
Діловодство
04.02.2026
Переіндексація кадрових наказів: допустима практика чи порушення
Сьогодні пропонуємо до розгляду одну цікаву ситуацію. Після прочитання ви дізнаєтеся: як бути, якщо накази на підприємстві реєструвалися та формувалися у справи без урахування строків їх зберігання? чи можна виправити ситуацію, внісши до реєстраційних індексів додаткові літерні позначення «заднім числом»? Фактично йдеться про переіндексацію наказів. З’ясуємо, наскільки це допустимо

Ситуація
На підприємстві у минулі роки кадрові накази реєструвалися за двома журналами та формувалися у дві справи. При реєстрації одній (основній) групі кадрових наказів надавалося літерне позначення «к» (що означає кадри), другій – «в» (про надання відпусток). Постало питання: чи можна зараз до наказів про надання відпусток додати літери «тр» і «тм», щоб розрізнити різні види відпусток? Наприклад: накази про надання щорічних основних і додаткових відпусток будуть № 1-в/тм, а про надання відпусток без збереження заробітної плати – № 2-в/тм.
Розв’язуємо ситуацію
Одразу скажемо: ні, вносити будь-які правки чи уточнення до раніше виданих і зареєстрованих наказів не можна. Та й у цьому немає практичного сенсу.
Суть проблеми полягає не в реєстраційних індексах, а в неправильному групуванні у справи наказів з різними строками зберігання. І для розв’язання питання у такій ситуації потрібно провести експертизу цінності справ з кадровими наказами і зробити їх переформування. Але без внесення змін до реєстраційних індексів!
Насправді накази були зареєстровані в межах підходів, допустимих чинним законодавством.
З метою розрізнення кадрових наказів з різних питань Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5) дозволяють під час реєстрації документів додавати до порядкового номера реєстраційного індексу літерні позначення (абз. 6 п. 5 гл. 3 розд. ІІІ Правил №1000/5).
Водночас ані Правила № 1000/5, ані Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020) не містять конкретних прикладів оформлення реєстраційних індексів наказів.
Правила № 1000/5 лише рекомендують юридичним особам самостійно розробляти систему індексації для кадрових наказів кожного виду. Докладно про це ми писали тут.
Принципово важливо, щоб обрана система індексації кадрових наказів та інших службових документів була зафіксована в Інструкції з діловодства на підприємстві.
Починаючи з поточного року, підприємство може запровадити нову систему індексації кадрових наказів, наприклад із використанням літерних позначень «к/тр» і «к/тм». При цьому недоцільно застосовувати окрему літеру «в», оскільки тимчасовий строк зберігання мають не лише накази про відпустки, а й накази про відрядження працівників та стягнення (оголошення догани).
Нову систему індексації слід закріпити шляхом внесення змін до Інструкції з діловодства на підприємстві, зокрема виданням Наказу про внесення змін до Інструкції з діловодства.
Висновок
Переіндексація наказів, як і будь-яких інших службових документів, не допускається.
Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства
Шаблони та зразки документів:
Журнал реєстрації заяв працівників
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання
Статті на тему:
Пропущений порядковий номер в журналі реєстрації кадрових наказів
Реєстрація та індексація наказів: як правильно формувати індекс документів
Журнали реєстрації заяв та наказів: зразки та шаблони
Реєстрація та індексація наказів: як правильно формувати індекс документів
Інструкція з діловодства — на що звернути увагу під час розробки
Журнали реєстрації кадрових наказів: як завершити 2024 рік
Один Журнал реєстрації для всіх кадрових наказів: чи допустимо це
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Електронний кабінет
21.09.2026
ОК-5, ОК-7, витяг з РЗО та відомості про трудову діяльність: ПФУ оновив вебпортал електронних послуг
Пенсійний фонд розширив можливості сервісу «Запит на підготовку паперових документів». Тепер можна заздалегідь замовити одразу кілька довідок або витягів, обрати сервісний центр і забрати документи без додаткового запису на прийом. Розповідаємо, які документи доступні та як подати заявку онлайн

Відпустки неоплачувані
21.09.2026
Надання відпустки без збереження зарплати в разі смерті рідних: заява + наказ
Відпустка без збереження заробітної плати у разі смерті близьких родичів надається працівнику тривалістю до 7 календарних днів. Розглянемо порядок її оформлення за заявою працівника та підтвердними документами.

Інше
21.09.2026
Паперовий наказ більше не гарантуватиме виїзд за кордон: пропонують цифрову перевірку
Паперовий наказ із печаткою можуть замінити цифровою перевіркою права працівника на перетин кордону. Народний депутат Олександр Федієнко запропонував запровадити електронну верифікацію наказів про відрядження, відпустки та документів працівників критично важливих підприємств. Ініціативу доручили опрацювати Мінцифри, ДПСУ, Міноборони та іншим органам

Інше
21.09.2026
Роботу «Резерв+» відновлено: Міноборони пояснило, чому користувачі бачили повідомлення «Сталося щось дивне»
20 вересня, користувачі «Резерв+» зіткнулися зі збоєм: замість доступу до застосунку з’являлося повідомлення «Сталося щось дивне. Повторіть спробу пізніше». Міноборони пояснило причину проблеми

Відповідальність / Перевірки
21.09.2026
Вже є 21 план перевірок роботодавців: кого ПФУ перевірить у IV кварталі 2026 року
Головні управління ПФУ затвердили та оприлюднили квартальні плани документальних перевірок страхувальників для Києва та 20 областей України. Роботодавцям варто перевірити, чи потрапило їхнє підприємство до плану на IV квартал 2026 року та підготувати документи щодо використання коштів на лікарняні й інші страхові виплати

Держслужба, ОМС
21.09.2026
Нові правила для рангів у місцевому самоврядуванні: що готує Уряд
На сайті СПО об’єднань профспілок оприлюднили проєкт постанови Уряду, яким пропонують встановити співвідношення рангів службовців місцевого самоврядування з рангами держслужбовців, дипломатичними рангами, військовими та спеціальними званнями. Проєкт передбачає 16 додатків із відповідними співвідношеннями

Бронювання
20.09.2026
Два критичні підприємства і один сумісник: хто врахує у квоту, якщо друге сумісництво з 15.09.2026
Працівник працює у нас за сумісництвом і влаштувався 15 вересня ще на одне критично важливе підприємство. Що тепер з ним робити і хто має враховувати його для визначення ліміту бронювання?

Особливі працівники
19.09.2026
Працівнику встановлено інвалідність: з якої дати надавати пільги, відпустку та враховувати в норматив
Ваш працівник отримав інвалідність. Це означає, що включаються певні трудові гарантії та виникає право на певні податкові пільги. Але з якої дати їх застосовувати? Сьогодні розберемо цю ситуацію детально
Мобілізовані / Добровольці ТРО
19.09.2026
Є відстрочка, але в «Резерв+» червона стрічка: чи можуть затримати та доставити до ТЦК
У працівника є відстрочка, але в «Резерв+» відображається червона стрічка про порушення. Чи можуть його затримати на вулиці та доставити до ТЦК? Чи можна сподіватися, що така людина з відстрочкою їм не цікава?

Умови праці
18.09.2026
Укриття, таблички та новий порядок дій: що роботодавцям треба змінити через нові правила тривоги з 18.09.2026
Кабінет Міністрів постановою від 15.09.2026 №1128 вніс зміни до постанови від 04.09.2026 №1092 щодо оптимізації захисту населення та реагування на загрози засобів повітряного нападу. Зміни діють відсьогодні, 18.09.2026, та безпосередньо стосуються суб’єктів господарювання

Електронний кабінет
18.09.2026
Нові статуси в «Резерв+»: що насправді можна побачити у застосунку
Статуси в «Резерв+» можуть показувати значно більше, ніж просто наявність чи відсутність порушення. Водночас у мережі поширюють «розшифровку» статусів – зелений, жовтий і червоний. Але чи дійсно саме так працюють ці позначки в застосунку? Розбираємося, які статуси насправді можна побачити в «Резерв+» та що вони означають












