Бланки службових документів: уникаємо помилок при оформленні

Визначення та види бланків

Бланк службового документа – це уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією і наявним місцем для фіксування змінної інформації (абз. 5 п. 2 р. І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5) (далі – Правила № 1000/5).

Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020) установив такі основні види бланків документів:

1. загальний бланк юрособи для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа, крім листа);
2. бланк листа;
3. бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа, крім листа).

Рішення щодо виготовлення бланків конкретних видів документів (наказу, протоколу, довідки, заяви тощо) приймає керівництво юрособи. ДСТУ 4163:2020 рекомендує виготовляти такі бланки, якщо кількість документів конкретного виду перевищує 2 тисяч одиниць на рік.

Крім того, на основі загального бланка юрособи можна розробляти бланки структурних підрозділів та / або бланки посадових осіб, якщо керівники структурних підрозділів чи відповідні посадові особи мають право підписувати документи в межах своїх повноважень. При цьому згідно з вимогою Правил № 1000/5 зображення гербів, емблеми або торговельної марки (знака для товарів і послуг) на бланку структурного підрозділу, що не є юрособою, та на бланку посадової особи не відтворюють.

Згідно з ДСТУ 4163:2020 для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів потрібно використовувати аркуші паперу формату А4 (210 мм × 297 мм) та А5 (210 мм × 148 мм). Допустимо також використовувати бланки формату А3 (297 мм × 420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць.

Бланки повинні мати такі поля у міліметрах:

1. ліве – 30;
2. праве – 10;
3. верхнє та нижнє – 20.

Виготовляють бланки документів винятково на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

Допускається виготовлення бланків юрособи за допомогою комп’ютерної техніки.

Для виготовлення тих чи інших видів бланків документів юрособи можна використовувати два варіанти розташування реквізитів:

1. кутове, коли постійні реквізити розміщують у лівому верхньому куті аркуша (так званий кутовий бланк);
2. поздовжнє, коли постійні реквізити розміщують уздовж верхньої частини аркуша (так званий поздовжній бланк).

На кутовому бланку реквізити потрібно розміщувати прапоровим способом (коли кожен рядок реквізиту починається від межі лівого поля бланка та не перевищує 73 мм (28 друкованих знаків)), а на поздовжньому – центрованим способом (коли початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж лівого та правого полів бланка).

Таким чином, бланки кожного виду документа юрособи (за її вибором) можуть бути як кутовими, так і поздовжніми.

Звертаємо увагу на те, що юрособи, які згідно із законодавством мають право розміщувати на своїх бланках зображення Державного Герба України (реквізит 01), розміщують його на кутових бланках на верхньому полі над серединою рядків із найменуванням юрособи, а на поздовжніх – у центрі верхнього поля. Розмір цього зображення згідно з ДСТУ 4163:2020 має дорівнювати:

1. висота – 17 мм;
2. ширина – 12 мм.

На верхньому полі бланка документа юрособи, яка не має права розміщувати зображення Державного Герба України, дозволено розміщувати зображення емблеми юрособи або торговельної марки (знака для товарів і послуг) (реквізит 02).

Склад реквізитів загального бланка юрособи

За нормами ДСТУ 4163:2020 загальний бланк юрособи максимально може містити такі реквізити (напівжирним виділено обов’язкові для цього виду бланка реквізити):

1. 01 – зображення Державного Герба України;

або

1. 02 – емблема юрособи або торговельної марки (знака для товарів і послуг);
2. 03 – найменування юрособи вищого рівня;
3. 04 – найменування юрособи;
4. 13 – місце складення документа.

Крім того, на загальному бланку допустимо розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів:

1. 10 – дата документа;
2. 11 – реєстраційний індекс документа;
3. 18 – відмітка про контроль;
4. 19 – заголовок до тексту документа.

Зразок загального бланка юрособи з поздовжнім розташуванням реквізитів

Склад реквізитів бланка листа

Бланк листа юрособи згідно з ДСТУ 4163:2020 максимально може містити такі реквізити:

1. 01 – зображення Державного Герба України;

або

1. 02 – емблема юрособи чи торговельної марки (знака для товарів і послуг);
2. 03 – найменування юрособи вищого рівня;
3. 04 – найменування юрособи;
4. 05 – найменування структурного підрозділу юрособи;
5. 06 – довідкові дані про юрособу;
6. 08 – код юрособи.

Крім того, на бланку листа рекомендовано розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів:

1. 10 – дата документа;
2. 11 – реєстраційний індекс документа;
3. 12 – посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;
4. 15 – адресат;
5. 17 – резолюція;
6. 18 – відмітка про контроль;
7. 19 – заголовок до тексту документа;
8. 20 – текст документа.

Зразок бланка листа юрособи з кутовим розташуванням реквізитів

Склад реквізитів бланка конкретного виду документа

Бланк конкретного виду документа, крім листа, максимально може містити такі реквізити:

1. 01 або 02;
2. 03 – найменування юрособи вищого рівня;
3. 04 – найменування юрособи;
4. 05 – найменування структурного підрозділу юрособи;
5. 09 – назва виду документа;
6. 13 – місце складення документа.

Крім того, на бланку проставляють обмежувальні позначки для реквізитів:

1. 10 – дата документа;
2. 11 – реєстраційний індекс документа;
3. 18 – відмітка про контроль;
4. 19 – заголовок до тексту документа.

Відзначимо, що найпоширенішим бланком конкретного виду документа є бланк наказу.

Зразок бланка конкретного виду документа (наказу) з поздовжнім розташуванням реквізитів

На бланках юросіб – суб’єктів України, які відповідно до законодавства мають право поряд з українською мовою використовувати мови національних меншин, реквізити 03, 04, 05, 06 друкують українською мовою та мовою національної меншини на одному рівні поздовжнього бланка.

Юрособи, які ведуть листування з постійними іноземними кореспондентами, можуть виготовляти бланки, реквізити яких зазначають двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною. Зображення Державного Герба України або емблеми юрособи, чи торговельної марки (знака для товарів і послуг) на таких бланках проставляють у центрі верхнього поля.

Зразок двомовного бланка листа

Облік, зберігання та знищення бланків

Бланки юрособи можна обліковувати. Відповідно до вимог Правил № 1000/5 обов’язковому обліку підлягають пронумеровані бланки. Порядкові номери проставляють нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного поля бланка або лівому полі лицьового боку бланка.

Кожен вид пронумерованого бланка обліковують в журналі реєстрації бланків документів, форму якого встановлено Правилами № 1000/5, або іншій реєстраційній формі, а бланки зберігають в шафах або сейфах, які надійно зачиняють і опечатують.

Знищення зіпсованих бланків здійснюється в установленому порядку за актом з відміткою в обліково-реєстраційній формі.

Особи, відповідальні за облік, зберігання та використання бланків, визначаються керівником юрособи, про що він видає відповідний наказ.

Зауважимо, що види бланків, які застосовує юрособа для оформлення різних видів документів, та порядок їх обліку і зберігання повинні визначатися в Інструкції з діловодства цієї юрособи.

Який склад реквізитів містить фірмовий бланк підприємства?

Термін «фірмовий бланк» не є унормованим.

Серед видів бланків, встановлених ДСТУ 4163:2020, відсутній так званий «фірмовий бланк». Деякі підприємства під цим поняттям мають на увазі загальний бланк, інші – бланк листа. Радимо керуватися вимогами стандарту та визначати правильний склад реквізитів, що відповідає унормованому виду бланка.

Висновки

1. Під час виготовлення бланків слід дотримуватися вимог ДСТУ 4163:2020.
2. До основних видів бланків належать: загальний бланк юрособи, бланк листа та бланк конкретного виду документа (крім листа); до додаткових – бланк структурного підрозділу юрособи та бланк посадової особи.
3. Бланки кожного виду документа юрособи (за її вибором) можуть бути як кутовими, так і поздовжніми.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Статті на тему:

Довідки від роботодавця: оформлюємо за ДСТУ 4163:2020

Службовий лист: склад та вимоги до оформлення реквізитів

Накази з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань: спільні риси та відмінності