Відмітка «Копія» та «Згідно з оригіналом»: як правильно засвідчувати документи у 2026 році

1. Чи може роботодавець засвідчувати копії документів інших установ
2. Нові правила засвідчення копій: на які документи поширюються зміни
3. Чи достатньо відмітки «Копія» без напису «Згідно з оригіналом»
4. Хто має засвідчувати копії паспорта, диплома та інших особових документів
5. Як правильно проставляти відмітку «Копія» на документах
6. Чому штамп «Копія згідно оригіналу» більше не можна використовувати
7. Як правильно засвідчити копію наказу про прийняття на роботу особи з інвалідністю
8. Що робити зі старими копіями документів в особових справах працівників
9. Чи можна ставити засвідчувальний напис на звороті копії
10. Як правильно оформити копію багатоаркушного документа

Нагадаємо, що вимоги до виготовлення й засвідчення копій документів визначено у гл. 11 р. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5). Від них і відштовхуватимемося у нашій статті.

Чи може роботодавець засвідчувати копії документів інших установ

Чи може директор установи завіряти копії документів, що не створені цією установою, наприклад, сертифікат про підвищення кваліфікації, виданий закладом вищої освіти?

Так, може. Але тільки в тому разі, якщо копія сертифіката або іншого документа, виданого сторонньою юрособою, зокрема закладом освіти, потрібна для внутрішнього використання в межах установи або для подання до суду чи іншого правоохоронного органу.

У пунктах 2 – 3 гл. 11 р. ІІ Правил № 1000/5 визначено, що установа має право засвідчувати копії документів, що створюються в ній, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку.

Отже, копії документів, автором яких є сторонні юрособи, можуть виготовлятися і засвідчуватися установою лише в таких випадках:

1. на вимогу судових та інших правоохоронних органів;
2. для внутрішнього використання в установі (під час розв'язання питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою).

Наприклад, установа може виготовити та засвідчити копію сертифіката про підвищення кваліфікації працівника, яка потім буде підшита до його особової справи.

Нові правила засвідчення копій: на які документи поширюються зміни

Підкажіть, будь ласка, зміни у Правилах № 1000/5 щодо засвідчення копій поширюються лише на кадрові та управлінські документи чи ще якісь? Яким способом слід засвідчувати копії різних видів договорів та первинних бухгалтерських документів?

Ні, зміни стосуються не тільки кадрових, а усіх службових і навіть особових документів, з яких установа має право виготовляти та засвідчувати копії.

Правила № 1000/5 встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами (п. 1 р. І Правил № 1000/5).

Крім того, відзначимо, що договори та уся первинна бухгалтерська документація як раз належать до управлінської документації. Ці види документів визначені у Національному класифікаторі НК 010:2021 «Класифікаторі управлінської документації» (далі – КУД), затвердженому наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 12.03.2021 № 526-21. Зокрема у НК 010:2021 є:

1. Договір господарський (код КУД 0101026);
2. Договір цивільно-правовий (код КУД 0101027);
3. Договір про розрахунково-касове обслуговування (код КУД 0410026);
4. Прибутковий касовий ордер (код КУД 0602002);
5. Видатковий касовий ордер (код КУД 0602003).

А поняття «службові документи» є ще ширшим. До службової документації належить як типова для всіх юросіб управлінська документація, так і специфічна галузева документація, характерна для діяльності юросіб певних галузей або сфер діяльності.

Отже, керуючись вимогами Правил № 1000/5 при засвідченні копій будь-яких службових документів та документів біографічного характеру, що надаються працівниками для підтвердження своїх прав у взаємовідносинах з установою, слід проставляти відмітку «Копія».

Чи достатньо відмітки «Копія» без напису «Згідно з оригіналом»

Чи правильно я зрозуміла, що після запровадження відмітки «Копія» більше не потрібно оформлювати на копіях засвідчувальний напис?

Ні, це не так.

Пункт 8 гл. 11 р. II Правил №1000/5 було доповнено абзацом шістнадцятим такого змісту:

Жодних інших змін (доповнень чи скасувань) з приводу виготовлення та засвідчення копій до Правил №1000/5 внесено не було.

Вимоги щодо оформлення засвідчувального напису на копіях документів нижче реквізиту «Підпис» залишилися незмінними як у п. 8 гл. 11 р. II Правил №1000/5, так і у п. 5.26 Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020).

Хто має засвідчувати копії паспорта, диплома та інших особових документів

У компанії є працівники, які працюють у віддаленому форматі. При оформленні трудових відносин вони надають згоду на комунікацію через електронну пошту та інші канали зв’язку. Чи можуть ці працівники самостійно виготовити та засвідчити копії своїх документів (паспорта, диплома тощо), а потім переслати їх роботодавцю для долучення до особової справи?

Ні, працівники самі не мають права засвідчувати копії особових документів.

Всі копії особових документів працівників, що долучаються в їх особові справи та є підставами для різних управлінських дій – прийняття на роботу, надання додаткової відпустки на пільгових умовах тощо, мають бути засвідчені згідно з вимогами законодавства.

Зокрема, у п. 3 гл. 11 р. ІІ Правил № 1000/5 визначено, що саме установа (а не її майбутній чи дійсний працівник) має право засвідчувати копії документів, виданих іншими юрособами (зокрема закладами освіти, органами реєстрації актів цивільного стану тощо) та необхідних для внутрішнього використання в установі (під час розв'язання питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою).

При влаштуванні на роботу і надалі при отриманні чи оновленні особових (біографічних) документів – нового паспорту (ID-картки), документів про освіту, посвідчень, свідоцтв тощо, працівник зобов’язаний надати (просто показати) роботодавцеві оригінал відповідного документа. А вже з цього оригіналу уповноважений представник роботодавця виготовляє та засвідчує належним чином копію.

Тому працівник при влаштуванні на роботу має приїхати в офіс компанії, привезти з собою і надати для ксерокопіювання оригінали усіх необхідних документів, що вимагаються роботодавцем. А кадровик, в свою чергу, повинен:

1. уважно перевірити (переглянути) усі надані документи в оригіналах, вклеєні фотокартки тощо;
2. власноруч виготовити копії з оригіналів;
3. засвідчити копії належним чином.

Якщо працівники офіційно на підставі трудових договорів/контрактів про дистанційну/надомну роботу працюють у віддаленому форматі та не мають можливості приїхати в офіс компанії, вони можуть надіслати електронною поштою або месенджером кольорові скан-копії (високої якості) своїх особових документів. Кадровик їх роздрукує та засвідчить.

За актуальність даних у засвідчених копіях та їх відповідність оригіналам несе відповідальність кадровик, секретар або інша посадова особа, на яку покладено функції ведення кадрового обліку у компанії.

Про це ми вже розповідали тут.

Як правильно проставляти відмітку «Копія» на документах

Чи не буде вважатися помилкою, якщо слово «Копія» надрукувати на аркуші копії документа? Чи можу я пропустити ксерокопію аркуша через принтер і таким чином відмітка «Копія» вдрукується у правому верхньому куті?

Так, можете.

У Правилах № 1000/5 не визначено, яким саме способом має бути проставлена відмітка «Копія».

Тому цю відмітку можна:

1. вдрукувати запропонованим Вами способом;
2. оформити рукописним способом;
3. проставити за допомогою штампу.

Відзначимо, що найбільш зручним способом для оформлення відмітки «Копія» є застосування штампа з написом «Копія».

Чому штамп «Копія згідно оригіналу» більше не можна використовувати

У нашій установі давно використовується штамп «Копія згідно оригіналу». Чи можна і надалі застосовувати цей штамп для засвідчення копій документів, чи після змін потрібно окремо проставляти відмітку «Копія» (зверху) та оформлювати засвідчувальний напис «Згідно з оригіналом» (знизу)?

Ні, такий штамп не підходить для засвідчення копій документів.

Також неправильними є штампи «Копія вірна», «Вірно», «З оригіналом згідно», «Копія згідно з оригіналом», «Копія вірна згідно з оригіналом», які досі є у продажі й використовуються деякими установами.

Для належного засвідчення копій слід дотримуватися вимог, установлених у гл. 11 р. ІІ Правил № 1000/5, відповідно до яких:

1. відмітка (штамп) «Копія» проставляється на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа;
2. засвідчувальний напис – на останньому аркуші копії відповідного документа нижче реквізиту «Підпис».

Відповідно до п. 5.26 ДСТУ 4163:2020 цей засвідчувальний напис має назву «Відмітка про засвідчення копії документа» і складається з таких елементів:

1. слів «Згідно з оригіналом» (що можуть бути проставлені за допомогою штампу або оформлені рукописним способом),
2. назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища,
3. дати засвідчення копії.

У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчують відбитком основної круглої печатки юрособи або печатки її структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо), або печатки «Для копій» (за наявності).

Як правильно засвідчити копію наказу про прийняття на роботу особи з інвалідністю

Пенсійний фонд України просить надати копію наказу про прийняття на роботу особи з інвалідністю? Як правильно завірити таку копію? Чи потрібно ставити печатку на підпис інспектора з кадрів? Якими документами це має бути унормовано на підприємстві?

Копія наказу про прийняття на роботу особи з інвалідністю для подання до Пенсійного фонду України засвідчується на загальних підставах із дотриманням вимог Правил № 1000/5 та п. 5.26 ДСТУ 4163:2020.

На верхньому полі у правому куті аркуша копії наказу проставляють відмітку «Копія».

Під реквізитом «Відмітка про ознайомлення з документом» оформлюють відмітку про засвідчення копії документа, яка містить:

1. слова «Згідно з оригіналом» (без лапок і розділових знаків),
2. назву посади кадровика, його підпис і розшифрування підпису – власне ім’я та прізвище,
3. дату засвідчення копії.

Копію наказу, що направляється до сторонньої юрособи, зокрема Пенсійного фонду України, слід засвідчити відбитком основної круглої печатки підприємства (за наявності).

При цьому відбиток печатки проставляють таким чином, щоб він охоплював лише кілька останніх літер назви посади інспектора з кадрів і не зачіпав його особистий підпис (пункт 8 глави 3 розділу ІІ Правил № 1000/5).

Згідно з пунктом 1 глави 11 розділу ІІ Правил № 1000/5 порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій документів має бути унормований інструкцією з діловодства установи.

Що робити зі старими копіями документів в особових справах працівників

На підставі змін до Правил № 1000/5 на копіях кадрових наказів (про прийняття, переведення, звільнення) та копіях особових документів працівників, які ми підшиваємо в особові справи, після 04.04.2026 стали проставляти відмітку «Копія». А що робити з копіями документів, які вже зберігаються в особових справах раніше прийнятих працівників: залишаємо без відмітки «Копія» або проставляємо?

Відмітку «Копія» тепер проставляємо на копіях документів, що долучається до особових справ працівників.

Загальний підхід такий:

1. на всіх копіях документів, що долучаються до особових справ працівників після 04.04.2026, відмітка «Копія» проставляється обов’язково;
2. копії документів, які вже містяться в особових справах діючих працівників, доцільно увідповіднити оновленим вимогам Правил № 1000/5, тобто проставити відмітку «Копія» також і на раніше засвідчених документах, щоб забезпечити єдиний підхід до оформлення особових справ і уникнути зауважень під час перевірок;
3. щодо особових справ звільнених працівників, які вже передані на архівне зберігання, внесення змін не здійснюється, оскільки такі справи вважаються закритими.

Чи можна ставити засвідчувальний напис на звороті копії

Працівник надав документ для особової справи, але з лицьової сторони немає де поставити засвідчувальний напис (копія на весь аркуш) чи можна засвідчити копію на зворотному боці?

Ні, на зворотному боці копії оформлювати засвідчувальний напис неможна.

У п. 5.26 ДСТУ 4163:2020 чітко визначено, що відмітку про засвідчення копії проставляють на лицьовому боці останнього аркуша копії документа.

Зауважимо, що в даній ситуації неправомірною є сама процедура подання документа для засвідчення.

Працівник має надавати (пред’являти) роботодавцеві оригінали відповідних документів, як ми пояснювали це тут.

Кадровик або секретар чи інша особа, призначена роботодавцем для ведення кадрового обліку, сама має виготовити копію з оригіналу цього документа і засвідчити належним чином.

Якщо кадровик не бачив оригінал документа, а йому відразу надали ксерокопію, то він не має права таку копію засвідчувати. Можливо оригінал цього документу вже не дійсний.

Підпис кадровика під словосполукою «Згідно з оригіналом» означає, що кадровик бачив оригінал, упевнений в його дійсності на момент дати засвідчення і несе за це відповідальність.

Запросіть у працівника оригінал відповідного документа, зробіть з нього ксерокопію таким чином, щоб у нижній частині лицьового боку копії було достатньо місця для розташування відмітки про засвідчення. Зазвичай будь-який особовий документ, навіть свідоцтво (про народження, шлюб, смерть тощо), за форматом менший, ніж стандартний аркуш паперу А 4.

Проставляти цю відмітку на порожньому зворотному боці аркуша – не допускається.

Як правильно оформити копію багатоаркушного документа

У зв’язку зі змінами до Правил № 1000/5 та необхідністю проставлення відмітки «Копія» на копіях документів, як правильно засвідчити копію багатоаркушного документа, щоб вона вважалася належним чином засвідченою? Чи потрібно в такій копії нумерувати та зшивати аркуші?

У копії, виготовленій з документа, оформленого на двох і більше сторінках, відмітку «Копія» слід проставляти лише на першому аркуші, як це визначено в абз. 16 п. 8 гл. 11 р. II Правил №1000/5.

А засвідчувальний напис, що починається зі слів «Згідно з оригіналом» – нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша копії відповідно до п. 5.26 ДСТУ 4163:2020.

Якщо аркуші в оригіналі документа не були пронумеровані, тоді слід пронумерувати аркуші копії та скріпити їх між собою для забезпечення цілісності. Залежно від кількості аркушів, мети подальшого використання копії та строку її зберігання аркуші можна скріпити скріпкою, степлером або прошити міцною ниткою.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Брошури та чеклісти:

Помічник кадровика «ТОП 10 зразків документів про відпустки, військовий облік, копії наказів для травня»

Золота колекція «Назви посад за Класифікатором професій, копії наказів з 04.04 & Важливі поради для ведення ВО без штрафів: практика та зразки»

Золота колекція «Назви посад за Класифікатором професій, копії наказів з 04.04 & Важливі поради для ведення ВО без штрафів: практика та зразки»

Кадровий збірник «Назви посад за Класифікатором професій, сканування трудових до 10.06, копії наказів з 04.04: важливі поради та зразки»

Мінікурси на тему:

Оформлення заяв у кадровому обліку: поради, застосування ДСТУ 4163:2020

Обов’язкові кадрові документи – 2026: повний практичний список

Повідомлення у роботі кадровика та відповідального за ВО-2026

Копія наказу VS Витяг з наказу: різниця та оформлення

Копія наказу про звільнення: нові вимоги для оформлення

Копія наказу про звільнення: правила оформлення

Статті та консультації на тему:

Нові правила діловодства – 2026: слово «Копія» на документах і архів із ТОТ

Чи видавати копії документів з Особової справи при звільненні

Чи повинен кадровик засвідчувати копії документів працівника

Чи можна «Згідно з оригіналом» писати на звороті копії

«Копія» чи «КОПІЯ»: як правильно писати на документі

Чи завіряти копію кадрового наказу, який передається до бухгалтерії

«Копія згідно оригіналу»: чи дозволена така печатка

Подання копії паспорта: надіслати сканкопію чи вислати поштою завірену ксерокопію

Чи зберігати копію «старого» паспорта

Хто завіряє копію паспорта: працівник чи кадровик

Чи зазначати «Копія» на документах особової справи

Чи треба проставляти на копіях «Згідно з оригіналом»

Чи ставити відмітку «Копія» на роздруківках з е-ВОД