Чи передавати ПФУ сканкопії усіх наказів про прийняття, переведення та звільнення

1. У чому полягає проблема зі скануванням наказів до ПФУ
2. Чи зобов’язаний роботодавець після 10.06.2021 сканувати накази й завантажувати їх на портал ПФУ
3. Чи впливає відсутність даних у розділі «Відцифрована ЕТК» на стаж працівника
4. Чи відображається інформація про підприємницьку діяльність в ЕТК
5. Висновки

У чому полягає проблема зі скануванням наказів до ПФУ

Нещодавно до сервісу «Особистий Консультант»👌 надійшло питання:

Чи потрібно після сканування трудової книжки в разі переведень, звільнення подавати сканкопії наказів? За словами деяких фахівців ПФУ, тільки створення запису із сканкопією наказу наповнює розділ «Відцифрована ЕТК»

Консультант надав розлогу відповідь. Але в коментарях ми отримали численні відгуки колег, що випадки таких звернень ПФУ не поодинокі.

Тому ми надіслали ПФУ персональний запит і отримали відповідь (див. нижче). Зараз проаналізуємо її.

Чи зобов’язаний роботодавець після 10.06.2021 сканувати накази й завантажувати їх на портал ПФУ

Чи обов’язково роботодавці повинні після 10.06.2021 при прийнятті, звільненні, переведенні працівника оцифровувати такі записи через функціонал «Додати запис» і додавати сканкопії відповідних наказів? Якою нормою це регламентовано?

Здається, питання більше ніж конкретне. Але відповідь довелося шукати. Отже, розкладаємо відповідь по поличках.

ПФУ нагадує, що з 10.06.2021 запроваджено облік трудової діяльності працівника в електронній формі. Тобто, запроваджено електронну трудову книжку (далі – ЕТК).

Причому відведено 5 років (до 10.06.2026) на синхронізацію паперової та електронної трудових книжок. Зокрема, дані з паперової трудової книжки слід перенести до електронної та зробити це можна двома способами: шляхом передачі на портал ПФУ сканкопій трудової книжки або оцифрувати записи з трудової книжки.

Оцифрувати / відсканувати паперову трудову книжку може як роботодавець, так і сам працівник.

Відповідно до абз. 4 ч. 2 ст. 20 Закону України від 08.07.2010 № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон про ЄСВ) роботодавець подає відомості про працівника щодо переведення на іншу роботу (посаду), звільнення, поновлення на роботі, призупинення / поновлення дії трудового договору, а також про присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, складення присяги, належності або неналежності осіб, які працюють, у тому числі підприємців, або забезпечують себе роботою самостійно, до професійних спілок та / або до осіб, які підлягають обов’язковим медичним оглядам.

Більшість цих відомостей потраплять до ЕТК через Податковий розрахунок, зокрема, додаток Д5. Також джерелом наповнення ЕТК є повідомлення про прийняття працівника на роботу, яке подається до податкової при працевлаштуванні. В такий спосіб до ЕТК потрапляє інформація тільки про прийняття на роботу.

Але! У разі відсутності в реєстрі застрахованих осіб (тобто в ЕТК) відомостей про прийняття на роботу, переміщення з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу, звільнення, поновлення на роботі, призупинення / відновлення дії трудового договору, а також про присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, складання присяги, стажування, навчання тощо відповідні відомості подаються страхувальником через вебпортал ПФУ.

Потрібна відповідь «на вчора»? Сервіс «ОК» – це оперативна консультація від профі. Поставте питання – і отримайте фахову відповідь протягом 24 годин!

Отже, хоч і непрямо, але маємо відповідь:

За замовчуванням достатньо подати:

1. сканкопію чи оцифрувати паперову трудову книжку, щоб синхронізувати трудові книжки;
2. повідомлення до податкової про прийняття на роботу, щоб внести відомості про початок трудових відносин;
3. Податковий розрахунок (Додаток Д5), щоб внести до ЕТК інформацію про призупинення / відновлення дії трудового договору, присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, складання присяги, стажування, навчання тощо.

Але якщо з якихось причин відомості не потрапили до реєстру застрахованих осіб (тобто до ЕТК), то можна внести ці дані, зокрема:

1. за допомогою функціоналу «Додати запис» + додати сканкопію підтвердного документа;
2. за допомогою xml-файлу.

Наприклад, згідно із Порядком заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Мінфіну України від 13.01.2015 № 4 (далі – Порядок № 4) додаток Д5 подається платником єдиного внеску, якщо протягом звітного періоду:

1. укладено або розірвано трудовий договір (цивільно-правовий договір, крім ЦПД, укладеного з фізособою – підприємцем, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності, зазначеним у витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань) із застрахованою особою;
2. укладено або розірвано трудовий договір із застрахованою особою, яка працевлаштована на нове робоче місце;
3. особу переміщено з одного структурного підрозділу до іншого, переведено на іншу постійну посаду або роботу у того самого платника єдиного внеску;
4. особу призначено на нову посаду;
5. особа вперше вступила на військову службу або закінчила проходження військової служби (із виключенням зі списків особового складу військової частини (військового навчального закладу, установи тощо)) у порядку, встановленому положеннями про проходження військової служби;
6. особі надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами (у тому числі особам із числа військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу);
7. особі надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
8. особі надано відпустку по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку.

А отже, через податковий розрахунок не можна передати інформацію про присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, складання присяги, стажування, навчання тощо. В разі потреби, цю інформацію може передати у вигляді сканкопій відповідних наказів саме роботодавець. Водночас таку інформацію може внести й сам працівник.

Отже, бачимо можливість, а не обов’язок подання сканкопій наказів.

До речі, саме в цьому випадку дані підтягнуться в розділ «Відцифрована ЕТК».

Чи впливає відсутність даних у розділі «Відцифрована ЕТК» на стаж працівника

Якщо відомості про прийняття, звільнення, переведення відображаються у Реєстрі застрахованих осіб (у Витягу з РЗО, ОК-5, ОК-7, вкладці «Записи трудової книжки (за СПОВ)» тощо), тобто підтягнулися з Додатку Д5 до Податкового розрахунку, але не відображаються в розділі «Відцифрована ЕТК», чи вплине це на призначення пенсії тощо? Якою нормою встановлено обов’язок для роботодавця оцифровувати такі відомості?

І тут відповідь не одразу впадає в очі.

Ще раз нагадаємо, що інформація про трудову діяльність зберігається на порталі ПФУ в розділі «Електронна трудова книжка». Для ознайомлення із записами трудової книжки в цьому розділі потрібно обрати вкладку «Дані ЕТК».

При цьому:

1. у закладці «Записи трудової книжки (За СПОВ)» відображається інформація про трудові відносини найманого працівника, яка сформована автоматично за даними звітів роботодавців (найраніше за період з 01.01.1998). Якщо простіше «підтягнулася» з Податкового розрахунку і його попередників;
2. у закладці «Відцифрована ЕТК» розміщено дані за результатами оцифрування відомостей про трудові відносини відповідно до наданої сканованої трудової книжки;
3. у закладці «Скан-копії трудової книжки» розміщені сканкопії паперової трудової книжки (надані застрахованою особою чи страхувальником).

ПФУ у листі зазначає, що до ЕТК можна завантажити всі документи, що впливають на розрахунок стажу для визначення права на пенсію. Окрім трудової книжки, це можуть бути документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток, свідоцтво про шлюб та інші документи.

Причому:

Інформація про стаж щодо вказаних документів не відображається у довідках за формами: «Витяг з РЗО», ОК-5, ОК-7, а також у вкладці «Записи трудової книжки (За СПОВ)».

Все, як ми й говорили: загальна інформація про прийняття, переведення, звільнення потрапить до ЕТК через Податковий розрахунок. Ми її побачимо в розділі «Записи трудової книжки (За СПОВ)». І додатково подавати сканкопії наказів не потрібно.

Але якщо подамо сканкопії інших документів (накази, дипломи, свідоцтва про народження, ВОД тощо), то така інформація, не відобразиться у вкладці «Записи трудової книжки (за СПОВ)», але потрапить до вкладки «Відцифрована ЕТК», а самі сканкопії – у вкладку «Скан-копії трудової книжки».

Зауважте, що ПФУ ніде не зазначає про обов’язковість сканування наказів про прийняття, звільнення, переведення. Тож це локальні прохання відділень ПФУ, а не вимоги законодавства. До речі наразі роботодавці одержують чимало листів із проханнями оцифрувати ЕТК – деталі тут.

Також «не прозвучало», що в разі відсутності відсканованого наказу період не зарахується до стажу. Якщо дані будуть у вкладці «Записи трудової книжки (За СПОВ)» і їх не буде, у вкладці «Відцифрована ЕТК», то це не позбавить стажу.

Чи відображається інформація про підприємницьку діяльність в ЕТК

Ми про це не питали, але отримали роз’яснення, що фізична особа – підприємець не є найманим працівником, а отже запис про підприємницьку діяльність до ЕТК не вноситься.

… інформація про періоди здійснення підприємницької діяльності в розділі «Електронна трудова книжка» (вкладка «Записи трудової книжки за СПОВ») відсутня.

Що ж корисна інформація, візьмемо до відома.

Висновки

1. Основним джерелом наповнення ЕТК є відсканована / оцифрована трудова книжка та відомості з повідомлення про прийняття на роботу та Податкового розрахунку.
2. В разі відсутності відомостей в ЕТК роботодавець може подати сканкопії наказів та інших документів.
3. Якщо інформація є у вкладці «Записи трудової книжки за СПОВ», але відсутня у вкладці «Відцифрована ЕТК», то це не позбавить стажу.

П.С. Колеги, ми не полишаємо цю тему і будемо продовжувати шукати правди й допомагати вам. Якщо у вас є корисні кейси чи уточнення, діліться ними в коментарях

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Довідники на тему:

Витяг з електронної трудової книжки: покрокова інструкція для формування на порталі ПФУ

Зразки із внесенням записів до паперової трудової книжки

Статті та консультації на тему:

Отримали лист від ПФУ з проханням оцифрувати трудові книжки та вести електронну трудову: як реагувати

Трудові книжки: бліцвідповіді про оцифрування, заповнення та видачу

Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ

Паперова трудова книжка: зберігання та внесення записів у перехідний період

Сканування трудових книжок: розбір гарячих питань

ТОП-7 актуальних кейсів про трудові книжки

ПФУ нагадує про сканування трудових книжок: обов’язки роботодавця та варіанти дій

ПФУ не оцифровує записи з трудової книжки без сканкопії наказів