Витяг з наказу: оформлюємо правильно + зразок

1. Чим відрізняються витяги від копій
2. Особливості оформлення та засвідчення витягу
3. Уніфікована форма та зразок
4. Висновки

Дійсно керуючись ч. 1 ст. 47 Кодексу законів про працю України, роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення. Але інколи доцільніше оформлювати саме витяг.

Чим відрізняються витяги від копій

Копія документа – документ, що містить точне знакове відтворення інформації оригіналу документа (ст. 3.21 Національного стандарту України ДСТУ 2732:2023 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять», далі – ДСТУ 2732:2023)

Отже, у копії має бути повністю відтворений і належним чином засвідчений оригінал кадрового наказу (розпорядження). Тому, як правило, таку копію виготовляють з індивідуального кадрового наказу, зміст якого стосується звільнення одного працівника юрособи.

Чи доцільно робити копію зі зведеного кадрового наказу, щоб надати її одному працівникові?

Вважаємо, що це абсолютно недоцільно.

По-перше, у зведеному наказі зафіксовано кілька не пов’язаних між собою управлінських дій щодо різних працівників юрособи.

По-друге, зведений наказ, як правило, великий за обсягом, бо кількість управлінських дій, зафіксованих у ньому, не обмежена жодним нормативно-правовим актом.

По-третє, працівникові, який звільняється, геть не потрібна інформація з оригіналу зведеного наказу про управлінські дії стосовно інших працівників юрособи.

Таким чином, набагато зручніше виготовити витяг зі зведеного наказу.

Витяг зі службового документа – засвідчена копія частини тексту службового документа, що містить певний обсяг інформації (ст. 3.25 ДСТУ 2732:2023)

Відповідно, витяг з кадрового наказу (розпорядження) – це засвідчена копія частини тексту кадрового наказу (розпорядження), що містить певний обсяг інформації.

Особливості оформлення та засвідчення витягу

Витяг із наказу (розпорядження) оформлюють на загальному бланку юрособи або на стандартних аркушах паперу формату А4 чи А5 (залежно від обсягу тексту).

Під час оформлення витягу з наказу (розпорядження) потрібно враховувати, що з відповідного наказу (розпорядження) до витягу без будь-яких змін, скорочень чи доповнень переносять такі реквізити, встановлені Національним стандартом України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»:

1. найменування юрособи;
2. код юрособи;
3. дата документа;
4. реєстраційний індекс документа;
5. місце складення документа;
6. заголовок до тексту документа.

Бажаєте знати усе про кадрові документи: реквізити за ДСТУ 4163:2020, від створення до архівації? Тоді завітайте до нашої online-школи. А ще більше відеокурсів, курсів-професій – у нашому розділі Відео. Відвідуйте час від часу сторінку з цим розділом, щоб першими подивитися свіженький відеоконтент!

Далі дотримуйтеся наступних правил формування витягу:

1. Назву виду документа – «ВИТЯГ ІЗ НАКАЗУ» або «ВИТЯГ ІЗ РОЗПОРЯДЖЕННЯ» – друкують великими літерами напівжирним шрифтом без лапок.

2. Констатуючу частину тексту наказу (розпорядження), якщо вона є, відтворюють у витязі без змін. А от із розпорядчої частини тексту наказу (розпорядження) беруть лише потрібний пункт або кілька пов’язаних між собою пунктів.

3. З реквізиту «Підпис» наказу (розпорядження) до витягу переносять назву посади керівника юрособи, його власне ім’я та прізвище. При цьому витяг із наказу (розпорядження) керівник юрособи не підписує.

4. Відмітка про засвідчення витягу з наказу (розпорядження) є обов’язковим реквізитом цього документа, що надає йому юридичної сили. Цей реквізит складається з таких елементів:

1. слів «Згідно з оригіналом» (без лапок);
2. назви посади, підпису, власного імені та прізвища особи, яка засвідчує витяг;
3. дати.

5. Підпис посадової особи, яка засвідчила витяг, скріплюється основною круглою печаткою юрособи (із зазначення її найменування та ідентифікаційного коду) або простою круглою печаткою структурного підрозділу (відділу кадрів або канцелярії).

Уніфікована форма та зразок

Місце розташування кожного із зазначених реквізитів продемонстровано в Уніфікованій формі витягу з наказу (розпорядження).

Уніфікована форма витягу з наказу (розпорядження)

Скориставшись наведеною уніфікованою формою, оформимо витяг із наказу про звільнення працівника.

Зразок витягу зі зведеного кадрового наказу юридичної особи

У витязі з наказу про звільнення буде зазначено чотири дати:

1. дата наказу, з якого виготовлено витяг;
2. дата звільнення працівника – у тексті витягу;
3. дата заяви працівника, що є підставою для видання наказу, оформленою під текстом документа;
4. дата виготовлення витягу з наказу у відмітці про засвідчення цього документа.

Детальніше про дати у наказах читайте у статті «Дата в реквізитах заяв, наказів та інших документів: варіанти оформлення»

І на завершення надаємо відповідь на досить цікаве запитання з нашої з Вами теми.

Підприємство зареєстровано у місті Мелітополі, яке зараз перебуває на тимчасово окупованій території. Підприємство з усіма працівниками евакуйовано до Запоріжжя. Відповідно, всі накази, копії та витяги з них ми складаємо у Запоріжжі. Який населений пункт ми повинні зазначати на витягах із наказів?

Місто Запоріжжя.

Місце складення наказу має відповідати назві населеного пункту, в якому фактично було його складено. Тому відповідно й назву цього населеного пункту буде перенесено і до витягу.

Висновки

1. Витяги доцільно виготовляти зі зведених кадрових наказів і розпоряджень, а копії – з індивідуальних.
2. Керівник юрособи не повинен проставляти свій особистий підпис у реквізиті «Підпис», відтвореному на витягу.
3. Юридичну силу витягу надає відмітка про засвідчення витягу з наказу (розпорядження), що є обов’язковим реквізитом цього документа.
4. Підпис посадової особи у відмітці про засвідчення витягу має бути скріплений відбитком печатки.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Мінікурс на тему:

Копія наказу про звільнення: правила оформлення

Статті та консультації на тему:

Копія наказу про звільнення: як скласти і завірити

Дата в реквізитах заяв, наказів та інших документів: варіанти оформлення

Витяг з наказу: оформлюємо правильно + зразок

Що оформити: копію чи витяг з наказу

Печатка на кадрових наказах: коли ставиться та чи обов’язково видавати копії працівникам