🚀 Відео, документи та AI-Консультант — усе для вашої зручності в одному місці
Увійти або зареєструватися
Трудова книжка
23.05.2025
Як видати трудову книжку працівнику
Знайома багатьом кадровикам ситуація: трудова книжка зберігається у роботодавця, а працівник просить її видати. Чи можна видати працівнику трудову книжку? Чи має він написати заяву? А може видати наказ про передачу трудової книжки працівнику? Розберемось разом
Законодавчі підстави для видачі трудової книжки
Чинне законодавство передбачає лише три випадки для видачі працівнику трудової книжки:
- при звільненні (абз. 5 п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мінюсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58);
- після завершення Пенсійним фондом процесу включення відомостей до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», далі — Закон № 1217);
- під час дії воєнного стану (ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», далі — Закон № 2136).
Тобто, якщо працівник продовжує роботу на підприємстві та просить видати йому трудову книжку, роботодавець має право це зробити або після передачі до ПФУ відсканованих трудових книжок всіх працівників, або керуючись нормами Закону № 2136.
Дії працівника та роботодавця
Держпраці роз’яснила, що правовий режим воєнного стану не визначає особливих умов зберігання трудових книжок працівників.
Після завершення оцифрування трудових книжок, їх передачі до ПФУ, включення відомостей про трудову діяльність працівників до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, роботодавець має право видати трудові книжки на руки працівникам.
В такому випадку радимо видати наказ про видачу трудових книжок. Своєю чергою Працівники мають розписатися за їх отримання.
Стаття 7 Закону № 2136 надає роботодавцям широкі можливості для організації ведення діловодства на підприємстві, оформлення та зберігання трудових книжок працівників. Зокрема, за умови ведення активних бойових дій в місці розташування підприємства роботодавці мають право видати працівникам трудові книжки на руки.
Утім, наразі законодавство про працю не передбачає обов’язку роботодавця зберігати трудові книжки.
Якщо працівник просить видати йому трудову книжку, він має подати заяву з обґрунтуванням необхідності її видачі, а роботодавець – видати трудову книжку під особистий підпис.
Обліковувати видачу трудових книжок простіше за все, якщо оформити Журнал обліку тимчасово виданих трудових книжок (див. зразок), де працівник розписується за отримання та повернення трудової книжки.
Зразок журналу обліку тимчасово виданих трудових книжок
Журнал
обліку тимчасово виданих трудових книжок
____________________________________
Розпочатий «__» ________202__р.
Закінчений «__» ________202__р.
№ з/п | Отримання | Повернення | |||||
Прізвище, ім’я та по батькові працівника | № трудової книжки | Дата | Підпис | Дата | Прізвище, ім’я та по батькові особи, яка отримує трудову книжку | Підпис | |
Галина БЄЛІКОВА, експерт із кадрових питань
Шаблони та зразки документів:
Заява працівника про видачу трудової книжки
Наказ про видачу трудової книжки працівнику
Стаття на тему:
Паперова трудова книжка: зберігання та внесення записів у перехідний період
Воєнний стан
04.11.2026
Перелік територій бойових дій та окупованих територій: швидкий пошук населених пунктів і всі зміни 2026 року
24 жовтня наказом №2291 Мінрозвитку оновило Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або які тимчасово окуповані рф. Щоб кадровикам та бухгалтерам не довелося шукати інформацію серед понад 10 800 населених пунктів, ми створили зручний сервіс пошуку. А також постійно відстежуємо всі зміни та збираємо їх в окремій таблиці із зазначенням дат, номерів наказів і територій, яких вони стосуються
Воєнний стан
04.11.2026
Що зобов’язані робити громадяни під час мобілізації та які повноваження мають ТЦК: роз’яснення Міноборони
Під час мобілізації громадяни мають визначені законом обов’язки, а ТЦК та СП – повноваження щодо військового обліку й оповіщення. Де проходять межі цих повноважень, які дії можуть кваліфікувати як перешкоджання законній діяльності та яке покарання за це передбачено? Роз’яснили в Міноборони
Військовий облік
04.11.2026
Як зберігати докази надсилання повідомлень до ТЦК: окрема справа чи разом зі списками
Як правильно зберігати докази направлення до ТЦК та СП повідомлень про прийняття, звільнення, зміну облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів? Це має бути окрема тека чи зберігатися разом зі списками персонального військового обліку?
Соціальне страхування / Пенсії
04.11.2026
Навчання зарахують до страхового стажу та вислуги років: для кого зміни у законопроєкті №16205
Випускникам військових ліцеїв, які навчалися з 1 вересня 1992 року до 1 липня 1999 року, можуть зарахувати цей період до стажу військової служби, вислуги років і страхового стажу. Які документи підтверджуватимуть навчання та чи обов’язково мати припис військкомату або військове звання?
Держслужба, ОМС
04.11.2026
У Раді хочуть встановити ліміти на зарплати під час воєнного стану
У Верховній Раді зареєстрували законопроєкт №16206, яким пропонують тимчасово обмежити місячні нарахування у публічному секторі на період воєнного стану. Для визначених працівників і посадовців пропонують встановити межу 10 мінімальних зарплат, а для членів наглядових рад держсектору – 5 мінімальних зарплат
Військовий облік
04.11.2026
Відстрочка від мобілізації: 6 обставин, за яких можна втратити право на неї
Відстрочка від мобілізації не є безстроковою, якщо законна підстава для неї може змінитися або припинитися. Досягнення дитиною 18 років, зміна форми навчання, заборгованість з аліментів або припинення бронювання – у яких випадках відстрочку можуть скасувати та що потрібно контролювати?
Трудова книжка
04.11.2026
Паперові трудові книжки після 10 червня: що мають знати роботодавці та працівники
П’ятирічний перехідний період завершився, але це не означає, що паперову трудову книжку потрібно списувати. Держпраці нагадала, які правила діють для роботодавців і працівників після 10 червня 2026 року
Охорона праці
04.11.2026
Не кожна кімната – безпечний простір: як роботодавцю підтвердити захисні властивості приміщення
Облаштувати безпечний простір – не означає просто обрати кімнату з товстими стінами. Роботодавцям потрібно підтвердити його захисні властивості розрахунками. Як правильно провести обстеження будівлі та не помилитися з облаштуванням?
Бронювання
04.11.2026
Де сумісник працює довше: чи можна це побачити в «Дії» 4 листопада 2026 року
З 3 липня 2026 року сумісників у ліміті бронювання враховують лише за одним місцем роботи – там, де трудові відносини тривають довше. Новий функціонал у «Дії» для автоматичного визначення такого місця мав запрацювати до 1 вересня, але чи запрацював – далі
Табель
04.11.2026
Код «РС» для сумісника: чи потрібно вводити нове позначення в Табелі
Як правильно зазначати в Табелі обліку робочого часу години роботи працівника: сумісник, неповний робочий час. Використовується позначення «РС» для працівника основного з неповним робочим тижнем. Чи не буде помилкою використовувати це позначення і для сумісника? Чи ввести нове позначення?
Військовий облік
04.11.2026
У Відомості з «Оберегу» в «Дії» з'явилися порушники: як діяти та що з бронюванням
Під час завантаження Відомості персонального військового обліку з реєстру «Оберіг» через портал «Дія» юридичні особи можуть побачити актуальні статуси військового обліку працівників, зокрема інформацію про порушення. Для роботодавців ці дані важливі не лише для контролю військового обліку, а й у контексті бронювання працівників
Відпустки
04.11.2026
Графік відпусток на 2027 рік, затверджений наказом директора
Графік відпусток на 2027 рік визначає черговість надання щорічних відпусток працівникам та складається з урахуванням вимог законодавства. Дізнайтеся, коли потрібно затвердити графік відпусток на 2027 рік, хто його погоджує та в якій формі оформити документ.
Соціальне страхування / Пенсії
04.11.2026
Базова соціальна допомога: кого торкнуться нові правила виплат та як оформити
В Україні змінюють підхід до надання державної соціальної допомоги. Закон про базову соціальну допомогу вже набув чинності, однак нові правила запрацюють із 1 січня 2028 року. Кого стосуватимуться зміни, як визначатимуть розмір допомоги та як її оформити – в інфографіці
Календар кадровика
04.11.2026
Військовий облік: до 5 листопада подайте до ТЦК повідомлення за додатком 4
Якщо у жовтні 2026 року у працівника змінилися облікові дані та він повідомив про це роботодавця, то у листопаді до ТЦК та СП слід подати повідомлення за додатком 4. Зробити це варто не пізніше 5 листопада 2026 року
Ранковий кадровик
04.11.2026
Про бронь для агро, нові квоти з 27.10, бронь для Дія Сіті, роботу до 04.12 та після, інвалідність по-новому, зняття розшуку 🙋♀️ Ранковий кадровик від 04.11.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору
