Роботодавець може видати працівникові трудову книжку в двох випадках:
- У разі звільнення.
- У разі видачі паперової трудової книжки на зберігання працівнику.
Видача трудової книжки під час звільнення
Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення (п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін'юст, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58, далі – Інструкція №58).
Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.
Зразок повідомлення про необхідність отримання трудової книжки
Завантажуйте шаблон та зразок Повідомлення про необхідність отримання працівником трудової книжки
Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника (п. 4.2 Інструкції №58).
Зразок заяви про пересилання трудової книжки поштою
Завантажуйте шаблон та зразок Заяви працівника про пересилання трудової книжки поштою
Трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, слід зберігати протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку не затребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігають в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку (п. 6.2 Інструкції №58).
Видача паперової трудової книжки на зберігання працівнику
Роботодавець може видати працівникові на зберігання трудову книжку:
- після завершення включення ПФУ до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників (п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»; далі – Закон №1217).
Установити, що включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення, та центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин. Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис (п. 2 розд. ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону №1217)
- в умовах воєнного стану.
У період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці (ч. 1 ст. 7 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).
Якщо працівник просить вислати його трудову книжку на зберігання поштою, отримайте від нього відповідну заяву та видайте наказ.
Зразок заяви про видачу та пересилання трудової книжки поштою
Завантажуйте шаблон та зразок Заяви про видачу та пересилання трудової книжки поштою
Зразок наказу про видачу та пересилання трудової книжки поштою
Завантажуйте шаблон та зразок Наказу про видачу та пересилання трудової книжки поштою
Часто-густо у кадровиків виникає питання:
Чи треба видати працівникам трудові книжки, які зберігаються у роботодавця?
Держпраці з цього приводу пояснює, що видавати працівникам трудові книжки, які зберігаються у роботодавця, наразі підстав немає. Але, відсутні й підстави відмовити працівникові у видачі такої трудової книжки на його вимогу. Таку вимогу бажано оформити у вигляді заяви.
Зразок заяви працівника про видачу трудової книжки
Завантажуйте шаблон та зразок Заяви працівника про видачу трудової книжки
Зразок наказу про видачу трудової книжки працівнику
Завантажуйте шаблон та зразок Наказу про видачу трудової книжки працівнику.
Джерело: kadroland
Відеокурс на тему:
Мінікурси на тему:
Подання сканкопій трудової до ПФУ: працівник чи роботодавець, алгоритм їх дій
Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року
ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити
Статті та консультації на тему:
Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань
Трудові книжки: бліцвідповіді про оцифрування, заповнення та видачу
Чи передавати ПФУ сканкопії усіх наказів про прийняття, переведення та звільнення
Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ
ПФУ нагадує про сканування трудових книжок: обов’язки роботодавця та варіанти дій
ПФУ не оцифровує записи з трудової книжки без сканкопії наказів
