Паперова трудова книжка: зберігання та внесення записів у перехідний період

1. Ведення та зберігання паперової трудової книжки
2. Внесення записів до трудової у перехідний період
3. Висновки

Ведення та зберігання паперової трудової книжки

Чи повинен роботодавець робити записи в паперовій трудовій книжці?

Починаючи з 10 червня 2021 року в Україні офіційно введені в дію електронні трудові книжки, які функціонують як сучасний аналог паперової трудової книжки.

Перехідний період на повне впровадження електронних трудових книжок ще триває (до 10.06.2026). Тому паперові трудові книжки поки що залишаються в обігу.

Наразі, працівник при працевлаштуванні може подати паперову трудову книжку для внесення відповідного запису, і в цьому випадку роботодавець має зробити запис в трудовій книжці. І надалі, якщо працівник виявить бажання і подасть паперову трудову книжку, роботодавець вносить записи до паперової трудової книжки. Зверніть увагу, що з 10 червня 2021 року юрособи-роботодавці не зберігають у себе паперові трудові книжки працівників (ст. 48 Кодексу законів про працю України , далі – КЗпП).

Можна сказати, що роботодавець робить записи в обох форматах трудових книжок – електронній і паперовій

Правила ведення паперових трудових книжок, як і раніше, регулюються Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція № 58).

На кого слід вести трудові книжки?

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які пропрацювали в роботодавця понад 5 днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, а також (п. 1.1 Інструкції № 58):

1. на сезонних і тимчасових працівників;
2. позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню;
3. сумісників;
4. студентів вишів та учнів ПТУЗ, які здобули професію (кваліфікацію) за освітньо-кваліфікаційними рівнями «кваліфікований робітник», «молодший спеціаліст», «бакалавр», «спеціаліст» і продовжують навчатися на наступному рівні, а також проходять стажування на підприємстві, в установі, організації всіх форм власності.

Чи треба вести на підприємстві трудові книжки тих, хто працює за цивільно-правовим договором?

Ні, на них трудові книжки не ведуться.

Мінсоцполітики у листі від 29.06.2016 № 3475/0/10-16/06 зазначає, що запис про період здійснення фізособою підприємницької діяльності не вноситься до трудової книжки. Але якщо ФОП буде працювати як найманий працівник, у цьому випадку на нього буде вестися трудова книжка за місцем роботи.

Трудові книжки не ведуться на осіб, які виконують роботи (надають послуги) за цивільно-правовим договором, тому що вони є виконавцями, а не найманими працівниками. Про це Мінсоцполітики вказує у своєму листі від 20.04.2012 № 64/06/187-12.

Протягом якого строку заповнюється трудова книжка?

Розглянемо дві ситуації, в яких треба внести записи до трудової книжки: коли приймається новий працівник, та коли треба внести записи працівникам, які вже працюють.

Ситуація 1. Внесення запису до трудової новоприйнятого працівника

В ст. 48 КЗпП говориться, що запис робиться у трудовій книжці на вимогу працівника. Зауважимо, ні ст. 48 КЗпП, ні Інструкція № 58 не визначають форму вимоги працівника про внесення запису до трудової книжки. Вимога може бути письмовою (за заявою працівника) або усною. Без такої вимоги, роботодавець не зобов'язаний вносити записи до трудової книжки працівника.

Новоприйнятому працівникові слід заповнити трудову книжку:

1. не пізніше 5 днів після прийняття на роботу, як передбачено ч. 2 ст. 48 КЗпП;
2. не пізніше тижневого терміну з дня прийняття працівника, згідно з п. 2.2 Інструкції № 58.

Як можна побачити, строки внесення записів до трудової книжки не збігаються. Тому ми рекомендуємо дотримуватися строку, зазначеного у КЗпП.

Ситуація 2. Внесення запису до трудової книжки працівника, який вже працює на підприємстві

У ч. 3 ст. 48 КЗпП зазначається, що роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Але, як бачимо, у цій нормі КЗпП нічого не сказано про те, в який термін це необхідно зробити.

Про строк внесення запису йде мова в Інструкції № 58. Так, відповідно до п. 2.4 Інструкції № 58, не пізніше тижневого строку вносяться усі записи до трудової книжки про:

1. прийняття на роботу;
2. переведення на іншу постійну роботу;
3. звільнення;
4. нагороди та заохочення.

Такі записи вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження) і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

На нашу думку, обов’язкового тижневого строку внесення записів слід дотримуватися щодо працівників, прийнятих до 10.06.2021 року, чиї трудові книжки зберігаються у роботодавця. Для прийнятих після 10.06.2021 року запис може бути внесений і пізніше тижневого строку, на вимогу з боку працівника.

Де зберігаються паперові трудові книжки?

З 10 червня 2021 року роботодавці не зберігають паперові трудові книжки працівників. Проте, трудові книжки працівників, прийнятих на роботу до цієї дати, залишаються у роботодавця. Паперові трудові книжки працівників, які працюють на ФОПа-роботодавця, зберігаються у них самих, як до, так і після 10 червня 2021 року.

Працівник, який знаходиться за кордоном, вирішив звільнитися. Як йому в такій ситуації видати паперову трудову книжку, яка зберігається на підприємстві?

У п. 4.2 Інструкції № 58 сказано: «Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки».

Якщо працівник, у день звільнення, не може бути присутнім на підприємстві, слід надіслати працівнику поштою/електронною поштою або через месенджер (наприклад: Viber, Telegram) повідомлення із необхідністю отримати паперову трудову книжку.

Увага! Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника (п. 4.2 Інструкції № 58)

Працівник у відповіді може вказати адресу для пересилання трудової книжки або надіслати заяву про її зберігання на підприємстві до можливості отримання.

Важливо! З 12 вересня 2024 року, завдяки постанові КМУ від 10.09.2024 №1045, трудові книжки можуть пересилатися за кордон, але виключно у реєстрованих міжнародних поштових відправленнях

Під час воєнного стану працівник вимагає видати йому на руки трудову книжку. Чи має задовольнити таку вимогу роботодавець?

Держпраці роз’яснює: у період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці (ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).

Отже, якщо підприємство знаходиться у районі активних бойових дій, роботодавець самостійно вирішує питання зберігання кадрових документів і може прийняти рішення про видачу трудових книжок працівникам (обов’язково під підпис).

Якщо працівник звернувся до роботодавця з вимогою видати йому паперову трудову книжку і при цьому підприємство не знаходиться в районі активних бойових дій, то в такому випадку можна скористатися роз'ясненням Держпраці.

Так, у роз’ясненні зазначається:

Видавати працівникам трудові книжки, які зберігаються у роботодавця, наразі підстав немає. В той же час, відсутні підстави відмовити працівнику у видачі такої трудової книжки на його вимогу.

У Держпраці додали, що для видачі паперової трудової книжки працівнику необхідно подати заяву. На підставі якої роботодавець видає наказ про видачу паперової трудової книжки.

Також, трудова книжка має бути видана працівнику у разі його звільнення. Видача всіх наявних трудових книжок працівникам в обов’язковому порядку передбачається після завершення робіт щодо включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників, які мають бути здійснені протягом п’яти років.

Внесення записів до трудової у перехідний період

Які відомості вносять до паперової трудової книжки?

У п. 2.2 Інструкції № 58 наводиться перелік відомостей, які вносяться до трудової книжки, а саме:

1. відомості про працівника: прізвище, ім'я та по батькові, дата народження;
2. відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
3. відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіх у роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;
4. відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Відповідно до пп. «а» п. 2.19 Інструкції № 58, до трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів записи, зокрема про час служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, які проходять службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби.

Отже, якщо працівник вперше працевлаштовується, а до цього він проходив службу в ЗСУ, то перед записом про прийняття на роботу слід зробити запис про службу в ЗСУ.

А якщо працівника мобілізовано під час трудових відносин, то ні при увільненні, ні при поверненні на роботу запис не вносимо до трудової книжки. Крім того, до паперової трудової книжки не вносять відомості про стягнення.

Увага! До трудової книжки запис про встановлення неповної зайнятості не вносимо

Які вимоги до записів у паперовій трудовій книжці?

Записи у трудовій виконуються арабськими цифрами (число і місяць двозначними). Наприклад, якщо робітник прийнятий на роботу 14 серпня 2025 року, у графі 2 трудової книжки записується «14.08.2025».

Записи виконуються акуратно, кульковою ручкою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів

Висновки

1. З 10 червня 2021 року записи до паперової трудової книжки працівника вносяться на вимогу працівника, яка може бути усною або письмовою. Форму вимоги роботодавець може закріпити у локальному документі. З цієї ж дати юрособа-роботодавець не зобов’язаний зберігати у себе паперові трудові книжки.
2. Пересилання трудової книжки поштою звільненому працівнику допустима тільки за письмовою згодою такого працівника. Наразі дозволене пересилання трудових книжок у міжнародних поштових відправленнях.
3. Працівник, під час дії воєнного стану, може звернутися до роботодавця за своєю паперовою трудовою книжкою, незалежно від того, звільняється він чи ні. Роботодавець має видати її, незалежно від обставин, в тому числі від опрацювання ПФУ або бойових дій. Для цього працівник подає заяву.

Анастасія ШЕВЧЕНКО, редактор kadroland

Статті на тему:

Паперова трудова книжка: особливості ведення та зберігання

Сканування трудових книжок: розбір гарячих питань

ТОП-7 актуальних кейсів про трудові книжки

Шаблони та зразки документів:

Заява працівника про видачу трудової книжки

Наказ про видачу трудової книжки працівнику