Паперові трудові книжки: особливості внесення записів

1. Ведення паперової трудової книжки у сучасних умовах
2. Заповнення титульної сторінки
3. Внесення записів до розділу «Відомості про роботу»
4. Запис про прийняття на роботу
5. Запис про переведення на іншу посаду / присвоєння розряду, рангу
6. Запис про звільнення
7. Запис про роботу за сумісництвом
8. Висновки

Ведення паперової трудової книжки у сучасних умовах

Облік трудової діяльності вже ведеться в електронній формі. Це передбачено ст. 48 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП): «Облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

Заразом і паперова трудова книжка продовжує бути в житті кадровика. Адже роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення і звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Оскільки записи до паперової трудової книжки продовжують вносити, то потрібно знати правила заповнення цього документа. Тут, як і раніше, керуємось Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58 (далі – Інструкція №58). Нумо на прикладах розглянемо, як заповнити трудову книжку.

Заповнення титульної сторінки

Якщо на роботу приймають працівника, для якого це місце роботи є першим, то на його вимогу роботодавець зобов’язаний оформити трудову книжку. Зробити це потрібно відповідно до ст. 48 КЗпП не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

І перше, що заповнює роботодавець – це титульна сторінка трудової книжки. В ній зазначають загальні відомості про працівника: прізвище, ім’я та по батькові, дата народження. Цю інформацію вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження (п. 2.11 Інструкції № 58). Тут же вказується дата заповнення трудової книжки, а внесені відомості працівник має перевірити й засвідчити їх своїм підписом.

Крім того, першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує посадова особа, відповідальна за її видавання, і ставиться печатка підприємства (або служби персоналу) (п. 2.12 Інструкції № 58).

Внесення записів до розділу «Відомості про роботу»

До трудової книжки вносять не тільки загальні відомості про працівника, які зазначають на титульній сторінці. Також до трудової книжки вносять:

1. відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
2. відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіх у роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;
3. відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Записи в трудовій книжці мають відповідати формулюванням чинного законодавства та містити посилання на статтю і пункт закону. Найпоширенішими є записи про роботу, переведення та звільнення. Далі наведено практичні кейси щодо внесення таких відомостей.

Запис про прийняття на роботу

Перед тим, як внести запис про прийняття на роботу, роботодавець у розділі «Відомості про роботу» зазначає своє найменування. А саме, у графі 3 як заголовок пишеться повне найменування підприємства (п. 2.14 Інструкції № 58), без скорочень і абревіатур, наприклад «Товариство з обмеженою відповідальністю «Млинок».

Далі нижче заголовка зазначають:

1. у графі 1 – порядковий номер запису;
2. у графі 2 – дату прийняття на роботу;
3. у графі 3 – «Прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво» із зазначенням його конкретного найменування, а також роботи, професії або посади та присвоєного розряду. Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, виконуються для робітників та службовців відповідно до найменування професій і посад, зазначених у «Класифікаторі професій»;
4. у графі 4 – номер і дату наказу (розпорядження).

Запис про прийняття працівника на роботу вносять до його трудової книжки не пізніше тижневого строку після видання наказу (розпорядження) про прийняття на роботу.

Увага! При внесенні запису до трудової книжки про прийняття на роботу не потрібно вносити інформацію про встановлення випробування, характер роботи (сезонна/тимчасова), строк дії трудового договору, встановлення неповного робочого часу (лист Мінпраці від 29.05.2007 № 126/13/133-07). Цю інформацію зазначають тільки у наказі

Запис про переведення на іншу посаду / присвоєння розряду, рангу

Після записів про прийняття на роботу до розділу «Відомості про роботу» вносяться також записи:

1. про переведення на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві;
2. про присвоєння нового кваліфікаційного розряду, класу, категорії.

Записи про присвоєння кваліфікаційної категорії, чергового кваліфікаційного розряду і класу вносять до розділу «Відомості про роботу» трудової книжки працівника окремим рядком у тому самому порядку, що й запис про прийняття на роботу. А саме заповнюють:

1. у графі 1 – порядковий номер запису;
2. у графі 2 – дату внесення запису;
3. у графі 3 – інформацію про переведення на іншу посаду / присвоєння кваліфікаційної категорії, кваліфікаційного розряду, класу;
4. у графі 4 – дату і номер відповідного наказу (розпорядження) роботодавця.

Зверніть увагу! Записи про тимчасове переведення або переміщення на іншу роботу в разі простою, виробничої потреби та в інших випадках, передбачених чинним законодавством, до паперової трудової книжки не вносяться, оскільки це не передбачено Інструкцією № 58.

Запис про звільнення

Запис про звільнення працівника вноситься до трудової книжки в день звільнення. І такий запис має повністю відповідати формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю, пункт закону (п. 2.3, 2.26 Інструкції № 58). Запис про звільнення у трудовій книжці працівника вносять із дотриманням таких правил:

1. у графі 1 ставиться порядковий номер запису;
2. у графі 2 – дата звільнення;
3. у графі 3 – причина звільнення;
4. у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис, наказ (розпорядження), його дата і номер.

Сам запис про звільнення має бути засвідчений підписом відповідальної особи та печаткою підприємства (служби персоналу).

Запис про роботу за сумісництвом

Запис про роботу за сумісництвом, за бажанням працівника, вносить кадрова служба за основним місцем роботи після звільнення з роботи за сумісництвом (п. 2.14 Інструкції № 58).

Запис вносять на підставі довідки про роботу за сумісництвом у довільній формі або виписок з відповідних наказів про прийняття на роботу за сумісництвом (звільнення), виданих неосновним роботодавцем.

Висновки

1. Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення і звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.
2. При першому заповненні трудової книжки на титульній сторінці зазначають загальну інформацію про працівника.
3. Запис про прийняття працівника на роботу вносять до трудової книжки не пізніше тижневого строку після видання наказу (розпорядження) про прийняття на роботу.
4. При переведенні працівника на тому самому підприємстві на іншу постійну роботу/посаду запис до трудової книжки роблять у такому самому порядку, як і при прийнятті на роботу.
5. Запис про звільнення вносять до трудової книжки в день звільнення.

Тетяна ГУЛЬ, редактор kadroland

Брошури та чеклісти:

Помічник кадровика «Трудова книжка – електронна та паперова: особливості ведення та виправлення записів»

Помічник кадровика «Трудова книжка та відомості до ПФУ – 2025: актуальні кейси»

Статті на тему:

Мобілізація/демобілізація: чи потрібен запис в трудовій книжці

Трудова книжка у 2025 році: зберігання, записи, електронне наповнення

Алгоритм внесення запису в паперову трудову книжку: допомога кадровикам

Скануємо трудові книжки у 2024 році: розбір гарячих питань