Чи завіряти копію кадрового наказу, який передається до бухгалтерії

При виданні кадрового наказу, наприклад, про прийняття працівника, його копія подається до бухгалтерії. Чи можна просто роздрукувати ще один примірник наказу? Чи потрібно завіряти таку копію за всіма правилами?

3

14


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Вважаємо, що доцільно завіряти.


Теоретично для бухгалтерії можна не робити ксерокопію оригіналу наказу, а роздрукувати примірник з комп’ютера. Але там не буде підпису керівника, дати й реєстраційного індексу.


З одного боку, копія будь-якого кадрового наказу, зроблена для бухгалтерії, має тимчасовий (дуже нетривалий строк зберігання) – «Доки не мине потреба». На відміну від копій деяких кадрових наказів, що долучаються в особові справи працівників та видаються працівникам на руки.


З іншого боку, якщо бухгалтер проведе фінансову операцію (виплату відпускних чи компенсацію), а виявиться, що цей наказ був лише у проєкті, але так і не виданий, то це вже серйозне порушення. Отже, бухгалтер може не погодитися робити розрахунки на підставі копії наказу, що не містить таких важливих елементів реквізитів, як «Особистий підпис керівника», «Дата видання», «Реєстраційний індекс наказу».


Тому краще засвідчити копію для бухгалтерії таким же чином, як і усі інші копії:


  1. виготовити факсимільним способом;
  2. зверху – відмітка «Копія»;
  3. знизу – засвідчувальний напис.



Джерело: kadroland


Шаблони та зразки документів:


Інструкція з кадрового діловодства

Інструкція з діловодства в електронній формі

Наказ про затвердження Інструкції з діловодства


Статті та консультації на тему:


Нові правила діловодства – 2026: слово «Копія» на документах і архів із ТОТ

Зміни в діловодстві та архівній справі 2026: три нові накази Мін’юсту та ключові нововведення

Чи зазначати «Копія» на документах особової справи

Чи треба проставляти на копіях «Згідно з оригіналом»

Чи ставити відмітку «Копія» на роздруківках з е-ВОД

Хто завіряє копію паспорта: працівник чи кадровик
✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
3

14

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

3

15

3

30

4

1014

3

203

4

12071

4

45

2

2525

3

125

4

1302

4

4004

2

146

3

132

6

486

5

1967

8

1912

5

259

5

220

6

139

4

93