Який штраф за відсутність документа в Особовій справі

Яка відповідальність за відсутність документів в Особовій справі? Наприклад, якщо не додаємо роздруківку з ВОД або автобіографію. Чи прийме архів таку Особову справу?

3

101


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Прямого штрафу не передбачено.


До Особової справи працівника включають документи, повний перелік яких наведено в п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06. 2015 №1000/5.


Прямої відповідальності за відсутність в Особовій справі автобіографії, особового листка, роздруківки ВОД чи іншого документа з обов’язкового переліку Правил №1000/5, а також за порушення порядку ведення особових справ законодавством не передбачено.

Водночас Держпраці може кваліфікувати такі порушення як підставу для накладення штрафів за інші вимоги трудового законодавства у розмірі однієї мінімальної зарплати відповідно до ч. 2 ст. 265 Кодексу законів про працю України. Але це у мирний час, а під час воєнного стану це порушення можна усунути й не отримати штраф.


Також зважайте, що відповідно до ч. 1 ст. 92-1 Кодексу про адміністративні правопорушення:

Недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану -

тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на громадян від трьох до семи неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і попередження або накладення штрафу на посадових осіб - від п'яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Щодо архіву, то слід дотримуватися встановленої процедури (детально описували тут). Зазвичай, архів приймає документи за описами, тобто прийме те, що є в справі.



Джерело: kadroland


Шаблони та зразки документів:


Внутрішній опис документів справи

Журнал обліку особових справ

Внутрішній опис зведеної особової справи


Мінікурс на тему:


Особові справи працівників: обов’язкові документи та типові помилки


Статті та консультації на тему:


Особова справа: як вести та зберігати

Автобіографія на роботу у 2026 році: як правильно написати

Чи зберігають сертифікат з ВО в Особовій справі

Скільки ВОД зберігати в особовій справі працівника

Які документи (не)можна зберігати в особовій справі працівника

Чи долучати до особової справи заяви працівників

Особовий листок з обліку кадрів: чи обов’язково мати в особовій справі

Чи можна формувати Особові справи у файлах

Зміна прізвища працівника: що обов’язково додати до особової справи

3

101

1

83

2

186

3

75

3

95

3

72

3

190

4

185

4

209

3

423

5

757

5

753

3

180

4

413

7

15826

4

410

3

298

1

847

8

1578

3

531