Посадова інструкція начальника відділу кадрів

 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис       Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

 

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

начальника відділу кадрів

(Код КП — 1232)

 

1. Загальні положення

1.1. Ця посадова інструкція визначає функціональні обов’язки, права та відповідальність начальника відділу кадрів підприємства.

1.2. Начальник відділу кадрів належить до професійної групи «Керівники».

1.3. Начальник відділу кадрів призначається на посаду та звільняється з неї наказом директора підприємства (іншого керівника) за поданням заступника директора підприємства (або без подання).

1.4. Начальник відділу кадрів підпорядковується заступнику директора підприємства (або іншому керівнику). Начальнику відділу кадрів підпорядковується група працівників відділу кадрів.

1.5. У своїй діяльності начальник відділу кадрів керується законодавчими та іншими нормативними (керівними, технічними, методичними) документами у відповідній сфері діяльності, Положенням про відповідну службу підприємства (структурний підрозділ), Положенням про комерційну таємницю підприємства, інструкціями з охорони праці, санітарії і гігієни, пожежної безпеки, правилами внутрішнього трудового розпорядку, наказами,  розпорядженнями та вказівками керівництва підприємства, цією посадовою інструкцією.

1.6. Головна функція начальника відділу кадрів (мета діяльності на посаді) — організація роботи із забезпечення підприємства працівниками потрібних професій, спеціальностей і кваліфікації згідно з цілями, стратегією та профілем підприємства, зовнішніми та внутрішніми умовами його діяльності, які змінюються, із формування і ведення банку даних про кількісний та якісний склад кадрів, його розвиток та рух.

1.7. Робоче місце начальника відділу кадрів знаходиться у відповідних приміщеннях та на об’єктах підприємства (кабінеті відділу кадрів), за умовами праці відповідає чинним нормам і стандартам та обладнане телефонним апаратом і персональним комп’ютером, який підключено до локальної мережі підприємства та Інтернету, відповідною оргтехнікою, обладнанням, устаткуванням, місцями зберігання документації (сейфом), бібліотечкою літератури з відповідних питань діяльності підприємства за своєї професійної спеціалізації.

1.8. У разі відсутності начальника відділу кадрів на робочому місці (хвороба, відпустка, відрядження тощо) виконання його обов’язків забезпечує у межах компетенції та у встановленому порядку інший працівник  підприємства відповідної кваліфікації за розпорядженням заступника підприємства (іншого керівника).

1.9. Оригінал цієї посадової інструкції зберігається у відділі кадрів підприємства, 1-а копія — у заступника директора підприємства, 2-а копія — у начальника відділу кадрів.

1.10. У разі перерозподілу обов’язків між працівниками підприємства до цієї посадової інструкції за наказом директора підприємства можуть бути внесені зміни або доповнення відповідно до чинного законодавства.

 

2. Завдання та обов’язки

Начальник відділу кадрів виконує такі функціональні завдання та обов’язки:

2.1. Очолює роботу із забезпечення підприємства працівниками потрібних професій, спеціальностей і кваліфікації згідно з цілями, стратегією та профілем підприємства, зовнішніми та внутрішніми умовами його діяльності, які змінюються, із формування і ведення банку даних про кількісний та якісний склад кадрів, його розвиток та рух.

2.2. Керує розробленням перспективних і річних планів комплектування підприємства персоналом з урахуванням перспектив його розвитку, змін складу працюючих у зв’язку з упровадженням нової техніки та технології, механізації та автоматизації виробничих процесів, а також пуском виробничих об’єктів.

2.3. Організовує розроблення прогнозів, визначення поточної і перспективної потреби в кадрах і джерел її задоволення на основі вивчення ринку праці, встановлення прямих зв’язків з навчальними закладами і службами зайнятості, контактів з підприємствами аналогічного профілю, інформування робітників підприємства про наявні вакансії, використання засобів масової інформації для розташування об’яв про наймання працівників.

2.4. Бере участь у розробленні кадрової політики і кадрової стратегії підприємства.

2.5. Вирішує питання найму, звільнення, переведення працівників, контролює їх розстановку і правильність використання у підрозділах підприємства.

2.6. Забезпечує приймання, розміщення молодих працівників згідно з одержаною в навчальному закладі професією і спеціальністю, спільно з керівниками підрозділів і громадськими організаціями здійснює проведення їх стажування та виховної роботи.

2.7. Здійснює роботу з добору, відбирання і розставлення кадрів на основі оцінювання їх кваліфікації, особистих і ділових якостей; контролює правильність використання працівників у підрозділах підприємства.

2.8. Здійснює планомірну роботу зі створення резерву для висування на підставі таких організаційних форм, як планування ділової кар’єри, підготовка кандидатів на висування за індивідуальними планами, ротаційне пересування керівників і спеціалістів, навчання на спеціальних курсах, стажування на відповідних посадах.

2.9. Бере участь в атестації, розробленні заходів щодо реалізації рекомендацій атестаційних комісій, визначає коло працівників, які підлягають черговій та повторній атестації, забезпечує підготовку необхідних документів.

2.10. Організовує своєчасне оформлення приймання, переведення і звільнення працівників згідно з трудовим законодавством, положеннями, інструкціями і наказами керівника підприємства, облік особового складу, видавання довідок про теперішню і минулу трудову діяльність працюючих, збереження і заповнення трудових книжок та ведення встановленої документації з кадрів, а також підготовку матеріалів для рекомендації працівників до заохочень та винагород.

2.11. Забезпечує підготовку документів з пенсійного страхування, а також документів, необхідних для призначення пенсій працівникам підприємства і їх сім’ям, а також подання їх до органів соціального забезпечення.

2.12. Організовує розроблення і реалізацію заходів, спрямованих на вдосконалення керування кадрами на основі впровадження відповідної системи добору, розстановки кадрів, яка забезпечує відбір найбільш підготовлених працівників для ефективного виконання ними своїх обов’язків, профвідбір та профадаптацію кадрів, їх професійно-кваліфікаційне просування.

2.13. Здійснює методичне керівництво роботою інспекторів з кадрів підрозділів підприємства, контролює виконання керівниками підрозділів постанов, наказів і розпоряджень з питань роботи з кадрами.

2.14. Вживає заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з кадрами.

2.15. Вивчає та узагальнює підсумки роботи з кадрами, аналізує причини плинності, прогулів та інших порушень трудової дисципліни, готує пропозиції щодо усунення виявлених недоліків, закріплення кадрів, вживає заходів щодо працевлаштування вивільнених працівників.

2.16. Здійснює зв’язок з іншими підприємствами в питаннях добору кадрів.

2.17. Організовує табельний облік, складання і виконання графіків відпусток, контроль за станом трудової дисципліни в підрозділах підприємства і додержанням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку, розроблює заходи щодо поліпшення трудової дисципліни, зниження витрат робочого часу, контролює їх виконання.

2.18. Забезпечує складання встановленої звітності з обліку особового складу та роботи з кадрами.

2.19. Керує працівниками відділу.

2.20. Дотримується конфіденційності в роботі з службовими документами відповідно до вимог чинного законодавства.

2.21. Бере участь у запровадженні на підприємстві (функціонуванні) системи управління якістю за своїм напрямком роботи, є відповідальним виконавцем відповідних процесів системи управління якістю.

2.22. За необхідності в межах компетенції вживає заходів щодо ліквідації аварійних ситуацій на  території  підприємства, а також та прилеглій території.

2.23. Дотримується сам правил і норм охорони праці, санітарії та гігієни, пожежної безпеки, охорони навколишнього середовища та забезпечує їх дотримання підлеглими працівниками.

 

3. Права

Для виконання своїх функцій начальник відділу кадрів має право:

3.1. Контролювати роботу підпорядкованих працівників та давати їм у межах своєї компетенції відповідні розпорядження (вказівки) по роботі.

3.2. Вносити пропозиції заступнику директора підприємства щодо покращення ефективності діяльності за своєю професійною спеціалізацією.

3.3. Отримувати від структурних підрозділів підприємства доречні матеріали та інформацію, необхідну для виконання своїх посадових обов’язків.

3.4. Брати участь у вирішенні доречних питань на підприємстві у відповідності до своєї компетенції.

3.5. У межах компетенції (за дорученням) представляти інтереси  підприємства перед сторонніми підприємствами, установами, організаціями, взаємодіяти з їх представниками, вести з ними переговори та ділове листування.

3.6. Брати участь у підготовці організаційно-розпорядчих документів підприємства за напрямом своєї діяльності.

3.7. Підписувати та візувати документи у межах своєї компетенції.

 

4. Відповідальність

4.1. Начальник відділу кадрів несе відповідальність за:

4.1.1. Невиконання або неналежне виконання вимог організаційно-розпорядчих документів підприємства, що стосуються його напрямку діяльності.

4.1.2. Перевищення або недостатнє використання своїх повноважень визначених цією посадовою інструкцією та іншими відповідними документами підприємства.

4.1.3. Вчинення матеріальних збитків підприємству з власної провини у межах, встановлених чинним законодавством України.

4.1.4. Невиконання або неналежне виконання інших своїх посадових обов’язків згідно з цією посадовою інструкцією.

4.1.5. Недотримання правил і норм охорони праці, пожежної безпеки, охорони навколишнього середовища.

4.1.6. Розголошення комерційної (професійної) таємниці.

4.2. Оцінювання роботи начальника відділу кадрів здійснює заступник директора підприємства (інший керівник). Основними показниками при оцінюванні роботи начальника відділу кадрів є своєчасність та повнота виконання ним свої посадових обов’язків, дотримання вимог організаційно-розпорядчих документів підприємства, що стосуються його напрямків діяльності.

 

5. Повинен знати

Начальник відділу кадрів повинен знати:

5.1. законодавчі і нормативні акти, методичні матеріали з управління персоналом;

5.2. трудове законодавство;

5.3. структуру і штат підприємства; його профіль, спеціалізацію і перспективи розвитку;

5.4. кадрову політику і стратегію підприємства;

5.5. порядок складання прогнозів, визначення перспективної і поточної потреби у кадрах;

5.6. джерела забезпечення підприємства кадрами; стан ринку праці;

5.7. системи і методи оцінювання персоналу;

5.8. методи аналізу професійно-кваліфікаційної структури кадрів;

5.9. порядок оформлення, ведення і збереження документації, пов’язаної з кадрами і їх рухом;

5.10. порядок формування і ведення банку даних про персонал підприємства;

5.11. організацію табельного обліку;

5.12. методи обліку руху кадрів;

5.13. порядок складання встановленої звітності;

5.14. можливості використання сучасних інформаційних технологій у роботі кадрових служб;

5.15. передовий вітчизняний і світовий досвід роботи з персоналом; основи профорієнтаційної роботи;

5.16. порядок розроблення планів комплектування підприємства кадрами;

5.17. положення про порядок призначення та виплати державної допомоги;

5.18. порядок оформлення приймання, переведення та звільнення працівників, ведення і зберігання їх трудових книжок та особових справ, оформлення пенсій працівникам підприємства та їх сім’ям;

5.19. організацію табельного обліку; методи обліку просування кадрів;

5.20. порядок складання встановленої звітності;

5.21. основи профорієнтаційної роботи;

5.22. основи соціології, психології праці, економіки, організації виробництва та управління;

5.23. порядок оформлення відповідної документації, у т. ч. і в електронному вигляді;

5.24. сучасні інформаційні технології, засоби комунікації та зв’язку, прикладні програмні засоби, що використовуються у роботі;

5.25. вимоги (процеси, процедури, протоколи, стандарти) чинної на підприємстві системи управління якістю за профілем своєї діяльності;

5.26. правила та норми охорони праці, пожежної безпеки та виробничої санітарії.

 

6. Кваліфікаційні вимоги

Другий (магістерський) рівень вищої освіти за відповідною спеціальністю певної галузі знань (напряму підготовки). Стаж роботи з управління персоналом — не менше 2 років.

 

7. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою

Для виконання обов’язків та реалізації своїх прав начальник відділу кадрів взаємодіє із:

7.1. усіма працівниками відділу кадрів за напрямом своєї діяльності з питань контролю (координації) їх роботи, надання і роз’яснення їм відповідних розпоряджень і вказівок, отримання від них відповідної інформації (документації);

7.2. керівниками та іншими працівниками інших структурних підрозділів (напрямків діяльності) підприємства з питань, що пов’язані з виконанням начальником (управителем) своїх посадових обов’язків, надання та отримання відповідної інформації (матеріалів, документів тощо);

7.3. представниками інших (сторонніх) підприємств, установ, організацій у межах компетенції з питань, що представляють спільний інтерес для зазначених організацій та  підприємства або що пов’язані з повноваженнями сторонніх організацій у відповідних сферах.