Діловодство
17.07.2026
Мін’юст затвердив примірні форми кадрових заяв і наказів: чи обов’язково їх застосовувати
Мін'юст нарешті затвердив та оприлюднив примірні форми й описи уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юридичної особи. Де можна ознайомитися із затвердженими формами? Чи означає це, що відтепер усі юридичні особи зобов’язані використовувати саме ці форми? Чи можна й надалі працювати за власними шаблонами?
- Де знайти примірні форми документів
- Які документи містять затверджені примірні форми Мін'юсту
- Примірні форми документів відповідають вимогам ДСТУ 4163:2020
- Чи обов'язково використовувати примірні форми документів Мін'юсту
- Чи можна й надалі використовувати власні шаблони документів
- Чи передбачено відповідальність за незастосування примірних форм
- Висновки
Де знайти примірні форми документів
Наказ Міністерства юстиції України від 09.07.2026 №1860/5 «Про затвердження примірних форм та описів уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юридичної особи» вже оприлюднено на офіційному сайті Мін'юсту у розділі «Нормативно-правова база». Метою видання цього наказу є підвищення якості діловодства, ефективне впорядкування процесу підготовки та оформлення управлінських документів у діяльності юридичних осіб.
Сам наказ викладено лаконічно, а всі примірні форми та їх описи містяться у 42 додатках до нього.
Особливість цього наказу полягає в тому, що додатки не мають назв. Тому для вашої зручності ми навели їх у нашій новині.
Нагадаю, що затверджені наказом форми були розроблені Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства на замовлення Державної архівної служби України. Спочатку їх було оформлено у вигляді Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, який Нормативно-методична комісія Укрдержархіву схвалила ще навесні 2025 року. Однак офіційне затвердження та оприлюднення цих форм відбулося лише зараз. Тож відтепер їх можна сміливо використовувати у практичній роботі, адаптуючи до реквізитів конкретної юридичної особи та розробляючи на їх основі власні шаблони типових документів, зокрема заяв, наказів, довідок, службових записок і листів, штатного розпису, колективного договору, автобіографії, характеристики та багатьох інших.
Які документи містять затверджені примірні форми Мін'юсту
У 42 додатках до наказу зібрано примірні форми практично всіх основних організаційно-розпорядчих документів, які створюються у діяльності юридичних осіб різних форм власності.
Перші 10 додатків містять форми організаційних документів, наступні 13 – форми наказів і розпоряджень, серед яких дев’ять кадрових наказів, а решта 19 – форми інформаційно-аналітичних документів, зокрема акту, протоколу, заяви, службової записки, графіка відпусток та інших.
Примірні форми документів відповідають вимогам ДСТУ 4163:2020
Відзначу, що склад, зміст і місце розташування реквізитів у примірних формах відповідають вимогам ДСТУ 4163:2020 щодо оформлення організаційно-розпорядчих документів. Виняток становлять лише окремі редакційні правки, які вже враховуються під час підготовки нової редакції цього стандарту, над якою нині працює колектив Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства.
Чи обов'язково використовувати примірні форми документів Мін'юсту
А тепер відповім на головне запитання: чи зобов'язані юридичні особи використовувати саме ці форми?
Ні, такого обов’язку наказ не встановлює. Зверніть увагу, що наказом затверджено саме примірні форми документів. Це означає, що вони мають рекомендаційний характер і можуть використовуватися юридичними особами як готові зразки під розроблення власних трафаретних форм документів.
На мою думку, ці форми дійсно варто використовувати у практичній роботі.
Чи можна й надалі використовувати власні шаблони документів
Водночас якщо у вашій юрособі вже запроваджені власні шаблони документів, які відповідають вимогам ДСТУ 4163:2020 та Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мінюсту України від 18.06.2015 № 1000/5, ви можете й надалі користуватися саме ними.
Чи передбачено відповідальність за незастосування примірних форм
Окремої відповідальності за незастосування примірних форм, затверджених наказом №1860/5, законодавством не передбачено.
Висновки
- Мін'юст офіційно затвердив 42 примірні форми організаційно-розпорядчих документів: заяв, наказів, службових записок, протоколів, графіка відпусток, штатного розпису та багатьох інших. Але ключове слово тут — «примірні».
- Вони мають рекомендаційний характер. Ви можете використовувати їх як основу для власних шаблонів, але обов'язку повністю переходити на них немає.
- Якщо ваші документи вже відповідають вимогам ДСТУ 4163:2020 та Правилам №1000/5, їх не потрібно переписувати лише через появу нового наказу.
- Законодавств не передбачає окремих штрафів за незастосування цих примірних форм.
Ми зібрали для вас усі примірні форми у брошуру «Усі примірні форми кадрових та інших документи: 42 шаблони в одному місці». Щоб її отримати вам достатньо передплатити доступ до базового пакету Кадрової платформи № 1 на 3 місяці за спеціальною і дуже приємною ціною
Олена ЗАГОРЕЦЬКА, експерт з питань документознавства і архівознавства, член Центральної експертно-перевірної комісії Укрдержархіву
Статті та консультації на тему:
Бланки службових документів: уникаємо помилок при оформленні
Складаємо протокол за ДСТУ 4163:2020: правила та зразки
Журнали реєстрації заяв та наказів: зразки та шаблони
Копії документів в особових справах працівників: як уникнути помилок
Витяг з наказу: оформлюємо правильно + зразок
Відмітка «Копія» та «Згідно з оригіналом»: як правильно засвідчувати документи у 2026 році
✨ Маєте кадрове питання? AI-Консультант допоможе знайти відповідь швидко та зручно
Відпустки неоплачувані
01.09.2026
Відпустка без збереження зарплати з першого дня прийняття на роботу
Ситуація: приймаємо працівника на роботу. Він у свій перший робочий день бажає оформити відпустку без збереження заробітної плати. Чи має право працівник скористатися відпусткою без збереження заробітної плати вже з першого дня роботи?

Електронний кабінет
01.09.2026
«Резерв+» просить оновити застосунок: що робити користувачам 1 вересня
Вранці 1 вересня користувачі «Резерв+» почали отримувати повідомлення «Оновіть застосунок до останньої версії». У Міноборони заявили, що оновлення вже доступне для iOS та Android, однак через підвищене навантаження можливі тимчасові труднощі з авторизацією та роботою окремих функцій

Бронювання
01.09.2026
Новий підхід до бронювання: конкретні посади, строки та регулярний перегляд
Кабмін просять переглянути правила бронювання військовозобов’язаних працівників держорганів, правоохоронних органів, прокуратури та судової системи. Пропонують бронювати не цілі категорії працівників, а конкретні критично важливі посади, регулярно переглядати підстави для бронювання та запровадити ротаційний механізм

Медогляди
01.09.2026
Медогляди-2026 за Порядком № 1393: 10 помилок роботодавця та як їх уникнути
З 18 листопада 2025 року обов’язкові медогляди працівників проводять за новим Порядком № 1393. У статті розберемо ТОП-10 помилок роботодавців під час організації ОМО, строки, документи, відсторонення працівників, ПФЕ та правила зберігання результатів медоглядів

Календар кадровика
31.08.2026
Шпалери для робочого столу кадровика на вересень 2026 року
Ексклюзивна колекція шпалер для робочого стола кадровика на вересен 2026 року від Kadroland вже доступна для користування! Швидко! Безкоштовно! Кольорово! Обирайте «картинку» на свій смак і додавайте барв та настрою своєму робочому простору. Увага! На Ваші прохання ми розробили шпалери окремо для 5-денки й 6-денки. Краса починається через три… два… один!

Умови праці
31.08.2026
Новий графік роботи з 01.09.2026: порядок дій і попередження працівників
Яка правильна послідовність дій, якщо певному підрозділу ми хочемо встановити графік роботи з 08:00 до 17:00 (замість графіка з 09:00 до 18:00). Як правильно встановити, попередити (та за скільки) про нововведення працівників?

Умови праці
31.08.2026
Правила роботи під час тривог можуть змінити вже цього тижня: що пропонують
Тривалі повітряні тривоги впливають не лише на безпеку громадян, а й на роботу підприємств та установ, логістику, транспорт, роботу шкіл, дитячих садків та інших об’єктів інфраструктури. Уряд працює над рішеннями, які мають дозволити краще організовувати роботу різних сфер під час різних типів небезпеки

Соціальне страхування / Пенсії
31.08.2026
З 2027 року пенсії хочуть прив’язати до нового гарантованого мінімуму: які суми пропонують
5,5 тис. грн – середня пенсія жінок проти 7,5 тис. грн у чоловіків станом на 1 січня 2026 року. У Раді пропонують встановити новий гарантований мінімум пенсії – від 6,5 тис. грн у 2027 році до 10 тис. грн у 2029-му

Особливі працівники
31.08.2026
Нові виплати за працевлаштування осіб з інвалідністю: хто отримає і що для цього знадобиться
Роботодавцям можуть запровадити нову виплату за працевлаштування осіб з інвалідністю, які не перебувають на обліку як безробітні. Компенсація становитиме 50% фактичних витрат на оплату праці, але не більше мінімальної зарплати. Розповідаємо, хто зможе отримати кошти, які умови встановлять та коли подавати заяву

Бронювання
31.08.2026
Критичність підтвердили, а в «Резерв+» бронювання до 1 вересня: що робити роботодавцю
Підприємство вже отримало позитивне рішення про підтвердження критичності, однак у військовозобов’язаних працівників у «Резерв+» дата бронювання змінилася на 01.09.2026. Пояснюємо, куди звертатися роботодавцю

Діловодство
31.08.2026
«Дозволити» чи «залучити» до роботи у вихідний: як правильно оформити наказ
Як правильно оформлювати наказ про роботу працівників у вихідний день: у наказі зазначати «дозволити працювати у вихідний день» чи «залучити до роботи у вихідний день»? Це має бути кадровий наказ чи наказ по підприємству?

Військовий облік
31.08.2026
Наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації працівників, які є відповідальними за ведення військового обліку
До 1 жовтня підприємства мають визначити потребу у підвищенні кваліфікації відповідальних за ведення військового обліку відповідно до п. 12 Порядку № 1487. Розповідаємо, як оформити таке визначення потреби наказом

Відпустки навчальні
31.08.2026
Чи має роботодавець надавати навчальну відпустку: правила для кадровика у 2026 році
Навчальна відпустка не є відпусткою «за власний рахунок» і не замінює щорічну. У яких випадках роботодавець зобов’язаний її надати та зберегти за працівником середню зарплату – у матеріалі

Відповідальність / Перевірки
31.08.2026
Роботодавцям нагадають про старі борги за працевлаштування людей з інвалідністю: готують новий порядок
До 2 вересня профспілки обговорюють проєкт постанови КМУ, який визначає порядок адміністрування несплачених до 1 січня 2026 року адміністративно-господарських санкцій та пені. Розповідаємо, як формуватимуть інформацію про борги, коли роботодавець отримає повідомлення та як зможе провести звірку

Мобілізовані / Добровольці ТРО
31.08.2026
Щоб роботодавці не помилялися: у ВРУ хочуть чітко врегулювати звільнення мобілізованих
Чи має роботодавець право звільнити мобілізованого працівника, якщо строк його трудового договору закінчується під час військової служби? Через нечіткість чинних норм на практиці виникають випадки неправильного застосування законодавства. Законопроєкт №15559 пропонує прямо визначити, що припинення такого договору можливе не раніше завершення особливого періоду або фактичного звільнення працівника з військової служби








