Оформлюємо та зберігаємо кадрові накази: повний гайд

1. Типи кадрових наказів: коротко і по суті
2. Як реєструвати та скільки зберігати кадрові накази
3. Як вносити правки

У цьому матеріалі від SMARTFIN.UA зібрали все найважливіше: які бувають накази, як їх складати без помилок, які реквізити мають бути та на що звернути особливу увагу.

Типи кадрових наказів: коротко і по суті

У кадровому діловодстві накази поділяють залежно від події, яку вони фіксують. Пробіжимося по найпоширеніших із них.

1. Наказ про прийняття на роботу.

Цей документ – один із перших кроків у формуванні трудових відносин між роботодавцем і працівником.

Видається на підставі: заяви працівника або укладеного трудового договору.

У наказі про прийняття обов’язково вказуємо:

1. дату початку роботи;
2. посаду згідно зі штатним розписом;
3. структурний підрозділ (якщо є);
4. умови праці (повна/неповна зайнятість, основне/неосновне місце роботи тощо).

Зверніть увагу:

1. формулювання в наказі мають відповідати штатному розпису й договору;
2. дата наказу – не пізніше дати початку роботи;
3. повідомлення до ДПС подається лише після видання наказу;
4. документ реєструється в журналі обліку наказів, працівник обов’язково ознайомлюється з ним під підпис до початку роботи.

Типова помилка: відсутність наказу при фактичному допуску до роботи. Це ризик №1 у разі перевірки.

2. Наказ про звільнення.

Якщо попередній наказ розпочинає трудові відносини, то наказ про звільнення підтверджує їх припинення.

Видають його на підставі:

1. заяви працівника (звільнення за власним бажанням або за угодою сторін);
2. ініціативи роботодавця;
3. завершення строку дії трудового договору;
4. через інших обставини.

У наказі обов’язково вказуємо:

1. дату звільнення (останній день роботи);
2. посаду працівника;
3. підставу (з посиланням на статтю та пункт КЗпП).

Важливо: дата наказу має бути не пізнішою за дату звільнення (не стосується наказів про звільнення через смерть працівника).

На підставі документа оформлюють запис у трудовій книжці, проводять остаточний розрахунок з працівником, видають належні йому документи (трудову книжку тощо).

3. Наказ про надання відпустки.

Наказ про відпустку підтверджує право працівника бути тимчасово відсутнім на роботі з поважної причини. Він – підстава для табелювання, нарахування відпускних, чи навпаки ненарахування зарплати (якщо мова про відпустку без збереження зарплати).

Видають на підставі: графіку відпусток, заяви працівника (у разі надання відпустки поза графіком, власним коштом тощо).

У наказі обов’язково зазначають:

1. вид відпустки (щорічна, додаткова, без збереження);
2. терміни відпустки (або тривалість у календарних днях);
3. підставу (заява, графік, медична довідка).

Увага! Датою видання наказу має бути день, що передує початку відпустки. Працівник ознайомлюється з ним під підпис також до її початку.

У разі відкликання з відпустки – видається окремий наказ з обґрунтуванням.

У разі групового наказу – підпис кожного працівника фіксуємо окремо, для цього до наказу додається аркуш ознайомлення.

4. Накази про переведення та зміну умов праці.

Переведення працівника або зміна істотних умов праці – це юридично значущі події, які вимагають документального оформлення.

Що вважати переведенням:

1. переведення на іншу роботу/посаду на тому самому підприємстві (ст. 32 КЗпП);
2. переведення на інше підприємство (ст. 32 КЗпП);
3. переведення разом із підприємством на роботу в іншу місцевість (ст. 32 КЗпП);
4. тимчасове переведення на іншу роботу без згоди працівника строком на 1 місяць (ст. 33 КЗпП);
5. тимчасове переведення у разі простою (ст. 34 КЗпП);
6. переведення на легшу роботу за станом здоров’я (ст. 170 КЗпП);
7. переведення на легшу роботу вагітних жінок та жінок із дітьми до 3 років (ст. 178 КЗпП).

У ч. 3 ст. 32 КЗпП наведено перелік істотних умов праці, зокрема:

1. системи та розміри оплати праці;
2. розмір пільг;
3. режим роботи;
4. встановлення або скасування неповного робочого часу;
5. суміщення професій, зміна розрядів і найменування посад.

Наказ видається на підставі: заяви працівника, доповідної записки керівника, медичного висновку, розпорядження тощо.

У наказі зазначають:

1. нову посаду або структурний підрозділ, нове місце роботи або режим;
2. дату набуття чинності змін,
3. підставу (із зазначенням документа),
4. у разі тимчасового переведення – строк, на який воно запроваджується.

Якщо є письмовий трудовий договір потрібно укласти додаткову угоду до нього.

Пам'ятайте: якщо змінюються істотні умови праці – працівника обов’язково попереджають не пізніше ніж за 2 місяці (ст. 32 КЗпП). На час воєнного стану не пізніше ніж до моменту запровадження нових умов (ч. 2 ст. 3 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).

5. Наказ про відрядження.

Оформлення службового відрядження також передбачає складання наказу – він підтверджує правомірність поїздки та слугує підставою для табелювання, звітності й компенсації витрат.

Видається на підставі: службової записки (від керівника), заяви працівника, розпорядження керівника.

У наказі обов’язково зазначають:

1. ПІБ, посаду;
2. місце та строки поїздки;
3. мету поїздки (задача, захід, зустріч);
4. джерело фінансування витрат;
5. вид транспорту, яким планується пересування (за потреби);
6. підставу для направлення (службова записка, договір, запрошення тощо).

Якщо відрядження – у вихідні, святкові чи за кордон – це фіксується окремо з погодженням та гарантією компенсації згідно з КЗпП.

6. Інші типи кадрових наказів.

Окрім базових ситуацій, у кадровій практиці часто виникає потреба зафіксувати й інші рішення роботодавця – наприклад, щодо преміювання, стажування, суміщення посад, навчання чи тимчасового виконання обов’язків. У таких випадках також оформляють відповідні накази.

Як реєструвати та скільки зберігати кадрові накази

Накази реєструються в журналі обліку (паперовому або електронному).

Нумерація ведеться з № 1 на початку кожного календарного року.

Для зручності можуть використовуватися літерні індекси, які вказують на тип наказу.

Індекси можна адаптувати до внутрішніх потреб організації – головне, щоби вони були послідовними та однозначно читались.

Накази формуються у справи згідно з номенклатурою справ.

Кадрові накази поділяються за строками зберігання – одні зберігаються тривалий час, інші – лише кілька років, залежно від їхньої юридичної значущості.

1. про прийняття, переведення, переміщення, звільнення – 75 років;
2. про відпустки, відрядження, стягнення – 5 років;
3. про премії – 3 роки, якщо немає впливу на стаж або пільги.

Якщо використовуєте електронний документообіг – забезпечте архівацію файлів із КЕП та логами змін.

Як вносити правки

Виправлення в наказах не допускаються без належного обґрунтування.

У разі помилки рекомендується видати новий наказ, в якому окремим пунктом зазначити причину, через яку попередній втратив чинність.

Усі зміни мають бути задокументовані з підписом уповноваженої особи й датою.

Як автоматизувати створення наказів в SMARTFIN.UA

У SMARTFIN.UA створення кадрових наказів – це не рутинна ручна робота, а зручний, структурований і автоматизований процес.

1. Обираєте тип наказу – прийняття, звільнення, відпустка, відрядження, переведення тощо.
2. Заповнюєте основні дані – система автоматично підтягує інформацію про працівника, організацію, посаду.
3. Формуєте документ – SMARTFIN генерує його із правильною структурою, усіма реквізитами та коректними формулюваннями.
4. Зберігаєте у картці працівника – з можливістю роздрукувати, підписати або відправити адресату зручним способом.
5. Маєте постійний доступ до всіх наказів – із фільтрами за типом документа, періодом чи конкретним працівником.

Результат – менше ручної роботи й більше часу на справді важливе.

Ще не з нами? Реєструйтесь та спробуйте, як працює автоматизація від SMARTFIN.

Після реєстрації ви отримаєте тестовий доступ до понад 30 функцій: від кадрових наказів і розрахунку зарплати до звітності в контролюючі органи.

SMARTFIN – коли кадрова робота йде за планом: чітко, без стресу і без зайвої рутини!

Джерело: SMARTFIN.UA