Переіндексація кадрових наказів: допустима практика чи порушення

Сьогодні пропонуємо до розгляду одну цікаву ситуацію. Після прочитання ви дізнаєтеся: як бути, якщо накази на підприємстві реєструвалися та формувалися у справи без урахування строків їх зберігання? чи можна виправити ситуацію, внісши до реєстраційних індексів додаткові літерні позначення «заднім числом»? Фактично йдеться про переіндексацію наказів. З’ясуємо, наскільки це допустимо

4

74


  1. Ситуація
  2. Розв’язуємо ситуацію
  3. Висновок


Ситуація


На підприємстві у минулі роки кадрові накази реєструвалися за двома журналами та формувалися у дві справи. При реєстрації одній (основній) групі кадрових наказів надавалося літерне позначення «к» (що означає кадри), другій – «в» (про надання відпусток). Постало питання: чи можна зараз до наказів про надання відпусток додати літери «тр» і «тм», щоб розрізнити різні види відпусток? Наприклад: накази про надання щорічних основних і додаткових відпусток будуть № 1-в/тм, а про надання відпусток без збереження заробітної плати – № 2-в/тм.


Розв’язуємо ситуацію


Одразу скажемо: ні, вносити будь-які правки чи уточнення до раніше виданих і зареєстрованих наказів не можна. Та й у цьому немає практичного сенсу.


Суть проблеми полягає не в реєстраційних індексах, а в неправильному групуванні у справи наказів з різними строками зберігання. І для розв’язання питання у такій ситуації потрібно провести експертизу цінності справ з кадровими наказами і зробити їх переформування. Але без внесення змін до реєстраційних індексів!


Насправді накази були зареєстровані в межах підходів, допустимих чинним законодавством.


З метою розрізнення кадрових наказів з різних питань Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5) дозволяють під час реєстрації документів додавати до порядкового номера реєстраційного індексу літерні позначення (абз. 6 п. 5 гл. 3 розд. ІІІ Правил №1000/5).



Водночас ані Правила № 1000/5, ані Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020) не містять конкретних прикладів оформлення реєстраційних індексів наказів.


Правила № 1000/5 лише рекомендують юридичним особам самостійно розробляти систему індексації для кадрових наказів кожного виду. Докладно про це ми писали тут.


Принципово важливо, щоб обрана система індексації кадрових наказів та інших службових документів була зафіксована в Інструкції з діловодства на підприємстві.


Починаючи з поточного року, підприємство може запровадити нову систему індексації кадрових наказів, наприклад із використанням літерних позначень «к/тр» і «к/тм». При цьому недоцільно застосовувати окрему літеру «в», оскільки тимчасовий строк зберігання мають не лише накази про відпустки, а й накази про відрядження працівників та стягнення (оголошення догани).


Нову систему індексації слід закріпити шляхом внесення змін до Інструкції з діловодства на підприємстві, зокрема виданням Наказу про внесення змін до Інструкції з діловодства.


Висновок


Переіндексація наказів, як і будь-яких інших службових документів, не допускається.


Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства


Шаблони та зразки документів:


Журнал реєстрації заяв працівників

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання

Інструкція з діловодства


Статті на тему:


Пропущений порядковий номер в журналі реєстрації кадрових наказів

Реєстрація та індексація наказів: як правильно формувати індекс документів

Журнали реєстрації заяв та наказів: зразки та шаблони

Реєстрація та індексація наказів: як правильно формувати індекс документів

Інструкція з діловодства — на що звернути увагу під час розробки

Журнали реєстрації кадрових наказів: як завершити 2024 рік

Один Журнал реєстрації для всіх кадрових наказів: чи допустимо це

Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
4

74

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

1

19

24

12

22770

2

264

17

1064

9

770

14

23745

9

4942

2

668

4

357

1

111

1

273

1

275

2

457

1

117

3

254

2

464

3

555