Журнал обліку результатів перевірки та звіряння з ТЦК: як правильно заповнювати

Чим передбачено ведення Журналу обліку?

Обов’язок ведення та зберігання підприємствами Журналу обліку результатів перевірки стану військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, звіряння їх облікових даних з даними районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (органів СБУ, відповідних підрозділів розвідувальних органів) (далі – Журнал обліку), передбачений п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок № 1487).

Форму Журналу обліку наведено у додатку 9 до Порядку №1487.

Крім того, Журнал обліку – один з документів, який перевіряється ТЦК при здійсненні перевірок. Так, Перелік питань, які підлягають перевірці з організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів на підприємствах, наведено у п. 4 додатку 31 до Порядку №1487. В цьому переліку, зокрема, зазначено, що перевірці підлягає наявність та стан ведення Журналу обліку.

Згадка про ведення Журналу обліку також є у наступних нормах:

1. п. 46 Порядку №1487. У цьому пункті зазначено, що після проведення звіряння з ТЦК підприємство отримує від нього один примірник витягу зі списків персонального військового обліку з відміткою районного (міського) ТЦК про дату проведеного звіряння, підписом посадової особи, яка здійснила звіряння, та гербовою печаткою ТЦК. Результати цього звіряння вносяться до Журналу обліку;
2. п. 72 Порядку №1487. Цей пункт передбачає обов’язок підприємств, установ, організацій проводити щороку відповідно до затверджених ними планів перевірку стану військового обліку на підприємствах, в установах та організаціях, які перебувають у сфері їх управління, підпорядковуються їм, контролюються ними або функції з управління якими вони здійснюють. Результати таких перевірок вносяться до Журналів обліку. Тобто, мова в цьому пункті йде про так звані «внутрішні» перевірки, які здійснюються відносно підконтрольних чи підлеглих підприємств, результати яких також слід вносити до Журналу обліку;
3. п. 79 Порядку №1487. Ця норма передбачає правила оформлення результатів перевірок, які проводяться відповідними ТЦК на підприємстві. За результатами проведеної перевірки складається акт, який надсилається підприємству протягом 20 днів з дня закінчення перевірки. А результати цих перевірок вносяться до Журналу обліку.

Отже, виходячи з вищенаведених норм Порядку №1487, у Журнал обліку необхідно вносити інформацію щодо:

1. проведених на підприємстві перевірок ТЦК;
2. проведених «внутрішніх» перевірок стану військового обліку на підлеглих підприємствах;
3. проведених звірянь з ТЦК.

Як заповнювати Журнал обліку?

У Порядку №1487 нема пояснень, яким чином слід вести Журнал обліку та вносити в нього записи. Тож, у цьому питанні будемо виходити з назв граф форми Журналу обліку та вищезгаданих норм Порядку №1487.

Для заповнення Журналу обліку вам знадобляться документи, які підтверджують результати проведеної на вашому підприємстві перевірки або звіряння з ТЦК. Це може бути акт перевірки або другий примірник витягу зі списків персонального військового обліку з відміткою ТЦК. Саме з цих документів заносимо інформацію до Журналу обліку.

Журнал обліку має 5 граф. Розглянемо детальніше, що необхідно зазначати у кожній з них.

Графа 1 «Дата перевірки (звіряння)». Зазначаємо дату, яка вказана в акті перевірки або на витягу зі Списків.

Графа 2 «Найменування посади, ініціали (ініціал власного імені) та прізвище особи, яка провела перевірку (звіряння)». В цій графі вказуємо посадових осіб, які проводили перевірку/звіряння, та які зазначені у відповідних документах за результатами перевірки/звіряння.

Графа 3 «Результати проведеної перевірки (звіряння), недоліки, висновки та пропозиції». Зазначаємо вид здійсненного заходу (перевірка, звіряння) та складений за його результатами документ. Якщо зауважень немає, вказуємо цей факт. Якщо є певні зауваження, коротко їх фіксуємо.

Графа 4 «Рішення керівника». Рішення керівника підприємства виноситься, якщо є зауваження за результатами перевірки/звіряння. Зазвичай, таке рішення закріплюється у відповідному наказі керівника. У графі 4 зазначаються реквізити такого наказу. Якщо зауважень немає, в цій графі ставиться прочерк.

Графа 5 «Відмітка про усунення виявлених недоліків». Якщо за результатами перевірки виявлені недоліки, вони повинні бути усунені. Про вжиті заходи та усунення недоліків керівник повинен проінформувати ТЦК у 30-денний строк з дня отримання результатів перевірки (п. 86 Порядку №1487), а у Журналі обліку зробити відмітку про це у графі 5.

Наведемо зразок заповнення Журналу обліку, виходячи з наступної практичної ситуації.

Ситуація. На підприємстві у 2025 році відбулося 2 події, які стосуються ведення військового обліку та інформацію про які було внесено у Журнал обліку:

1. 20.01.2025 повернуто після звіряння другий примірник витягу зі Списків з відміткою ТЦК Дарницького району м. Києва (щодо працівника Іванченка Б.В.). Зауважень не було;
2. 04.02.2025 на підприємстві було проведено планову перевірку ТЦК Подільського району м. Києва. За результатами перевірки складено акт, у якому зазначені недоліки, які необхідно усунути підприємству. Керівник видав наказ про усунення недоліків, недоліки було усунуто, про що підприємство повідомило ТЦК відповідним листом.

Записи про ці події у Журналі обліку виглядають наступним чином.

Строки зберігання Журналу обліку

Журнал обліку (як і всі інші документи, які створюються на підприємстві), повинен зберігатися після закінчення його ведення протягом строків, встановлених законодавством.

У Порядку №1487 щодо строків зберігання Журналу обліку є тільки вказівка, яка стосується виконавчих органів сільських, селищних та міських рад (п. 24 Порядку №1487). В цьому пункті вказано, що вони повинні зберігати Журнал обліку протягом 7 років після закінчення його ведення. Але щодо «звичайних» підприємств такого строку у Порядку №1487 не зазначено.

Отже, в цьому питанні підприємствам слід дотримуватися строків, зазначений у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мінюсту від 12.04.2012 № 578/5.

У ст. 671 Переліку № 578/5 знаходимо, що журнали перевірки стану обліку військовозобов’язаних і призовників повинні зберігатися 3 роки.

Висновки

1. Ведення Журналу обліку передбачене Порядком №1487, а його наявність та стан ведення перевіряються під час перевірок ТЦК.
2. Форма Журналу обліку наведена в додатку 9 до Порядку № 1487.
3. У Журнал обліку вносяться відомості щодо здійснених перевірок та звірянь на підставі документів, оформлених за результатами таких заходів. Також в Журнал обліку вносяться відомості, які стосуються усунення підприємством виявлених недоліків.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку

Статті та консультації на тему:

Перевірки ТЦК: актуальні запитання та прості відповіді

Перевірки стану військового обліку: шукайте своє підприємство в плані перевірок

Звіряння з ТЦК до 31.12: за графіком і без