Звітність підписана директором та бухгалтером в позаробочий час: чи є за це відповідальність

1. Що передбачає законодавство
2. Чи є податкові наслідки
3. Чи є порушення трудового законодавства
4. Висновки

Що передбачає законодавство

Електронний документообіг, у тому числі подання податкової та іншої звітності в електронному вигляді, регламентується, перш за все Законом України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».

Якщо звітність подається в електронному вигляді, час підписання цього документу фіксується в електронному документі. Тому, якщо звітність була підписана бухгалтером чи керівником в неробочий час, про цей момент можуть дізнатися органи контролю.

Нагадаємо, що робочий час працівників визначається відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку, які затверджує суб’єкт господарювання.

Хвилина замість години: сформуйте Правила внутрішнього трудового розпорядку за допомогою нашого спеціального конструктора. Спробуйте зараз!

Детальніше про затвердження Правил внутрішнього трудового розпорядку можна прочитати у нашій статті.

Наприклад, у Правилах внутрішнього трудового розпорядку зазначено, робочий час товариства триває з 9.00 до 18.00. А головний бухгалтер підписав та відправив податкову звітність о 23.00 годині. Чи є в цьому порушення податкового чи трудового законодавства, та чи будуть наслідки?

Чи є податкові наслідки

З погляду податкового законодавства, жодного порушення у цієї ситуації немає.

Податковий кодекс України (далі – ПКУ) не містить обмежень щодо можливості підписання податкової звітності у неробочий час керівника або головного бухгалтера. Вимоги до податкової звітності визначені гл. 2 розд. II ПКУ. У ній немає обмежень щодо часу подання декларації (робочій, неробочій), або часу накладення на неї підписів керівника та головного бухгалтера. Тобто, законних підстав для невизнання податкової звітності у зв’язку з підписанням її у неробочий час працівників немає.

Головне, щоб підписи на звітності були дійсними. Так, відповідно до п. 49.3 ПКУ єдиною підставою для неприйняття податкової декларації засобами електронного зв’язку в електронній формі є недійсність кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису…, у тому числі у зв’язку із закінченням строку дії відповідного кваліфікованого сертифіката електронного підпису, за умови що така податкова декларація відповідає всім вимогам електронного документа, містить достовірні обов’язкові реквізити та надана у форматі, доступному для її технічної обробки.

Питання подання податкової звітності в електронній формі також деталізовані у Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженому наказом Мінфіну України від 06.06.2017 № 557 (далі – Порядок № 557). У Порядку № 557 також немає обмежень щодо подання чи підписання звітності у неробочий час. Так, відповідно п. 3 розд. II Порядку № 557 електронні документи можуть надсилатися протягом операційного дня. При цьому операційний день – це частина дня, протягом якої за наявності технічної можливості здійснюється електронний документообіг (п. 2 розд. I Порядку № 557). А, як свідчить практика, технічна можливість подати податкову звітність існує і поза межами робочого дня.

Таким чином, побоюватися за податкові наслідки у разі підписання податкових декларацій та звітів в неробочий час – підстав немає. Така декларація не може бути неприйнята тільки на підставі підписання її після закінчення робочого дня.

Чи є порушення трудового законодавства

З погляду трудового законодавства, у ситуації, яку ми розглядаємо, може бути наявне порушення. Адже, є встановлений режим роботи, протягом якого працівники виконують свої функції і є факт виконання обов’язків у неробочий час.

В цьому представники органу Держпраці можуть побачити порушення, та намагатися застосувати відповідальність. Наприклад, на підставі ст. 265 КЗпП, у вигляді штрафу у розмірі мінімальної зарплати за кожний випадок (порушення інших вимог законодавства про працю).

Проте, відразу скажемо, що вірогідність застосування цього штрафу у нашій ситуації не дуже висока:

1. по-перше, під час воєнного стану штрафи на підставі ст. 265 КЗпП застосовуються тільки у разі невиконання у встановлений строк приписів про усунення правопорушень, виявлених під час перевірки (ст. 16 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»);
2. по-друге, навряд чи під час проведення перевірки представники органу Держпраці зацікавляться, коли та ким були підписані податкові декларації, це не ті питання, які входять у коло питань, які підлягають контролю органами Держпраці. Принаймні, нам такі випадки невідомі.

Але, формально у цій ситуації порушення трудового законодавства все ж такі може бути. Адже, працівник виконував свої обов’язки після закінчення робочого дня. Тому, аби не сперечатися з контролерами, тим більше, що випадки підписання звітності у неробочий час непоодинокі, можемо запропонувати законне з погляду трудового законодавства рішення – встановлення працівникам, які уповноважені підписувати звіти в електронній формі режим ненормованого робочого часу.

Нагадаємо, що поняття «ненормований робочий день» немає у КЗпП, воно згадується тільки у ст. 8 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» як підстава для надання додаткової щорічної відпустки за особливий характер роботи.

Для запровадження працівникам такого особливого характеру роботи застосовують Рекомендації щодо порядку надання працівникам з ненормованим робочим днем щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці, затверджених наказом Мінпраці та соціальної політики України від 10.10.1997 № 7 (далі – Рекомендації №7).

Відповідно до п. 1 Рекомендацій № 7:

ненормований робочий день – це особливий режим робочого часу, який встановлюється для певної категорії працівників у разі неможливості нормування часу трудового процесу. У разі потреби ця категорія працівниківвиконує роботу понад нормальну тривалість робочого часу (ця робота не вважається надурочною). При цьому, міра праці у даному випадку визначається не тільки тривалістю робочого часу, але також колом обов'язків і обсягом виконаних робіт (навантаженням).

Для встановлення працівнику ненормованого робочого дня, роботодавець видає відповідний наказ з яким ознайомлює працівника під підпис. Якщо нового працівника приймають на роботу з умовою встановлення ненормованого робочого дня, цю умовe прописують окремим пунктом у наказі про прийняття на роботу.

Також умовe щодо можливості встановлення режиму ненормованого робочого дня певним категоріям працівників варто включити в положення колективного договору (якщо у роботодавця він є), а також у правилах внутрішнього трудового розпорядку.

Детальніше про оформлення ненормованого робочого дня та пільги працівників ви можете прочитати у статті за посиланням.

Отже, встановивши працівникам, які підписують електронну звітність в неробочий час, режим ненормованого робочого дня, ви зможете уникнути претензій з боку органів Держпраці щодо порушення трудового законодавства.

Висновки

1. Підписання податкової звітності у неробочий час не має податкових наслідків: податкове законодавство не обмежує платників податків відносно цього питання.
2. З погляду трудового законодавства виконання обов’язків в неробочий час може бути розцінено органами Держпраці як порушення законодавства про працю. Щоб такого не відбувалося, роботодавець може встановити працівникам, які підписують звітність (керівнику, головному бухгалтеру) режим ненормованого робочого дня.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Колективний договір

Правила внутрішнього трудового розпорядку на 2025 рік

Правила внутрішнього трудового розпорядку (з підсумованим обліком робочого часу)

Заява про надання відпустки за ненормований робочий день

Наказ про надання відпустки за ненормований робочий день

Інструменти кадровика:

Правила внутрішнього трудового розпорядку

Положення про оплату праці

Статті на тему:

Правила внутрішнього трудового розпорядку – 2025: алгоритм затвердження та необхідність оновлення

Ненормований робочий день: оформлення та пільги