Дата в реквізитах заяв, наказів та інших документів: варіанти оформлення

1. Способи оформлення дати

Вимоги до реквізиту «Дата документа» встановлено Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020). Зокрема у п. 5.10 ДСТУ 4163:2020 зазначається, що датою документа є дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення. Крім того, датують усі службові відмітки, проставлені на документі, а саме: візу, резолюцію, відмітку про засвідчення копії документа, відмітку про надходження документа до юрособи, відмітку про ознайомлення з документом, відмітку про виконання документа.

Способи оформлення дати

Згідно з ДСТУ 4163:2020 дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом.

У разі оформлення дати цифровим способом її елементи зазначають арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. У цьому разі день місяця і місяць проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапку наприкінці не ставлять.

Дозволяється оформлювати дату у зворотній послідовності: рік, місяць, день місяця. Такий спосіб найчастіше використовують під час службового листування з іноземними партнерами, оскільки він відповідає міжнародній системі датування документів.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і в документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб зазначення дат із проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру.

Допустимо вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.».

У різних реквізитах одного документа, зокрема заяви, дата може бути оформлена як словесно-цифровим, так і цифровим способом.

Дати у заяві

Розглянемо дати у заяві працівника на прикладі зразка заяви про звільнення.

Отже, дат у заяві буде як мінімум п’ять, і оформлені вони будуть у такій послідовності:

1. дата у тексті;
2. дата підписання;
3. дата у візі;
4. дата реєстрації;
5. дата у резолюції.

Основною датою заяви є дата її підписання заявником. Ця дата проставляється у нижній частині документа під текстом ліворуч від підпису заявника.

Також у тексті переважної більшості заяв, зокрема про прийняття на роботу, переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу), звільнення з роботи, надання усіх видів відпусток тощо, має бути вказана дата відповідної управлінської дії стосовно працівника.

Заяви обов’язково візуються. Першим свою візу проставляє керівник структурного підрозділу, в якому працює або планує працювати особа, яка подає заяву. Ця віза засвідчує згоду керівника структурного підрозділу зі змістом заяви. Обов’язковим елементом реквізиту «Віза документа» є дата візування. Крім того, на підприємстві в інструкції з діловодства може бути визначено широке коло посадових осіб, які в обов’язковому порядку візують заяви працівників. Такими посадовими особами можуть бути:

1. керівник кадрової служби (особа, відповідальна за кадри на підприємстві);
2. керівник фінансової служби (головний бухгалтер);
3. юрисконсульт;
4. заступник керівника підприємства, який відповідає за напрям діяльності структурного підрозділу, в якому працює або планує працювати особа, яка подає заяву.

Відзначимо, що віза кожної посадової особи має бути датована цією посадовою особою власноруч.

Далі завізована заява підлягає реєстрації, під час якої обов’язково зазначається дата реєстрації. Якщо заява оформлена на бланку, то дату та реєстраційний індекс проставляють у спеціально передбачених для цих реквізитів місцях. Якщо на чистому аркуші паперу, то – у верхній частині лицьового боку аркуша ліворуч від реквізиту «Адресат».

І, нарешті, заява подається на розгляд керівника підприємства, який своє остаточне рішення з приводу прохання заявника висловлює у резолюції. Обов’язковим елементом реквізиту «Резолюція» є дата резолюції, яку керівник проставляє власноруч у день прийняття рішення щодо виконання заяви.

Резолюцію оформлюють рукописно безпосередньо на заяві нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту або на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку аркуша, але не на полі документа, призначеному для підшивання заяви у справу.

Основні дати в різних видах службових документів

Для наказів і розпоряджень, зокрема кадрових, основною є дата видання. Її проставляють нижче назви виду документа без відступу від межі лівого поля.

Для організаційних документів, зокрема штатного розпису, номенклатури справ, посадових і робочих інструкцій, що підлягають затвердженню безпосередньо керівником підприємства, основною є дата затвердження, яка проставляється керівником власноруч.

Наприклад:

В організаційних документах, зокрема інструкціях, правилах, положеннях, порядках, регламентах, затверджених розпорядчими документами, у грифі затвердження має бути зазначена дата видання відповідного розпорядчого документа.

Наприклад:

Для вихідних службових листів та інших видів зовнішніх інформаційно-аналітичних документів (довідок, доповідних і пояснювальних записок) основною є дата реєстрації цих документів, яка проставляється на бланку листа або у штампі підприємства в спеціально відведеному для неї місці згідно з журналом або реєстраційно-моніторингового карткою, призначеними для реєстрації вихідних документів.

Для вхідних службових листів та іншої кореспонденції основною є дата надходження на підприємство, яка проставляється у відмітці про находження документа рукописно або з використанням автоматичного нумератора у правому куті нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша оригіналу документа згідно з журналом або реєстраційно-моніторингового карткою, призначеними для реєстрації вхідних документів.

Наприклад:

Для внутрішніх службових документів, зокрема автобіографій, заяв, доповідних і пояснювальних записок, оформлених не на бланку, основною є дата підписання автором.

Основною датою акта є дата події, які заактовано. Якщо комісія працювала кілька днів, в акті вказують останній день роботи комісії.

Основною датою протоколу є дата проведення зборів (засідання, наради, конференції, з’їзду), а не дата його остаточного оформлення чи підписання. Якщо збори (засідання, нарада, конференція, з’їзд) тривали декілька днів, то через тире зазначають дати першого і останнього днів відповідного заходу.

На спільних документах, виданих двома або більше підприємствами, зазначається одна дата, яка відповідає даті проставлення останнього підпису.

Датування службових відміток на документах

Як зазначалося на початку статті, крім основної дати, що надається документові під час підписання, затвердження та/або реєстрації і забезпечує його юридичну силу, датуються усі службові відмітки, зроблені на документі під час його опрацювання та виконання.

Зокрема, дата входить до складу:

1. відмітки про засвідчення копії документа

1. відмітка про ознайомлення з документом

1. відмітка про виконання документа

Особливості датування електронних документів

Згідно зі ст. 5 Закону України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»

електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа

Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначає законодавство.

Зокрема дата підписання, засвідчення та реєстрації електронних документів оформлюється відповідно до вимог, встановлених п.п. 82–85 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 № 55 (далі – Постанова № 55).

Дата підписання визначається кваліфікованою електронною позначкою часу, що невід’ємно пов’язана з кваліфікованим електронним підписом.

Дата засвідчення визначається кваліфікованою електронною позначкою часу, що невід’ємно пов’язана з кваліфікованою електронною печаткою.

Дата реєстрації вихідного електронного документа автоматично формується системою електронного документообігу юрособи (веб-модулем системи взаємодії) у реєстраційно-моніторинговій картці під час його підписання.

Увага! Обов’язковому датуванню у реєстраційно-моніторинговій картці підлягають усі службові відмітки, пов’язані з проходженням та виконанням електронного документа (резолюції, відмітки про виконання документа, надсилання його до справи тощо)

На завершення нашої статті відповімо на одне досить цікаве запитання.

На підприємстві запроваджено систему електронного документообігу. Всі службові документи датуються і реєструються в цій системі. Між тим на підприємство від деяких кореспондентів надходять документи у паперовій формі. Чи потрібно у відмітці про надходження документа рукописним способом проставляти вхідний реєстраційний індекс і дату надходження паперового документа?

Ні, не потрібно.

Для забезпечення єдиної реєстрації документів у електронній та паперовій формах в автоматизованому режимі заповнюють реєстраційно-моніторингову картку, до якої вносять всі обов’язкові, додаткові та у разі потреби інші реквізити документа, зокрема вхідні реєстраційний індекс і дата. При цьому на документ, що надійшов у паперовій формі, після реєстрації шляхом друку наносять його штрих-код або QR-код, присвоєний системою електронного документообігу підприємства, та створюють фотокопію, яку реєстратор вносить до реєстраційно-моніторингової картки. Відзначимо, що штрих-код проставляють у центрі нижнього поля першої сторінки документа, QR-код (21 мм × 21 мм) – у нижньому лівому куті першої сторінки документа.

Висновки

1. Дата – обов’язковий реквізит усіх службових документів, створених на підприємстві та отриманих підприємством.
2. Дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом згідно з вимогами ДСТУ 4163:2020.
3. У разі запровадження на підприємстві системи електронного документообігу датування документа та його окремих реквізитів (службових відміток), пов’язаних з проходженням та виконанням документа, здійснюється шляхом автоматизованої фіксації кваліфікованої електронної позначки часу у відповідному реквізиті (службовій відмітці).

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Шаблони та зразки документів:

Інструкція з діловодства

Інструкція з діловодства в електронній формі

Інструкція з кадрового діловодства

Статті на тему:

Інструкція з діловодства — на що звернути увагу під час розробки

Довідки від роботодавця: оформлюємо за ДСТУ 4163:2020

Бланки службових документів: уникаємо помилок при оформленні

Зміни до реквізитів наказу на підставі іншого наказу

Накази з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань: спільні риси та відмінності