
Діловодство
04.02.2026
Переіндексація кадрових наказів: допустима практика чи порушення
Сьогодні пропонуємо до розгляду одну цікаву ситуацію. Після прочитання ви дізнаєтеся: як бути, якщо накази на підприємстві реєструвалися та формувалися у справи без урахування строків їх зберігання? чи можна виправити ситуацію, внісши до реєстраційних індексів додаткові літерні позначення «заднім числом»? Фактично йдеться про переіндексацію наказів. З’ясуємо, наскільки це допустимо

Ситуація
На підприємстві у минулі роки кадрові накази реєструвалися за двома журналами та формувалися у дві справи. При реєстрації одній (основній) групі кадрових наказів надавалося літерне позначення «к» (що означає кадри), другій – «в» (про надання відпусток). Постало питання: чи можна зараз до наказів про надання відпусток додати літери «тр» і «тм», щоб розрізнити різні види відпусток? Наприклад: накази про надання щорічних основних і додаткових відпусток будуть № 1-в/тм, а про надання відпусток без збереження заробітної плати – № 2-в/тм.
Розв’язуємо ситуацію
Одразу скажемо: ні, вносити будь-які правки чи уточнення до раніше виданих і зареєстрованих наказів не можна. Та й у цьому немає практичного сенсу.
Суть проблеми полягає не в реєстраційних індексах, а в неправильному групуванні у справи наказів з різними строками зберігання. І для розв’язання питання у такій ситуації потрібно провести експертизу цінності справ з кадровими наказами і зробити їх переформування. Але без внесення змін до реєстраційних індексів!
Насправді накази були зареєстровані в межах підходів, допустимих чинним законодавством.
З метою розрізнення кадрових наказів з різних питань Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5) дозволяють під час реєстрації документів додавати до порядкового номера реєстраційного індексу літерні позначення (абз. 6 п. 5 гл. 3 розд. ІІІ Правил №1000/5).
Водночас ані Правила № 1000/5, ані Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020) не містять конкретних прикладів оформлення реєстраційних індексів наказів.
Правила № 1000/5 лише рекомендують юридичним особам самостійно розробляти систему індексації для кадрових наказів кожного виду. Докладно про це ми писали тут.
Принципово важливо, щоб обрана система індексації кадрових наказів та інших службових документів була зафіксована в Інструкції з діловодства на підприємстві.
Починаючи з поточного року, підприємство може запровадити нову систему індексації кадрових наказів, наприклад із використанням літерних позначень «к/тр» і «к/тм». При цьому недоцільно застосовувати окрему літеру «в», оскільки тимчасовий строк зберігання мають не лише накази про відпустки, а й накази про відрядження працівників та стягнення (оголошення догани).
Нову систему індексації слід закріпити шляхом внесення змін до Інструкції з діловодства на підприємстві, зокрема виданням Наказу про внесення змін до Інструкції з діловодства.
Висновок
Переіндексація наказів, як і будь-яких інших службових документів, не допускається.
Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства
Шаблони та зразки документів:
Журнал реєстрації заяв працівників
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання
Статті на тему:
Пропущений порядковий номер в журналі реєстрації кадрових наказів
Реєстрація та індексація наказів: як правильно формувати індекс документів
Журнали реєстрації заяв та наказів: зразки та шаблони
Реєстрація та індексація наказів: як правильно формувати індекс документів
Інструкція з діловодства — на що звернути увагу під час розробки
Журнали реєстрації кадрових наказів: як завершити 2024 рік
Один Журнал реєстрації для всіх кадрових наказів: чи допустимо це
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Сумісництво
06.08.2026
Перехід із сумісництва на основне місце роботи: чи потрібне звільнення
Чи потрібно звільняти працівника, який хоче змінити статус із сумісника на основного? Закон прямо цього не вимагає, але й не встановлює процедури такої зміни. Цікаво, що позиції Мінекономіки, Держпраці та Пенсійного фонду не повністю збігаються та мають свої ризики

Військовий облік
06.08.2026
Сертифікований спеціаліст з ВО звільнився, чи потрібно новій відповідальній особі проходити підвищення кваліфікації
В липні звільнилася особа, відповідальна за ведення військового обліку. Призначили нового відповідального. Чи треба йому підвищувати кваліфікацію, якщо попередня відповідальна особа лише рік тому підвищувала?

Трудова книжка
06.08.2026
Чи можна втратити пенсію через відсутність апострофа в імені
Неточність у прізвищі або імені може стати причиною розбіжностей між трудовою книжкою та паспортом. Чи означає це, що стаж не зарахують? Пенсійний фонд пояснив, хто має право виправити помилку в титульному аркуші трудової книжки, на підставі яких документів це робиться та чому не варто відкладати внесення змін до моменту оформлення пенсії

Бронювання
06.08.2026
Працівнику анулювали бронювання: чекліст дій роботодавця
Сьогодні розбронювання чи анулювання бронювання одна з «гарячих» тем. Бронь може злетіти через втрату критичності, переліміт заброньованих тощо. Наш чекліст саме для таких випадків. Дізнайтеся, що повинен зробити роботодавець, а що, навпаки, робити не потрібно

Лікарняні / Страховий стаж
05.08.2026
Кому скасовано оплату лікарняного у 100% розмірі
Не всі працівники отримують лікарняні залежно від страхового стажу. В окремих випадках допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується у розмірі 100% середньої зарплати незалежно від кількості відпрацьованих років. Зауважте, що деякі працівники втратили право на 100% оплати лікарняного у 2026 році. Деталі – у роз’ясненні ПФУ

Військовий облік
05.08.2026
Роздруківка з «Резерв+»: кому обов’язково оновлювати кожні 3 місяці
Зараз у багатьох військовозобов’язаних термін дії відстрочки «до завершення мобілізації», але по факту вони оновлюються кожні 3 місяці (орієнтовно). Чи потрібно в такому випадку роботодавцю оновлювати та просити у працівників оновлені витяги кожні 3 місяці? Чи в такому випадку, витяг дійсний 1 рік?

Охорона праці
05.08.2026
Електронна охорона праці: які зміни пропонує Уряд
Кабінет Міністрів пропонує перевести ключові процедури у сфері охорони праці в електронний формат. Проєкт постанови передбачає цифровізацію атестації робочих місць, навчання та інструктажів, медичних оглядів, розслідування нещасних випадків і низки інших процесів

Відповідальність / Перевірки
05.08.2026
Як оскаржити незаконну постанову ТЦК про накладення штрафу: практичні поради
Територіальні центри комплектування та соціальної підтримки (ТЦК) мають право накладати штрафи як на військовозобов'язаних, які порушують правила військового обліку, так і на посадових осіб, винних у порушеннях законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію. Часто йдеться про неналежне ведення військового обліку на підприємствах. Сьогодні пропонуємо вам розглянути практичну ситуацію, пов’язану з таким штрафом, та дієвий алгоритм його оскарження

Відпустки
05.08.2026
Компенсація за невикористану відпустку: розбір типових помилок
Компенсація невикористаної відпустки – завжди «болюча» тема. Які відпустки не можна замінити грошима? Чи можна не виплачувати компенсацію під час воєнного стану? Чи можна зменшити розмір компенсації? Сьогодні пропонуємо розібрати типові помилки

Трудова книжка
05.08.2026
Як подавати сканкопії трудової книжки в серпні 2026: працюючі пенсіонери, штраф за подання після 10.06.2026
Дедлайн подання сканкопій трудових книжок на портал ПФУ давно минув. Водночас ПФУ продовжує приймати сканкопії і зараз. Коли можна подати звернення повторно, чи передбачено штраф за прострочку подання сканів? Актуальна інформація – в роз’ясненні ПФУ

Військовий облік
05.08.2026
Актуальні контакти та адреси ТЦК та СП: перевірте, куди звертатися
Територіальні центри комплектування та соціальної підтримки – ключові установи, які відповідають за мобілізацію, військовий облік і соціальну підтримку військовослужбовців. Останнім часом бачимо що ви постійно запитуєте та шукаєте адреси різних ТЦК, що й не дивно, адже потрібно провести звіряння. Підказуємо де ви можете перевірити актуальні адреси та контакти ТЦК

Військовий облік
05.08.2026
Багатодітні батьки можуть втратити право на відстрочку: суть змін
Право на відстрочку від мобілізації для батьків трьох і більше дітей може зазнати змін. Ініціатори пропозиції вважають, що чинний механізм потребує перегляду, адже в окремих випадках не враховує фактичну участь батька в утриманні та вихованні дітей










