Діловодство
17.07.2026
Мін’юст затвердив примірні форми кадрових заяв і наказів: чи обов’язково їх застосовувати
Мін'юст нарешті затвердив та оприлюднив примірні форми й описи уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юридичної особи. Де можна ознайомитися із затвердженими формами? Чи означає це, що відтепер усі юридичні особи зобов’язані використовувати саме ці форми? Чи можна й надалі працювати за власними шаблонами?
- Де знайти примірні форми документів
- Які документи містять затверджені примірні форми Мін'юсту
- Примірні форми документів відповідають вимогам ДСТУ 4163:2020
- Чи обов'язково використовувати примірні форми документів Мін'юсту
- Чи можна й надалі використовувати власні шаблони документів
- Чи передбачено відповідальність за незастосування примірних форм
- Висновки
Де знайти примірні форми документів
Наказ Міністерства юстиції України від 09.07.2026 №1860/5 «Про затвердження примірних форм та описів уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юридичної особи» вже оприлюднено на офіційному сайті Мін'юсту у розділі «Нормативно-правова база». Метою видання цього наказу є підвищення якості діловодства, ефективне впорядкування процесу підготовки та оформлення управлінських документів у діяльності юридичних осіб.
Сам наказ викладено лаконічно, а всі примірні форми та їх описи містяться у 42 додатках до нього.
Особливість цього наказу полягає в тому, що додатки не мають назв. Тому для вашої зручності ми навели їх у нашій новині.
Нагадаю, що затверджені наказом форми були розроблені Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства на замовлення Державної архівної служби України. Спочатку їх було оформлено у вигляді Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, який Нормативно-методична комісія Укрдержархіву схвалила ще навесні 2025 року. Однак офіційне затвердження та оприлюднення цих форм відбулося лише зараз. Тож відтепер їх можна сміливо використовувати у практичній роботі, адаптуючи до реквізитів конкретної юридичної особи та розробляючи на їх основі власні шаблони типових документів, зокрема заяв, наказів, довідок, службових записок і листів, штатного розпису, колективного договору, автобіографії, характеристики та багатьох інших.
Які документи містять затверджені примірні форми Мін'юсту
У 42 додатках до наказу зібрано примірні форми практично всіх основних організаційно-розпорядчих документів, які створюються у діяльності юридичних осіб різних форм власності.
Перші 10 додатків містять форми організаційних документів, наступні 13 – форми наказів і розпоряджень, серед яких дев’ять кадрових наказів, а решта 19 – форми інформаційно-аналітичних документів, зокрема акту, протоколу, заяви, службової записки, графіка відпусток та інших.
Примірні форми документів відповідають вимогам ДСТУ 4163:2020
Відзначу, що склад, зміст і місце розташування реквізитів у примірних формах відповідають вимогам ДСТУ 4163:2020 щодо оформлення організаційно-розпорядчих документів. Виняток становлять лише окремі редакційні правки, які вже враховуються під час підготовки нової редакції цього стандарту, над якою нині працює колектив Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства.
Чи обов'язково використовувати примірні форми документів Мін'юсту
А тепер відповім на головне запитання: чи зобов'язані юридичні особи використовувати саме ці форми?
Ні, такого обов’язку наказ не встановлює. Зверніть увагу, що наказом затверджено саме примірні форми документів. Це означає, що вони мають рекомендаційний характер і можуть використовуватися юридичними особами як готові зразки під розроблення власних трафаретних форм документів.
На мою думку, ці форми дійсно варто використовувати у практичній роботі.
Чи можна й надалі використовувати власні шаблони документів
Водночас якщо у вашій юрособі вже запроваджені власні шаблони документів, які відповідають вимогам ДСТУ 4163:2020 та Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мінюсту України від 18.06.2015 № 1000/5, ви можете й надалі користуватися саме ними.
Чи передбачено відповідальність за незастосування примірних форм
Окремої відповідальності за незастосування примірних форм, затверджених наказом №1860/5, законодавством не передбачено.
Висновки
- Мін'юст офіційно затвердив 42 примірні форми організаційно-розпорядчих документів: заяв, наказів, службових записок, протоколів, графіка відпусток, штатного розпису та багатьох інших. Але ключове слово тут — «примірні».
- Вони мають рекомендаційний характер. Ви можете використовувати їх як основу для власних шаблонів, але обов'язку повністю переходити на них немає.
- Якщо ваші документи вже відповідають вимогам ДСТУ 4163:2020 та Правилам №1000/5, їх не потрібно переписувати лише через появу нового наказу.
- Законодавств не передбачає окремих штрафів за незастосування цих примірних форм.
Ми зібрали для вас усі примірні форми у брошуру «Усі примірні форми кадрових та інших документи: 42 шаблони в одному місці». Щоб її отримати вам достатньо передплатити доступ до базового пакету Кадрової платформи № 1 на 3 місяці за спеціальною і дуже приємною ціною
Олена ЗАГОРЕЦЬКА, експерт з питань документознавства і архівознавства, член Центральної експертно-перевірної комісії Укрдержархіву
Статті та консультації на тему:
Бланки службових документів: уникаємо помилок при оформленні
Складаємо протокол за ДСТУ 4163:2020: правила та зразки
Журнали реєстрації заяв та наказів: зразки та шаблони
Копії документів в особових справах працівників: як уникнути помилок
Витяг з наказу: оформлюємо правильно + зразок
Відмітка «Копія» та «Згідно з оригіналом»: як правильно засвідчувати документи у 2026 році
✨ Маєте кадрове питання? AI-Консультант допоможе знайти відповідь швидко та зручно
Оплата праці
15.09.2026
Держбюджет-2027: мінімалка зросте до 9546 грн – які суми закладають на наступний рік
Сьогодні, 15 вересня, спливає встановлений бюджетним процесом строк для подання проєкту Державного бюджету України на 2027 рік до Верховної Ради. Народні депутати вже отримали текст документа і його текст вже є на сайті Верховної Ради. Знайомимо вас з основними показниками

Лікарняні / Страховий стаж
15.09.2026
Травма на виробництві – не лише лікарняні: які виплати передбачає закон
Нещасний випадок на виробництві або професійне захворювання дають право на низку страхових виплат. ПФУ нагадує, коли працівнику виплачують 100% середньої зарплати, хто може отримати одноразову та щомісячну допомогу, а також які виплати передбачені сім’ї у разі смерті потерпілого

Відпустки
15.09.2026
Працівник використав 24 дні відпустки: чи можна виплатити компенсацію за решту днів
Працівник з інвалідністю ІІ групи має 30 календарних днів щорічної основної відпустки, але обов’язковими для використання є 24 дні. Чи означає це, що за решту 6 днів можна виплатити грошову компенсацію? У ФПУ роз’яснили правила, яких має дотриматися роботодавець

Робочий час
15.09.2026
Працівники самовільно обмінялися змінами: як унормувати роботу та запобігти порушенням
Обмін змінами між працівниками потребує погодження роботодавця. Самої домовленості колег недостатньо, навіть якщо робоче місце не залишилося порожнім. Розглянемо, як оформити заміну, відобразити фактичну роботу й діяти, якщо працівник травмувався під час непогодженої зміни

Діловодство
15.09.2026
«Воєнний» чи «військовий стан»: яке формулювання використовувати кадровику в документах
Кадровики часто використовують формулювання про роботу в особливих умовах, але навіть у звичній фразі можна припуститися помилки. У Рівненському ОТЦК та СП нагадали, чим відрізняються слова «воєнний» і «військовий» та яке формулювання слід використовувати в офіційних документах і текстах

Відпустки на дітей
15.09.2026
104 дні – і право зникає: що треба знати про відпустку при народженні дитини
Працівник має право на одноразову оплачувану відпустку при народженні дитини, але скористатися нею можна не в будь-який момент. Закон встановлює чіткий строк – 104 дні від дня народження дитини, а під час воєнного стану для окремих працівників діє ще одне важливе обмеження

Охорона праці
15.09.2026
Замість Закону про охорону праці – новий: у Раді готують правила, які змінять роботу роботодавців
Закон про охорону праці планують замінити новим Законом «Про безпеку та здоров’я працівників на роботі». Законопроєкт №10147 уже готують до другого читання. Роботодавцям варто стежити за змінами – нове регулювання має охопити звичні правила та документи з охорони праці

Звітність
15.09.2026
Звіт про внесок на працевлаштування осіб з інвалідністю: інструкція і приклади заповнення
У 2026 році роботодавці вперше подаватимуть новий звіт про внесок на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю. У матеріалі розглянемо, хто зобов’язаний звітувати, які строки подання та сплати внеску, як визначити норматив робочих місць і заповнити всі рядки звіту. Також наведемо практичні приклади розрахунку внеску та пояснимо позицію ДПС щодо подання звітності роботодавцями

Освітяни
15.09.2026
Атестацію педагогів змінять: МОН підготувало оновлення Положення №805
МОН підготувало проєкт змін до Положення №805, який до 17 вересня перебуває на обговоренні профспілок. Документ, зокрема, визначає особливості атестації педагогів закладів вищої освіти, дозволяє враховувати науковий ступінь, вчене звання та стаж науково-педагогічної роботи, а також передбачає важливі зміни для працівників, які працюють за сумісництвом

Відповідальність / Перевірки
15.09.2026
Роботодавців штрафуватимуть за порушення безпеки працівників
10.09.2026 Уряд схвалив законопроєкт, який передбачає відповідальність за порушення вимог безпеки та захисту здоров’я працівників на роботі. А 16.09.2026 документ зареєстровано у ВРУ. Зміни можуть безпосередньо вплинути на роботодавців

Військовий облік
15.09.2026
Критичність підтверджено: чи потрібно оновлювати Списки військового обліку
Після підтвердження або втрати критичності підприємству потрібно перевірити, чи необхідно вносити зміни до Списків персонального військового обліку. Важливо врахувати, яким саме способом підприємство отримало новий статус критично важливого

Соціальне страхування / Пенсії
15.09.2026
З 1 січня 2027 року допомога сім’ям з дітьми з інвалідністю до 71 000 грн на місяць: Закон підписано!
Верховна Рада 19 серпня ухвалила законопроєкт №14191, який докорінно змінює систему державної підтримки сімей з дітьми з інвалідністю. З 2027 року запровадять базову величину від 4000 грн, переглянуть розміри соціальних виплат і надбавок на догляд, а також запровадять нові соціальні послуги для дітей та їхніх батьків

Сумісництво
15.09.2026
Повний робочий день за сумісництвом: коли це можливо
Приймаємо головного бухгалтера на ТОВ за сумісництвом на повний робочий день. З її слів за основним місцем роботи вона працює віддалено у вільний час. Чи потрібно якесь підтвердження, що в нас вона може працювати повний день?

Відпустки неоплачувані
15.09.2026
Не можна просто відкликати з відпустки: що робити, якщо працівник у відпустці за «свій рахунок»
Працівник перебуває у відпустці без збереження заробітної плати, але роботодавцю терміново потрібно повернути його до роботи. Чи можна достроково припинити таку відпустку та оформити повернення на роботу – пояснила Держпраці

Медогляди
15.09.2026
Медогляди працівників у 2027 році: 7 кроків, які має пройти роботодавець
Обов’язкові медичні огляди – зона відповідальності роботодавця, а Держпраці контролює, чи охоплені ними всі працівники, які цього потребують. Для підготовки до 2027 року роботодавцю потрібно визначити умови праці, скласти й погодити Перелік, повідомити працівників, сформувати поіменний Список та організувати медогляди за власний рахунок. Тримайте чек-лист із 7 кроків, щоб не пропустити жодного етапу








