Отримали лист від ПФУ з проханням оцифрувати трудові книжки та вести електронну трудову: як реагувати

1. Що за лист від ПФУ
2. Чи обов’язкова паперова книжка
3. Чи обов’язкова електронна трудова книжка
4. Як вносити відомості до електронної трудової книжки
5. Хто оцифровує паперову та веде електронну трудову книжку
6. Чи реагувати на лист ПФУ

Що за лист від ПФУ

Останнім часом роботодавці все частіше отримують від ПФУ листи, де, зокрема, нагадується:

1. про наявність працівників передпенсійного віку;
2. відсоток наявних актуальних електронних трудових книжок (далі – ЕТК) від загальної кількості працівників;
3. про необхідність надати відомості про трудову діяльність працівників, у яких відсутня актуальна ЕТК;
4. здійснювати облік трудової діяльності працівників в електронній формі через вебпортал ПФУ тощо.

Нижче приклад одного із таких листів.

Відповідно у кадровиків та бухгалтерів виникає чимало питань. Надамо вам відповіді на основні із них, а також з'ясуємо, що має робити роботодавець після отримання листа.

Чи обов’язкова паперова книжка

ПФУ нагадує, що з 10.06.2021 набув чинності Закон України від 05.02.2021 №1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі – Закон №1217). Відповідно до цього Закону облік трудової діяльності працівника переводиться з паперової форми (у трудовій книжці) в електронну – у Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування.

Отже, можемо підсумувати, що паперова трудова книжка тепер не є обов’язковою.

Чи обов’язкова електронна трудова книжка

Так, ЕТК обов’язкова.

ПФУ зауважує:

Саме Закон 1217-ІХ скасовує обов'язковість паперової трудової книжки і вимагає обов'язкового ведення електронної трудової книжки працівника в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб <…>

Які відомості вносити до електронної трудової книжки

Як зазначено в листі, до ЕТК включаються відомості про трудову діяльність, а саме про:

1. прийняття на роботу;
2. присвоєння, зміну, позбавлення розряду, рангу, класу, звання, категорії;
3. складення присяги;
4. проходження стажування;
5. переведення на іншу роботу;
6. підстави звільнення.

Зауважимо, що фактично цитують норму п. 8 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1 (далі – Порядок №11-1).

Як вносити відомості до електронної трудової книжки

Тут фахівці ПФУ зауважують:

Відомості про трудову діяльність працівника подають через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі у вигляді xml-файлу, <…>.

Ті, хто давно в темі ЕТК, знають, що це не єдиний спосіб наповнення ЕТК.

Нагадаємо, що за замовчуванням достатньо подати:

1. сканкопію чи оцифрувати паперову трудову книжку, щоб синхронізувати трудові книжки;
2. повідомлення до податкової про прийняття на роботу, щоб внести відомості про початок трудових відносин;
3. Податковий розрахунок (із заповненим додатком Д5), щоб внести до ЕТК інформацію про прийняття на роботу, призупинення / відновлення дії трудового договору, присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, складання присяги, стажування, навчання, звільнення з роботи тощо.

Але, якщо з якихось причин відомості не потрапили до реєстру застрахованих осіб (тобто до ЕТК), то можна внести ці дані, зокрема:

1. за допомогою функціоналу «Додати запис» + додати сканкопію підтвердного документа;
2. за допомогою xml-файлу.

Про це і про обов’язок сканувати накази про прийняття, переведення, звільнення ми розповідали буквально вчора тут

Хто оцифровує паперову та веде електронну трудову книжку

В листі ПФУ зазначає, що вести ЕТК повинен роботодавець через кабінет страхувальника:

Саме Закон 1217-ІХ … вимагає обов'язкового ведення електронної трудової книжки працівника … через кабінет страхувальника веб-порталу електронних послуг Пенсійного фонду України (https://portal.pfu.gov.ua/)

Але звернімось до першоджерела. Нагадаємо, що відповідно п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону №1217

<...> включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб <...> відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється <...> на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою <...>

Аналогічну згадку бачимо і в п.4 Порядку №11-1:

Відомості про трудову діяльність працівника подаються <…> через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України <…> працівником, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження

Далі в нормі уточнюється, що наповнення ЕТК здійснюється шляхом подання сканкопій трудової книжки чи її оцифрування, а також шляхом подання xml-файла (ми про це говорили вище).

Отже, існує декілька шляхів наповнення ЕТК і роботодавець є одним із суб’єктів, хто може «наповнювати» ЕТК, в тому числі через вебпортал ПФУ.

Потрібна відповідь «на вчора»? Сервіс «ОК» – це оперативна консультація від профі. Поставте питання – і отримайте фахову відповідь протягом 24 годин!

Додатковий аргумент, що роботодавець може, але не зобов’язаний оцифровувати паперові трудові книжки чи передавати сканкопії, а також вести ЕТК: в листі ПФУ рекомендує надати відомості про трудову діяльність працівників, у яких відсутня актуальна електронна трудова книжка, та здійснювати облік трудової діяльності працівників в електронній формі на вебпортал ПФУ.

Підсумуємо: у роботодавця немає безумовного обов’язку оцифровувати ти передавати сканкопії трудових книжок працівників на вебпортал ПФУ та вести електронну трудову книжку на вебпорталі ПФУ через кабінет страхувальника. Водночас роботодавець, дійсно, може це зробити.

Чи реагувати на лист ПФУ

Якщо ви плануєте провести роботи з наповнення ЕТК, то можна або нічого не відповідати, або відповісти приблизно так:

Дякуємо за нагадування щодо необхідності оцифровування трудових книжок. І хоча законодавство не зобов'язує робити це саме роботодавця (п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1) наше підприємство намагається допомогти своїм працівникам з оцифруванням трудових книжок.

Як відповісти в разі, якщо ви не плануєте проводити зазначені роботи, ми радили тут.

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Довідники на тему:

Витяг з електронної трудової книжки: покрокова інструкція для формування на порталі ПФУ

Статті та консультації на тему:

Чи передавати ПФУ сканкопії усіх наказів про прийняття, переведення та звільнення

Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ

Сканування трудових книжок: розбір гарячих питань

ПФУ нагадує про сканування трудових книжок: обов’язки роботодавця та варіанти дій

ПФУ не оцифровує записи з трудової книжки без сканкопії наказів