Довідки від роботодавця: оформлюємо за ДСТУ 4163:2020

Визначення та загальні риси довідок

Довідка – це інформаційно-аналітичний документ, що містить опис і підтвердження певних фактів, подій, результатів діяльності підприємства, його окремих структурних підрозділів або конкретних працівників

Розрізняють довідки службового та особового (біографічного) характеру.

Довідки службового характеру бувають зовнішніми та внутрішніми.

Зміст зовнішніх довідок службового характеру стосується переважно основних питань діяльності підприємства. Їх складають для подання юридичній особі вищого рівня, якій підпорядковано підприємство, а також на запит контролюючих, правоохоронних і судових органів. Внутрішні довідки службового характеру – для подання керівництву підприємства або на розгляд колегіального органу підприємства.

Довідки особового (біографічного) характеру бувають лише зовнішніми. Їх видають працівникам підприємства для підтвердження факту офіційного працевлаштування, місця роботи, нарахування та виплати зарплати, інших кадрових питань для подання стороннім юрособам.

Зовнішню довідку оформлюють на загальному бланку підприємства (як із кутовим, так і з поздовжнім розташуванням реквізитів), дотримуючись вимог Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020) і скориставшись відповідною уніфікованою формою, або на стандартних аркушах паперу формату А4 чи А5 (залежно від обсягу тексту). Якщо зовнішню довідку оформлено не на бланку, то у верхньому лівому куті лицьового боку першого аркуша документа обов’язково проставляють відбиток кутового штампа підприємства, на якому має бути відтворено найменування підприємства і код підприємства за ЄДРПОУ.

Внутрішню довідку оформлюють на бланку структурного підрозділу (за наявності такого бланку) або на стандартних аркушах паперу формату А4.

Склад реквізитів довідки

Довідка максимально може мати такий склад реквізитів згідно з ДСТУ 4163:2020 (напівжирним виділено обов’язкові реквізити довідки):

1. 02 – зображення емблеми підприємства або торгівельної марки (знака для товарів і послуг);
2. 03 – найменування юридичної особи вищого рівня;
3. 04 – найменування підприємства;
4. 05 – найменування структурного підрозділу підприємства;
5. 08 – код підприємства;
6. 09 – назва виду документа;
7. 10 – дата документа;
8. 11 – реєстраційний індекс документа;
9. 13 – місце складення документа;
10. 15 – адресат;
11. 19 – заголовок до тексту документа;
12. 20 – текст документа;
13. 22 – підпис;
14. 23 – відбиток печатки;
15. 27 – відомості про виконавця документа.

Рекомендації щодо оформлення реквізитів довідки

Найменування підприємства зазначають повністю відповідно до статуту підприємства, а під повним найменуванням за наявності наводять скорочене найменування у дужках або без них.

Назву виду документа – ДОВІДКА – друкують великими літерами напівжирним шрифтом.

Дату та реєстраційний індекс довідки проставляють у день її підписання. Зауважимо, що внутрішні довідки реєструють окремо від зовнішніх. Реєстраційний індекс зовнішнім довідкам надають за журналом реєстрації або електронною формою, призначеною для реєстрації вихідних документів, а внутрішнім – за відповідною реєстраційною формою для внутрішніх документів.

Місцем складення довідки є населений пункт (місто, село, селище), де було безпосередньо оформлено цей документ, а не населений пункт, в якому зареєстровано підприємство.

Заголовок до тексту  складають переважно для довідки службового характеру. Цей реквізит має стисло й точно відображати зміст тексту довідки та може містити відомості про дату й час, коли зафіксовано наведені факти чи події.

Текст довідки може складатися з двох частин – вступної та констатуючої, або лише з констатуючої частини. Констатуюча частина може поділятися на пункти та містити таблиці. Для оформлення довідок з типових питань можна розробити та застосовувати на підприємстві трафаретні бланки, де постійну частину тексту надруковано заздалегідь, а для внесення змінних даних залишено вільне місце.

Підписує внутрішню довідку керівник структурного підрозділу або інша посадова особа, відповідальна за підготовку цієї довідки. Зовнішні довідки службового та особового (біографічного) характеру підписує керівник підприємства. Якщо зовнішня довідка містить відомості фінансового характеру, то крім керівника підприємства її підписує керівник фінансової служби (головний бухгалтер) підприємства.

Печаткою (за наявності) скріплюють підписи посадових осіб підприємства на усіх довідках біографічного характеру, а також на довідках службового характеру, зміст яких стосується фінансових питань. Відбиток печатки у паперових довідках проставляють так, щоб він охоплював останні кілька літер назв посад осіб, які підписали цей документ, але не їх особисті підписи. Електронні довідки засвідчують кваліфікованими електронними печатками.

Відомості про виконавця за потреби можна оформити на довідках службового характеру. Цей реквізит містить власне ім’я, прізвище виконавця і номер його службового телефону та розташовується у нижньому лівому куті на лицьовому боці останнього аркуша довідки.

Уніфікована форма довідки службового характеру

з кутовим розташуванням реквізитів

Уніфікована форма довідки особового (біографічного) характеру

з поздовжнім розташуванням реквізитів

Зразок оформлення довідки про невикористану відпустку на дитину

Який структурний підрозділ – бухгалтерія чи відділ кадрів, повинен готувати довідки особового (біографічного) характеру за запитом працівників?

На розсуд керівництва підприємства.

Щоб уникнути непорозумінь між бухгалтерією та відділом кадрів, наказом керівника підприємства «Про розподіл обов’язків між структурними підрозділами» бажано визначити структурний підрозділ, що повинен готувати та видавати працівникам, зокрема, й колишнім, довідки про підтвердження місця роботи, стажу, нарахування та виплату заробітної плати тощо. До того ж обов’язок підготовки таких довідок працівникам може визначатися у положенні про відповідний структурний підрозділ або навіть в Інструкції з діловодства на підприємстві.

Висновки

1. Довідки, що створюються на підприємстві, мають службовий та особовий характер.
2. Довідки службового характеру поділяються на внутрішні, які адресують керівництву підприємства, та зовнішні, які адресують юридичним особам вищого рівня.
3. Довідки особового (біографічного) характеру видають працівникам підприємства за їх вимогою для підтвердження факту офіційного працевлаштування, місця роботи, нарахування та виплати заробітної плати, інших кадрових питань.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Шаблони та зразки документів:

Довідка про місце та графік роботи працівника

Довідка про невикористання відпустки при народженні дитини

Довідка про кількість військовозобов’язаних, які працюють

Довідка про виплату компенсації при звільненні за соціальну відпустку на дітей

Довідка про підтвердження стажу роботи для призначення пільгової пенсії за рахунок коштів підприємств, організацій за результатами атестації робочих місць за умовами праці

Статті на тему:

Заяви та накази – 2024: оформлення реквізитів за ДСТУ 4163:2020

Службовий лист: склад та вимоги до оформлення реквізитів

Як оформлювати додатки до наказів: практичні поради