Трудова книжка у 2025 році: зберігання, записи, електронне наповнення

Зберігання паперових трудових книжок

Паперова трудова книжка може зберігатися на підприємстві лише в тих випадках, якщо працівника було прийнято на роботу до 10 червня 2021 року. Усі, хто влаштовується після цієї дати, зберігають свої паперові книжки самостійно.

Якщо працівник у 2025 році надає паперову трудову книжку, роботодавець лише перевіряє її й повертає власнику, не залишаючи на підприємстві.

Чи потрібно робити копію трудової книжки?

Закон не зобов’язує роботодавців ксерокопіювати трудові книжки, проте це не заборонено. На практиці кадрові служби часто роблять копії, адже вони можуть містити важливу інформацію для обчислення страхового або безперервного стажу працівника.

Внесення записів до паперової трудової книжки

Порядок внесення записів залежить від місця зберігання трудової книжки:

1. Трудова книжка зберігається на підприємстві.

1. записи про прийняття, переведення, звільнення, нагородження вносяться автоматично без заяви працівника;
2. запис про звільнення здійснюється у день звільнення, всі інші записи – протягом тижня після видання відповідного наказу.

2. Трудова книжка знаходиться у працівника.

1. запис вносять лише за його вимогою;
2. КЗпП не визначає, якою має бути вимога – усною чи письмовою. Проте рекомендується оформлювати її письмово у вигляді заяви;
3. для зручності можна передбачити можливість подання однієї загальної заяви або окремих заяв на кожен запис (прийняття, переведення тощо);
4. строк внесення запису не регламентований, тому він здійснюється після отримання заяви працівника.

Потрібно підібрати назву посади, перевірити код КП або ж знайти потрібну посадову інструкцію? Тоді переходьте в наш пошуковий сервіс – Класифікатор професій, в якому враховано Зміни №14!

Наповнення електронної трудової

Електронна трудова книжка формується у реєстрі застрахованих осіб та доступна на порталі Пенсійного фонду. Основні джерела наповнення:

1. оцифрована паперова трудова книжка або її скан-копія;
2. повідомлення про прийняття на роботу;
3. дані із зарплатної звітності роботодавця.

Після переходу на щомісячну звітність дані в електронній трудовій оновлюватимуться набагато швидше.

Чи потрібно подавати додаткові документи?

Головні відомості про прийняття, переведення, відпустки до 3 років і звільнення автоматично фіксуються в електронній трудовій. Немає потреби подавати окремі скан-копії наказів щодо цих подій.

Якщо ж дані не відобразилися або потрібно пришвидшити їхнє внесення (наприклад, при звільненні), можна:

1. скористатися функціоналом «Додати запис»;
2. передати XML-файл з відповідними даними.

У цих випадках необхідно додати скан-копію наказу, на підставі якого вноситься запис.

Передача оперативних відомостей до Пенсійного фонду

Важливо не плутати наповнення електронної трудової з обов’язком передавати оперативні відомості до Пенсійного фонду України.

Передача оперативних даних є обов’язковою для всіх підприємств, які визнані критично важливими, незалежно від того, чи здійснювалося бронювання працівників.

До переліку відомостей, які потрібно передавати, належать:

1. прийняття на роботу;
2. переміщення;
3. постійне переведення;
4. звільнення;
5. поновлення на роботі;
6. призупинення та відновлення дії трудового договору.

У які строки подавати оперативну інформацію?

Передача цих даних має здійснюватися не пізніше наступного дня після відповідної події.

Наприклад: у разі видання наказу про прийняття на роботу 14 лютого із датою прийняття 17 лютого, потрібно передати оперативну інформацію до ПФУ не пізніше 18 лютого.

Висновки

1. Паперові трудові книжки зберігаються на підприємстві лише для працівників, прийнятих до 10 червня 2021 року.
2. Якщо паперова книжка зберігається у працівника, записи вносяться лише за його вимогою (усною чи письмовою).
3. Електронна трудова книжка автоматично наповнюється через оцифровані документи, повідомлення про прийняття та зарплатну звітність.
4. Передача оперативних відомостей до Пенсійного фонду є обов’язковою для критичних підприємств і здійснюється не пізніше наступного дня після події.

З переходом на електронні трудові книжки кадровий документообіг значно спрощується, проте підприємства повинні суворо дотримуватись встановлених вимог щодо внесення записів та подання звітності.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Заява про внесення запису до трудової книжки

Статті на тему:

Алгоритм внесення запису в паперову трудову книжку: допомога кадровикам

Трудові книжки: бліцвідповіді про оцифрування, заповнення та видачу

Скануємо трудові книжки у 2024 році: розбір гарячих питань

ТОП-7 актуальних кейсів про трудові книжки

Записи до паперової трудової книжки: особливості внесення у 2024 році

Курс:

Трудова книжка – 2024: швидкий перехід на електронну

Інструменти кадровика:

Класифікатор професій (зі зміною №14)