Оформлення заяв у кадровому обліку: поради, застосування ДСТУ 4163:2020

1. Заяви від громадян VS заяви від працівників
2. До якого типу документації віднесено заяви
3. Чи можна писати заяву «від руки»
4. Як формувати заяву
5. Резолюція на заяві
6. Реєстрація заяв
7. Висновки

Заяви від громадян VS заяви від працівників

Усі прохання від працівників на підприємстві мають бути зафіксовані. Відбувається це у формі заяви. Одразу відзначу, що умовно заяви розділяють на:

1. заяви від громадян. Тобто йдеться про заяву про працевлаштування;
2. заяви від працівників. До останніх відносяться: заяви про надання відпусток, про переведення, про звільнення, про видачу трудової книжки на зберігання тощо.

До якого типу документації віднесено заяви

Заяви про працевлаштування та заяви працівників належать до організаційно-розпорядчої документації. Про це визначено у Класифікаторі управлінської документації НК 010:2021. Отже, ці заяви утворюються з урахуванням вимог:

1. ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» від 01.07.2020 № 144. Затверджені наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (ДП «УкрНДНЦ») від 01.07.2020 № 144 (далі – ДСТУ 4163:2020);
2. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінʼюсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Також на допомогу може прийти Збірник уніфікований форм організаційно-розпорядчої документації. Наразі затверджено новий збірник, але поки що його текст офіційно не оприлюднено.

Проте варто відзначити, що Збірник має суто рекомендаційний характер, а за недотримання ДСТУ 4163:2020 не передбачена відповідальність. Проте варто все ж таки розробити єдині підходи до утворення заяв й слідувати їм.

Чи можна писати заяву «від руки»

Так, можна. Адже згідно із ДСТУ 4163:2020 окремі внутрішні документи, серед яких і заява, допустимо оформлювати рукописним способом. Тому працівники можуть саме написати заяви. Проте все ж таки рекомендуємо розробити трафарети, щоб усі заяви оформлювалися за однаковими підходами та з урахуванням установлених вимог в Інструкції з діловодства.

Як формувати заяву

Отже, перш за все у заяві складається адресна частина. Необхідно вписати, кому саме адресується заява, застосовуємо давальний відмінок. Наприклад:

Якщо готуєте трафарет прізвище пропишіть великими літерами.

Далі вказуємо, від кого виходить заява.

Тут слід розрізнювати різний підхід для заяв про працевлаштування та заяв від працівників.

У заяві про працевлаштування громадянин має вказати своє прізвище, ім’я та по батькові, адресу місця реєстрації або фактичного проживання, номер телефону, паспортні дані та, так званий, податковий номер (РНОКПП).

Окремо відзначу, що відповідно до ст. 25 Кодексу законів про працю України роботодавець не має права вимагати від особи, що працевлаштовується, інформацію про реєстрацію місця проживання чи перебування. Тому тут безпечна позиція: запропонувати особі, що працевлаштовується, вказати місце прописки або проживання. У разі відмови не наполягати на її зазначенні у заяві про працевлаштування.

У заяві про переведення, надання відпусток, звільнення тощо, вже не потрібно прописувати розгорнуту інформацію. Достатньо визначити назву посади (разом із відділом), ім’я та прізвище великими літерами. Зазначена інформація має бути у родовому відмінку. Наприклад:

Далі посередині прописується назва виду документа, тобто «заява». Слово «заява» пишеться великими літерами, допустимо застосовувати напівжирний розріджений шрифт.

Потім на окремому рядку ви можете прийняти рішення, що прописується дата реєстрації заяви, місце її складання та реєстраційний номер. Проте цей момент ви маєте право вирішувати самостійно.

Форма викладу тексту у заяві – від першої особи однини. Як правило, застосовується «Прошу».

Скажімо у заяві про працевлаштування особа, що приймається на роботу, має прописати «Прошу прийняти мене на посаду економіста з праці економічного відділу». А далі вказати – за основним місцем роботи чи за сумісництвом, з якої дати, умову про випробування та його строк, якщо воно встановлюється, на умовах повного чи неповного робочого часу. Якщо йдеться про неповний робочий час, то додатково прописуються дні та години роботи.

У заяві про надання відпусток потрібно вказати вид відпустки, її тривалість та дату початку такої відпустки. Робочий чи календарний рік вказувати у заяві не потрібно. Як не потрібно прописувати й дату закінчення відпустки, адже її визначає кадровик вже у наказу про надання відпустки. Наприклад, у заяві про надання щорічної відпустки може бути визначено:

Після тексту заяви прописують додатки (за потреби). Наприклад, до заяви про працевлаштування це можуть бути копія паспорта, копія реєстраційного номеру облікової картки платника податку, відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб.

Після тексту заяви або додатків до неї проставляється реквізит підпис особою, що працевлаштовується або працівником. Допустимо проставити дату та підпис.

Резолюція на заяві

На заяві може проставлятися резолюція, що являє собою стислий зміст прийнятого рішення щодо прохання, про яке власне йдеться у заяві. Наприклад, Карпенко Ірині Прошу підготувати проєкт наказу про щорічну основну відпустку до (проставляється дата) й ставить свій підпис керівник, що ухвалив таке рішення, проставляється дата ухвалення рішення.

Реєстрація заяв

Заяви й про працевлаштування, й про відпустки, переведення, звільнення тощо потрібно реєструвати!

Для цього заводимо окремий журнал. Докладно про такі журнали читайте тут.

Висновки

1. Заяви про працевлаштування, відпустки, переведення, звільнення можуть бути написані від руки. При цьому доцільно затвердити єдиний підхід до оформлення таких заяв. Заяви обов’язково підлягають реєстрації.
2. В оформленні реквізитів за ДСТУ 4163:2020 вам допоможе наш довідник, а також наші зразки оформлення таких х реквізитів, які ми навели у матеріалі.

Джерело: kadroland

Довідник на тему:

Обов’язкові реквізити кадрових наказів юридичних осіб (п. 4.4 ДСТУ 4163:2020)

Статті на тему:

Реєстрація заяв працівників та інших внутрішніх документів: форми та порядок їх заповнення

Оновлені кадрові документи за Збірником – 2025: нові зразки заяв, наказів, службових записок

Журнали реєстрації заяв та наказів: зразки та шаблони

Дата в реквізитах заяв, наказів та інших документів: варіанти оформлення

Заяви та накази – 2024: оформлення реквізитів за ДСТУ 4163:2020