Переведення працівника: чи сканувати запис до трудової книжки та наказ

Працівника прийнято на роботу в 2020 році. Трудову книжку оцифровано у 2022 році. Працівника з 18.08.2025 буде переведено на іншу посаду. Чи потрібно зараз сканувати окремий запис у трудовій книжці та/або наказ про переведення і подавати сканкопії до ПФУ?


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️ :


Ні, додатково нічого сканувати/оцифровувати не потрібно.


Про переведення працівника на іншу посаду вносимо запис до трудової книжки за замовчуванням (якщо трудова книжка зберігається у роботодавця) або на вимогу працівника (якщо трудова книжка зберігається у працівника, зокрема, щодо прийнятих після 10.06.2021).


У п. 6 Порядку №11-1 вказано:

Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово

Тобто, якщо відомості з трудової книжки вже було передано до ПФУ шляхом сканування/оцифрування, то всі наступні записи вже не скануємо і не оцифровуємо. Зокрема, сканувати тільки запис про переведення і подавати його до ПФУ – не треба.


Крім того, не встановлено обов’язку для роботодавця сканувати і передавати до ПФУ наказ про переведення працівника.

Немає часу шукати відповіді годинами? Скористайтеся Сервісом «ОК» – експерти дадуть чітке, практичне пояснення, яке можна застосувати відразу

Відомості про переведення потраплять до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (а фактично до е-трудової) автоматично, коли буде подано Об’єднану зарплатну звітність (зокрема, додаток Д5).


Отже, якщо трудову книжку було відскановано і подано на портал ПФУ, то сканувати наступні записи, в тому числі про переведення, або подавати скан-копію наказу не треба.


Також, за потреби скан-копії документів зможе долучити сам працівник.


👌 Сервіс «Особистий Консультант» — це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.

Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».


Джерело: kadroland


Мінікурси на тему:


Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року

ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити


Статті та консультації на тему:


Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань

Трудова книжка у 2025 році: зберігання, записи, електронне наповнення

Наказ про сканування трудових книжок до ПФУ

Передача сканкопій дипломів до ПФУ: коли необхідно надсилати

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇