Трудова книжка у 2025 році: зберігання, записи, електронне наповнення
У 2025 році підприємства можуть не зберігати паперові трудові книжки, а електронна трудова автоматично наповнюється без додаткового втручання роботодавця. Проте перехідний період триває, і виникає чимало питань щодо правил ведення трудових книжок. Розглянемо основні вимоги законодавства на 2025 рік
Зберігання паперових трудових книжок
Паперова трудова книжка може зберігатися на підприємстві лише в тих випадках, якщо працівника було прийнято на роботу до 10 червня 2021 року. Усі, хто влаштовується після цієї дати, зберігають свої паперові книжки самостійно.
Якщо працівник у 2025 році надає паперову трудову книжку, роботодавець лише перевіряє її й повертає власнику, не залишаючи на підприємстві.
Чи потрібно робити копію трудової книжки?
Закон не зобов’язує роботодавців ксерокопіювати трудові книжки, проте це не заборонено. На практиці кадрові служби часто роблять копії, адже вони можуть містити важливу інформацію для обчислення страхового або безперервного стажу працівника.
Внесення записів до паперової трудової книжки
Порядок внесення записів залежить від місця зберігання трудової книжки:
1. Трудова книжка зберігається на підприємстві.
- записи про прийняття, переведення, звільнення, нагородження вносяться автоматично без заяви працівника;
- запис про звільнення здійснюється у день звільнення, всі інші записи – протягом тижня після видання відповідного наказу.
2. Трудова книжка знаходиться у працівника.
- запис вносять лише за його вимогою;
- КЗпП не визначає, якою має бути вимога – усною чи письмовою. Проте рекомендується оформлювати її письмово у вигляді заяви;
- для зручності можна передбачити можливість подання однієї загальної заяви або окремих заяв на кожен запис (прийняття, переведення тощо);
- строк внесення запису не регламентований, тому він здійснюється після отримання заяви працівника.
Потрібно підібрати назву посади, перевірити код КП або ж знайти потрібну посадову інструкцію? Тоді переходьте в наш пошуковий сервіс – Класифікатор професій, в якому враховано Зміни №14!
Наповнення електронної трудової
Електронна трудова книжка формується у реєстрі застрахованих осіб та доступна на порталі Пенсійного фонду. Основні джерела наповнення:
- оцифрована паперова трудова книжка або її скан-копія;
- повідомлення про прийняття на роботу;
- дані із зарплатної звітності роботодавця.
Після переходу на щомісячну звітність дані в електронній трудовій оновлюватимуться набагато швидше.
Чи потрібно подавати додаткові документи?
Головні відомості про прийняття, переведення, відпустки до 3 років і звільнення автоматично фіксуються в електронній трудовій. Немає потреби подавати окремі скан-копії наказів щодо цих подій.
Якщо ж дані не відобразилися або потрібно пришвидшити їхнє внесення (наприклад, при звільненні), можна:
- скористатися функціоналом «Додати запис»;
- передати XML-файл з відповідними даними.
У цих випадках необхідно додати скан-копію наказу, на підставі якого вноситься запис.
Передача оперативних відомостей до Пенсійного фонду
Важливо не плутати наповнення електронної трудової з обов’язком передавати оперативні відомості до Пенсійного фонду України.
Передача оперативних даних є обов’язковою для всіх підприємств, які визнані критично важливими, незалежно від того, чи здійснювалося бронювання працівників.
До переліку відомостей, які потрібно передавати, належать:
- прийняття на роботу;
- переміщення;
- постійне переведення;
- звільнення;
- поновлення на роботі;
- призупинення та відновлення дії трудового договору.
У які строки подавати оперативну інформацію?
Передача цих даних має здійснюватися не пізніше наступного дня після відповідної події.
Наприклад: у разі видання наказу про прийняття на роботу 14 лютого із датою прийняття 17 лютого, потрібно передати оперативну інформацію до ПФУ не пізніше 18 лютого.
Висновки
- Паперові трудові книжки зберігаються на підприємстві лише для працівників, прийнятих до 10 червня 2021 року.
- Якщо паперова книжка зберігається у працівника, записи вносяться лише за його вимогою (усною чи письмовою).
- Електронна трудова книжка автоматично наповнюється через оцифровані документи, повідомлення про прийняття та зарплатну звітність.
- Передача оперативних відомостей до Пенсійного фонду є обов’язковою для критичних підприємств і здійснюється не пізніше наступного дня після події.
З переходом на електронні трудові книжки кадровий документообіг значно спрощується, проте підприємства повинні суворо дотримуватись встановлених вимог щодо внесення записів та подання звітності.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Заява про внесення запису до трудової книжки
Статті на тему:
Алгоритм внесення запису в паперову трудову книжку: допомога кадровикам
Трудові книжки: бліцвідповіді про оцифрування, заповнення та видачу
Скануємо трудові книжки у 2024 році: розбір гарячих питань
ТОП-7 актуальних кейсів про трудові книжки
Записи до паперової трудової книжки: особливості внесення у 2024 році
Курс:
Трудова книжка – 2024: швидкий перехід на електронну
Інструменти кадровика:
Працівник з ВОС 999097, потребує БЗВП і червоною стрічкою: чи повідомляти ТЦК та чим загрожує роботодавцю
Взяли на роботу чоловіка, у якого є ВОД, але там вказана військово-облікова спеціальність 999097 потребує проходження БЗВП, а крім того, має червону стрічку. Я так розумію, що це не порушення і могли приймати на роботу? Чи повідомляти ТЦК про порушення?

Роботодавців хочуть штрафувати за порушення безпеки працівників: Уряд схвалив законопроєкт
10 вересня 2026 року Уряд схвалив законопроєкт, який передбачає відповідальність за порушення вимог безпеки та захисту здоров’я працівників на роботі. Зміни можуть безпосередньо вплинути на роботодавців

Передчасне знищення кадрових документів на підприємстві: хто і як відповідатиме
Кадрові документи на підприємстві зберігають за певними правилами. Строки збереження документів встановлені законодавством. Але на практиці буває так, що кадрові документи знищені передчасно (через помилки в обчисленні строку зберігання, недбалість працівника тощо). У статті поговоримо, як за це можуть покарати винних осіб та які інші негативні наслідки можуть чекати на підприємство

З 11 вересня ПФУ надсилатиме повідомлення про порушення та вимоги про компенсацію лікарняних: новий Порядок
Постановою правління від 04.08.2026 №31-1 Пенсійний фонд затвердив новий порядок, який передбачає направлення вимог про компенсацію виплачених лікарняних, якщо листок непрацездатності був оформлений на підставі необґрунтованого медичного висновку. У разі несплати коштів або неоскарження вимоги ПФУ зможе передавати її до виконавчої служби для примусового стягнення, а на суму боргу нараховуватиметься пеня

МОН затвердило 5 примірних договорів для коледжів і роботодавців: що змінилося
МОН затвердило п’ять примірних договорів про співпрацю у сфері професійної освіти. Документи стосуються дуального навчання, розроблення освітніх програм, стажування педагогів, використання обладнання роботодавців та практичної підготовки здобувачів освіти

Хто може отримати відстрочку через «Резерв+» у вересні: 11 підстав для онлайн-оформлення
У Міноборони продовжують розширювати перелік відстрочок, доступних у «Резерв+», однак станом на вересень 2026 року онлайн оформити можна лише визначені види. Кому доступна електронна відстрочка та коли все ще доведеться звертатися особисто – далі

11.09.2026 Міноборони змінило порядок виключення з військового обліку: що з бронюванням
11 вересня 2026 року Міноборони повідомило про автоматичне виключення з військового обліку після досягнення граничного віку. Для роботодавців важливо: після виключення автоматично скасовується чинне бронювання працівника, якщо воно було

Не чекайте квітня: пенсіонерам радять оформлювати перерахунок пенсії одразу після 24 місяців стажу
Автоматичний перерахунок пенсій проводять у квітні, але право на перерахунок після набуття 24 місяців страхового стажу може виникнути раніше. Пенсійний юрист пояснила, чому очікування наступного автоматичного перерахунку може коштувати пенсіонеру кількох місяців підвищеної виплати та як скористатися своїм правом раніше

Мінімалку у 2027 році хочуть встановити не нижче 15 120 грн
Профспілки вважають недостатніми закладені в проєкті Держбюджету-2027 показники мінімальної зарплати та прожиткового мінімуму. На зустрічі з Мінфіном 10 вересня вони запропонували підвищити мінзарплату до щонайменше 15 120 грн, а прожитковий мінімум для працездатних осіб – до 11 989 грн

Мобілізаційний вік до 55 років: у Раді розглядатимуть законопроєкт про нову вікову межу
На тлі обговорень можливого зниження верхньої межі мобілізаційного віку до 55 років у Верховній Раді до порядку денного включили законопроєкт №12222. Документ пропонує зменшити до 55 років граничний вік перебування на військовій службі та перебування військовозобов’язаних у запасі. Водночас це поки лише законопроєкт, який перебуває на опрацюванні в комітеті

Охорона праці на 0,1 ставки: важливий нюанс при оформленні за сумісництвом
Підприємство планує оформити за сумісництвом працівника, який уже відповідає за охорону праці на іншому підприємстві, на 0,1 ставки. Держпраці пояснила, чи допускає законодавство таке сумісництво та що роботодавцю варто врахувати, адже важливим є не лише оформлення працівника

Зарплату затримують понад 15 днів: працівникам можуть дозволити не працювати
Працівникам можуть надати право тимчасово припиняти виконання роботи, якщо роботодавець тривалий час не виплачує заробітну плату. Таку пропозицію містить законопроєкт №9510, який також передбачає посилення відповідальності роботодавців за затримку виплат та створення механізму гарантування зарплатних вимог у разі неплатоспроможності підприємства

Розбіжності між наказом і табелем обліку робочого часу: алгоритм виправлення
Якщо наказ і табель суперечать один одному, не слід автоматично виправляти відомості у табелі, хоч власне саме наказ і є документом-підставою для заповнення табеля. Спочатку потрібно встановити, який із документів не відповідає фактичним обставинам. Розглянемо алгоритм перевірки і покажемо, як оформити виправлення










