Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ

1. Паперова трудова книжка: сучасні умови наповнення, зберігання та аудит
2. Сканування паперової трудової книжки
3. Наповнення електронної трудової на порталі ПФУ
4. Оперативні відомості до ПФУ: кому (не)передавати
5. Практичний курс, який допоможе не лише правильно вести паперові та електронні трудові книжки, а й працювати з оперативними відомостями до ПФУ 2.0.

Паперова трудова книжка: сучасні умови наповнення, зберігання та аудит

З 10 червня 2021 року змінилися підходи до місця зберігання та внесення записів до паперової трудової книжки.

Тож з 10 червня 2021 року під час прийняття на роботу особа, яка працевлаштовується, подає паперову трудову книжку або відомості про трудову діяльність. Водночас у разі подання паперової трудової книжки роботодавець вже не бере її на зберігання. По-перше, такого обовʼязку для роботодавця більше немає. По-друге, зберігання паперових трудових книжок на підприємстві під час воєнного стану пов’язане з ризиками. Якщо ж працівник нині працевлаштовується й надає заяву про зберігання паперової трудової книжки на підприємстві? Тоді відмовляємо йому, аргументи ми вже навели вище.

Тому станом натепер на підприємстві можуть зберігатися тільки паперові трудові книжки працівників, прийнятих до 10 червня 2021 року.

Від місця зберігання паперових трудових книжок залежить і порядок внесення записів.

Якщо паперова трудова книжка ще зберігається на підприємстві, то записи вносимо апріорі (без додаткових вимог працівника) на підставі Інструкції № 58.

Якщо паперова трудова книжка вже зберігається у працівника, то керуємося ст. 48 КЗпП, і запис вноситься на вимогу працівника (усну або письмову).

Потрібно дотримуватися, на перший погляд, простих правил, але й вони породжують безліч запитань:

1. Коли потрібно віддати паперову трудову книжку на зберігання працівника?
2. Як реагувати на заяву працівника з проханням віддати йому на зберігання паперову трудову книжку, якщо він не звільняється?
3. Як внести зміни до паперової трудової книжки?
4. Коли потрібно провести аудит паперової трудової книжки?

Відповідь на останнє запитання: перед скануванням чи оцифруванням паперової трудової книжки.

Відповіді на всі інші запитання – у новому курсі «Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0».

Сканування паперової трудової книжки

Відомості з паперових трудових книжок потрібно передати до Пенсійного фонду до 10 червня 2026 року. Для цього існують два способи:

1. передача скан-копій паперової трудової книжки до ПФУ;
2. оцифрування паперової трудової книжки на порталі ПФУ.

Це повинен зробити працівник через кабінет застрахованої особи або роботодавець через кабінет страхувальника на порталі ПФУ.

Проте й тут не бракує запитань:

1. Які вимоги до виготовлення скан-копій паперової трудової книжки?
2. Чому ПФУ може відмовити у прийнятті скан-копій паперової трудової книжки?
3. Чи передавати скан-копії паперової трудової книжки? працівника-пенсіонера за віком?

І найболючіше: що натискати на порталі ПФУ, щоб передати скан-копії паперової трудової книжки?

Алгоритми, пояснення та наочні приклади роботи на порталі Пенсійного фонду – у курсі від Кадроленд.

Наповнення електронної трудової на порталі ПФУ

Електронна трудова містить значно більше відомостей, ніж паперова. Водночас е-трудова наповнюється з таких джерел:

1. відомості з переданих скан-копій паперових трудових книжок чи отримані після їх оцифрування;
2. повідомлення про прийняття на роботу, яке подається до ДПС;
3. зарплатний звіт;
4. відомості з XML-файлу або передані через функціонал «Додати запис».

Коли кадровик бере участь у наповненні електронної трудової? Чи є дедлайни з передачі відомостей, що наповнюють електронну трудову? Що таке загадковий XML-файл та чи можна його опанувати? Шаблони XML-файлів, доступні приклади та пояснення вже є у нашому новому курсі!

Оперативні відомості до ПФУ: кому (не)передавати

Якщо підприємство отримало статус критично важливого для цілей бронювання, то виникає обовʼязок із передачі оперативних відомостей до ПФУ.

Інформувати потрібно про:

1. прийняття працівника на роботу;
2. переміщення працівника з одного структурного підрозділу до іншого;
3. переведення на іншу постійну посаду або роботу;
4. звільнення;
5. поновлення на роботі;
6. тимчасове призупинення / відновлення дії трудового договору.

Про інші події не інформуємо. Як передати на практиці оперативні відомості до ПФУ за одним працівником або одразу за декількома? Розповідає і демонструє Ольга Хільчук у бонусних уроках до курсу «Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0»

Практичний курс, який допоможе не лише правильно вести паперові та електронні трудові книжки, а й працювати з оперативними відомостями до ПФУ 2.0.

Щоб впоратися з усіма труднощами ведення трудових книжок у нових реаліях, на платформі Kadroland створено практичний відеокурс «Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0».

Це не просто огляд змін у законодавстві. Це реальний практикум, який допоможе:

1. розібратися, де та як правильно зберігати паперові трудові книжки: у працівника чи на підприємстві;
2. безпомилково робити записи, а якщо вже побачили помилку, наші приклади допоможуть внести виправлення до паперових трудових книжок;
3. пройти шляхом сканування чи оцифрування трудових книжок;
4. зрозуміти джерела наповнення електронної трудової книжки та правила формування ЕТК;
5. опанувати роботу з оперативними відомостями для ПФУ: хто, коли та як повинен їх передавати.

Практична частина – це реальні кейси, покрокові інструкції, зразки документів і пояснення, які допоможуть розібратися з усіма питаннями щодо місця зберігання паперових трудових книжок та внесення записів до них, сканування трудових та особливості переходу на електронні трудові. А ще у бонусних уроках розглянемо правила передачі оперативних відомостей до ПФУ.

Лектори:

1. Людмила Смердова – головна редакторка відеоконтенту kadroland;
2. Ольга Хільчук – бухгалтер-експерт, провідна консультантка з BAS.

Формат: дивіться записи у відеоформаті; завантажуйте та прослуховуйте аудіозаписи навіть у дорозі; знаходьте головне у текстовій версії.

Дати: дивіться у будь-який момент та з будь-якої точки світу на платформі Kadroland.

Для кого цей курс?

Цей курс ідеально підходить для:

1. Кадровиків, які відповідають за оформлення, зберігання та сканування трудових книжок, а також супровід е-трудових на порталі ПФУ.
2. Бухгалтерів, які ведуть кадровий облік і відповідають за взаємодію з Пенсійним фондом щодо електронних трудових, мають обовʼязок стосовно передачі оперативних відомостей до ПФУ.
3. HR-спеціалістів, які супроводжують працівників у процесі працевлаштування та повинні знати вимоги до наповнення е-трудової, утворення витягу з ЕТК і сучасні тенденції у веденні паперових трудових.

Почніть зараз і заощадьте: діє знижка -50%

Цей курс – практичний гайд для тих, хто хоче впевнено працювати з трудовими книжками та оперативними відомостями ПФУ, уникати помилок і спростити кадровий облік.

❗ Зараз діє акційна знижка -50% на пакет «Базовий». Знижка доступна лише для першої передплати.

Джерело: kadroland