Зміни в діловодстві та архівній справі 2026: три нові накази Мін’юсту та ключові нововведення

1. Оновлено правила діловодства та архівного зберігання
2. Врегульовано проставлення відмітки «Копія»
3. Унормовано використання удосконалених електронних підписів і печаток
4. Врегульовано момент завершення створення електронних копій з електронних та паперових документів
5. Уточнено правила конвертування електронних документів
6. Реєстрація електронних документів «прив’язана» до їх підписання
7. Врегульовано роботу з XML-документами
8. Оновлено термінологію у сфері електронних комунікацій
9. Розширено перелік унікальних документів НАФ
10. Висновки

Оновлено правила діловодства та архівного зберігання

Наказом Мін’юсту від 16.03.2026 № 667/5 (далі – наказ № 667/5) затверджено зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Зокрема:

1. врегульовано порядок проведення експертизи цінності документів;
2. уточнено вимоги до поводження з документами в умовах особливого періоду;
3. передбачено механізми моніторингу архівних документів, вивезених із тимчасово окупованих територій;
4. визначено підходи до роботи з документами, що створюються юридичними особами.

Ми вже розповідали про це тут.

Також цим наказом визнано таким, що втратив чинність, наказ Мін’юсту від 07.09.2015 № 1656/5 «Про забезпечення зберігання документів, вивезених з тимчасово окупованої та території проведення антитерористичної операції».

Врегульовано проставлення відмітки «Копія»

Наказом № 667/5 нарешті врегульовано проставлення відмітки «Копія» на копіях, виготовлених зі службових документів у поточному діловодстві.

Відтепер в абзаці 16 п. 8 гл. 11 р. II Правил № 1000/5 буде чітко визначено, що:

Відмітка «Копія» проставляється у правому верхньому куті першого аркуша документа

Це надзвичайно важливо, адже раніше єдиної вимоги прописано не було, у зв’язку з чим на практиці виникали різночитання під час перевірок.

Тим часом у п. 5 гл. 4 р. ХІІ Правил №1000/5 була визначена норма засвідчення архівних копій та витягів, в якій обумовлено застосування штампа «Копія», а саме:

При виготовленні ксеро- та фотокопій бланк установи не використовують, а в правому верхньому куті копій проставляють штамп «Копія»…

Таким чином, тепер усунено прогалину, і не виникатиме сумнівів щодо необхідності проставлення відмітки «Копія» на:

1. копіях кадрових наказів (зокрема про прийняття, переведення, звільнення);
2. документах, що долучаються до особових справ;
3. копіях, які видаються працівникам на руки або надсилаються іншим юридичним особам за їх запитами.

Відсутність відмітки «Копія» на копіях відповідних документів буде розцінюватися як порушення вимог законодавства.

У зв’язку з цим рекомендуємо:

1. переглянути особові справи працівників;
2. виявити копії без відповідної відмітки;
3. за потреби – проставити її у правому верхньому куті першого аркуша.

Увага! Змінами не визначено спосіб проставлення відмітки – штампом чи рукописно. Оптимальним рішенням є використання штампа «Копія». Якщо ж його немає, допускається внесення відмітки від руки – чіткими друкованими літерами

Унормовано використання удосконалених електронних підписів і печаток

Наказом Мін’юсту від 16.03.2026 № 677/5 «Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства юстиції України щодо організації роботи з електронними документами в діловодстві» (далі – наказ № 677/5) унормовано питання використання юридичними особами під час документування своєї діяльності удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, та удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки.

Відповідно до наказу №677/5 найбільших змін зазнав Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 (далі – Порядок № 1886/5).

Фактично по всьому тексту Порядку №1886/5 поряд із кваліфікованим електронним підписом (КЕП) тепер прямо передбачено удосконалений електронний підпис (УЕП), що базується на кваліфікованому сертифікаті. Аналогічно – щодо електронної печатки для юросіб, які у своїй діяльності можуть використовувати кваліфіковану електронну печатку або удосконалену електронну печатку, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки за наявності відповідної печатки.

Таким чином бізнес отримує більше гнучкості у виборі інструментів для засвідчення документів.

Врегульовано момент завершення створення електронних копій з електронних та паперових документів

Наказом №677/5 чітко врегульований момент завершення створення електронної копії електронного документа та електронної копії з паперового документа.

А саме – встановлено, що:

1. оформлення електронної копії завершується накладанням кваліфікованої електронної печатки юрособи або удосконаленої електронної печатки юрособи, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки юрособи;
2. якщо юрособа не використовує печатку, то для засвідчення електронної копії достатньо КЕП або УЕП, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

Уточнено правила конвертування електронних документів

Наказом №677/5 уточнено правила конвертування електронних документів.

Нові акценти полягають в тому, що:

1. на конвертацію передається сам файл електронного документа відповідного типу (текстовий, фото-, аудіо- та відеоформати) без підписів/печаток;
2. якщо файл закодований разом із підписом – його потрібно попередньо декодувати;
3. підпис існує окремо як реквізит, а не як частина контенту файлу.

Реєстрація електронних документів «прив’язана» до їх підписання

Наказом № 677/5 встановлено, що:

1. реєстрація електронного документа технологічно та (або) організаційно суміщена з накладанням на нього підпису/печатки;
2. спочатку – забезпечується проставляння у створюваному електронному документі дати і його реєстраційного індексу, потім – підписання;
3. під час підписання електронного документа інформаційна автоматизована система повинна унеможливити реєстрацію в юрособі інших створюваних (внутрішніх, вихідних) документів.

Це означає, що реєстрація та підписання стають єдиним процесом.

Врегульовано роботу з XML-документами

Наказом №677/5 врегульовано роботу з XML-документами, зокрема визначено, що вхідні XML‑документи з підписами зберігаються разом із підписом у первинному вигляді. Вони можуть включатися до інших документів без втрати цілісності.

Це актуально для інтеграції між різними системами ЕДО при взаємодії з контрагентами.

Оновлено термінологію у сфері електронних комунікацій

Крім Порядку №1886/5 зміни, затверджені наказом №677/5, торкнулися й деяких інших нормативно-правових актів, а саме – Правил №1000/5 та Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08.04.2013 №656/5. Переважним чином ці зміни стосуються термінології:

1. слово «телекомунікації» замінено словами «електронні комунікації»;
2. слово «інформаційно-телекомунікаційні» замінено словом «інформаційно-комунікаційні».

Такі зміни спричинені необхідністю приведення певної термінології до норм законодавства у сфері електронних комунікацій.

Розширено перелік унікальних документів НАФ

Наказом Мін’юсту від 16.03.2026 №685/5 внесено зміни до Методики віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних.

Цими змінами:

1. Розширено перелік документів, які можуть бути визнані унікальними, зокрема додано:
2. метричні записи (про народження, хрещення, шлюб, смерть тощо);
3. актові записи цивільного стану.
4. Уточнено форму Анотованого переліку унікальних документів.
5. Врегульовано процедуру експертизи цінності документів НАФ для виявлення унікальних.

Увага! 03.04.2026 накази №667/5 та №685/5, опубліковано в журналі «Офіційний вісник» №28. А отже, їх положення починаємо застосовувати з 4 квітня 2026 року. Наказ №677/5 набрав чинності 01.04.2026 (опубліковано 31.03.2026)

Висновки

1. Оновлення Мін’юстом нормативно-правової бази свідчить про системний підхід до вдосконалення діловодства та архівної справи в Україні.
2. Зміни мають практичне значення для юридичних осіб, адже:
3. уточнюють правила роботи з документами в особливих умовах;
4. розширюють можливості використання електронного документообігу;
5. деталізують підходи до збереження документальної спадщини.
6. Роботодавцям та відповідальним за діловодство працівникам варто врахувати ці зміни у своїй роботі, зокрема переглянути та оновити локальні нормативні документи, що регламентують процеси організації діловодства та застосування ЕДО.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Статті та консультації на тему:

Оформлення протоколів у закладах освіти: реквізити, затвердження, електронна форма

Формування та зберігання справ у поточному діловодстві

Строк та місце зберігання кадрових документів: робочі ситуації

Переіндексація кадрових наказів: допустима практика чи порушення

Накази з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань: спільні риси та відмінності

Заяви та накази – 2025: оформлення реквізитів за ДСТУ 4163:2020

Експертна комісія та строки зберігання: повний гайд з експертизи документів

Скільки зберігати і як знищувати кадрові документи