Починаємо кадровий діловодний 2025 рік: топові поради

Все починається з номенклатури

У відділі кадрів, як і в інших структурних підрозділах підприємства, справи у новому діловодному році потрібно вести відповідно до номенклатури справ, затвердженої керівником підприємства на 2025 рік.

Зауважимо, що номенклатура справ відділу кадрів призначена для встановлення порядку формування паперових та електронних кадрових документів у справи, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку цих документів за їхнім змістом і видом, визначення строків зберігання.

Цей локальний організаційний документ – основа для складання описів справ з кадрових питань тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Тому, розпочинаючи новий кадровий діловодний рік, переконайтеся, що застосовуєте у роботі номенклатуру справ саме на 2025 рік. Якщо це справді так, то наступним кроком має бути звіряння індексів та заголовків справ, встановлених номенклатурою, з індексами та заголовками справ, зазначеними на папках і журналах, заведених торік. Особливо це стосується перехідних справ з посадовими інструкціями працівників підприємства, колективним договором і змінами до нього, особовими справами та особовими картками працівників, які були прийняті на роботу у минулому та попередніх роках і продовжують працювати у 2025 році. А для ведення нових справ заведіть нові папки та обов’язково зазначте на них відповідні індекси згідно з номенклатурою справ.

Нагадаємо, що індекс справи міститься у графі 1 табличного тексту номенклатури справ. Він складається з індексу структурного підрозділу підприємства (згідно зі штатним розписом) і порядкового номера справи, наприклад: 05-01, де 05 – індекс відділу кадрів; 01 – номер першої справи згідно з порядком нумерації у відділі кадрів.

Увага! Докладно про закриття 2024 та відкриття 2025-го кадрового діловодного року у нашому спеціальному відеокурсі за посиланням

Підраховуємо справи за 2024 рік

Якщо не зробили це в останні дні грудня 2024 року, то на початку січня 2025-го слід підрахувати справи, які вели у відділі кадрів протягом 2024 року, і наприкінці номенклатури справ відділу кадрів на 2024 рік зробити підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у 2024 році.

Підсумковий запис номенклатури справ відділу кадрів підписує працівник, відповідальний за організацію кадрового діловодства, й передає підсумкові відомості до служби діловодства. Керівник служби діловодства (або особа, відповідальна за організацію діловодства на підприємстві), своєю чергою, зводить всі відомості разом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ й повідомляє керівнику архівного підрозділу (або особі, відповідальній за архів підприємства) про фактичну наявність справ, заведених у підприємстві за рік.

Приклад заповнення підсумкового запису

про категорії та кількість заведених справ

(формат А4, 210 х 297 мм)

Оновлюємо нумерацію в реєстраційних та облікових формах

Як відомо, журнали реєстрації та книги обліку документів, зокрема й з кадрових питань (далі – журнали), є перехідними справами. Тобто, ці журнали заводять не на один, а на два та більше років.

Журнал можна вести у:

1. програмі Excel;
2. табличній формі програми Microsoft Word;
3. великому паперовому зошиті формату А4 на 96 сторінок.

Записи, які роблять у журналі протягом одного діловодного року, становлять окремий розділ журналу.

Кожен розділ закривають підсумковим записом про кількість зареєстрованих протягом року документів. А отже з 1 січня 2025 р. з нової сторінки почніть новий розділ.

Слід лише пам’ятати, що за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (або 40 мм завтовшки).

Якщо журнал ведете у програмі Excel або Word, то кількість аркушів – контрольована.

Якщо ж реєстрація ведеться у зошиті на 96 аркушів, то слід оцінити достатню кількість вільних аркушів: чи вистачить їх для реєстрації певного виду документів (наприклад, наказів з кадрових питань тривалого зберігання) на весь 2025 рік. Якщо таких аркушів недостатньо, то попередній журнал вважають завершеною справою, його закривають і з часом передають на зберігання до архіву підприємства або включають до акта про знищення документів. Натомість потрібно завести новий журнал, проіндексувати та підписати його обкладинку та / або корінець згідно з номенклатурою справ на 2025 рік.

Наприклад:

05-23 Книга обліку бланків спеціального військового обліку

Зразок нового розділу в журналі реєстрації кадрових наказів тривалого строку зберігання

Переглядаємо та упорядковуємо справи, заведені у 2024 році

Переглядати справи, заведенні у відділі кадрів у 2024 році, доцільно саме на початку 2025 року.

Спочатку розподіліть справи за категоріями. Відділіть завершені справи від перехідних. Своєю чергою, завершені справи поділіть на дві категорії за строками зберігання, а саме:

1. тривалого;
2. тимчасового.

Особливу увагу приділіть завершеним справам тривалого зберігання, зокрема, особовим справам звільнених у 2024 році працівників.

Кожну справу перегляньте подокументно та упорядкуйте документи в ній – за датами створення та в порядку зростання реєстраційних індексів.

Загалом оформлення завершеної справи з кадрових питань тривалого зберігання передбачає:

1. систематизацію документів у справі;
2. нумерацію аркушів у справі;
3. складання (за потреби) внутрішнього опису документів справи;
4. складення засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи;
5. підшивання або оправлення справи;
6. оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

Увага! До кожної особової справи обов’язково складають внутрішній опис, який розміщують на початку справи. Форма внутрішнього опису справи наведена у додатку 16 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила №1000/5)

Упорядковані особові справи усіх працівників, звільнених у 2024 році, об’єднують в одну справу, в межах якої особові справи систематизують за алфавітом прізвищ працівників (від літери А до літери Я). Якщо обсяг об’єднаної справи перевищує 250 аркушів, то таку справу поділяють на томи.

Складаємо опис справ відділу кадрів

Відповідно до законодавства структурні підрозділи підприємства, зокрема й відділ кадрів, зобов’язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, зокрема з кадрових питань, через рік після завершення справ у діловодстві. Тобто, на початку 2025 року можна включити до опису відділу кадрів справи, завершені у 2023 році.

Описи справ структурного підрозділу складайте згідно з вимогами, визначеними у гл. 3 р. VI Правил № 1000/5.

Описи справ відділу кадрів та інших структурних підрозділів підприємства складаються за формою, наведеною в додатку 19 до Правил № 1000/5, посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги архіву підприємства.

Основою для опису справ за 2023 рік є номенклатура справ на 2023 рік. Тому номенклатури справ за попередні роки слід зберігати, допоки не будуть описані документи тривалого строку зберігання та включені до акта про знищення документи тимчасового строку зберігання за відповідні роки.

Передаємо справи на зберігання до архіву підприємства

Відповідно до законодавства справи з кадрових питань тривалого строку зберігання через два роки після завершення їх ведення у відділі кадрів передають до архіву підприємства в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування ними. Коли йдеться про справи з кадрових питань тривалого строку зберігання, то до архіву у 2025 році передаємо справи, завершені у 2022 році.

Підготовка справ відділу кадрів для передання до архіву підприємства охоплює перевірку:

1. правильності групування документів у справи, поділу справ (за потреби) на томи або частини;
2. відповідності заголовків справ змісту вміщених до них документів;
3. оформлення документів кожної справи, зокрема титульного аркуша, внутрішнього опису (за потреби) та засвідчувального напису.

Приймання-передавання кожної справи проводить працівник архіву підприємства в присутності працівника відділу кадрів, який передає упорядковані та оформлені справи. При цьому в кожному примірнику опису справ роблять позначки про прийняття тієї чи іншої справи. У кінці кожного примірника опису справ зазначають:

1. фактичну кількість (цифрами та словами) справ, що передані до архіву;
2. номери справ, які відсутні;
3. дату приймання-передавання справ;
4. підписи осіб, які відповідно здавали та приймали справи.

Один примірник опису повертають у відділ кадрів, другий – залишають в архіві підприємства.

Чи можна на початку 2025 року здати до архіву особові справи працівників, звільнених у 2024 році?

Так, можна, але за умови, що ці справи упорядковані належним чином і внесені до опису.

Як зазначалося вище, завершені справи, зокрема особові справи звільнених працівників, відповідно до законодавства підлягають переданню до архіву підприємства за описами через два роки після закриття цих справ. Між тим, якщо у відділі кадрів не вистачає місця для зберігання завершених справ протягом двох років, ці справи слід якнайшвидше упорядкувати, внести до опису відділу кадрів за 2024 рік і передати до архіву для подальшого зберігання та користування ними.

Висновки

На початку кадрового діловодного року потрібно:

1. Розпочати ведення кадрових справ згідно з номенклатурою справ на 2025 рік.
2. Відокремити справи, завершені у кадровому діловодстві, від перехідних, ведення яких продовжиться у 2025 році.
3. Звірити відповідність індексів та заголовків, зазначених на перехідних справах, номенклатурі справ на 2025 рік. За потреби внести уточнення або виправлення до написів на обкладинках і корінцях відповідних справ.
4. Зробити підсумковий запис про категорії та кількість справ у номенклатурі справ відділу кадрів на 2024 рік та передати підсумкові відомості до служби діловодства.
5. Оновити порядок нумерації документів у реєстраційних та облікових формах.
6. Упорядкувати завершені справи, зокрема особові справи працівників, звільнених у 2024 році.
7. Описати кадрові документи тривалого строку зберігання, завершені у 2023 році.
8. Здати до архіву справи з кадрових питань тривалого строку зберігання, завершені у 2022 році.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Шаблони та зразки документів:

Номенклатура справ

Зведена номенклатура справ

Опис справ

Опис справ з кадрових питань (особового складу)

Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання

Опис справ постійного зберігання

Брошури та чеклісти:

Навігатор кадровика «Номенклатура справ – 2025 з урахуванням військового обліку: ексклюзивний зразок»