Журнал обліку результатів перевірки та звіряння з ТЦК: як правильно заповнювати додаток 9

1. Чим передбачено ведення Журналу обліку
2. Як заповнювати Журнал обліку
3. Строки зберігання Журналу обліку
4. Висновки

Чим передбачено ведення Журналу обліку

Обов’язок ведення та зберігання підприємствами Журналу обліку результатів перевірки стану військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, звіряння їх облікових даних з даними районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (органів СБУ, відповідних підрозділів розвідувальних органів) (далі – Журнал обліку), передбачений п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок № 1487).

Форму Журналу обліку наведено у додатку 9 до Порядку №1487.

Крім того, Журнал обліку – один з документів, який перевіряється ТЦК при здійсненні перевірок. Так, Перелік питань, які підлягають перевірці з організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів на підприємствах, наведено у п. 4 додатку 31 до Порядку №1487. В цьому переліку, зокрема, зазначено, що перевірці підлягає наявність та стан ведення Журналу обліку.

Згадка про ведення Журналу обліку також є у наступних нормах:

1. п. 46 Порядку №1487. У цьому пункті зазначено, що після проведення звіряння з ТЦК підприємство отримує від нього один примірник витягу зі списків персонального військового обліку з відміткою районного (міського) ТЦК про дату проведеного звіряння, підписом посадової особи, яка здійснила звіряння, та гербовою печаткою ТЦК. Результати цього звіряння вносяться до Журналу обліку;
2. п. 72 Порядку №1487. Цей пункт передбачає обов’язок підприємств, установ, організацій проводити щороку відповідно до затверджених ними планів перевірку стану військового обліку на підприємствах, в установах та організаціях, які перебувають у сфері їх управління, підпорядковуються їм, контролюються ними або функції з управління якими вони здійснюють. Результати таких перевірок вносяться до Журналів обліку. Тобто, мова в цьому пункті йде про так звані «внутрішні» перевірки, які здійснюються відносно підконтрольних чи підлеглих підприємств, результати яких також слід вносити до Журналу обліку;
3. п. 79 Порядку №1487. Ця норма передбачає правила оформлення результатів перевірок, які проводяться відповідними ТЦК на підприємстві. За результатами проведеної перевірки складається акт, який надсилається підприємству протягом 20 днів з дня закінчення перевірки. А результати цих перевірок вносяться до Журналу обліку.

Отже, виходячи з вищенаведених норм Порядку №1487, у Журнал обліку необхідно вносити інформацію щодо:

1. проведених на підприємстві перевірок ТЦК;
2. проведених «внутрішніх» перевірок стану військового обліку на підлеглих підприємствах;
3. проведених звірянь з ТЦК.

Як заповнювати Журнал обліку

У Порядку №1487 нема пояснень, яким чином слід вести Журнал обліку та вносити до нього записи. Тож, у цьому питанні будемо виходити з назв граф форми Журналу обліку та вищезгаданих норм Порядку №1487.

Для заповнення Журналу обліку вам знадобляться документи, які підтверджують результати проведеної на вашому підприємстві перевірки або звіряння з ТЦК. Це може бути акт перевірки або другий примірник витягу зі списків персонального військового обліку з відміткою ТЦК. Саме з цих документів заносимо інформацію до Журналу обліку.

Журнал обліку має 5 граф. Розглянемо детальніше, що необхідно зазначати у кожній з них.

Графа 1 «Дата перевірки (звіряння)». Зазначаємо дату, яка вказана в акті перевірки або на витягу зі Списків.

Графа 2 «Найменування посади, ініціали (ініціал власного імені) та прізвище особи, яка провела перевірку (звіряння)». В цій графі вказуємо посадових осіб, які проводили перевірку/звіряння, та які зазначені у відповідних документах за результатами перевірки/звіряння.

Графа 3 «Результати проведеної перевірки (звіряння), недоліки, висновки та пропозиції». Зазначаємо вид здійсненного заходу (перевірка, звіряння) та складений за його результатами документ. Якщо зауважень немає, вказуємо цей факт. Якщо є певні зауваження, коротко їх фіксуємо.

Графа 4 «Рішення керівника». Рішення керівника підприємства виноситься, якщо є зауваження за результатами перевірки/звіряння. Зазвичай, таке рішення закріплюється у відповідному наказі керівника. У графі 4 зазначаються реквізити такого наказу. Якщо зауважень немає, в цій графі ставиться прочерк.

Графа 5 «Відмітка про усунення виявлених недоліків». Якщо за результатами перевірки виявлені недоліки, вони повинні бути усунені. Про вжиті заходи та усунення недоліків керівник повинен проінформувати ТЦК у 30-денний строк з дня отримання результатів перевірки (п. 86 Порядку №1487), а у Журналі обліку зробити відмітку про це у графі 5.

Наведемо зразок заповнення Журналу обліку, виходячи з наступної практичної ситуації.

Ситуація. На підприємстві у 2025 році відбулося 2 події, які стосуються ведення військового обліку та інформацію про які було внесено у Журнал обліку:

1. 20.01.2025 повернуто після звіряння другий примірник витягу зі Списків з відміткою ТЦК Дарницького району м. Києва (щодо працівника Іванченка Б.В.). Зауважень не було;
2. 04.02.2025 на підприємстві було проведено планову перевірку ТЦК Подільського району м. Києва. За результатами перевірки складено акт, у якому зазначені недоліки, які необхідно усунути підприємству. Керівник видав наказ про усунення недоліків, недоліки було усунуто, про що підприємство повідомило ТЦК відповідним листом.

Записи про ці події у Журналі обліку виглядають наступним чином.

Строки зберігання Журналу обліку

Журнал обліку (як і всі інші документи, які створюються на підприємстві), повинен зберігатися після закінчення його ведення протягом строків, встановлених законодавством.

У Порядку №1487 щодо строків зберігання Журналу обліку є тільки вказівка, яка стосується виконавчих органів сільських, селищних та міських рад (п. 24 Порядку №1487). В цьому пункті вказано, що вони повинні зберігати Журнал обліку протягом 7 років після закінчення його ведення. Але щодо «звичайних» підприємств такого строку у Порядку №1487 не зазначено.

Отже, в цьому питанні підприємствам слід дотримуватися строків, зазначений у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мінюсту від 12.04.2012 № 578/5.

Нагадаємо, що наказом Мінюсту від 14.03.2025 №748/5 з 16.04.2025 (дата набрання чинності) внесено зміни до Переліку №578/5.

Зокрема статті 673 Переліку відтепер встановлює строки зберігання Журналу обліку – 7 років (до змін було 3 роки).

Висновки

1. Ведення Журналу обліку передбачене Порядком №1487, а його наявність та стан ведення перевіряються під час перевірок ТЦК.
2. Форма Журналу обліку наведена в додатку 9 до Порядку № 1487.
3. У Журнал обліку вносяться відомості щодо здійснених перевірок та звірянь на підставі документів, оформлених за результатами таких заходів. Також в Журнал обліку вносяться відомості, які стосуються усунення підприємством виявлених недоліків.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку

Мінікурси:

Готуємося до перевірки ТЦК – працюємо за чеклістом

Перевірки ТЦК за додатком 31: як підготуватися

Статті та консультації на тему:

Перевірки ТЦК: актуальні запитання та прості відповіді

Перевірки стану військового обліку: шукайте своє підприємство в плані перевірок

Звіряння з ТЦК до 31.12: за графіком і без

Зміни до Переліку № 578/5: визначено строки зберігання документів з військового обліку

Хто вносить «відмітку про виконання» у плані роботи з ведення ВО

Чи вносити до Журналу (додаток 9) результати «внутрішнього» звіряння

Де фіксувати результати «внутрішнього» звіряння даних військовозобов'язаних