Реєстрація заяв працівників та інших внутрішніх документів: форми та порядок їх заповнення

1. Вимоги законодавства щодо реєстрації документів
2. Унормовані та рекомендовані форми реєстрації документів
3. Особливості ведення журналу реєстрації заяв працівників
4. Особливості оформлення реєстраційного індексу на заяві працівника
5. Висновки

Вимоги законодавства щодо реєстрації документів

Службовий документ, отриманий підприємством або створений ним, у тому числі для внутрішнього користування, вважають внесеним до документаційного фонду підприємства лише з моменту його реєстрації (абз. 1 п. 1 гл. 3 р. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5, далі – Правила № 1000/5).

Реєстрацію документів проводять з метою забезпечення:

1. обліку документів,
2. контролю за їх виконанням,
3. оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєстрація полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою підприємством реєстраційною формою. Таким записом фіксуємо факт створення, відправлення або одержання документа, шляхом проставлення на документі реєстраційного індексу з подальшим унесенням у відповідну реєстраційну форму необхідних відомостей про цей документ.

Під час реєстрації документів слід дотримуватися вимог, встановлених у п. 2 гл. 3 р. ІІІ Правил № 1000/5.

Дотримуючись цих вимог, на будь-якому підприємстві документи слід реєструвати за документопотоками, тобто вхідні, вихідні та внутрішні документи реєструвати окремо.

Крім того, в межах документопотоку документи заведено реєструвати за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів.

До внутрішніх документів зокрема належать: заяви працівників, посадові та робочі інструкції, характеристики, подання, акти, протоколи, службові записки та багато інших видів документів.

Відзначимо, що всі види наказів також є внутрішніми документами конкретного підприємства. І кожний вид наказу реєструється в окремій реєстраційній формі. Докладно про реєстрацію наказів читайте та дивіться тут.

Унормовані та рекомендовані форми реєстрації документів

На підприємствах може застосовуватись одна з трьох форм реєстрації документів (п. 7 гл. 3 р. ІІІ Правил № 1000/5):

1. журнальна,
2. карткова,
3. автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм).

Правилами № 1000/5 встановлено форми журналів реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів, які наведено у відповідних додатках 5 – 7 до цих Правил.

Відзначимо, що встановлений Правилами № 1000/5 Журнал реєстрації внутрішніх документів рекомендовано застосовувати для реєстрації будь-яких внутрішніх документів або в разі потреби розробляти на його основі журнали реєстрації конкретних видів внутрішніх документів.

Уважаємо, що в унормованій формі недостатньо граф для реєстрації у межах одного журналу абсолютно різних видів внутрішніх документів, адже у цій формі не передбачено ані назви виду документа, ані структурного підрозділу, в якому документ створено.

Тим часом Правилами № 1000/5 дозволяється доповнювати унормовану форму додатковими графами, тому пропонуємо зробити це таким чином.

ЖУРНАЛ

реєстрації внутрішніх документів

У разі застосування на підприємстві карткової або автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюють реєстраційно-моніторингову картку (п. 10 гл. 3 р. ІІІ Правил № 1000/5), форму якої наведено в додатку 8 до цих Правил, із зазначенням обов’язкових реквізитів, що наведені в додатку 9 до цих Правил.

Особливості ведення журналу реєстрації заяв працівників

Як вище вже зазначалося, у жодному нормативно-правовому акті не встановлено форму журналу реєстрації заяв працівників. Тому підприємство має право самостійно визначити структуру відповідного журналу, враховуючи специфіку опрацювання та виконання заяв на конкретному підприємстві.

Виходячи з практичного досвіду, пропонуємо зразок такого журналу, в якому передбачено шість граф для внесення необхідних відомостей про заявника і результати розгляду його заяви.

Під час його заповнення:

1. у графі 1 проставляйте дату реєстрації заяви та реєстраційний індекс;
2. у графі 2 зазначайте прізвище, ім’я, по батькові автора заяви;
3. у графі 3 формулюйте короткий зміст заяви;
4. до графи 4 унесіть резолюцію керівника підприємства, яка може містити як позитивне, так і негативне рішення щодо прохання працівника – автора заяви;
5. у графі 5 зазначте прізвище посадової особи, відповідальної за виконання документа;
6. у графі 6 проставте відмітку про виконання заяви.

Зразок Журналу реєстрації заяв працівників підприємства

Відзначимо, що заяви працівників реєструють у межах одного діловодного року, який зазвичай співпадає з календарним роком (з січня по грудень включно), крім закладів освіти, в яких допускається діловодним роком уважати навчальний рік, наприклад з серпня 2025 року по липень 2026 року включно.

Після завершення діловодного року у журналі реєстрації роблять підсумковий запис про кількість заяв, зареєстрованих протягом відповідного року.

Особливості оформлення реєстраційного індексу на заяві працівника

Типовою помилкою є оформлення реєстраційного індексу на заяві працівника шляхом проставлення відбитка штампа у правому куті нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша заяви. Цей спосіб реєстрації відповідає вимогам Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020) до оформлення реквізиту «Відмітка про надходження документа до юридичної особи» і немає відношення до реєстрації внутрішніх документів. Так можна реєструвати лише вхідні документи, що надходять від сторонніх юридичних осіб або громадян, що не є працівниками підприємства. До речі, саме таким чином реєструють звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян, що містять інформацію з різних питань діяльності підприємства, а також особистого характеру.

Реєстраційний індекс на заяві працівника, як і на всіх інших створюваних на підприємстві документах, повинен розміщуватися у верхній частині документа на одному рівні з реквізитом «Дата документа», як це показано у зразку.

Згідно з п. 5.11 ДСТУ 4163:2020 реквізит «Реєстраційний індекс документа» складається з порядкового номера цього документа в межах групи документів, що реєструють, який доповнюється індексами, що їх застосовують в юридичній особі, зокрема індексом за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ тощо.

Увага! Заяви працівників про надання їм щорічних основних і додаткових відпусток, навчальних та творчих відпусток не додають до особових справ працівників, а формують в окрему справу тимчасового строку зберігання, яка зазвичай ведеться у кадровій службі. Інші види заяв працівників, зокрема про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення з роботи та з інших важливих кадрових питань, на підставі яких видають кадрові накази тривалого строку зберігання, підкладають до особових справ, що, як і накази, мають тривалий строк зберігання. Отже, для розрізнення цих видів заяв під час їх реєстрації у межах одного журналу доцільно доповнювати їх реєстраційні номери індексами за номенклатурою справ.

Приклад. Заяви тимчасового строку зберігання на підприємстві формуються у відділі кадрів у справі, що згідно з номенклатурою справ має індекс 05-28. Під час реєстрації заяви Юрченка Артемія Геннадійовича (як це показано у зразку Журналу реєстрації заяв працівників підприємства) до порядкового номеру 39 додаємо відповідний індекс за номенклатурою справ. У результаті маємо реєстраційний індекс № 39/05-28. Це спрощує пошук цієї заяви в разі необхідності та відрізняє її від заяв, які будуть вміщені до особових справ працівників, зокрема від заяви Романченка Григорія Федоровича про переведення його на посаду головного інженера, зареєстрованої 19 травня 2025 р. під № 37.

На малих підприємствах з невеликою кількістю працівників та невеликим обсягом документообігу не доцільно вести окремий журнал для реєстрації заяв працівників. Заяву можна зареєструвати у реєстраційно-моніторинговій картці (за умови запровадження на підприємстві системи електронного документообігу) або загальному журналі реєстрації внутрішніх документів, передбаченому ст. 122 Переліку № 578/5.

Чи потрібно затверджувати наказом керівника форму журналу реєстрації внутрішніх документів?

Ні, не потрібно.

Форми усіх реєстраційних журналів, запроваджених на підприємстві, у тому числі й журналу реєстрації внутрішніх документів, повинні включатися до Інструкції з діловодства, як окремі додатки. На кожному додатку оформлюють посилання на пункт інструкції, в якому має бути описано вимоги до ведення відповідного реєстраційного журналу. Оскільки інструкція з діловодства з усіма додатками до неї підлягає обов’язковому затвердженню наказом керівника підприємства з основної діяльності, то окремо затверджувати форми журналів реєстрації не потрібно.

Висновки

1. Уся службова документація, зокрема й внутрішня, підлягає реєстрації у відповідних реєстраційних формах – журналах або реєстраційно-моніторингових картках.
2. На великих та середніх підприємствах заяви працівників реєструйте окремо від інших видів внутрішніх документів.
3. На малому підприємстві допускається ведення одного журналу для реєстрації усіх внутрішніх документів, у тому числі й заяв.
4. Форми реєстрації документів можуть встановлюватися підприємством самостійно з урахуванням вимог законодавства і внесенням цих форм до інструкції з діловодства на підприємстві.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Шаблони та зразки документів:

Журнал реєстрації наказів з основної діяльності

Інструкція з діловодства

Інструкція з діловодства в електронній формі

Статті на тему:

Електронний документообіг для кадровика

Один Журнал реєстрації для всіх кадрових наказів: чи допустимо це

Три способи реєстрації наказів

Журнали реєстрації заяв та наказів: зразки та шаблони

Реєстрація та індексація наказів: як правильно формувати індекс документів

Починаємо кадровий діловодний 2025 рік: топові поради