Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань

1. Чи сканувати трудові книжки при звільненні працівників
2. Чи доповнювати відскановану трудову новими записами
3. Як дізнатися, чи відскановано трудову книжку працівника
4. Як подати відомості на працівника, якого роботодавець не бачить у кабінеті
5. Яка черговість передавання до ПФУ відомостей з паперових трудових
6. Чи оцифровувати трудові книжки пенсіонерів
7. Чи видавати працівнику трудову книжку після сканування
8. Висновки

Чи сканувати трудові книжки при звільненні працівників

Типове питання:

Звільняємо працівника. Чи зобов’язаний роботодавець в день звільнення оцифрувати/відсканувати його трудову книжку?

Відповідь порадує: у роботодавця немає безумовного обов’язку з оцифрування чи передачі скан-копій паперових трудових книжок працівників до ПФУ.

Аргументуємо.

По-перше, відомості про трудову діяльність працівника подаються до ПФУ (п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1, далі — Порядок № 11-1):

1. працівником особисто. Тобто слід «завітати» до ПФУ;
2. працівником через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. Тобто через кабінет застрахованої особи на порталі ПФУ;
3. страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження. Тобто роботодавцем/страхувальником або представником роботодавця/страхувальника (наприклад, інспектором з кадрів) через кабінет страхувальника на порталі ПФУ.

Як бачимо, роботодавець може, але не зобов’язаний подавати скан-копію трудової книжки працівника чи оцифровувати її.

По-друге, відповідно до ч. 1 ст. 47 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні та провести з ним остаточний розрахунок. Також на вимогу працівника слід внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника. Наголошуємо, що перелік дій, які має виконати роботодавець при звільненні працівника, є вичерпним, і оцифрування чи сканування трудових книжок сюди не входить.

Резюмуємо: при звільненні працівника роботодавець може, але не зобов’язаний сканувати чи оцифровувати трудову книжку працівника.

Якщо ви все ж таки вирішите виконати таку процедуру, пам’ятайте:

1. між оцифруванням чи скануванням краще обрати сканування – це простіше і безпечніше;
2. краще допомогти працівнику передати відомості на портал ПФУ через його особистий кабінет, тобто кабінет застрахованої особи. У цьому випадку, якщо звернення потребуватиме уточнень, то повідомлення про це прийде на особистий кабінет застрахованої особи (працівника) і, відповідно, саме він повинен буде відреагувати. Інакше уточнювати дані повинен буде роботодавець, причому щодо особи, яка вже фактично не працює.

Чи доповнювати відскановану трудову новими записами

Наступне питання:

Успішно додали скан-копію трудової книжки на портал ПФУ. Працівник звільняється і просить внести запис про звільнення до його трудової книжки. Чи слід сканувати такий запис і подавати на портал ПФУ?

І знов гарні новини для роботодавця: ні, повторно нічого подавати не треба.

У п. 6 Порядку №11-1 вказано:

Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово

Тобто, якщо відомості з трудової книжки вже було передано до ПФУ шляхом сканування, то всі наступні записи вже не скануємо. У цьому випадку вносимо запис до трудової книжки за замовчуванням (якщо трудова книжка зберігається у роботодавця) або на вимогу працівника (якщо трудова книжка зберігається у працівника, зокрема, щодо прийнятих після 10 червня 2021 року). Крім того, видаємо паперову трудову книжку працівнику, якщо вона й досі зберігається на підприємстві. Нагадаємо, що це важливо зробити в день звільнення!

Відомості про звільнення потраплять до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (а фактично до е-трудової) автоматично, коли буде подано Об’єднану зарплатну звітність (зокрема, додаток Д5).

Висновок такий: якщо трудову книжку було відскановано і подано на портал ПФУ, то сканувати наступні записи, в тому числі про звільнення, не треба.

Як дізнатися, чи відскановано трудову книжку працівника

Як дізнатись, чи надавав попередній роботодавець скан-копії трудової книжки?

Таким питанням опікуються зазвичай при прийнятті працівника на роботу, адже не всі новоприйняті працівники знають чи було оцифровано/відскановано їх трудову книжку колишнім роботодавцем. На жаль, на нормативному рівні така процедура не передбачена. Зауважимо, що тривалий час єдиним рішенням було очікувати на подання Об’єднаної зарплатної звітності, щоб встановити зв’язок між компанією і новим працівником. Тільки тоді поточний роботодавець міг отримати відомості з е-трудової.

Але наразі з’явилася можливість «обійти» цю прогалину. Зокрема, тепер працівник може дати дозвіл новому роботодавцю на отримання витягу з електронної трудової книжки. Як це зробити технічно, розповідала Ольга Хільчук.

Як подати відомості на працівника, якого роботодавець не бачить у кабінеті

Як передати відомості з паперової трудової книжки до ПФУ, якщо працівник «не світиться» у кабінеті страхувальника на порталі ПФУ?

Можуть виникати ситуації, коли страхувальник не має доступу до даних працівників, які перебувають із ним у трудових відносинах. Зокрема, це стосується мобілізованих, працівників чи працівниць, що перебувають у відпустці для догляду за дитиною до 3 (6) років тощо.

У таких випадках у роботодавця немає можливості відсканувати чи оцифрувати трудові книжки працівників.

Працівники можуть самостійно подати скан-копії паперової трудової книжки через свій кабінет застрахованої особи на порталі ПФУ. Роботодавець може допомогти їм у цьому: надати скан-копії трудових книжок, навчити користуватися кабінетом застрахованої особи.

Яка черговість передавання до ПФУ відомостей з паперових трудових

У п. 2 постанови ПФУ «Про порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок» від 01.06.2022 №8-3 визначено:

<…>відомості про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі подаються <…>з урахуванням першочергового подання та опрацювання відомостей про трудову діяльність осіб, яким до настання права на пенсію за віком відповідно до частини першої статті 26 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» залишилося 2 і менше років, та про трудову діяльність осіб за період до 01 липня 2000 року.

Тож, у першу чергу до ПФУ передавайте відомості про трудову діяльність із паперової трудової книжки щодо:

1. працівників, яким до настання права на пенсію за віком залишилося 2 і менше роки;
2. працівників, у яких була трудова діяльність за період до 01 липня 2000 року.

Чи оцифровувати трудові книжки пенсіонерів

Ані у постанові №8-3, ані у Порядку №11-1 не визначено: подавати чи ні відомості про трудову діяльність із паперової трудової книжки працівників, які вже отримують пенсію. Заразом фахівці ПФУ роз’яснювали: паперові трудові книжки працівників пенсіонерів не сканують і не оцифровують, оскільки за такими працівниками уже сформовані пенсійній справи. Тому і потреби у передачі скан-копій паперових трудових книжок або їхньому оцифруванні для працівників-пенсіонерів немає.

Чи видавати працівнику трудову книжку після сканування

В жодному нормативному документі не зазначено, що подання скан-копії трудової книжки до ПФУ є підставою видати її працівнику. Якщо розібратися, то наразі існують такі підстави для видачі трудової книжки працівнику:

1. звільнення працівника (абз. 5 п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58, ст. 47 КЗпП – для трудових книжок);
2. завершення включення ПФУ до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників (п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 №1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»).

Однак тут постає питання, що вважати «завершенням включення до реєстру»: прийняття пенсійним фондом скан-копій конкретної трудової книжки чи взагалі весь перехідний етап, який триває по 10 червня 2026 року? Як бачите, однозначний висновок тут зробити не можна. Тож ми б не радили видавати трудові книжки після подання скан-копій, посилаючись тільки на цю норму.

Водночас маємо підказку, як все ж таки видати трудову книжку працівнику після подання скан-копій й у процесі трудових відносин. Так, Держпраці не вбачає підстав для відмови працівнику у видачі трудової книжки, що зберігається у роботодавця, на його вимогу. Заяву працівника щодо отримання трудової бажано оформити письмово.

Більше цікавого та корисного про сканування трудових книжок дивіться у нашому спеціальному курсі «Сканування трудової книжки – встигнути до 10.06.2026: дії роботодавця і працівників, статуси та робота на ПФУ». Там ми на живих прикладах розбираємо питання, які можуть виникати під час сканування та подання документів до ПФУ. Курс доступний для усіх передплатників нашої платформи

Висновки

1. При звільненні роботодавець не зобов’язаний сканувати трудову книжку працівника та подавати отримані скан-копії до ПФУ.
2. Якщо трудову книжку відскановано й передано до ПФУ, то сканувати й подавати до ПФУ наступні записи не треба.
3. Побачити чи відсканована трудова книжка попереднім роботодавцем, можна через надання дозволу працівником або після подання Об’єднаного звіту.
4. Якщо не бачите працівника на порталі ПФУ, то подати скан-копію трудової може сам працівник, а роботодавець може допомогти йому в цьому
5. Оцифровувати трудові книжки працівників, які вже отримують пенсію не потрібно.

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Мінікурси на тему:

Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року

ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити

Статті та консультації на тему:

Як вносити запис про навчання до трудової книжки працівника

Як видати трудову книжку працівнику

Трудова книжка у 2025 році: зберігання, записи, електронне наповнення

Чи потрібно підписувати скан-копії трудової книжки для ПФУ