Електронний документообіг для кадровика

1. Засади формування електронного документообігу
2. Вивчення й аналіз (аудит) кадрових процесів
3. Розроблення внутрішніх (локальних) нормативних актів
4. Технічне впровадження

Засади формування електронного документообігу

Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлює Закон України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».

Скарбниця кадрових документів у Вас завжди напохваті. Завантажте необхідний зразок або шаблон у розділі Документи!

Єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, зокрема, й електронними, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності визначає такий обов’язковий для всіх установ, організацій, підприємств нормативно-правовий акт як Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Водночас процеси створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів у кадровій службі, як і в цілому на підприємстві, повинні відповідати вимогам Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженому наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 (далі – Порядок № 1886/5).

На практиці впровадження системи електронного документообігу (далі – СЕД) для документування кадрових процесів (впровадження кадрового електронного документообігу) на підприємстві може відбуватися за однією з таких двох умов:

1. на підприємстві вже впроваджено СЕД для загального діловодства;
2. на підприємстві відсутня будь-яка СЕД і загальне та кадрове діловодство ведуться лише в паперовій формі.

Отже, заходи з впровадження кадрового електронного документообігу будуть мати певні відмінності залежно від наявності чи відсутності СЕД для загального діловодства на підприємстві.

Зазвичай кадровий електронний документообіг упроваджують або одночасно разом з СЕД для загального діловодства, або через певний час після початку впровадження СЕД для загального діловодства.

Але в обох випадках перед впровадженням СЕД у роботу кадрової служби підприємства необхідно провести підготовчу роботу та здійснити певні організаційні заходи.

Насамперед слід видати наказ про впровадження кадрового електронного документообігу. У ньому слід визначити структурні підрозділи (зазвичай це служби кадрів та інформаційних технологій із залученням служби юридичного забезпечення), які повинні детально проаналізувати можливості впровадженої на підприємстві СЕД для переведення документування кадрових управлінських процесів в електронний вигляд.

Зразок наказу про впровадження кадрового електронного документообігу

Якщо на підприємстві відсутня СЕД, то слід вивчити наявні на ринку СЕД, зазначити, які саме управлінські процеси з кадрових питань повинні відбуватися в електронній формі, які структурні підрозділи та працівники будуть у них задіяні.

Важливим є вибір СЕД та організації-розробника. Доцільно скласти список СЕД, присутніх на ринку, та проаналізувати їхні можливості та умови, які пропонують конкретні розробники.

Під час вибору конкретної СЕД кадровикам і працівникам служби інформаційних технологій (ІТ) на підприємстві слід з’ясувати, наскільки запропонована вам СЕД:

1. забезпечує необхідну функціональність, тобто виконання усіх завдань та функцій, передбачених положенням про кадрову службу підприємства;
2. має можливість подальшого її розширення та доопрацювання у зв’язку з можливими змінами у діяльності кадрової служби, в структурі чи штатному розписі підприємства;
3. враховує вимоги законодавства у сфері електронного документообігу та порядку роботи з електронними документами, зокрема, Закону про ЕД та Порядку № 1886;
4. має надійний захист інформації в системі електронного документообігу відповідно до законодавства, зокрема, Закону України від 05.07.1994 № 80/94-ВР «Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах».

Під час вибору СЕД потрібно обов’язково з’ясувати наявність реального впровадження розробником вибраної вами СЕД в практику інших підприємств, аналогічних вашому, та наскільки і на яких умовах організація-розробник може надавати достатній рівень технічної підтримки та консультування працівникам кадрової служби і служби ІТ.

У договорі про надання послуги з постачання СЕД перед її впровадженням обов’язково слід передбачити проведення навчання працівників кадрової служби та інших працівників підприємства відповідно до їхнього рівня доступу до функціоналу СЕД.

Підготовча робота з впровадження кадрового електронного документообігу зазвичай складається з таких етапів:

1. вивчення й аналіз (аудит) кадрових процесів;
2. розроблення внутрішніх (локальних) нормативних актів (інструкцій, положень, регламентів тощо);
3. технічне впровадження.

Вивчення й аналіз (аудит) кадрових процесів

Аудит кадрових процесів доцільно розпочати з аналізу статуту підприємства чи положення про нього, а також положення про кадрову службу, посадових інструкцій працівників кадрової служби.

На підставі цього аналізу складають максимально детальний перелік завдань і функцій підприємства та кадрової служби з питань управління персоналом, його окремих напрямків (складових): кадрова політика, керівництво персоналом, адміністративно-кадрове регулювання (кадрове діловодство).

Серед функцій, внесених до зазначеного переліку, можуть бути, зокрема, такі:

1. підбір і розстановка кадрів;
2. прийняття на роботу;
3. звільнення з роботи;
4. переведення на іншу роботу;
5. переміщення на інше робоче місце, в інший структурний підрозділ;
6. надання різних видів відпусток (виокремлюють усі види відпусток, що надають працівникам на підприємстві);
7. направлення у відрядження (виділяють види відряджень, що застосовують на підприємстві, скажімо, закордонні відрядження, відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці);
8. облік працівників;
9. облік робочого часу працівників;
10. розроблення внутрішніх нормативних актів (правил внутрішнього трудового розпорядку, посадових та робочих інструкцій тощо);
11. надання документів про стаж роботи працівників на запити державних установ чи працівників;
12. підготовка звітів до державних установ та органів вищого рівня тощо.

Одночасно визначають, які види документів (накази, посадові (робочі) інструкції, довідки, листи, звіти тощо) використовують для документування кожного з внесеного до переліку завдання та кожної функції.

Аудит допоможе зрозуміти, які документи на підприємстві дублюються, і слугувати підставою для скорочення їхнього обсягу. На цьому етапі також важливо врахувати юридичні нюанси, що виникають під час документування кадрових процесів, зокрема, законодавчо визначені вимоги щодо оформлення кадрових документів, строків зберігання документів, а також можливі ситуації, коли підприємство повинно надавати документи (наприклад, довідки, копії наказів) на запит громадян (колишніх працівників), інших установ тощо.

Розроблення внутрішніх (локальних) нормативних актів

Для організації електронного кадрового документообігу кадрова служба спільно зі структурним підрозділом з інформаційних технологій (IT-служба) розробляє інструкції, положення, регламенти тощо.

У цих документах зазначають, які саме кадрові процеси будуть відбуватися в електронній формі, визначають порядок створення електронних документів, маршрути їхнього руху: від початку їхнього створення до знищення в установленому порядку чи передавання на архівне зберігання.

На цьому етапі розробляють також пропозиції щодо внесення змін до чинних внутрішніх (локальних) нормативних актів, наприклад, інструкції з діловодства, положень про структурні підрозділи, посадових інструкцій.

Скажімо, у разі впровадження кадрового електронного документообігу в інструкції з діловодства необхідно викласти вимогу щодо підготовки наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання (5 років), а також інших документів з кадрових питань тимчасового строку зберігання (до 10 років включно) лише в електронній формі.

Відповідно до Порядку № 1886/5 підприємства організовують діловодство на підставі власних інструкцій з діловодства (далі – Інструкція з діловодства установи) з урахуванням вимог зазначеного Порядку. Пункт 5 гл. 1 розд. III Правил № 1000/5 встановлює, що особливості організації електронного документообігу відображають в інструкції з діловодства підприємства, яка повинна враховувати вимоги законодавства, а також характеристики технічних і програмних засобів, що функціонують на підприємстві.

Технічне впровадження

Підприємство обирає сервіси СЕД, які буде використовувати в своїй роботі кадрова служба. Зазвичай це реєстрація внутрішніх нормативних актів (наказів), окремих внутрішніх документів, реєстрація яких відповідно до інструкції з діловодства ведеться в службі кадрів, зокрема, довідок про стаж роботи, службових записок. Фахівці з IT-служби повинні інтегрувати ці сервіси в загальну СЕД підприємства. Разом з цією інтеграцією до СЕД додають необхідні довідники (класифікатор видів документів, маршрути погодження та підписання проєктів та форми документів).

Доцільно на початковому етапі впровадження кадрового електронного документообігу не переводити всю кадрову документацію підприємства в електронну форму. З метою детальнішого тестування технологічних процесів кадрового діловодства, виявлення проблем під час роботи в СЕД можна автоматизувати роботу лише з частиною кадрових документів, тобто провести так званий пілотний проєкт. Скажімо, на цьому етапі в електронну форму можна перевести окремі види кадрових документів, що мають тимчасові строки зберігання. Відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мінюсту від 12.04.2012 № 578/5, до кадрових документів, що мають тимчасові строки зберігання, відносять:

1. Накази про надання щорічних та додаткових відпусток (крім відпусток працівникам з важкими і шкідливими умовами праці).
2. Накази про направлення у відрядження (крім відряджень для ліквідації техногенних аварій, катастроф, довгострокових закордонних відряджень).
3. Табелі обліку робочого часу.
4. Листування про:
5. оформлення відряджень як за кордон, так і в межах України;
6. підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації персоналу;
7. проведення атестації та встановлення кваліфікації та графіки проведення атестації;
8. списки осіб, які закінчили курси підвищення кваліфікації.

Рекомендуємо перед остаточним впровадженням СЕД у діяльність підприємства провести її так звану дослідну (тестову) експлуатацію. Вона повинна проводитися за безпосередньої участі розробника СЕД. Під час проведення цієї експлуатації аналізуються робота програмного забезпечення, дотримання умов та вимог технічного завдання на створення СЕД, відповідність її складових технічному завданню, працездатність системи, а також проводяться заходи з усунення можливих недоліків, виявлених під час роботи в СЕД.

На другому етапі в електронну форму переводять всі інші кадрові документи, що створююся під час діяльності кадрової служби, зокрема й ті, що мають тривалі (понад 10 років) строки зберігання: накази про призначення на посаду, прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду (роботу), суміщення, сумісництво, надання відпусток без збереження заробітної плати, відпусток по догляду за дитиною.

Правильне впровадження електронного кадрового документообігу буде сприяти підвищенню ефективної діяльності роботи кадрової служби. Крім цього, це дозволить заощаджувати час на створення кадрових документів усім працівникам, бо практично усі працівники беруть участь у кадровому документообігу: від створення документів (заяв, доповідних чи службових записок) до організації оперативного та своєчасного ознайомлення з ними. Важливим є й те, що впровадження електронного документообігу на великих підприємствах позначиться й на зниженні обсягів використання паперу та інших витратних матеріалів на друкування та копіювання значної кількості документів.

Олександр ДЕНИСЕНКО, експерт з питань архівної справи та діловодства,

член Нормативно-методичної комісії Державної архівної служби України

Шаблони та зразки документів:

Наказ про впровадження кадрового електронного документообігу

Наказ про використання електронного документообігу в господарській діяльності ТОВ

Положення про електронний документообіг ТОВ

Довідник кадровика:

Положення про електронний документообіг

Статті та консультації на тему:

Інструкція з діловодства – на що звернути увагу під час розробки

Надруковані бланки заяв: прийняття, звільнення, переведення, відпустки