Трудова книжка
11.09.2025
ПФУ не оцифровує записи з трудової книжки без сканкопії наказів
Чи потрібно після сканування трудової книжки в разі переведень, звільнення подавати сканкопії наказів? За словами деяких фахівців ПФУ, тільки створення запису із сканкопією наказу наповнює розділ «Відцифрована ЕТК»
👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Так, нові записи до ЕТК за допомогою функціоналу «Додати запис» вносяться разом зі сканкопіями відповідних наказів.
У п. 6 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою Правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1 вказано:
Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово
Тобто, якщо відомості з трудової книжки вже було передано до ПФУ шляхом сканування/оцифрування, то всі наступні записи вже не скануємо і не оцифровуємо. Зокрема, сканувати тільки рядок з новим записом про переведення чи звільнення (чи сторінку з таким записом) і подавати його до ПФУ – не треба.
Крім того, не встановлено обов’язку для роботодавця сканувати та передавати до ПФУ накази, що підтверджують нові записи до трудової книжки.
Нагадаємо, що відомості на порталі ПФУ оновлюються кожного місяця з поданням роботодавцем щомісячної Об'єднаної звітності. Тому головні відомості про прийняття, переведення, відпустки до 3 років і звільнення автоматично фіксуються в електронній трудовій книжці, коли буде подано Об’єднану зарплатну звітність (зокрема, додаток Д5).
Отже, якщо паперову трудову книжку було відскановано (оцифровано) і подано на портал ПФУ, то сканувати чи оцифровувати наступні записи або подавати скан-копію наказу не треба.
Немає часу шукати відповіді годинами? Скористайтеся Сервісом «ОК» – експерти дадуть чітке, практичне пояснення, яке можна застосувати відразу
Але! Якщо дані не відобразилися після подання звітності або потрібно пришвидшити їхнє внесення (наприклад, при звільненні), можна:
- скористатися функціоналом «Додати запис»;
- передати XML-файл з відповідними даними.
Зокрема, якщо паперову трудову книжку було оцифровано, але після цього до неї внесено новий запис, то для відображення такого запису в електронній трудовій книжці необхідно:
- внести інформацію за допомогою функціоналу «Додати запис»;
- додати скан-копію наказу, на підставі якого вноситься запис.
Увага! Саме в цьому випадку дані відобразяться і в полі «Відцифрована ЕТК».
👌Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.
Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».
Джерело: kadroland
Відеокурс на тему:
Мінікурси:
Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року
ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити
Статті на тему:
Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ
Трудова книжка у 2025 році: зберігання, записи, електронне наповнення
Лікарняні / Страховий стаж
15.09.2026
Травма на виробництві – не лише лікарняні: які виплати передбачає закон
Нещасний випадок на виробництві або професійне захворювання дають право на низку страхових виплат. ПФУ нагадує, коли працівнику виплачують 100% середньої зарплати, хто може отримати одноразову та щомісячну допомогу, а також які виплати передбачені сім’ї у разі смерті потерпілого

Відпустки
15.09.2026
Працівник використав 24 дні відпустки: чи можна виплатити компенсацію за решту днів
Працівник з інвалідністю ІІ групи має 30 календарних днів щорічної основної відпустки, але обов’язковими для використання є 24 дні. Чи означає це, що за решту 6 днів можна виплатити грошову компенсацію? У ФПУ роз’яснили правила, яких має дотриматися роботодавець

Робочий час
15.09.2026
Працівники самовільно обмінялися змінами: як унормувати роботу та запобігти порушенням
Обмін змінами між працівниками потребує погодження роботодавця. Самої домовленості колег недостатньо, навіть якщо робоче місце не залишилося порожнім. Розглянемо, як оформити заміну, відобразити фактичну роботу й діяти, якщо працівник травмувався під час непогодженої зміни

Діловодство
15.09.2026
«Воєнний» чи «військовий стан»: яке формулювання використовувати кадровику в документах
Кадровики часто використовують формулювання про роботу в особливих умовах, але навіть у звичній фразі можна припуститися помилки. У Рівненському ОТЦК та СП нагадали, чим відрізняються слова «воєнний» і «військовий» та яке формулювання слід використовувати в офіційних документах і текстах

Відпустки на дітей
15.09.2026
104 дні – і право зникає: що треба знати про відпустку при народженні дитини
Працівник має право на одноразову оплачувану відпустку при народженні дитини, але скористатися нею можна не в будь-який момент. Закон встановлює чіткий строк – 104 дні від дня народження дитини, а під час воєнного стану для окремих працівників діє ще одне важливе обмеження

Охорона праці
15.09.2026
Замість Закону про охорону праці – новий: у Раді готують правила, які змінять роботу роботодавців
Закон про охорону праці планують замінити новим Законом «Про безпеку та здоров’я працівників на роботі». Законопроєкт №10147 уже готують до другого читання. Роботодавцям варто стежити за змінами – нове регулювання має охопити звичні правила та документи з охорони праці

Звітність
15.09.2026
Звіт про внесок на працевлаштування осіб з інвалідністю: інструкція і приклади заповнення
У 2026 році роботодавці вперше подаватимуть новий звіт про внесок на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю. У матеріалі розглянемо, хто зобов’язаний звітувати, які строки подання та сплати внеску, як визначити норматив робочих місць і заповнити всі рядки звіту. Також наведемо практичні приклади розрахунку внеску та пояснимо позицію ДПС щодо подання звітності роботодавцями

Освітяни
15.09.2026
Атестацію педагогів змінять: МОН підготувало оновлення Положення №805
МОН підготувало проєкт змін до Положення №805, який до 17 вересня перебуває на обговоренні профспілок. Документ, зокрема, визначає особливості атестації педагогів закладів вищої освіти, дозволяє враховувати науковий ступінь, вчене звання та стаж науково-педагогічної роботи, а також передбачає важливі зміни для працівників, які працюють за сумісництвом

Відповідальність / Перевірки
15.09.2026
Роботодавців штрафуватимуть за порушення безпеки працівників
10.09.2026 Уряд схвалив законопроєкт, який передбачає відповідальність за порушення вимог безпеки та захисту здоров’я працівників на роботі. А 16.09.2026 документ зареєстровано у ВРУ. Зміни можуть безпосередньо вплинути на роботодавців

Військовий облік
15.09.2026
Критичність підтверджено: чи потрібно оновлювати Списки військового обліку
Після підтвердження або втрати критичності підприємству потрібно перевірити, чи необхідно вносити зміни до Списків персонального військового обліку. Важливо врахувати, яким саме способом підприємство отримало новий статус критично важливого

Соціальне страхування / Пенсії
15.09.2026
З 1 січня 2027 року допомога сім’ям з дітьми з інвалідністю до 71 000 грн на місяць: Закон підписано!
Верховна Рада 19 серпня ухвалила законопроєкт №14191, який докорінно змінює систему державної підтримки сімей з дітьми з інвалідністю. З 2027 року запровадять базову величину від 4000 грн, переглянуть розміри соціальних виплат і надбавок на догляд, а також запровадять нові соціальні послуги для дітей та їхніх батьків

Сумісництво
15.09.2026
Повний робочий день за сумісництвом: коли це можливо
Приймаємо головного бухгалтера на ТОВ за сумісництвом на повний робочий день. З її слів за основним місцем роботи вона працює віддалено у вільний час. Чи потрібно якесь підтвердження, що в нас вона може працювати повний день?

Відпустки неоплачувані
15.09.2026
Не можна просто відкликати з відпустки: що робити, якщо працівник у відпустці за «свій рахунок»
Працівник перебуває у відпустці без збереження заробітної плати, але роботодавцю терміново потрібно повернути його до роботи. Чи можна достроково припинити таку відпустку та оформити повернення на роботу – пояснила Держпраці

Медогляди
15.09.2026
Медогляди працівників у 2027 році: 7 кроків, які має пройти роботодавець
Обов’язкові медичні огляди – зона відповідальності роботодавця, а Держпраці контролює, чи охоплені ними всі працівники, які цього потребують. Для підготовки до 2027 року роботодавцю потрібно визначити умови праці, скласти й погодити Перелік, повідомити працівників, сформувати поіменний Список та організувати медогляди за власний рахунок. Тримайте чек-лист із 7 кроків, щоб не пропустити жодного етапу









