

Радимо вам використовувати для фіксації факту отримання працівником копії наказу про звільнення один з наступних варіантів:

1. зробити на оригіналі наказу окрему позначку про отримання працівником копії наступного змісту: «Копію наказу отримав, найменування посади, особистий підпис, власне ім’я та прізвище працівника, дата отримання»;
2. завести для фіксації фактів отримання копій наказів окремий журнал довільної форми;
3. фіксувати факт отримання копій наказів в особових картках працівників форми П-2, наприклад, у розділі «Додаткові відомості». У цьому розділі працівник власноруч ставить напис «Копію наказу про звільнення отримав», ставить свій підпис та дату отримання.

Який варіант обрати – вирішувати вам, але не нехтуйте необхідністю зафіксувати факт отримання працівником копії наказу про звільнення: це може призвести до негативних наслідків (про це говоримо — далі).

Що загрожує роботодавцю, який не видав працівнику копію наказу

Як ми зазначили вище, копію наказу про звільнення роботодавець зобов’язаний видати працівнику в день звільнення. А наслідки за невиконання цього обов’язку передбачені ч. 5 ст. 235 КЗпП: у разі затримки видачі копії наказу про звільнення з вини роботодавця останній зобов’язаний виплатити працівникові середній заробіток за весь час затримки.

Наприклад, працівнику, який звільнився 13.05.2024, не видали копію наказу про звільнення. Пізніше він звернувся до роботодавця з вимогою видати таку копію. Копію наказу роботодавець надав працівнику 05.06.2024. Отже, такий працівник має право вимагати виплатити йому середній заробіток за період з 13.05.2024 по 05.06.2024.

Окрім цього наслідку, невиконання обов’язку видати копію наказу – це порушення трудового законодавства, за яке органи Держпраці можуть застосувати таку відповідальність:

1. фінансові санкції на підставі ст. 265 КЗпП у розмірі 1 МЗП за кожне таке порушення (наразі – 8647 грн);
2. адміністративний штраф, який застосовується до посадових осіб підприємства на підставі ст. 41 КУпАП у розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1700 грн).

У період дії воєнного стану в разі виконання у повному обсязі та у встановлений строк винесених приписів про усунення правопорушень, штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовують (ч. 3 ст. 16 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»)

Висновки

1. Роботодавець зобов’язаний видати працівнику копію наказу в день звільнення.
2. Оформити копію наказу про звільнення необхідно з дотриманням вимог, встановлених Правилами № 1000/5 та ДСТУ 4163:2020.
3. Засвідчуємо копію наказу посвідчувальним написом уповноваженої на це посадової особи.
4. Обов’язково зафіксуйте факт вручення працівнику копії наказу. Невиконання обов’язків щодо видання працівнику копії наказу може мати негативні наслідки для роботодавця.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Інструкція з діловодства

Інструкція з діловодства в електронній формі

Наказ про звільнення за власним бажанням працівника з роботи за сумісництвом

Наказ про звільнення за угодою сторін до закінчення строку трудового договору

Наказ про звільнення за власним бажанням у 2024 році (типова форма № П-4)