Алгоритм дій роботодавця у день звільнення

1. Загальні правила законодавства
2. Видання наказу про звільнення
3. Оформлення та надання працівнику необхідних документів
4. Оформлення трудової книжки
5. Здійснення розрахунку з працівником
6. Особливості звільнення матеріально-відповідальної особи
7. Особливості звільнення військовозобов’язаної особи
8. Висновки

Загальні правила законодавства

Основні обов’язки, які має виконати роботодавець при звільненні працівника, прописані в ст. 47 та ст. 116 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП).

Зокрема, у день звільнення роботодавець зобов’язаний:

1. видати працівнику копію наказу (розпорядження) про звільнення,
2. видати письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні;
3. провести остаточний розрахунок у строки, визначені ст. 116 КЗпП,
4. на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника

Згідно зі ст. 116 КЗпП, при звільненні працівника виплата всіх сум, що належать йому від підприємства, установи, організації, проводиться в день звільнення. А якщо працівник в день звільнення не працював, то зазначені суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред'явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок.

Зважаючи на вищеназвані статті КЗпП, а також на інші норми законодавства, розглянемо, що має виконати роботодавець у день звільнення працівника.

Крок 1. Видання наказу про звільнення

Наказ про звільнення можна скласти або за типовою формою № П-4, затвердженою наказом № 489, або у довільній формі із зазначенням усіх необхідних реквізитів, які вказані у типовій формі.

Обов’язково зазначте у наказі:

1. Дату звільнення. Пам’ятайте, що днем звільнення вважається останній день роботи (п. 2.27 Інструкції № 58).
2. Причину і підстави звільнення з посиланням на відповідну норму КЗпП.
3. Розмір вихідної допомоги (за наявності), а також потрібно вказати у наказі розмір компенсації за невикористані дні щорічної відпустки та соцвідпустки на дітей або вказати перевикористані дні щорічної відпустки для відрахування наперед виплачених відпускних.

Оформляти наказ про звільнення слід з дотриманням вимог ДСТУ 4163:2020.

З наказом необхідно ознайомити працівника під підпис.

Крок 2. Оформлення та надання працівнику необхідних документів

У день звільнення роботодавець має видати працівнику наступні документи:

1. Копію наказу (розпорядження) про звільнення.
2. Письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні.

Копію наказу про звільнення слід оформити згідно з вимогами, встановленими гл. 11 розд. ІІ Правил № 1000/5 та п. 5.26 ДСТУ 4163:2020.

Відповідно до вимог цих документів, оформити копію наказу про звільнення потрібно, дотримуючись наступних правил:

1. на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія» (така вимога повернулася до гл. 11 розд. ІІ Правил № 1000/5 з 04.04.2026);
2. у копії наказу має бути посвідчувальний напис «Згідно з оригіналом». У цьому написі також мають бути зазначені найменування посади особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, ім’я та прізвище, а також дата посвідчення копії. Зазвичай на підприємстві копії наказів засвідчує особа, яка уповноважена посадовими обов’язками оформляти кадрові документи (наприклад, начальник відділу кадрів);
3. посвідчувальний напис скріплюється відбитком печатки відповідного структурного підрозділу (наприклад, печаткою відділу кадрів) або відповідною печаткою «Для копій». Якщо таких печаток немає, то можна скористатися печаткою підприємства (за наявності). За такої умови печатку на копії наказу про звільнення проставляють тоді, коли це передбачено Інструкцією з діловодства підприємства.

Не забудьте отримати у працівника, який звільняється, підпис про те, що він не тільки ознайомлений з наказом про звільнення, а й про те, що він отримав його копію (із зазначенням дати отримання).

Письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні оформлюється у довільній формі, затвердженої форми такого повідомлення немає.

Але у повідомленні мають бути відомості, зазначені у ст. 116 КЗпП. Так, слід зазначити в повідомленні відомості про суми, нараховані та виплачені працівникові при звільненні, із зазначенням окремо кожного виду виплати (основна та додаткова заробітна плата, заохочувальні та компенсаційні виплати, інші виплати, на які працівник має право згідно з умовами трудового договору і відповідно до законодавства, зокрема і при звільненні).

Завірте повідомлення підписом посадової особи, уповноваженої на підпис таких документів згідно з посадовими обов’язками (наприклад, підписом головного бухгалтера). Також радимо зафіксувати факт отримання повідомлення працівником, який звільняється. Наприклад, складіть повідомлення у двох примірниках: перший – для видавання працівнику, другий (з підписом працівника про отримання) – для зберігання у роботодавця.

Крок 3. Оформлення трудової книжки

Якщо трудова книжка зберігається у працівника, то запис про звільнення вноситься до неї на вимогу працівника (ч. 1 ст. 47 КЗпП).

Якщо ж трудова книжка зберігається у роботодавця, то в день звільнення він має оформити трудову книжку відповідно до вимог Інструкції № 58, внести в неї запис про звільнення та видати працівнику під підпис. Працівник має розписатися про отримання трудової книжки:

1. В Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма П-10, затверджена наказом № 277).
2. В Особовій картці працівника (типова форма П-2, затверджена наказом № 495/656).

Нагадаємо, що записи про причини звільнення у трудовій книжці мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю КЗпП (п. 2.26 Інструкції № 58).

Увага! Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то роботодавець в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки (п. 4.2 Інструкції № 58). А пересилання трудової книжки поштою допускається тільки за письмовою згодою працівника.

Крок 4. Здійснення розрахунку з працівником

При здійсненні остаточного розрахунку з працівником, що звільняється, роботодавець має виплатити йому такі суми:

1. заробітну плату за поточний період до дати звільнення (оклад / тарифна ставка, премії, інші заохочувальні та компенсаційні виплати);
2. вихідну допомогу у випадках, визначених ст. 44 КЗпП. Додаткові в порівнянні з цією нормою КЗпП підстави для виплати вихідної допомоги можуть бути передбачені колективним або трудовим договором;
3. компенсацію за всі невикористані дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки на дітей, якщо працівник мав право на таку відпустку (ст. 24 Закону про відпустки).

Також роботодавцю слід розрахуватися з працівником відносно підзвітних сум, якщо такі суми надавалися працівнику.

Важливо! При здійсненні остаточного розрахунку з працівником, роботодавець не тільки нараховує відповідні суми, але й здійснює відповідні утримання із заробітної плати, наприклад утримує суму боргу працівника за матеріальну шкоду, заподіяну підприємству внаслідок порушення покладених на нього трудових обов'язків

Але, здійснюючи такі утримання, слід дотримуватися обмежень розміру відрахувань із заробітної плати, встановлених ст. 128 КЗпП (загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20 %, а у випадках, окремо передбачених законодавством – 50 % заробітної плати, яку треба виплатити працівнику).

Працівник, який звільняється, використав дні щорічної відпустки наперед. Чи можна утримати з нього відпускні за невідпрацьований ним період?

Так, роботодавець має право утримати з працівника суму відпускних за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року.

Таке утримання здійснюється на підставі ст. 22 Закону про відпустки. Однак, зверніть увагу, що це загальне правило, і воно має винятки. Перелік випадків, коли відрахування отриманої наперед суми відпускних не провадиться, зазначений в ч. 2 ст. 22 Закону про відпустки (наприклад, якщо працівник звільняється у зв’язку з виходом на пенсію).

Особливості звільнення матеріально-відповідальної особи

Якщо звільняється працівник, який є матеріально відповідальною особою, роботодавець має провести позапланову інвентаризацію. Це вимога п. 7 Положення № 879. Така інвентаризація проводиться на день приймання-передавання справ в обсязі активів, які знаходяться на відповідальному зберіганні у матеріально-відповідальній особи.

Отже, при такому звільненні роботодавцю необхідно скласти до моменту звільнення акт приймання-передавання справ, а також оформити результати позапланової інвентаризації відповідно до вимог Положення № 879.

Особливості звільнення військовозобов’язаної особи

Якщо звільняється працівник, який підлягає персональному військовому обліку, то роботодавцю, крім вищезгаданих кроків, необхідно також виконати вимоги Порядку № 1487, а саме:

1. повідомити ТЦК про звільнення такого працівника. Необхідно подати в ТЦК повідомлення за формою, наведеною в додатку 4 до Порядку № 1487, протягом 7 днів з дати звільнення працівника (п. 34 Порядку № 1487);
2. внести зміни до Списків персонального військового обліку, а також до відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів протягом 5 днів з дати звільнення працівника (п. 42 Порядку № 1487).

Висновки

Звільняючи працівника, роботодавець має виконати у день звільнення наступні обов’язки:

1. Видати наказ про звільнення та ознайомити з ним працівника під підпис.
2. Видати працівнику копію наказу (розпорядження) про звільнення та письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні.
3. Оформити та видати трудову книжку (якщо вона зберігається у роботодавця) або внести в трудову книжку запис про звільнення на вимогу працівника (якщо трудова книжка зберігається у працівника).
4. Здійснити остаточний розрахунок з працівником.
5. Оформити інші документи для окремих категорій працівників.

Оксана КОВАЛЬЧУК, редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Наказ про звільнення працівника у зв'язку із закінченням строку трудового договору

Наказ про звільнення за угодою сторін (довільна форма)

Наказ про звільнення за власним бажанням

Зразок наказу про звільнення за власним бажанням з копією та відміткою про отримання

Повідомлення про нараховані суми, належні працівникові при звільненні

Повідомлення про необхідність отримання працівником трудової книжки

Повідомлення про розрахунок при звільненні та необхідність отримання трудової книжки

Статті та консультації на тему:

Копія наказу про звільнення: як скласти і завірити

Звільнення працівника: що обовʼязково перевірити кадровику

Звільнення за власним бажанням: з/без відпрацювання 2 тижнів та скасування припинення трудового договору

Онлайн-звільнення працівників: алгоритм та нюанси

Вихідна допомога при звільненні працівника: кому та скільки виплачувати

Напис про отримання копії наказу про звільнення: надрукований чи написаний