Чи можна обійтися без посадової інструкції, якщо є письмовий трудовий договір

1. Чим передбачена необхідність затвердження посадових інструкцій
2. Чи має ДКХП статус нормативного документа
3. Яка позиція органів контролю з цього питання
4. Висновки

Чим передбачена необхідність затвердження посадових інструкцій

У Кодексі законів про працю України (далі – КЗпП) немає згадок про посадові інструкції. Проте в ст. 29 КЗпП визначений обов’язок роботодавця в узгоджений із працівником спосіб поінформувати працівника, зокрема, про його трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків), права та обов’язки та інші відомості, які стосуються трудових відносин. Для виконання цього обов’язку зазвичай роботодавцем використовується такий документ як посадова інструкція.

Виходячи з роз’яснень державних органів, посадова інструкція – це організаційний документ, який визначає організаційно-правовий статус працівників і передбачає відповідний перелік конкретних завдань та обов'язків, прав, повноважень, відповідальності, необхідних знань та кваліфікації, які забезпечують належні умови для ефективної роботи працівника (лист Держпраці від 18.12.2015 №5820/0/4.4-06/6/ДП-15, лист Мінсоцполітики від 25.11.2015 №713/13/116-15).

Припис про обов’язок роботодавця затвердити посадові інструкції знаходимо у Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженому наказом Мінпраці та соцполітики від 29.12.2004 № 336 (далі – ДКХП Випуск 1, Наказ № 336). У п. 6 Загальних положень ДКХП Випуск 1 зазначено, що посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, зазначених в штатному розписі. Виняток можуть становити окремі керівники, правове положення яких визначено в Статуті (положенні) підприємства, установи, організації або відповідного підрозділу, де зазначено основні завдання, обов'язки, права і відповідальність за виконання покладених на них функцій.

Відповіді на будь-які кадрові запитання від провідних експертів kadroland протягом доби! Ваш Особистий Консультант вже очікує і готовий допомогти!

Як бачимо, у ДКХП Випуск 1 є виключення, коли посадові інструкції можуть не складатися, але вони не стосуються випадків, коли укладається письмовий трудовий договір.

Також відмітимо, що у п. 1 Загальних положень ДКХП Випуск 1 зазначено, що цей довідник є нормативним документом, обов'язковим з питань управління персоналом на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності та видів економічної діяльності. Але тут є певний нюанс правового характеру, на який необхідно звернути вашу увагу та який розглянемо далі.

Чи має ДКХП статус нормативного документа

Щоб документ, виданий міністерством, набув статусу нормативно-правового акту, він повинен бути затверджений з дотриманням певної процедури, встановленої законодавством України.

Так, відповідно до Указу Президента від 03.10.1992 №493/92 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади» (далі – Указ № 493) нормативно-правові акти, які видаються міністерствами, іншими органами виконавчої влади, органами господарського управління та контролю і які зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації (ст. 1 Указу №493). Державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, органів господарського управління та контролю здійснює Міністерство юстиції України (ст. 2 Указу №493). Така реєстрація відбувається відповідно до Положення про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств, інших органів виконавчої влади, затвердженого постановою КМУ від 28.12.1992 №731.

Але наказ №336, яким затверджений ДКХП Випуск 1 та який містить припис про обов’язковість посадових інструкцій, не зареєстрований в Мін'юсті. Отже, він не має статусу нормативно-правового акту, а тому – має рекомендаційний характер, а невиконання його приписів не буде вважатися порушенням законодавства.

Яка позиція органів контролю з цього питання

Не зважаючи на відсутність в нормативно-правових актах прямої норми, яка б передбачала обов’язковість затвердження роботодавцями посадових інструкцій, на практиці органи Держпраці та інші державні органи вважають, що затвердження посадових інструкцій є обов’язковим. Наприклад, див. лист Мінсоцполітики від 25.12.2013 №564/13/116-13.

Крім того, у роботодавців завжди є ризик, що за відсутність посадових інструкцій Держпраці застосує штрафні санкції:

1. штраф на підставі ст. 265 КЗпП за порушення інших вимог законодавства про працю – у розмірі мінімальної заробітної плати за кожне таке порушення (наразі – 8000 грн). Штраф застосовується до роботодавця. Щоправда, у період дії воєнного стану встановлене особливе правило застосування штрафів на підставі ст. 265 КЗпП. Відповідно до ст. 16 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення перевірок, штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються;
2. адміністративний штраф на підставі ст. 41 КУпАП у розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1700 грн), який накладається на посадовий осіб роботодавця. На відміну від штрафу, який застосовується на підставі ст. 265 КЗпП, звільнення від цього штрафу на період дії воєнного стану не передбачено.

Випадки застосування штрафів саме за відсутність у роботодавця посадових інструкцій підтверджується й судовою практикою (наприклад, постанова Київського апеляційного адміністративного суду від 02.10.2017 по справі №704/511/17).

Звісно, роботодавець, який не має посадових інструкцій, але всі необхідні відомості прописав у письмовому трудовому договорі, має право оскаржити в суді застосовані до нього штрафні санкції, мотивуючи свою позицію тим, що нормативно-правові акти не передбачають обов’язковості посадових інструкцій, а приписи, передбачені ст. 29 КЗпП, виконані шляхом включення відповідних пунктів у письмовий трудовий договір.

Але, виходячи з практики, не кожен роботодавець готовий сперечатися з контролюючими органами у судовому порядку: для цього потрібні додаткові моральні та фінансові ресурси.

Тож, радимо роботодавцям, у яких укладені письмові трудові договори, все одно розробляти та затверджувати посадові інструкції для своїх працівників. Тим більше, що трудовий договір та посадова інструкція мають різні цілі, виходячи з визначення понять цих документів, та не є взаємовиключаючими.

Наприклад, у трудовому договорі зазвичай не вказують відомості про підлеглість працівника, його взаємовідносини та зв’язки працівника з іншими структурними підрозділами тощо.

Детальніше про правила розробки та затвердження посадових інструкцій можна дізнатися з нашої статті за посиланням

Також звернемо вашу увагу на ще один нюанс, передбачений трудовим законодавством, який стосується нашого питання. У ст. 21 КЗпП передбачено, що в умовах спрощеного режиму регулювання трудових відносин, визначеного главою III-Б цього Кодексу, трудовий договір є основним засобом регулювання трудових відносин працівників та роботодавців (власників приватних підприємств), у яких кількість працівників або рівень оплати праці відповідає критеріям, встановленим ст. 49-⁵ КЗпП. Тобто, для окремих роботодавців, які відповідають необхідним критеріям та застосовують спрощений режим, дійсно КЗпП передбачає можливість регулювання всіх відносин саме у трудовому договору. Цей факт ще раз підтверджує, що для інших роботодавців затвердження локальних актів, у тому числі посадових інструкцій, не буде зайвим.

Висновки

1. В законодавчих актах немає прямої вимоги щодо наявності у роботодавця затверджених посадових інструкцій працівників. Така вимога міститься у ДКХП, але цей документ не має статусу нормативно-правового акту, тому має рекомендаційний характер.
2. Вважаючи сталу практику з питання застосування посадових інструкцій та позицію державних органів з цього питання, не радимо роботодавцям, які укладають з працівниками письмові трудові договори, відмовлятися від затвердження посадових інструкцій. Це дозволить уникнути суперечок з контролюючими органами. Крім того, посадова інструкція працівника може бути додатковим доказом у судових спорах з працівниками (наприклад, у разі порушення трудової дисципліни).

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Трудовий договір

Типова форма трудового договору про дистанційну роботу

Трудовий договір про дистанційну роботу за сумісництвом

Типова форма трудового договору про надомну роботу

Посадова інструкція касира

Посадова інструкція завідувача господарства

Посадова інструкція начальника відділу кадрів

Посадова інструкція інспектора з кадрів

Посадова інструкція менеджера з персоналу

Статті та консультації на тему:

Посадова інструкція: як підготувати й навіщо вона потрібна

Посадові інструкції: що враховувати при складанні

Письмові трудові договори: (не)обов’язковість, форми, перспективи переходу з усних на письмові

Чи зазначати прізвище в посадовій інструкції

Чи достатньо для працевлаштування заяви та наказу