Трудові книжки: бліцвідповіді про оцифрування, заповнення та видачу

1. Чи сканувати трудову книжку при звільненні
2. Чи сканувати нові записи
3. Чи видавати трудову книжку після сканування
4. Чи можна тимчасово видати трудову книжку
5. Чи додавати накази та підтвердні документи при скануванні
6. Чи можна відсканувати трудову книжку, яка зберігається у працівника
7. Чи виплачується кадровику доплата за сканування трудових книжок
8. ПФУ не приймає скан-копію ТК мобілізованого. Що робити
9. Чи можна приймати за основним місцем роботи без трудової книжки
10. Чи можна прийняти трудову книжку на зберігання за заявою
11. Чи можна внести запис про звільнення за іншого роботодавця
12. В який строк вносити запис до трудової книжки, яка зберігається у працівника
13. Як внести запис про переведення працівника на 0,5 ставки
14. Працівника мобілізовано. Як внести запис
15. Трудова книжка на окупованій території. Як завести нову

1. Чи сканувати трудову книжку при звільненні?

У роботодавця немає безумовного обов’язку оцифрувати чи передати скан-копії паперових трудових книжок працівників до ПФУ. Тому, якщо звільняється працівник, трудова книжка якого ще зберігається на підприємстві, її можна видати без оцифрування / сканування.

2. Чи сканувати нові записи?

Успішно оцифрували чи додали скан-копію трудової книжки на портал ПФУ, але потім внесли черговий запис до трудової книжки? Хороші новини для роботодавця: повторно нічого подавати не треба.

У цьому випадку вносимо запис до трудової книжки за замовчуванням (якщо трудова книжка зберігається у роботодавця) або на вимогу працівника (якщо трудова книжка зберігається у працівника, зокрема, щодо прийнятих після 10.06.2021).

Відповідні відомості потраплять до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (фактично до електронної трудової) автоматично, коли наприкінці кварталу (з січня 2025 року після завершення місяця) буде подано Об’єднану зарплатну звітність (зокрема, додаток Д5).

3. Чи видавати трудову книжку після сканування?

У жодному нормативному документі не зазначено, що подання скан-копії трудової книжки до ПФУ чи її оцифрування є підставою для видачі трудової книжки працівнику.

Але! Держпраці не вбачає підстав відмовити працівнику у видачі трудової книжки, що зберігається у роботодавця, на його вимогу. Причому мова йде не тільки про відскановані чи оцифровані трудові книжки. Таку вимогу бажано оформити у вигляді заяви.

4. Чи можна тимчасово видати трудову книжку?

Формально видавати працівникам трудові книжки, які зберігаються у роботодавця, наразі підстав немає. Але з огляду на вищезгадане роз’яснення Держпраці, відсутні підстави відмовити працівнику у видачі такої трудової книжки на його вимогу. Таку вимогу бажано оформити у вигляді заяви.

Тож за заявою працівнику можна видати його трудову книжку. Але! Вважаємо, що її слід видати не тимчасово, а на постійній основі. Тимчасова видача не передбачена законодавством.

5. Чи додавати накази та підтвердні документи при скануванні?

У загальному випадку – ні. Достатньо передати скан-копію трудової книжки чи оцифрувати та долучити скан-копію трудової книжки. За потреби скан-копії документів зможе долучити сам працівник.

6. Чи можна відсканувати трудову книжку, яка зберігається у працівника?

Так. Це не заборонено. Роботодавець може допомогти працівнику оцифрувати чи відсканувати його трудову книжку. Але! Не приймайте її на зберігання, навіть на 1 день.

7. Чи виплачується кадровику доплата за сканування трудових книжок?

Ні. Зазвичай такий функціонал дорівнює роботі з трудовими книжками. Але Ви можете додатково прописати це в посадовій інструкції інспектора з кадрів, і тоді за виконання таких функцій однозначно виплачується оклад.

Водночас комерційним роботодавцям не заборонено додатково заохочувати працівників.

8. ПФУ не приймає скан-копію ТК мобілізованого. Що робити?

Поширена ситуація, коли скан-копію подають за мобілізованого чи за працівницю / працівника, яка / який перебуває у відпустці для догляду за дитиною до 3 років. Зокрема, під час подання скан-копії трудової книжки світиться «особа не перебуває у трудових відносинах». Це пов’язано з тим, що роботодавець тривалий час не сплачує за таку особу ЄСВ. Тому слід чекати на повернення працівника чи працівниці.

9. Чи можна приймати за основним місцем роботи без трудової книжки?

Так. Відповідно до ч. 2 ст. 24 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати трудову книжку (у разі наявності) або Відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Отже, можна прийняти працівника й без трудової, але Відомості про трудову діяльність у такому випадку обов’язкові.

Проте запис до трудової вносимо на вимогу працівника: за замовчуванням – не вносимо.

Відповіді на будь-які кадрові запитання від провідних експертів kadroland протягом доби! Ваш Особистий Консультант вже очікує і готовий допомогти!

10. Чи можна прийняти трудову книжку на зберігання за заявою?

Ні. Це порушення. Статтею 48 КЗпП визначено, що трудові книжки з 10.06.2021 зберігаються у працівника.

Зауважте, що за зберігання трудових книжок працівників, прийнятих на роботу після 10.06.2021, можуть оштрафувати як за порушення інших вимог трудового законодавства – одна мінзарплата (наразі 8000 грн).

11. Чи можна внести запис про звільнення за іншого роботодавця?

Ні. Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція № 58), не передбачено можливості вносити записи за іншого роботодавця, окрім ситуації, коли запис про роботу за сумісництвом вноситься за основним місцем роботи. Тож, якщо при працевлаштуванні особа надає трудову книжку, в якій відсутній запис про звільнення, не можна вносити запис на підставі:

1. копії наказу про звільнення, виданої іншим роботодавцем;
2. відомостей з електронної трудової книжки;
3. відомостей про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування тощо.

Увага! За відсутності запису про звільнення роботодавець, який приймає працівника на роботу, вносить запис за наступним порядковим номером. Залишати місце для запису не потрібно

12. В який строк вносити запис до трудової книжки, яка зберігається у працівника?

Не встановлено строків для внесення записів до трудової книжки, яка зберігається у працівника, на вимогу працівника. Якщо така вимога надійшла більше ніж за тиждень від події, рекомендуємо отримати письмову заяву від працівника з проханням внести запис.

Але! Рекомендуємо отримати заяву.

13. Як внести запис про переведення працівника на 0,5 ставки?

Неповну зайнятість встановлюють (це не переведення!). Тому до трудової книжки не вносять записи про зміну умов праці.

14. Працівника мобілізовано. Як внести запис?

Відповідно до пп. «а» п. 2.19 Інструкції №58 до трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів записи про час служби, зокрема, у складі Збройних Сил України із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби. Тож в разі мобілізації запис про це до трудової книжки не вносимо. Це можна буде зробити вже після демобілізації працівника.

15. Трудова книжка на окупованій території. Як завести нову?

У такому випадку слід оформити дублікат трудової книжки з урахуванням правил, визначених п.п. 5.5–5.6 Інструкції №58. Зауважте, якщо доступ до трудової книжки буде відновлено, записи з дубліката про періоди роботи переносяться до трудової книжки. При цьому на першій сторінці дубліката робиться напис: «Дублікат анульовано», посвідчується печаткою роботодавця за останнім місцем роботи працівника та дублікат повертається його власнику.

Шаблони та зразки документів:

Заява працівника про видачу трудової книжки