Алгоритм для внесення запису до паперової ТК
Більше прикладів про внесення записів до паперової трудової книжки у розділі «Довідники»
Правила внесення записів до паперової трудової книжки
У попередньому розділі ми описали процедуру внесення запису до паперової трудової книжки залежно від того, де вона зберігається – у працівника або на підприємстві.
Тепер наведемо правила внесення запису до паперової трудової книжки. Керуємося тут приписами статті 48 Кодексу законів про працю України та Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.1993 № 58.
Правила внесення записів до паперових трудових книжок:
1. До паперової трудової книжки вносяться записи про прийняття, постійне переведення, звільнення, нагородження та заохочення.
2. До паперової трудової книжки НЕ вносять записи про:
- відпустку у зв’язку із вагітністю та пологами;
- відпустку до 3 або 6 років;
- призову на військову службу під час мобілізації або повернення на роботу після неї (у процесі трудових відносин);
- тимчасове переведення;
- неповний робочий час;
- дистанційну або надомну роботу;
- суміщення;
- призупинення дії трудового договору.
3. Відомості про прийняття на роботу, переведення, нагородження та заохочення вносять на підставі наказу (розпорядження) не пізніше тижневого строку після його видання. Вважаємо, що це правило працює тоді, коли паперова трудова книжка працівника зберігається на підприємстві. Якщо паперова трудова книжка вже зберігається у працівника, то вносимо запис на його вимогу, без дотримання вказаних строків.
4. Запис про звільнення потрібно вносити у день звільнення. Обов’язково вказують норму КЗпП (пункт, стаття), на підставі якої відбувається звільнення.
5. Назва посади має відповідати умовам її формування відповідно до правил Класифікатора професій.
6. Кожен новий запис нумерується послідовно, без пропусків і подвоєння.
7. У графі 4 трудової книжки зазначають номер і дата наказу (розпорядження), на підставі якого внесено запис.
8. Якщо паперова трудова книжка вже зберігається у працівника, то у Правилах внутрішнього трудового розпорядку має бути визначено спосіб, у який працівник інформує про бажання внести запис до його трудової. Такий спосіб може бути – усний або письмовий. Рекомендуємо визначити письмовий спосіб у формі заяви. Така заява може бути одна на усі випадки або працівник при настанні кожної події (прийняття, переведення, звільнення) інформує роботодавця про бажання внести запис до своєї паперової трудової книжки.
9. Якщо паперова трудова книжка вже зберігається у працівника, то при внесенні запису на його вимогу, цю трудову ми не беремо для зберігання на підприємстві. По суті процедура виглядає так: працівник надає паперову трудову книжку, вносимо запис, віддаємо працівнику трудову.
10. У разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів (за наявності).
11. Запис про роботу за сумісництвом здійснює роботодавець за основним місцем роботи. Вважаємо, що запис має одразу відображати й прийняття, й звільнення. Якщо йдеться про внутрішнє сумісництво, то вносимо запис на підставі копій наказів про прийняття та звільнення. Якщо йдеться про зовнішнє сумісництво, то запис вносимо на підставі довідки про роботу за сумісництвом довільної форми.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Заява про внесення запису до трудової книжки
Курс:
Трудова книжка – 2024: швидкий перехід на електронну
Інструменти кадровика: