Копія наказу про звільнення: правила оформлення

1. Чи зобов’язаний роботодавець видавати копію наказу про звільнення й у який строк
2. Які документи регулюють оформлення копій наказів про звільнення
3. Чому важливо, щоб оригінал наказу про звільнення був підписаний керівником
4. Як правильно ознайомити працівника з наказом про звільнення
5. Як виготовити копію наказу про звільнення і скільки примірників потрібно
6. З якого виду наказу краще робити копію – індивідуального чи зведеного
7. Чим копія наказу відрізняється від витягу і що саме слід видавати працівнику
8. Як засвідчити копію наказу про звільнення, щоб вона мала юридичну силу
9. Чи потрібно ставити печатку на копії наказу про звільнення
10. Чи потрібно зараз проставляти слово «Копія» на документі
11. Як засвідчувати копії наказів, якщо документ має кілька сторінок
12. Як правильно вручити копію наказу про звільнення працівнику
13. Які наслідки та штрафи чекають на роботодавця за невчасну видачу копії наказу
14. Висновки

Чи зобов’язаний роботодавець видавати копію наказу про звільнення й у який строк

Від 10 червня 2021 року роботодавець зобов’язаний у день звільнення працівника видавати йому копію наказу про звільнення незалежно від підстав припинення трудового договору – за власним бажанням, за угодою сторін, з ініціативи роботодавця чи з інших підстав.

Такий обов’язок для всіх роботодавців, включно з фізособами-підприємцями, закріпила оновлена редакція статті 47 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП).

Отже, вимога щодо видачі копії наказу про звільнення у день звільнення прямо передбачена нормами трудового законодавства.

Які документи регулюють оформлення копій наказів про звільнення

Вважливо пам’ятати, що копія – це не просто роздруківка, а документ, який точно відтворює зміст або інформацію оригіналу документа. У певних випадках вона має відображати й окремі зовнішні ознаки.

Правила оформлення копій документів закріплені у главі 11 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5), а також у п. 5.26 ДСТУ 4163-2020, які визначають порядок їх виготовлення, засвідчення та видачі.

Крім того, на підприємстві повинна бути інструкція з діловодства, яка визначає осіб, уповноважених засвідчувати копії документів. Як правило, за засвідчення копій наказів відповідає працівник відділу кадрів (або відповідальний за кадровий облік працівник).

Чому важливо, щоб оригінал наказу про звільнення був підписаний керівником

Щоб у день звільнення працівник отримав належним чином оформлену копію наказу, відповідальна особа за її засвідчення має виконати кілька важливих дій.

І головна дія тут – переконатися, що оригінал наказу про звільнення виданий і підписаний керівником, адже копію наказу виготовляють лише на підставі належним чином оформленого оригіналу. Якщо у наказі про звільнення відсутній підпис керівника, з юридичного погляду такого документа не існує. Розпорядчий документ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації, якщо інше не передбачено в тексті. Про це наголошено в Правилах № 1000/5. Відсутність підпису керівника нівелює сам факт існування оригіналу наказу, а отже – і факт звільнення працівника. Таким чином, якщо немає належним чином оформленого оригіналу наказу, виготовити його копію неможливо.

Як правильно ознайомити працівника з наказом про звільнення

Наступний крок – ознайомити працівника з наказом під особистий підпис. Для цього в наказі проставляється відмітка про ознайомлення з наказом.

Наприклад:

Як виготовити копію наказу про звільнення і скільки примірників потрібно

Наступним етапом є підготовка копій наказу. Їх виготовляють з оригіналу за допомогою ксерокса, сканера або інших засобів копіювання.

Зазвичай роблять мінімум три копії: оригінал зберігається у кадровій службі, одну копію передають до бухгалтерії, другу – видають працівникові під час звільнення, а третю додають до його особової справи.

З якого виду наказу краще робити копію – індивідуального чи зведеного

Зверніть увагу: копію найдоцільніше виготовляти саме з індивідуального кадрового наказу, який фіксує управлінську дію щодо конкретного працівника. Якщо йдеться про зведений наказ, краще зробити витяг, бо інформація з копії всього документа для одного працівника буде зайвою.

Чим копія наказу відрізняється від витягу і що саме слід видавати працівнику

Різниця між копією документа та витягом полягає в тому, що копія відтворює повний зміст і реквізити оригіналу, а витяг містить лише окрему частину тексту документа. Згідно зі ст. 47 КЗпП, у день звільнення працівнику слід надати саме копію наказу про звільнення, а не витяг.

Тож, безпечна позиція – виготовляти індивідуальні накази про звільнення, щоб можна було виготовити із них саме копії.

Як засвідчити копію наказу про звільнення, щоб вона мала юридичну силу

Щоб копія набула юридичної сили, вона має бути засвідчена в установленому порядку. Згідно з Правилами № 1000/5, саме належним чином засвідчена копія вважається юридично значущою.

Для цього під реквізитом «Підпис» і, за наявності, візою робимо напис: «Згідно з оригіналом», зазначаємо посаду відповідальної особи, її підпис із розшифруванням (ім’я та прізвище великими літерами) і дату засвідчення.

Наприклад, відповідальною особою за засвідчення копій документів на підприємстві є начальник відділу кадрів Катерина Мишко. Вона при засвідченні копії наказу про звільнення вносить такий запис:

Чи потрібно ставити печатку на копії наказу про звільнення

Напис про засвідчення копії скріплюють печаткою підприємства або печаткою структурного підрозділу підприємства за наявності.

Увага! Використання печаток підприємствами не є обов’язковим. Це питання раніше регулювала ст. 58¹ Господарського кодексу України. Втім ця норма вже не чинна, оскільки Господарський кодекс втратив силу. Тож питання використання печатки юридичною особою слід визначати відповідно до положень її установчих документів. Якщо печатка передбачена – її слід проставляти на копії наказу про звільнення

Чи потрібно зараз проставляти слово «Копія» на документі

Ще одна важлива деталь: нині Правила № 1000/5 не містять вимоги ставити слово «Копія» у верхньому правому куті наказу про звільнення. Раніше відсутність такої відмітки на копії могла ставати підставою вважати її незасвідченою. Водночас вимога проставляти штамп «Копія» залишається чинною для архівних копій та витягів.

Як засвідчувати копії наказів, якщо документ має кілька сторінок

Якщо наказ містить більше однієї сторінки, всі сторінки копії нумеруються, а відмітку про засвідчення копії можна доповнити записом про загальну кількість аркушів. За рішенням установи або на її вимогу допускається засвідчувати копії документів поаркушно.

Оформлення копій наказу про звільнення та інших кадрових документів докладно розглядаємо на курсі «Кадрові документи за Збірником та ДСТУ 2020, їх реєстрація: обов'язкові реквізити та зразки». Цей курс – більше ніж лекції. Це новий рівень впевненості у власній кваліфікації

Як правильно вручити копію наказу про звільнення працівнику

Засвідчену копію наказу про звільнення вручають працівнику під особистий підпис. Законодавство не визначає, де саме працівник має розписатися за отримання копії, тому такі правила рекомендуємо закріплювати, наприклад, в інструкції з діловодства підприємства. Найпоширеніший спосіб зафіксувати факт видачі копії у день звільнення – отримати підпис працівника прямо на оригіналі наказу: «Копію наказу отримав», далі – особистий підпис, власне ім’я та прізвище працівника і дата отримання. Рекомендується, щоб такий напис працівник залишив й на копії наказу про звільнення, яка видається цьому працівнику.

Наприклад:

Які наслідки та штрафи чекають на роботодавця за невчасну видачу копії наказу

Невчасне видання копії наказу про звільнення загрожує роботодавцю фінансовими наслідками та дає працівникові підстави оскаржити дії роботодавця. Відповідно до ч. 5 ст. 235 КЗпП, якщо копію не видано в день звільнення з вини роботодавця, він зобов’язаний виплатити працівникові середній заробіток за весь період затримки.

Висновки

1. Видача копії наказу про звільнення у день звільнення є обов’язком роботодавця, закріпленим ст. 47 КЗпП.
2. Копія – це не просто роздруківка, а документ, який точно відтворює зміст оригіналу і належним чином засвідчується відповідальною особою.
3. Для законності процедури важливо, щоб оригінал наказу був підписаний керівником, а копія – виготовлена та оформлена згідно з Правилами № 1000/5 та у ДСТУ 4163-2020.
4. Невиконання цього обов’язку загрожує фінансовою відповідальністю роботодавця та дає працівникові право на оскарження: він може вимагати виплату середнього заробітку за весь період затримки.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Інструкція з діловодства

Інструкція з діловодства в електронній формі

Наказ про звільнення за власним бажанням працівника з роботи за сумісництвом

Наказ про звільнення за угодою сторін до закінчення строку трудового договору

Наказ про звільнення за власним бажанням у 2024 році (типова форма № П-4)

Статті на тему:

Алгоритм дій роботодавця у день звільнення

Копія наказу про звільнення: як скласти і завірити

Засвідчення копій різних документів: питали – відповідаємо

Витяг з наказу: оформлюємо правильно + зразок