
Трудова книжка
23.10.2025
Алгоритм внесення запису в паперову трудову книжку: допомога кадровикам
Незважаючи на цифровізацію кадрового обліку, багато підприємств продовжують вести паперові трудові книжки. Помилка у записі може призвести до юридичних наслідків або проблем із підтвердженням стажу. Як правильно внести запис у паперову трудову книжку? Наша інструкція допоможе Вам

Алгоритм для внесення запису до паперової ТК

Більше прикладів про внесення записів до паперової трудової книжки у розділі «Довідники»
Правила внесення записів до паперової трудової книжки
У попередньому розділі ми описали процедуру внесення запису до паперової трудової книжки залежно від того, де вона зберігається – у працівника або на підприємстві.
Тепер наведемо правила внесення запису до паперової трудової книжки. Керуємося тут приписами статті 48 Кодексу законів про працю України та Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.1993 № 58.
Правила внесення записів до паперових трудових книжок:
1. До паперової трудової книжки вносяться записи про прийняття, постійне переведення, звільнення, нагородження та заохочення.
2. До паперової трудової книжки НЕ вносять записи про:
- відпустку у зв’язку із вагітністю та пологами;
- відпустку до 3 або 6 років;
- призову на військову службу під час мобілізації або повернення на роботу після неї (у процесі трудових відносин);
- тимчасове переведення;
- неповний робочий час;
- дистанційну або надомну роботу;
- суміщення;
- призупинення дії трудового договору.
3. Відомості про прийняття на роботу, переведення, нагородження та заохочення вносять на підставі наказу (розпорядження) не пізніше тижневого строку після його видання. Вважаємо, що це правило працює тоді, коли паперова трудова книжка працівника зберігається на підприємстві. Якщо паперова трудова книжка вже зберігається у працівника, то вносимо запис на його вимогу, без дотримання вказаних строків.
4. Запис про звільнення потрібно вносити у день звільнення. Обов’язково вказують норму КЗпП (пункт, стаття), на підставі якої відбувається звільнення.
5. Назва посади має відповідати умовам її формування відповідно до правил Класифікатора професій.
6. Кожен новий запис нумерується послідовно, без пропусків і подвоєння.
7. У графі 4 трудової книжки зазначають номер і дата наказу (розпорядження), на підставі якого внесено запис.
8. Якщо паперова трудова книжка вже зберігається у працівника, то у Правилах внутрішнього трудового розпорядку має бути визначено спосіб, у який працівник інформує про бажання внести запис до його трудової. Такий спосіб може бути – усний або письмовий. Рекомендуємо визначити письмовий спосіб у формі заяви. Така заява може бути одна на усі випадки або працівник при настанні кожної події (прийняття, переведення, звільнення) інформує роботодавця про бажання внести запис до своєї паперової трудової книжки.
9. Якщо паперова трудова книжка вже зберігається у працівника, то при внесенні запису на його вимогу, цю трудову ми не беремо для зберігання на підприємстві. По суті процедура виглядає так: працівник надає паперову трудову книжку, вносимо запис, віддаємо працівнику трудову.
10. У разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів (за наявності).
11. Запис про роботу за сумісництвом здійснює роботодавець за основним місцем роботи. Вважаємо, що запис має одразу відображати й прийняття, й звільнення. Якщо йдеться про внутрішнє сумісництво, то вносимо запис на підставі копій наказів про прийняття та звільнення. Якщо йдеться про зовнішнє сумісництво, то запис вносимо на підставі довідки про роботу за сумісництвом довільної форми.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Заява про внесення запису до трудової книжки
Відеокурс:
Професія. Кадровик з нуля до профі: прийняття, звільнення, відпустки, військовий облік
Інструменти кадровика:
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Інше
13.08.2026
Обирайте теми майбутніх вебінарів! Ваші пропозиції – наша дія
Ваші професійні виклики – наш пріоритет! Ми хочемо, щоб наші безкоштовні вебінари приносили максимум користі. Пройдіть опитування, поділіться своїми побажаннями – і ми створимо заходи, які точно відповідатимуть вашим запитам! Пройдіть опитування на Telegram-каналі Kadroland Live за хвилину – отримаєте користь на роки

Бронювання
13.08.2026
Нова формула розрахунку середньої зарплати для критичності: зміни від Мінекономіки
Мінекономіки надало нове роз’яснення щодо розрахунку середньої зарплати, яку підприємства використовують для підтвердження критичності. Через затвердження нової форми Податкового розрахунку міністерство рекомендує застосовувати іншу формулу та конкретні показники звітності

Відповідальність / Перевірки
13.08.2026
Догана та інші стягнення за порушення трудової дисципліни: правила та документальне оформлення
Працівник порушує трудову дисципліну. Як роботодавець може його за це наказати? Законодавство надає можливість притягнути працівника до дисциплінарної відповідальності. Як це правильно зробити та які документи необхідно оформити, розглядаємо у цій статті

Відпустки на дітей
13.08.2026
Додаткова відпустка на дітей батьку: які документи потрібні, якщо діти від різних матерів
Працівник є батьком двох дітей віком до 15 років. Діти народжені від різних матерів і з жодною з них він не перебуває у шлюбі? Чи має він право на додаткову відпустку? Якщо працівник має право на таку відпустку, які саме підтвердні документи потрібно надати роботодавцю?

Охорона праці
13.08.2026
Розслідування нещасного випадку в умовах воєнного стану: інструкція для роботодавців
Аналізуємо процедуру розслідування нещасних випадків у період дії правового режиму воєнного (надзвичайного) стану в Україні або окремих її місцевостях. Поговоримо про те як проводять такі розслідування та те хто й за що відповідає

Військовий облік
13.08.2026
За кордоном і без відстрочки: як оформити її, якщо «Резерв+» не дає такої можливості
Військовозобов’язані, які перебувають за кордоном і мають право на відстрочку, можуть опинитися у складній ситуації, якщо потрібної опції немає в «Резерв+». Наразі документи через ЦНАП потрібно подавати особисто, однак адвокат оскаржує цю заборону в суді та домагається можливості оформлення відстрочки через представника

Держслужба, ОМС
13.08.2026
Що буде із зарплатами і конкурсами: Уряд оприлюднив нову Стратегію
Уряд визначив плани реформування державної служби до 2030 року. Серед ключових змін – відновлення та модернізація конкурсного відбору, а також удосконалення системи оплати праці держслужбовців на основі класифікації посад

Відповідальність / Перевірки
13.08.2026
Штрафи за фінансові порушення можуть зрости у кілька разів: що пропонують у Раді
За порушення правил бухобліку, фінансової звітності та інші фінансові порушення можуть штрафувати значно суворіше. Законопроєкт №15504 передбачає не лише збільшення штрафів, а й продовження строку притягнення до адмінвідповідальності до одного року

Посадові інструкції
13.08.2026
Посадова інструкція головного конструктора
Посадова інструкція головного конструктора визначає основні завдання, обов’язки, кваліфікаційні вимоги та взаємовідносини за посадою відповідно до ДКХП. Пропонуємо зразок посадової інструкції головного конструктора, який можна адаптувати до специфіки підприємства.

Соціальне страхування / Пенсії
13.08.2026
Можна дійти до 65 років і залишитися без пенсії: яка умова є обов’язковою
Самого віку для призначення пенсії недостатньо – вирішальним є страховий стаж. У 2026 році для виходу на пенсію у 60 років потрібно 33 роки стажу, а якщо у 65 років його менше ніж 15 років, права на пенсію за віком не буде взагалі

Військовий облік
13.08.2026
Штраф до 25,5 тис. грн: яке правило військового обліку не можна порушувати
Перебувати на військовому обліку – одне з основних правил для призовників, військовозобов’язаних та резервістів. Хто має стати на облік, у які строки це потрібно зробити та який штраф передбачений за порушення правил – у роз'ясненні ТЦК

Соціальне страхування / Пенсії
13.08.2026
Стаж зарахують, але пенсія не зросте: зміни в пенсійному законодавстві з серпня 2026 року
З 2 серпня 2026 року діють нові правила зарахування періодів роботи до страхового стажу. Відтепер несплата роботодавцем ЄСВ не позбавляє працівника права на зарахування такого періоду для призначення пенсії за віком. Проте є умови

Трудова книжка
13.08.2026
Єдиний спосіб обліку трудової діяльності – ЕТК: які дані подавати до ПФУ
Облік трудової діяльності працівників наразі ведеться в електронному форматі, а відомості зберігаються в реєстрі застрахованих осіб. Що саме потрібно подавати та як контролювати опрацювання документів – нагадали у Пенсійному фонді

Класифікатор професій
13.08.2026
Нові профстандарти вже в ЕРК-КП: затверджено 18 документів
В Реєстрі професійних стандартів опублікувало 18 професійних стандартів медсестринських професій. Документи мають стати основою для оновлення освітніх програм, кадрової політики та професійного розвитку медичних працівників









