
Трудова книжка
23.10.2025
Алгоритм внесення запису в паперову трудову книжку: допомога кадровикам
Незважаючи на цифровізацію кадрового обліку, багато підприємств продовжують вести паперові трудові книжки. Помилка у записі може призвести до юридичних наслідків або проблем із підтвердженням стажу. Як правильно внести запис у паперову трудову книжку? Наша інструкція допоможе Вам

Алгоритм для внесення запису до паперової ТК

Більше прикладів про внесення записів до паперової трудової книжки у розділі «Довідники»
Правила внесення записів до паперової трудової книжки
У попередньому розділі ми описали процедуру внесення запису до паперової трудової книжки залежно від того, де вона зберігається – у працівника або на підприємстві.
Тепер наведемо правила внесення запису до паперової трудової книжки. Керуємося тут приписами статті 48 Кодексу законів про працю України та Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.1993 № 58.
Правила внесення записів до паперових трудових книжок:
1. До паперової трудової книжки вносяться записи про прийняття, постійне переведення, звільнення, нагородження та заохочення.
2. До паперової трудової книжки НЕ вносять записи про:
- відпустку у зв’язку із вагітністю та пологами;
- відпустку до 3 або 6 років;
- призову на військову службу під час мобілізації або повернення на роботу після неї (у процесі трудових відносин);
- тимчасове переведення;
- неповний робочий час;
- дистанційну або надомну роботу;
- суміщення;
- призупинення дії трудового договору.
3. Відомості про прийняття на роботу, переведення, нагородження та заохочення вносять на підставі наказу (розпорядження) не пізніше тижневого строку після його видання. Вважаємо, що це правило працює тоді, коли паперова трудова книжка працівника зберігається на підприємстві. Якщо паперова трудова книжка вже зберігається у працівника, то вносимо запис на його вимогу, без дотримання вказаних строків.
4. Запис про звільнення потрібно вносити у день звільнення. Обов’язково вказують норму КЗпП (пункт, стаття), на підставі якої відбувається звільнення.
5. Назва посади має відповідати умовам її формування відповідно до правил Класифікатора професій.
6. Кожен новий запис нумерується послідовно, без пропусків і подвоєння.
7. У графі 4 трудової книжки зазначають номер і дата наказу (розпорядження), на підставі якого внесено запис.
8. Якщо паперова трудова книжка вже зберігається у працівника, то у Правилах внутрішнього трудового розпорядку має бути визначено спосіб, у який працівник інформує про бажання внести запис до його трудової. Такий спосіб може бути – усний або письмовий. Рекомендуємо визначити письмовий спосіб у формі заяви. Така заява може бути одна на усі випадки або працівник при настанні кожної події (прийняття, переведення, звільнення) інформує роботодавця про бажання внести запис до своєї паперової трудової книжки.
9. Якщо паперова трудова книжка вже зберігається у працівника, то при внесенні запису на його вимогу, цю трудову ми не беремо для зберігання на підприємстві. По суті процедура виглядає так: працівник надає паперову трудову книжку, вносимо запис, віддаємо працівнику трудову.
10. У разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів (за наявності).
11. Запис про роботу за сумісництвом здійснює роботодавець за основним місцем роботи. Вважаємо, що запис має одразу відображати й прийняття, й звільнення. Якщо йдеться про внутрішнє сумісництво, то вносимо запис на підставі копій наказів про прийняття та звільнення. Якщо йдеться про зовнішнє сумісництво, то запис вносимо на підставі довідки про роботу за сумісництвом довільної форми.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Заява про внесення запису до трудової книжки
Відеокурс:
Професія. Кадровик з нуля до профі: прийняття, звільнення, відпустки, військовий облік
Інструменти кадровика:
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Військовий облік
20.10.2026
Штрафи та інша відповідальність у питаннях військового обліку
Ви знаєте, що за порушення у порядку ведення військового обліку передбачені великі штрафи. Ми знаємо, що ці штрафи вас дуже лякають і це можна зрозуміти. Натомість, лякає зазвичай невідоме. Тому пропонуємо розібрати усі важливі нюанси, щоб зменшити кількість невідомого

Соціальне страхування / Пенсії
20.10.2026
7000 грн на місяць під час вагітності та для догляду за дитиною: як оформити виплати в «Дії» з 20 жовтня
Оформити два види допомоги для родин із дітьми відтепер можна онлайн. Допомога у зв’язку з вагітністю та пологами становить 7000 грн на місяць, а для догляду за дитиною до року – також 7000 грн, або 10 500 грн для родин із дитиною з інвалідністю

Охорона праці
20.10.2026
Після 4 грудня «жовта» тривога: чи може роботодавець змусити працівників працювати без укриття
До 4 грудня підприємства без укриттів ще можуть користуватися перехідним механізмом для продовження роботи за «жовтого» рівня за погодженням із трудовим колективом. Що зміниться після завершення цього строку та чи можна буде залишати працівників на робочих місцях без належного захисту

Бронювання
20.10.2026
Критично важливе підприємство можуть позбавити статусу: коли це станеться
Укртрансбезпека постійно моніторить дотримання підприємствами вимог для збереження статусу «важливих для національної економіки». У разі виявлення невідповідності критеріям, галузевим вимогам або зловживань Комісії можуть запропонувати скасувати статус

Військовий облік
20.10.2026
Відстрочка від мобілізації: пропонують змінити правила для батьків, доглядальників і студентів
В мережі з’явився текст законопроєкту, яким пропонують змінити одразу кілька підстав для відстрочки за ст. 23 Закону про мобілізацію – від виховання дітей і догляду за родичами до підстав для подружжя осіб з інвалідністю та здобувачів освіти. Водночас законопроєкт ще не зареєстрований у Верховній Раді

Лікарняні / Страховий стаж
20.10.2026
Донори крові зберігають право на 100% оплату лікарняних: роз’яснення Мінсоцполітики
Працівники, які набули право на 100% оплати лікарняних як донори до 25 січня 2026 року, можуть і надалі отримувати виплати за спеціальними правилами. Мінсоцполітики роз’яснило, як застосовувати перехідні положення Закону №931

Військовий облік
20.10.2026
Не лише бронювання: Уряд перевірить, скільки військовозобов’язаних залишаються поза військовим обліком
В Україні мають перевірити, скільки громадян не перебувають на військовому обліку та скільки військовослужбовців самовільно залишили частину. Відповідне доручення дав прем’єр-міністр Сергій Корецький

Охорона праці
20.10.2026
Наказ про проведення стажування працівника
Наказ про проведення стажування на робочому місці визначає строк стажування працівника, відповідальну особу та порядок його проведення. У документі також зазначають умови перевірки знань і допуску працівника до самостійної роботи після завершення стажування.

Військовий облік
20.10.2026
Продовження відстрочки до 28 січня 2027 року: відповіді адвоката на 8 важливих запитань
Чи продовжиться відстрочка автоматично, чи потрібно звертатися до ЦНАПу і що робити, якщо «Резерв+» не показує нового строку? Адвокат Дар’я Тарасенко роз’яснила, як перевірити відстрочку та які варіанти дій є у військовозобов’язаних

Оплата праці
20.10.2026
Робота в укритті під час повітряної тривоги: чи має роботодавець оплачувати цей час повністю
Працівники продовжують виконувати свої обов’язки в укритті під час повітряної тривоги, але роботодавець відмовляється повністю оплачувати цей час. У Держпраці пояснили, чи правомірно це та як оплачувати роботу в укритті

Охорона праці
20.10.2026
Закон про безпеку праці під загрозою вето: профспілки пояснили, що не так із новими правилами
ФПУ закликає Президента накласти вето на ухвалений Закон про безпеку та здоров’я працівників на роботі. Профспілки заявляють про звуження прав, пільг і гарантій працівників та вимагають доопрацювати документ за участю соціальних партнерів

Ранковий кадровик
20.10.2026
Про «Резерв+» для жінок, скасування броні, Закон для ВПО, запізнення через тривогу, відмову від перевірок, зберігання роздруківок 🙋♀️ Ранковий кадровик від 20.10.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору










