Посадові інструкції: що враховувати при складанні

1. Чи обов’язково роботодавцю затверджувати посадові інструкції
2. Правила розробки та затвердження посадових інструкцій
3. Які розділи необхідно включати до посадової інструкції
4. Як внести зміни в посадову інструкцію
5. Висновки

Чи обов’язково роботодавцю затверджувати посадові інструкції

Посадова інструкція – це організаційний документ, який визначає організаційно-правовий статус працівників і передбачає відповідний перелік конкретних завдань та обов'язків, прав, повноважень, відповідальності, необхідних знань та кваліфікації, які забезпечують належні умови для ефективної роботи працівника (лист Держпраці від 18.12.2015 № 5820/0/4.4-06/6/ДП-15, лист Мінсоцполітики від 25.11.2015 № 713/13/116-15).

Увага! Слід відрізняти посадові інструкції та робочі інструкції. Посадові інструкції розробляються та затверджуються для працівників, які належать до професійних категорій керівників, професіоналів, фахівців і технічних службовців, а робочі інструкції – для працівників, які належать до категорії робітників (робітничих професій)

У КЗпП про посадові інструкції працівників не згадується, але ст. 29 Кодекс законів про працю України (далі – КЗпП) передбачає, що до початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати працівника, зокрема, про права та обов’язки. Для цього роботодавцем використовується такий документ як посадова інструкція.

Крім того, про обов’язковість затвердження посадових інструкцій вказано в Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженому наказом Мінпраці та соцполітики від 29.12.2004 № 336 (далі – ДКХП). Так, у п. 6 Загальних положень ДКХП зазначено, що посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, зазначених в штатному розписі. Виняток можуть становити окремі керівники, правове положення яких визначено в Статуті (положенні) підприємства, установи, організації або відповідного підрозділу, де зазначено основні завдання, обов'язки, права і відповідальність за виконання покладених на них функцій.

Також зазначимо, що посадові інструкції – важливий для роботодавця інструмент, який допомагає здійснювати контроль за виконанням працівниками покладених на них функцій, а також, для застосування до працівників стягнень за порушення трудової дисципліни, передбачених трудовим законодавством.

Наприклад, п. 3 ст. 40 КЗпП передбачає можливість звільнення працівника за систематичне невиконання без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором. Але, щоб довести таке невиконання обов’язків, роботодавцю необхідна затверджена посадова інструкція, з якою працівник ознайомлений під підпис.

А для працівника наявність затвердженої посадової інструкції – гарантія чіткого визначення вимог щодо роботи, яку він повинен виконувати, а також документ, який він може використати для захисту своїх прав у разі незаконних вимог з боку роботодавця щодо виконання обов’язків, не передбачених трудовим договором, або у разі незаконного звільнення.

Необхідно підібрати назву посади, перевірити код КП або ж знайти потрібну посадову інструкцію? Тоді переходьте до нашого пошукового сервісу – Класифікатор професій, в якому враховано останні Зміни №14!

Правила розробки та затвердження посадових інструкцій

При розробці та затвердженні посадових інструкцій роботодавцям необхідно дотримуватися, окрім вимог КЗпП та ДКХП, також правил, встановлених:

1. Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).;
2. ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затверджений наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 № 144 (далі – ДСТУ 4163:2020);
3. ДК 003:2010. Національний класифікатор України «Класифікатор професій», затверджений та наданий чинності наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 № 327 (далі – ДК 003:2010).

Законодавством процедура затвердження посадових інструкцій чітко не прописана, кожний роботодавець самостійно її визначає та закріплює в своїх локальних актах.

Виходячи з практики, що склалася, процедура розробки та затвердження посадових інструкцій може складатися з таких етапів.

Етап 1. Розробка проєкту посадової інструкції.

Розробку проєкту посадової інструкції здійснює підрозділ або посадова особа, на яких покладені такі обов’язки відповідно до затверджених у роботодавця правил документообігу, та інших внутрішніх документів.

Наприклад, ці обов’язки можуть бути покладені на керівника підрозділу, у складі якого передбачена посада для якого розробляється інструкція (але це не обов’язково).

Етап 2. Погодження та візування.

Після розробки проєкту посадової інструкції, здійснюється її погодження з відповідними зацікавленими службами, як це передбачено внутрішніми документами роботодавця.

Наприклад, з юридичною та кадровою службами, бухгалтерією, тощо. Служби, з якими погоджується текст посадової інструкції, візують проєкт інструкції.

Етап 3. Затвердження інструкції

Посадова інструкція затверджується керівником підприємства безпосередньо шляхом проставлення на ній грифу "затверджую".

Але якщо на підприємстві замість однієї посадової інструкції затверджують іншу, то доцільно це зробити за наказом (розпорядженням) керівника або уповноваженого ним органу.

Етап 4. Ознайомлення працівника.

Після затвердження посадової інструкції керівником її доводять до відома працівника, про що на останньому аркуші першого примірника інструкції роблять відповідний запис: «З посадовою інструкцією ознайомлений(-а)». Або для ознайомлення можна оформити окремий спеціальний бланк (лист ознайомлення), на якому працівники проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення (п. 11 гл. 10 розд. IІ Правил № 1000/5).

При оформлені посадових інструкцій слід дотримуватись вимог ДСТУ 4163:2020, у п. 1.1 якого зазначено, що цей стандарт поширюється, зокрема, на такі організаційні документи як посадові інструкції.

Крім того, при складанні посадових інструкцій можна використати уніфіковану форму посадової інструкції, що наведена у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схвалено протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 № 7 (далі – Збірник уніфікованих форм).

Важливо! Посадові інструкції складаються на конкретну посаду, передбачену штатним розписом, а не на конкретного працівника, який займає, чи буде займати цю посаду. Отже, якщо у роботодавця є декілька однакових посад, то складається одна посадова інструкція на таку посаду

Хто на підприємстві зобов’язаний займатися розробкою проектів посадових інструкцій?

Законодавством це не визначено, тому, в даному питанні слід виходити з внутрішніх документів роботодавця (наказів, положень, тощо). Тобто, хто повинен виконувати цю роботу визначає керівник та закріплює це в локальних актах підприємства. Частіше всього ці обов’язки на практиці покладають, або на керівників структурних підрозділів, у складі яких передбачена посада для якого розробляється посадова інструкція, або на кадрову службу.

Як часто потрібно затверджувати посадові інструкції, чи є якась періодичність їх перезатвердження?

Посадова інструкція – це документ, який не має обмеження по строку його дії. Тому, нові посадові інструкції затверджуються у разі виникнення такої потреби. Наприклад, якщо у штатний розпис була введена нова посада. А в затверджені посадові інструкції, зазвичай, вносять зміни, якщо виникає така необхідність. Тобто, нема необхідності перезатверджувати посадові інструкції через певний період часу. А от періодично переглядати їх на відповідність трудовому законодавству та реальним показникам роботи працівників буде не зайвим.

Які розділи необхідно включати до посадової інструкції

При складанні посадових інструкцій використовують описи професій, наведених у ДКТП. Цей довідник визначає перелік основних робіт, які властиві тій або іншій посаді, та забезпечує єдність у визначенні кваліфікаційних вимог щодо певних посад. Але ДКТП використовують як основу при розробці інструкцій, при цьому, роботодавцю слід ураховувати свою специфіку робот. Тобто, не слід формально підходити до змісту посадової інструкції, необхідно включати в неї конкретні обов’язки, яки повинен виконувати працівник на цій посаді.

Згідно приписів, зазначених в п. 6, 7 Загальних положень ДКХП, а також виходячи з практики, у посадові інструкції включають наступні розділи.

1. Розділ «Загальні положення». У ньому слід зазначити:

1. найменування посади, яке повинно відповідати Класифікатору професій;
2. кваліфікаційні вимоги (освіта, стаж роботи за фахом, необхідні знання і навики);
3. порядок призначення і звільнення з посади;
4. підлеглість співробітника;
5. наявність підлеглих працівників;
6. порядок заміщення на час тимчасової відсутності тощо.

2. Розділ «Завдання та обов'язки працівника». У цьому розділі, використовуючи ДКХП, слід прописати обов'язки працівника з докладним викладенням основних напрямів його діяльності. Слід визначити конкретні завдання, які працівник зобов'язаний виконувати, відповідно до функцій підприємства або структурного підрозділу.

3. Розділ «Права працівника». Цей розділ повинен містить перелік прав і повноважень працівника, що надаються йому для виконання обов'язків за посадою. Наприклад, це можуть бути права:

1. вносити пропозиції з відповідних питань;
2. приймати певні рішення;
3. узгоджувати проекти документів;
4. отримувати необхідну для виконання своїх завдань інформацію від відповідних підрозділів.

4. Розділ «Відповідальність». Цей розділ повинен містить показники оцінки роботи працівника та межі його особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт. Показниками оцінки роботи є якість та своєчасність виконання посадових завданьта обов'язків.

5. Розділ «Повинен знати». Розділ встановлює перелік вимог до спеціальних знань, а також знань законодавчих актів та нормативних документів, необхідних для виконання посадових обов'язків працівником. Цю інформацію необхідно формулювати виходячи з реальних умов роботи на підприємстві, особливостей обладнання, матеріалів, інструментів та інших факторів.

6. Розділ «Кваліфікаційні вимоги». Цей розділ включають в посадову інструкцію, якщо ця інформація не вказана у розділі «Загальні положення».

7. Розділ «Взаємовідносини (зв'язки)». В цьому розділі зазначаються відносини і зв'язки працівника з іншими працівниками підрозділу, з працівниками інших підрозділів, а також зі сторонніми підприємствами, з якими працівник має службові взаємовідносини. Слід визначити терміни отримання та надання взаємної інформації, порядок погодження та затвердження відповідних документів тощо.

Увага! Текст посадової інструкції повинен мати вказівний характер, для чого доцільно використовувати чіткі формулювання зі словами: «повинен», «має право», «слід», «потрібно», «необхідно», «забороняється». Не дозволяється використовувати у тексті посадової інструкції формулювання зі словами: «можна», «не можна», «бажано», «не бажано», «рекомендовано» тощо

Про це вказано в Поясненнях щодо оформлення посадової і робочої інструкцій працівника (робітника) юридичної особи Збірника уніфікованих форм.

Як внести зміни в посадову інструкцію

В посадові інструкції можуть вноситися зміни на підставі наказу керівника підприємства.

Необхідність внесення змін може бути обумовлена різними підставами, наприклад:

1. в разі перерозподілу обов'язків між працівниками у зв'язку зі скороченням чисельності;
2. якщо змінилася назва підприємства, структурного підрозділу, або назва посади.

Також доцільно ініціювати внесення змін до посадових інструкцій у разі (п. 17 Загальних положень ДКХП):

1. розширення і поглиблення змісту завдань і обов'язків працівників;
2. зміни освітніх, освітньо-кваліфікаційних рівнів і, відповідно, кваліфікаційних вимог;
3. уточнення професійної термінології тощо.

Увага! З усіма змінами в посадовій інструкції працівника потрібно ознайомити під підпис

Висновки

1. Посадова інструкція - організаційний документ, який визначає організаційно-правовий статус працівників і передбачає відповідний перелік конкретних завдань та обов'язків, прав, повноважень, відповідальності, необхідних знань та кваліфікації.
2. Необхідність затвердження роботодавцем посадових інструкцій обумовлена вимогами ст. 29 КЗпП, а також приписами ДКХП.
3. Посадова інструкція затверджується керівником підприємства безпосередньо шляхом проставлення на ній грифу "затверджую".

Оксана КОВАЛЬЧУК, редактор kadroland

Статті на тему:

Оновлений Класифікатор професій: кого стосується та алгоритми оновлення документів кадровика

Змінено Класифікатор професій: які кадрові документи треба виправити

Особова справа: як вести та зберігати

Відеокурс на тему:

Працюємо з Класифікатором професій, посадовими інструкціями

Відео на тему:

ФОП з працівниками: які кадрові документи?