
Відповідальність / Перевірки
12.05.2026
Який штраф за відсутність документа в Особовій справі
Яка відповідальність за відсутність документів в Особовій справі? Наприклад, якщо не додаємо роздруківку з ВОД або автобіографію. Чи прийме архів таку Особову справу?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Прямого штрафу не передбачено.
До Особової справи працівника включають документи, повний перелік яких наведено в п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06. 2015 №1000/5.
Прямої відповідальності за відсутність в Особовій справі автобіографії, особового листка, роздруківки ВОД чи іншого документа з обов’язкового переліку Правил №1000/5, а також за порушення порядку ведення особових справ законодавством не передбачено.
Водночас Держпраці може кваліфікувати такі порушення як підставу для накладення штрафів за інші вимоги трудового законодавства у розмірі однієї мінімальної зарплати відповідно до ч. 2 ст. 265 Кодексу законів про працю України. Але це у мирний час, а під час воєнного стану це порушення можна усунути й не отримати штраф.
Також зважайте, що відповідно до ч. 1 ст. 92-1 Кодексу про адміністративні правопорушення:
Недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану -
тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на громадян від трьох до семи неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і попередження або накладення штрафу на посадових осіб - від п'яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Щодо архіву, то слід дотримуватися встановленої процедури (детально описували тут). Зазвичай, архів приймає документи за описами, тобто прийме те, що є в справі.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Внутрішній опис документів справи
Внутрішній опис зведеної особової справи
Мінікурс на тему:
Особові справи працівників: обов’язкові документи та типові помилки
Статті та консультації на тему:
Особова справа: як вести та зберігати
Автобіографія на роботу у 2026 році: як правильно написати
Чи зберігають сертифікат з ВО в Особовій справі
Скільки ВОД зберігати в особовій справі працівника
Які документи (не)можна зберігати в особовій справі працівника
Чи долучати до особової справи заяви працівників
Особовий листок з обліку кадрів: чи обов’язково мати в особовій справі
Чи можна формувати Особові справи у файлах
Зміна прізвища працівника: що обов’язково додати до особової справи
Дія
14.08.2026
Електронний виконавчий документ у «Дії»: як отримати онлайн і подати виконавцю
Відтепер виконавчий документ суду можна отримати онлайн у застосунку «Дія» та одразу подати державному або приватному виконавцю. Дані у заяві заповнюються автоматично, а статус її розгляду можна відстежувати у смартфоні – розповідаємо, як скористатися новою послугою

Класифікатор професій
14.08.2026
Класифікатор професій в Україні оновлять: які зміни чекають роботодавців
Національне агентство кваліфікацій винесло на громадське обговорення проєкт оновленого Класифікатора професій. Документ передбачає об'єднання дубльованих професій, вилучення назв посад із реєстру та приведення КП у відповідність до міжнародних стандартів. Обговорення триватиме до 30.09.2026

Військовий облік
14.08.2026
Щорічна звірка з військового обліку: як зафіксувати відомості персонального обліку через «Дію»
Фіксація відомостей персонального обліку – фінальний крок щорічної звірки військового обліку працівників. З 13 серпня 2026 року роботодавці можуть пройти її онлайн через «Дію». Як це зробити та відповіді на питання – далі

Військовий облік
14.08.2026
Як додати, змінити або видалити дані працівника в Реєстрі «Оберіг» через «Дію»
Роботодавці отримали можливість актуалізувати відомості персонального обліку працівників у Реєстрі військовозобов’язаних: додати працівника, виправити персональні дані або видалити інформацію про працевлаштування після звільнення. Які дані можна змінити, скільки часу опрацьовують заяву та коли потрібно звертатися до ТЦК та СП – у матеріалі

Військовий облік
14.08.2026
Відомості персонального обліку військовозобов’язаних: як отримати дані про працівників із Реєстру «Оберіг»
З 13 серпня 2026 року роботодавці можуть отримувати з Реєстру військовозобов’язаних перелік працівників та відомості їх персонального обліку. Як подати заяву, хто може скористатися послугою та що робити, якщо система не знаходить працівників або дані виявилися неактуальними – розповідаємо далі

Колдоговір
14.08.2026
Зразок Журналу ознайомлення працівників з колективним договором
Журнал ознайомлення з колективним договором допоможе роботодавцю документально підтвердити виконання обов’язку щодо ознайомлення працівників із колективним договором та змінами до нього. Дізнайтеся, як правильно оформити такий журнал і які реквізити в ньому передбачити

Соціальне страхування / Пенсії
14.08.2026
Однаковий стаж – різна пенсія: чому виплати можуть відрізнятися на 75%
Люди з однаковим стажем і зарплатою можуть отримати різні пенсії залежно від року виходу на заслужений відпочинок. Нардеп пояснив причину та розповів про можливу зміну формули під час пенсійної реформи

Держслужба, ОМС
14.08.2026
Кабмін вніс зміни до Постанови №1298: що змінилося в оплаті праці
Уряд оновив умови оплати праці для окремих працівників бюджетної сфери. Відповідні зміни внесено до Постанови №1298: підвищено окремі тарифні розряди та запроваджено додатковий коефіцієнт підвищення посадових окладів

Звільнення
14.08.2026
Вихідна допомога при звільненні: чи можна виплатити її, якщо підстави немає у ст. 44 КЗпП
Чи може роботодавець виплатити працівникові кошти при звільненні, якщо конкретної підстави для виплати немає у ст. 44 КЗпП? Важливо розрізняти вихідну допомогу та одноразову грошову допомогу – для них діють різні правила

Держслужба, ОМС
14.08.2026
Довідка з місця роботи вже в «Дії»: як отримати онлайн
Уряд запустив цифрову альтернативу паперовим довідкам: із серпня 2026 року працівники можуть отримувати довідку з місця роботи онлайн через «Дію» у форматі PDF. Кого стосуються зміни та як отримати довідку онлайн – у матеріалі

Відповідальність / Перевірки
14.08.2026
Перевірки військового обліку на підприємствах: кого перевіряють щороку, а кого – раз на 4 роки
Підприємство можуть перевірити щодо стану військового обліку. Але частота таких перевірок залежить від того, чи є на ньому заброньовані працівники або військовозобов’язані з мобілізаційними розпорядженнями. Які перевірки бувають – в інфографіці

Бронювання
14.08.2026
Отримали підтвердження або нову критичність: коли переброньовувати працівників і чи треба анульовувати бронювання
Багато критично важливих підприємств завмерли в очікуванні рішення щодо підтвердження критичності. Водночас деякі підприємства вже отримали свої «листи щастя»: одним повідомили про продовження чинного статусу, іншим видали нове рішення про критичність. І відразу постало практичне запитання: чи потрібно заново бронювати працівників, коли це робити та чи треба перед цим анульовувати чинне бронювання? Розбираємося у статті

Ранковий кадровик
14.08.2026
Про додаток 4 в «Дії». Сумісників з 01.09. Штраф 25 000 за ВО. Ігнор запитів ТЦК. МЗП 11 000. Відпрошування з роботи 🙋♀️ Ранковий кадровик від 14.08.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору

Військовий облік
13.08.2026
Звіряємо списки військового обліку через «Дію»: що потрібно зробити роботодавцю
Роботодавцям більше не потрібно витрачати час на візити до ТЦК та паперову звірку військового обліку. Через портал Дія юрособи можуть отримати актуальні дані працівників із «Оберегу», додати або видалити працівника, внести зміни та подати фінальну звірку онлайн

Інше
13.08.2026
Обирайте теми майбутніх вебінарів! Ваші пропозиції – наша дія
Ваші професійні виклики – наш пріоритет! Ми хочемо, щоб наші безкоштовні вебінари приносили максимум користі. Пройдіть опитування, поділіться своїми побажаннями – і ми створимо заходи, які точно відповідатимуть вашим запитам! Пройдіть опитування на Telegram-каналі Kadroland Live за хвилину – отримаєте користь на роки








