
Трудова книжка
23.05.2025
Як видати трудову книжку працівнику
Знайома багатьом кадровикам ситуація: трудова книжка зберігається у роботодавця, а працівник просить її видати. Чи можна видати працівнику трудову книжку? Чи має він написати заяву? А може видати наказ про передачу трудової книжки працівнику? Розберемось разом

Законодавчі підстави для видачі трудової книжки
Чинне законодавство передбачає лише три випадки для видачі працівнику трудової книжки:
- при звільненні (абз. 5 п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мінюсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58);
- після завершення Пенсійним фондом процесу включення відомостей до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», далі — Закон № 1217);
- під час дії воєнного стану (ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», далі — Закон № 2136).
Тобто, якщо працівник продовжує роботу на підприємстві та просить видати йому трудову книжку, роботодавець має право це зробити або після передачі до ПФУ відсканованих трудових книжок всіх працівників, або керуючись нормами Закону № 2136.
Дії працівника та роботодавця
Держпраці роз’яснила, що правовий режим воєнного стану не визначає особливих умов зберігання трудових книжок працівників.
Після завершення оцифрування трудових книжок, їх передачі до ПФУ, включення відомостей про трудову діяльність працівників до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, роботодавець має право видати трудові книжки на руки працівникам.
В такому випадку радимо видати наказ про видачу трудових книжок. Своєю чергою Працівники мають розписатися за їх отримання.
Стаття 7 Закону № 2136 надає роботодавцям широкі можливості для організації ведення діловодства на підприємстві, оформлення та зберігання трудових книжок працівників. Зокрема, за умови ведення активних бойових дій в місці розташування підприємства роботодавці мають право видати працівникам трудові книжки на руки.
Утім, наразі законодавство про працю не передбачає обов’язку роботодавця зберігати трудові книжки.
Якщо працівник просить видати йому трудову книжку, він має подати заяву з обґрунтуванням необхідності її видачі, а роботодавець – видати трудову книжку під особистий підпис.
Обліковувати видачу трудових книжок простіше за все, якщо оформити Журнал обліку тимчасово виданих трудових книжок (див. зразок), де працівник розписується за отримання та повернення трудової книжки.
Зразок журналу обліку тимчасово виданих трудових книжок
Журнал
обліку тимчасово виданих трудових книжок
____________________________________
Розпочатий «__» ________202__р.
Закінчений «__» ________202__р.
№ з/п | Отримання | Повернення | |||||
Прізвище, ім’я та по батькові працівника | № трудової книжки | Дата | Підпис | Дата | Прізвище, ім’я та по батькові особи, яка отримує трудову книжку | Підпис | |
Галина БЄЛІКОВА, експерт із кадрових питань
Шаблони та зразки документів:
Заява працівника про видачу трудової книжки
Наказ про видачу трудової книжки працівнику
Стаття на тему:
Паперова трудова книжка: зберігання та внесення записів у перехідний період
Військовий облік
12.09.2026
Працівник з ВОС 999097, потребує БЗВП і червоною стрічкою: чи повідомляти ТЦК та чим загрожує роботодавцю
Взяли на роботу чоловіка, у якого є ВОД, але там вказана військово-облікова спеціальність 999097 потребує проходження БЗВП, а крім того, має червону стрічку. Я так розумію, що це не порушення і могли приймати на роботу? Чи повідомляти ТЦК про порушення?

Відповідальність / Перевірки
11.09.2026
Роботодавців хочуть штрафувати за порушення безпеки працівників: Уряд схвалив законопроєкт
10 вересня 2026 року Уряд схвалив законопроєкт, який передбачає відповідальність за порушення вимог безпеки та захисту здоров’я працівників на роботі. Зміни можуть безпосередньо вплинути на роботодавців

Відповідальність / Перевірки
11.09.2026
Передчасне знищення кадрових документів на підприємстві: хто і як відповідатиме
Кадрові документи на підприємстві зберігають за певними правилами. Строки збереження документів встановлені законодавством. Але на практиці буває так, що кадрові документи знищені передчасно (через помилки в обчисленні строку зберігання, недбалість працівника тощо). У статті поговоримо, як за це можуть покарати винних осіб та які інші негативні наслідки можуть чекати на підприємство

Медперсонал
11.09.2026
З 11 вересня ПФУ надсилатиме повідомлення про порушення та вимоги про компенсацію лікарняних: новий Порядок
Постановою правління від 04.08.2026 №31-1 Пенсійний фонд затвердив новий порядок, який передбачає направлення вимог про компенсацію виплачених лікарняних, якщо листок непрацездатності був оформлений на підставі необґрунтованого медичного висновку. У разі несплати коштів або неоскарження вимоги ПФУ зможе передавати її до виконавчої служби для примусового стягнення, а на суму боргу нараховуватиметься пеня

Діловодство
11.09.2026
МОН затвердило 5 примірних договорів для коледжів і роботодавців: що змінилося
МОН затвердило п’ять примірних договорів про співпрацю у сфері професійної освіти. Документи стосуються дуального навчання, розроблення освітніх програм, стажування педагогів, використання обладнання роботодавців та практичної підготовки здобувачів освіти

Військовий облік
11.09.2026
Хто може отримати відстрочку через «Резерв+» у вересні: 11 підстав для онлайн-оформлення
У Міноборони продовжують розширювати перелік відстрочок, доступних у «Резерв+», однак станом на вересень 2026 року онлайн оформити можна лише визначені види. Кому доступна електронна відстрочка та коли все ще доведеться звертатися особисто – далі

Військовий облік
11.09.2026
11.09.2026 Міноборони змінило порядок виключення з військового обліку: що з бронюванням
11 вересня 2026 року Міноборони повідомило про автоматичне виключення з військового обліку після досягнення граничного віку. Для роботодавців важливо: після виключення автоматично скасовується чинне бронювання працівника, якщо воно було

Соціальне страхування / Пенсії
11.09.2026
Не чекайте квітня: пенсіонерам радять оформлювати перерахунок пенсії одразу після 24 місяців стажу
Автоматичний перерахунок пенсій проводять у квітні, але право на перерахунок після набуття 24 місяців страхового стажу може виникнути раніше. Пенсійний юрист пояснила, чому очікування наступного автоматичного перерахунку може коштувати пенсіонеру кількох місяців підвищеної виплати та як скористатися своїм правом раніше

Оплата праці
11.09.2026
Мінімалку у 2027 році хочуть встановити не нижче 15 120 грн
Профспілки вважають недостатніми закладені в проєкті Держбюджету-2027 показники мінімальної зарплати та прожиткового мінімуму. На зустрічі з Мінфіном 10 вересня вони запропонували підвищити мінзарплату до щонайменше 15 120 грн, а прожитковий мінімум для працездатних осіб – до 11 989 грн

Воєнний стан
11.09.2026
Мобілізаційний вік до 55 років: у Раді розглядатимуть законопроєкт про нову вікову межу
На тлі обговорень можливого зниження верхньої межі мобілізаційного віку до 55 років у Верховній Раді до порядку денного включили законопроєкт №12222. Документ пропонує зменшити до 55 років граничний вік перебування на військовій службі та перебування військовозобов’язаних у запасі. Водночас це поки лише законопроєкт, який перебуває на опрацюванні в комітеті

Сумісництво
11.09.2026
Охорона праці на 0,1 ставки: важливий нюанс при оформленні за сумісництвом
Підприємство планує оформити за сумісництвом працівника, який уже відповідає за охорону праці на іншому підприємстві, на 0,1 ставки. Держпраці пояснила, чи допускає законодавство таке сумісництво та що роботодавцю варто врахувати, адже важливим є не лише оформлення працівника

Оплата праці
11.09.2026
Зарплату затримують понад 15 днів: працівникам можуть дозволити не працювати
Працівникам можуть надати право тимчасово припиняти виконання роботи, якщо роботодавець тривалий час не виплачує заробітну плату. Таку пропозицію містить законопроєкт №9510, який також передбачає посилення відповідальності роботодавців за затримку виплат та створення механізму гарантування зарплатних вимог у разі неплатоспроможності підприємства

Табель
11.09.2026
Розбіжності між наказом і табелем обліку робочого часу: алгоритм виправлення
Якщо наказ і табель суперечать один одному, не слід автоматично виправляти відомості у табелі, хоч власне саме наказ і є документом-підставою для заповнення табеля. Спочатку потрібно встановити, який із документів не відповідає фактичним обставинам. Розглянемо алгоритм перевірки і покажемо, як оформити виправлення










