Зберігаємо трудову книжку на підприємстві: дозволені випадки

Прийняття на роботу: чи можна без трудової?

Відповідно до  оновленої статті 24 КЗпП при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний, зокрема, подати трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб. 

Тобто, якщо до 10 червня 2021 року працівник зобов’язаний був при працевлаштуванні подати саме паперову трудову книжку, то зараз він може її подати лише у разі наявності та за своїм бажанням.

Отже, особа, яка працевлаштовується, має надати або паперову трудову книжку, або відомості про трудову діяльність, які він має змогу сформувати самостійно на порталі Пенсійного фонду або через мобільний застосунок Пенсійного фонду. Роботодавцю для виконання ст. 24 КЗпП цього цілком достатньо. 

Запис про прийняття на роботу та подальші записи (про переведення, звільнення) здійснюються на вимогу працівника. Така вимога може бути усною або письмовою. Про форму такої вимоги від працівника доцільно прописати у Правилах внутрішнього трудового розпорядку. 

При цьому роботодавець бере трудову книжку, вносить відповідний запис до неї та повертає її на зберігання працівнику.

Тобто у такому разі роботодавець не бере на зберігання паперову трудову книжку. Відповідно, і запис у Книзі обліку руху трудових книжок він не робить. 

Трудові книжки працівників, прийнятих на роботу до та після 10 червня 2021 року

Паперові трудові книжки працівників, які працевлаштовані з 10 червня 2021 року, не зберігаються на підприємстві. Це визначено у ст. 48 КЗпП. Приймати трудову книжку на зберігання не можна навіть за заявою працівника.

У роботодавця немає обов’язку зберігати на підприємстві трудові книжки працівників, з якими укладені трудові договори після 10 червня 2021 року. Й брати на себе додатковий обов’язок, не передбачений трудовим законодавством, та ще в умовах воєнного стану, вельми необачно.

Щодо трудових книжок працівників, прийнятих на роботу до 10 червня 2021 року, то вони й зараз можуть зберігатися на підприємстві. Такий висновок можна зробити, виходячи зі Прикінцевих та перехідних положень Закону № 1217.

Записи до паперових трудових книжок вносяться за звичними правилами, визначеними в Інструкції № 58. Тобто записи до паперових трудових книжок працівників, які зберігаються на підприємстві, вносяться без додаткових вимог від працівника. 

Видача паперової трудової книжки на зберігання працівнику

Згідно з п. 4.1 Інструкції № 58 паперову трудову книжку слід віддати працівнику при звільненні. Причому незалежно від того, сканована вона або ні. 

Крім того, у ст. 7 Закону № 2136 визначено, що у районах активних бойових дій роботодавці мають право самостійно визначати питання щодо ведення трудових книжок.

У прикінцевих та перехідних положеннях Закону № 1217 йдеться про необхідність передачі відомостей із паперової трудової книжки до ПФУ шляхом сканування або оцифрування протягом 5 років. При цьому вказано, що «Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис». Однак не зрозуміло, що мається на увазі під фразою «після завершення цих робіт» – передачу відомостей з паперової трудової до ПФУ або завершення 5-річного переходу на електронну трудову.

Тому не варто віддавати паперову трудову книжку на зберігання працівнику без звільнення, або без наявності особливих обставин за ст. 7 Закону № 2136 навіть, якщо вона уже оцифрована чи відсканована й подана до ПФУ. 

Проте тут корисно знати про роз’яснення Держпраці:

«Видавати працівникам трудові книжки, які зберігаються у роботодавця, наразі підстав немає. В той же час, відсутні підстави відмовити працівнику у видачі такої трудової книжки на його вимогу. Таку вимогу бажано оформити у вигляді заяви».

Отже, якщо працівник звертається із проханням/вимогою до роботодавця видати йому на зберігання паперову трудову книжку (не звільняючись при цьому), то роботодавцю краще задовольнити вимогу працівника.

У такому випадку бажано отримати від працівників заяви з проханням видати їм паперові трудові книжки для зберігання, а уже на підставі таких заяв видати наказ про видачу трудових книжок на зберігання. Цей наказ слід відобразити у Книзі обліку руху трудових книжок як підставу для видачі паперової трудової книжки на зберігання працівнику. 

Слід пам’ятати, що паперові трудові книжки працівників, які уклали трудові договори із ФОП-роботодавцем, завжди зберігалися і продовжують зберігатися у працівника.

Висновки

1. Трудові книжки працівників, трудові відносини з якими виникли після 10.06.2021, зберігаються у працівників. У такому разі записи до них вносяться на вимогу працівника (як правило, письмової заяви).
2. Трудові книжки працівників, прийнятих до 10.06.2021, зберігаються на підприємстві. Усі записи до них (про прийняття, переведення, звільнення тощо) здійснюються апріорі, без додаткової вимоги працівника.
3. Якщо працівник не звільняється, підприємство не перебуває у зоні активних бойових дій, то паперову трудову книжку допустимо видати працівнику на зберігання на його вимогу.

Нормативно-правове забезпечення

КЗпП – Кодекс законів про працю України від 10.12.1971.

Закон № 1217 – Закон України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» .

Закон № 2136 – Закон України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».

Інструкція № 58 – Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58.

Джерело: kadroland.com

Статті на тему:

Паперова трудова книжка-2024: особливості ведення та зберігання

Сканування трудових книжок: ТОП-4 питання 2024 року

ТОП-7 актуальних кейсів про трудові книжки

Записи до паперової трудової книжки: особливості внесення у 2024 році

Паперова трудова книжка: зберігання та внесення записів у перехідний період

Довідник «Зразки із внесенням записів до паперової трудової книжки»