Паперова трудова книжка: особливості ведення та зберігання

Паперова & електронна трудова книжка: паралельне ведення

Починаючи з 10 червня 2021 року, облік трудової діяльності має вестися в електронній формі. Це передбачено ст. 48 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП):

Облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.

На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі».

Отже, починаючи з 10 червня 2021 року, роботодавець може паралельно вести записи у двох трудових книжках – електронній та паперовій. Але ототожнювати паперову трудову книжку й електронну трудову неправильно, адже вони не замінюють одна одну.

Також наразі продовжують діяти норми Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція № 58) щодо заповнення, ведення та обліку паперових трудових книжок. Тож далі з’ясуємо, яких правил заповнення та ведення паперових трудових книжок має дотримуватися роботодавець у 2024 році.

Правила заповнення паперової трудової книжки

Хто заповнює трудову книжку

Паперову трудову книжку заповнює власник або уповноважений ним орган, тобто це може бути як сам керівник підприємства, так і уповноважена ним особа (як правило, це працівник кадрової служби). Заповнює трудову книжку і ФОП-роботодавець за правилами Інструкції № 58 (лист Мінсоцполітики від 03.12.2015 № 492/06/186-15).

Мова заповнення

Українська. І хоча в п. 2.1 Інструкції № 58 визначено, що трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською і російською мовами, Мінсоцполітики в листі від 21.11.2012 № 183/06/186-12 зазначало, що заповнення трудової книжки іншою мовою, крім української, може здійснюватися на основі особистої заяви особи, якій належить трудова книжка.

Вимоги до записів

Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів.

Зверніть увагу: проєктом закону від 12.12.2023 № 10331 передбачаються зміни до Закон України від 05.11.1991 № 1788-XII «Про пенсійне забезпечення».

Очікується, що всі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання відповідного наказу (розпорядження) та виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою. Водночас внесення у трудову книжку відомостей про зарахування на роботу і року зарахування або звільнення та року припинення відповідної трудової діяльності чорнилом різного кольору не може бути підставою для відмови органами Пенсійного фонду України у зарахуванні періоду роботи до стажу роботи, що враховується при призначенні пенсії, та позбавлення особи права на соціальний захист у вигляді пенсійного забезпечення.

Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць двозначними). Наприклад, якщо працівник прийнятий на роботу 10 жовтня 2024 року, у графі 2 трудової книжки записується «10.10.2024».

На яких працівників ведуть трудові книжки

Трудові книжки ведуть на (п. 1.1 Інструкції № 58):

1. всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації всіх форм власності або у фізичної особи понад 5 днів, зокрема і осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників;
2. позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню;
3. студентів вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів, що здобули професію (кваліфікацію) за освітньо-кваліфікаційним рівнем «кваліфікований робітник», «молодший спеціаліст», «бакалавр», «спеціаліст» та продовжують навчатися на наступному освітньо-кваліфікаційному рівні, які проходять стажування на підприємстві, в установі, організації всіх форм власності.

На сумісників трудові книжки ведуть за основним місцем роботи.

Які відомості вносять до паперової трудової книжки

До трудової книжки вносяться (п. 2.2 Інструкції № 58):

1. відомості про працівника: прізвище, ім'я та по батькові, дата народження;
2. відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
3. відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіх у роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;
4. відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди.

До паперової трудової книжки не вносять відомості про:

1. стягнення;
2. про строковість трудового договору;
3. умову про випробування;
4. роботу працівника на умовах неповного робочого часу;
5. надання відпусток для догляду за дитиною до 3/6 (16/18) років;
6. проходження в період трудових відносин військової служби. Відповідно до п. «а» пп. 2.19 Інструкції № 58, до трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів такі записи, зокрема про час служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, які проходять службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби.

Але такі відомості вносять до занесення відомостей про роботу на цьому підприємстві. Отже, якщо вашого працівника було призвано за мобілізацією, запис про військову службу до паперової трудової книжки не вносять. Якщо ви працевлаштовуєте працівника, який проходив службу в ЗСУ, і для нього ваше підприємство є першим місцем роботи, то перед записом про прийняття вносите запис про службу в ЗСУ.

Строки внесення записів до паперової трудової книжки

Вперше трудову книжку слід заповнити не пізніше тижневого строку з дня прийняття працівника (п. 2.2 Інструкції № 58). Але ст. 48 КЗпП містить інші строки. Отже, на вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше 5 днів після прийняття на роботу. Тож радимо вам дотримуватися строку, зазначеного у КЗпП.

Крім того, відповідно до п. 2.4 Інструкції № 58, записи в трудовій книжці про:

1. прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку;
2. звільнення з роботи вносяться у день звільнення.

Однак є особливості у разі внесення записів до паперової трудової книжки, яка зберігається у працівника. Відповідно до ч. 3 ст. 48 КЗпП, роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Зверніть увагу, що у цьому випадку строк подання відповідної вимоги чи внесення записів не встановлений. Тому, на нашу думку, обов’язкового тижневого строку щодо внесення записів слід дотримуватися щодо працівників, прийнятих до 10 червня 2021 року, чиї трудові книжки і досі зберігаються у роботодавця.

Щодо прийнятих після 10 червня 2021 року, то запис може бути внесений і пізніше тижневого строку. Крім того, ст. 48 КЗпП і норми Інструкції № 58 не містять умов щодо форми подання вимоги працівника про внесення запису до паперової трудової книжки, яка зберігається у працівника. Тобто на сьогодні вимога про внесення запису про трудову діяльність до паперової трудової книжки, що зберігається у працівника, може здійснюватися на письмову (у формі заяви) або усну вимогу працівника. Якщо такої вимоги немає, у роботодавця немає обов’язку вносити записи до паперової трудової книжки такого працівника.

Зберігання паперової трудової книжки

З 10 червня 2021 року у роботодавця вже немає обов’язку брати на зберігання паперову трудову книжку працівників, з якими укладається трудовий договір, навіть на прохання працівника. Проте роботодавець продовжує зберігати паперові трудові книжки працівників, прийнятих на роботу до 10 червня 2021 року.

Отже, паперова трудова книжка зберігається для працівника, прийнятого на роботу:

1. до 10 червня 2021 року – на підприємстві;
2. після 10 червня 2021 року – у працівника.

Видавання паперової трудової книжки

Роботодавець може видавати трудові книжки працівникам у таких випадках:

1. При звільненні працівника (п. 4.1 Інструкції № 58). Роботодавець зобов'язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення. Водночас затримка видавання трудової книжки має наслідки – роботодавець має сплатити працівнику середній заробіток за весь час вимушеного прогулу, а днем звільнення в такому разі вважається день видавання трудової книжки.
2. Після опрацювання ПФУ відомостей із паперової трудової книжки (Закон України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»). Наразі не радимо користуватися такою можливістю, адже на передавання даних з паперової трудової книжки виділено 5 років – до 10 червня 2026 року. Видавайте трудові книжки у разі звільнення працівника. Або допустимо видати паперову трудову книжку на зберігання працівнику навіть при продовженні трудових відносин за заявою працівника. На підставі такої заяви слід видати наказ про видачу паперової трудової книжки на зберігання. Такий наказ дозволить належним чином заповнити Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них стосовно видачі паперової трудової книжки для зберігання працівником.
3. У разі ведення бойових дій (ч. 1 ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»). Якщо роботодавець перебуває у зоні активних бойових дій або неспокійному регіоні, в якому неможливо забезпечити зберігання трудових книжок, то роботодавець може видати такі паперові трудові книжки працівникам для подальшого зберігання ними.

Висновки

1. Паперова трудова книжка зберігається на підприємстві, якщо з працівником були укладені трудові відносини (основне місце роботи) до 10 червня 2021 року. Паперові трудові книжки працівників, з якими трудові відносини виникли з 10 червня 2021 року, зберігається безпосередньо у працівника
2. Якщо паперова трудова книжка зберігається на підприємстві, то роботодавець зобов’язаний вносити записи до неї без додаткових вимог з боку працівника.
3. Якщо паперова трудова книжка зберігається у працівника, то записи до неї вносяться виключно на вимогу працівника – усну або письмову у вигляді заяви.
4. Паперова трудова книжка видається працівнику на зберігання: у разі звільнення, за рішенням роботодавця (якщо підприємство знаходиться у районі активних бойових дій), за заявою працівника. 

Тетяна ГУЛЬ, редактор kadroland

Брошури та чеклісти:

Навігатор кадровика «Електронна трудова книжка: ТОП 5 порад та рекомендацій»

Золота колекція «Усе про електронні трудові книжки: для бронювання та кадрового обліку»

Енциклопедія кадровика «Трудові книжки та звільнення під час воєнного стану: процедурні моменти та практикум»

Статті на тему:

Паперова трудова книжка: зберігання та внесення записів у перехідний період

Як вносити запис про навчання в трудову книжку працівника

Видача трудової книжки працівникам: коли можлива та як оформити

Скануємо трудові книжки у 2024 році: розбір гарячих питань

Зберігаємо трудову книжку на підприємстві: дозволені випадки

Шаблони та зразки документів:

Заява працівника про видачу трудової книжки

Наказ про видачу трудової книжки працівнику

Заява про видачу та пересилання трудової книжки поштою

Наказ про видачу та пересилання трудової книжки поштою

Повідомлення про можливість вислати трудову книжку за кордон

Повідомлення про необхідність отримання працівником трудової книжки

Заява про оформлення дубліката трудової книжки

Заява про звільнення з пересиланням трудової книжки

Наказ про звільнення з пересиланням трудової книжки