Мін’юст затвердив примірні форми кадрових заяв і наказів: чи обов’язково їх застосовувати

1. Де знайти примірні форми документів
2. Які документи містять затверджені примірні форми Мін'юсту
3. Примірні форми документів відповідають вимогам ДСТУ 4163:2020
4. Чи обов'язково використовувати примірні форми документів Мін'юсту
5. Чи можна й надалі використовувати власні шаблони документів
6. Чи передбачено відповідальність за незастосування примірних форм
7. Висновки

Де знайти примірні форми документів

Наказ Міністерства юстиції України від 09.07.2026 №1860/5 «Про затвердження примірних форм та описів уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юридичної особи» вже оприлюднено на офіційному сайті Мін'юсту у розділі «Нормативно-правова база». Метою видання цього наказу є підвищення якості діловодства, ефективне впорядкування процесу підготовки та оформлення управлінських документів у діяльності юридичних осіб.

Сам наказ викладено лаконічно, а всі примірні форми та їх описи містяться у 42 додатках до нього.

Особливість цього наказу полягає в тому, що додатки не мають назв. Тому для вашої зручності ми навели їх у нашій новині.

Нагадаю, що затверджені наказом форми були розроблені Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства на замовлення Державної архівної служби України. Спочатку їх було оформлено у вигляді Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, який Нормативно-методична комісія Укрдержархіву схвалила ще навесні 2025 року. Однак офіційне затвердження та оприлюднення цих форм відбулося лише зараз. Тож відтепер їх можна сміливо використовувати у практичній роботі, адаптуючи до реквізитів конкретної юридичної особи та розробляючи на їх основі власні шаблони типових документів, зокрема заяв, наказів, довідок, службових записок і листів, штатного розпису, колективного договору, автобіографії, характеристики та багатьох інших.

Які документи містять затверджені примірні форми Мін'юсту

У 42 додатках до наказу зібрано примірні форми практично всіх основних організаційно-розпорядчих документів, які створюються у діяльності юридичних осіб різних форм власності.

Перші 10 додатків містять форми організаційних документів, наступні 13 – форми наказів і розпоряджень, серед яких дев’ять кадрових наказів, а решта 19 – форми інформаційно-аналітичних документів, зокрема акту, протоколу, заяви, службової записки, графіка відпусток та інших.

Примірні форми документів відповідають вимогам ДСТУ 4163:2020

Відзначу, що склад, зміст і місце розташування реквізитів у примірних формах відповідають вимогам ДСТУ 4163:2020 щодо оформлення організаційно-розпорядчих документів. Виняток становлять лише окремі редакційні правки, які вже враховуються під час підготовки нової редакції цього стандарту, над якою нині працює колектив Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства.

Чи обов'язково використовувати примірні форми документів Мін'юсту

А тепер відповім на головне запитання: чи зобов'язані юридичні особи використовувати саме ці форми?

Ні, такого обов’язку наказ не встановлює. Зверніть увагу, що наказом затверджено саме примірні форми документів. Це означає, що вони мають рекомендаційний характер і можуть використовуватися юридичними особами як готові зразки під розроблення власних трафаретних форм документів.

На мою думку, ці форми дійсно варто використовувати у практичній роботі.

Чи можна й надалі використовувати власні шаблони документів

Водночас якщо у вашій юрособі вже запроваджені власні шаблони документів, які відповідають вимогам ДСТУ 4163:2020 та Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мінюсту України від 18.06.2015 № 1000/5, ви можете й надалі користуватися саме ними.

Чи передбачено відповідальність за незастосування примірних форм

Окремої відповідальності за незастосування примірних форм, затверджених наказом №1860/5, законодавством не передбачено.

Висновки

1. Мін'юст офіційно затвердив 42 примірні форми організаційно-розпорядчих документів: заяв, наказів, службових записок, протоколів, графіка відпусток, штатного розпису та багатьох інших. Але ключове слово тут — «примірні».
2. Вони мають рекомендаційний характер. Ви можете використовувати їх як основу для власних шаблонів, але обов'язку повністю переходити на них немає.
3. Якщо ваші документи вже відповідають вимогам ДСТУ 4163:2020 та Правилам №1000/5, їх не потрібно переписувати лише через появу нового наказу.
4. Законодавств не передбачає окремих штрафів за незастосування цих примірних форм.

Колеги, слідкуйте за новинами і статтями про оформлення різних видів організаційно-розпорядчих документів із застосуванням примірних форм у розділі «Новини та статті». Ми обов’язково ще поговоримо про окремі примірні форми та те як їх краще використовувати.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, експерт з питань документознавства і архівознавства, член Центральної експертно-перевірної комісії Укрдержархіву

Статті та консультації на тему:

Бланки службових документів: уникаємо помилок при оформленні

Складаємо протокол за ДСТУ 4163:2020: правила та зразки

Журнали реєстрації заяв та наказів: зразки та шаблони

Копії документів в особових справах працівників: як уникнути помилок

Витяг з наказу: оформлюємо правильно + зразок

Відмітка «Копія» та «Згідно з оригіналом»: як правильно засвідчувати документи у 2026 році