
Діловодство
13.11.2025
Пропущений порядковий номер в журналі реєстрації кадрових наказів
Ситуація: в журналі реєстрації кадрових наказів тривалого зберігання пропустили через неуважність або «притримали» для наказу, який так не і було видано, один порядковий номер у жовтні. Постало питання: чи можна використати цей «вільний» номер для реєстрації кадрового наказу, виданого вже у листопаді цього року, чи він так і залишиться пропущеним

- Опис ситуації
- Чому не допускається використовувати пропущені номери
- Де вказати на наявність пропущеного номеру
Опис ситуації
Сьогодні розбираємо ситуацію на практичному прикладі. При цьому відзначимо, що подібні ситуації на практиці трапляються досить часто.
Отже, є у нас кадровий наказ від 28.10.2025, зареєстрований за номером 123/к-тр, а наступний наказ – від 30.10.2025 за номером 125/к-тр.
У паперовому журналі реєстрації кадрових наказів тривалого зберігання ці записи виглядають таким чином:
Дата та реєстраційний індекс наказу | Короткий зміст | Прізвище відповідального виконавця | Підпис працівника, дата | Куди направлені копії (витяги) з наказу | Відмітка про виконання наказу |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
2025 рік | |||||
… | |||||
28.10.2025 № 123/к-тр | Про прийняття на роботу Євгена Рудковського | Семенюк | Рудковський 28.10.2025 | до бухгалтерії, до особової справи | Виконано 28.10.2025 і підшито до справи № 05‑01 |
30.10.2025 № 125/к-тр | Про звільнення Анастасії Шульженко | Кузьмук | Шульженко 30.10.2025 | до бухгалтерії, до особової справи, на руки Анастасії Шульженко | Виконано 30.10.2025 і підшито до справи № 05‑01 |
… | |||||
Як бачимо, у відповідному журналі пропущеним є № 124/к-тр.
Чому не допускається використовувати пропущені номери
Якщо номер пропущений у жовтні присвоїти наказові, виданому в листопаді, то:
- порушиться хронологічна послідовність нумерації;
- виникне плутанина в систематизації наказів у межах справи (бо наказ від листопада матиме номер менший ніж у деяких «жовтневих» наказів);
- при перевірці державним архівом та/чи Держпраці буде зроблено зауваження за порушення ведення реєстрації соціально значущих документів, до яких, зокрема, належать кадрові накази тривалого строку зберігання.
Таким чином, використати пропущений номер у листопаді вже неможливо.
Тепер наказ, який буде виданий після 30 жовтня, повинен мати черговий порядковий номер, а саме – № 126/к-тр. А № 124/к-тр у 2025 році так і залишиться пропущеним.
Де вказати на наявність пропущеного номеру
Для того, щоб у подальшому не виникало запитань при переданні справи з кадровими наказами тривалого строку на архівне зберігання, про наявність такого пропущеного або кількох пропущених протягом року номерів у межах одного реєстраційного журналу, слід зауважити у річному підсумковому записі.
Відзначимо, що журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання є перехідною справою, адже ведеться протягом необмеженої кількості років підряд до завершення вільних аркушів у ньому.
Записи, що роблять у журналі протягом одного діловодного року, становлять окремий річний розділ журналу. Цей розділ наприкінці року обов’язково закривають підсумковим записом. Відповідний запис роблять незалежно від того, чи була дотримана послідовність реєстрації, чи були наявні порушення.
Пропонуємо приклад оформлення підсумкового запису з урахуванням тієї ситуації, що склалася на підприємстві у жовтні 2025 році.
Дата та реєстраційний індекс наказу | Короткий зміст | Прізвище відповідального виконавця | Підпис працівника, дата | Куди направлені копії (витяги) з наказу | Відмітка про виконання наказу |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
… | |||||
31.12.2025 № 250/к-тр | Про звільнення Геннадія Москаленка | Кузьмук | Москаленко 31.12.2025 | до бухгалтерії, до особової справи, на руки Геннадію Москаленку | Виконано 31.12.2025 і підшито до справи № 05‑01 |
Усього за 2025 рік у Журналі зареєстровано 249 (двісті сорок дев’ять) наказів з кадрових питань тривалого зберігання від № 1/к-тр до № 250/к-тр включно, у тому числі є пропущений № 124/к-тр. Менеджер з персоналу Семенюк Ольга СЕМЕНЮК 31 грудня 2025 р. | |||||
Нагадаємо, що з 1 січня кожного нового діловодного року нумерація наказів з кадрових питань у відповідних реєстраційних формах поновлюється.
Висновки
- Пропущений номер не використовується для реєстрації пізніше виданих наказів, а так і залишається пропущеним.
- Про наявність пропущеного у 2025 році реєстраційного індексу слід зауважити у підсумковому записі до річного розділу в журналі реєстрації відповідного виду наказів.
Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства
Шаблони та зразки документів:
Журнал реєстрації заяв працівників
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання
Статті на тему:
Журнали реєстрації заяв та наказів: зразки та шаблони
Реєстрація та індексація наказів: як правильно формувати індекс документів
Інструкція з діловодства — на що звернути увагу під час розробки
Журнали реєстрації кадрових наказів: як завершити 2024 рік
Один Журнал реєстрації для всіх кадрових наказів: чи допустимо це
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Дія
15.11.2026
«Дія» неправильно рахує кількість військовозобов’язаних: що робити і на яку цифру орієнтуватися
У нас працює 118 військовозобов'язаних. У відомостях про працівників з Реєстру військовозобов'язаних відображається 118. Але коли подаю заявку на бронювання працівників, видає – 120. Все звірила з відомостями, розбіжності не знайшла. Як розв'язувати цю проблему?

Робочий час
15.11.2026
Працівник відпрошується з роботи на кілька годин: як оформити
Працівник просить відпустити його з роботи на кілька годин. Для цього пише заяву «Прошу дозволити мені відлучитися з роботи 17.11.2026 з 12:00 до 15:00 за сімейними обставинами». Чи можна так? Як табелювати такі години?

Бронювання
14.11.2026
Бронювання до 95%: для підприємств ОПК і ПЕК пропонують запровадити 31-денний перехідний період
Мінекономіки підготувало проєкт рішення про запровадження 31-денного адаптаційного періоду для підприємств ОПК і ПЕК. Це питання актуальне для роботодавців, які мали до 10 листопада привести кількість заброньованих працівників у відповідність до квоти 95%. Розповідаємо, що відомо про запропоновані зміни та які роз’яснення раніше надавали в Міненерго

Бронювання
14.11.2026
Статус критичності до 01.02.2027 і нові критерії: Мінекономіки нагадало 5 етапів переходу на оновлені правила
Уряд оновив правила отримання та підтвердження статусу критично важливого підприємства. Мінекономіки пояснило, як погоджуватимуть і реєструватимуть нові критерії, коли переглядатимуть уже надану критичність та які додаткові умови тепер мають виконувати роботодавці. Також підготовлено проєкт автоматичного продовження статусів, строк дії яких спливає в листопаді – грудні 2026 року, до 1 лютого 2027 року

Бронювання
13.11.2026
Критичність підприємств переглянули, але результатів немає: скільки компаній втратили статус і що з квотами
Мінекономіки повідомило про перегляд критеріїв критично важливих підприємств, однак конкретних результатів для бізнесу поки не оприлюднило. Скільки критеріїв змінили або скасували, які підприємства вже втратили статус критично важливих і які квоти бронювання діятимуть для різних категорій роботодавців? Нардепка Ніна Южаніна звернула увагу на п’ять питань, на які бізнес досі не отримав відповідей

Воєнний стан
13.11.2026
Мобілізація з 18 років: чи планують знижувати призовний вік в Україні
У Telegram-каналах з’являються повідомлення про можливе зниження мобілізаційного віку до 18 років. У Комітеті ВРУ прокоментували ці чутки та пояснили, чи розглядають у Верховній Раді відповідні законодавчі ініціативи

Бронювання
13.11.2026
Збільшений ліміт бронювання закінчується 08.12.2026: який строк для анулювання відстрочок
8 грудня 2026 року закінчується строк дії рішення про збільшення ліміту бронювання нашого підприємства. Якщо нового рішення не буде, коли потрібно анулювати бронювання працівників? Критичність підприємства діє до липня 2027 року.

Особливі працівники
13.11.2026
Помилково сплатили внесок за працевлаштування осіб з інвалідністю: як пропонують повертати кошти
ДПС оприлюднила проєкт наказу Мінфіну, який визначає порядок повернення помилково та / або надміру сплаченого внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю. Заяву пропонують подавати виключно в електронній формі через Електронний кабінет

Відповідальність / Перевірки
13.11.2026
Плани перевірок на 2027 рік: які держоргани вже оприлюднили графіки
Держоргани почали оприлюднювати плани перевірок на 2027 рік. У таблиці збираємо наявні плани перевірок на 2027 рік – є плани перевірок вже від трьох структур. До 1 грудня буде затверджена більшість з них, а план-графік перевірок ДПС очікуємо до 25 грудня

Відповідальність / Перевірки
13.11.2026
ДРС затвердила план комплексних перевірок на 2027 рік: у списку понад 17 тисяч підприємств
Державна регуляторна служба затвердила План комплексних заходів державного нагляду (контролю) на 2027 рік. До нього включено 17 722 суб’єкти господарювання. Водночас під час воєнного стану діють обмеження на проведення планових і позапланових перевірок, установлені постановою КМУ №303. Що означає затвердження плану для роботодавців і чи означає це, що бізнес перевірятимуть у 2027 році

Соціальне страхування / Пенсії
13.11.2026
Навчання до 2004 року та розбіжності у прізвищі: коли ПФУ зобов’язаний зарахувати стаж
Чи втрачає людина трудовий стаж, якщо прізвище в трудовій книжці написане російською, а в паспорті – українською? Чи зарахують до стажу навчання до 2004 року та чи підтверджує форма ОК-5 роботу за Списком №2? Суд пояснив, за яких умов ПФУ не має права відмовляти у врахуванні таких періодів під час призначення пенсії

Мобілізовані / Добровольці ТРО
13.11.2026
Відпускний стаж мобілізованого: які періоди військової служби зараховувати до щорічної відпустки
Чи накопичуються дні щорічної основної відпустки, поки працівник проходить військову службу за мобілізацією? Які норми закону застосовувати кадровику та як правильно обчислити відпускний стаж мобілізованого працівника – у роз'ясненні ФПУ

Умови праці
13.11.2026
Дистанційна робота за потреби: чи може працівник періодично працювати з дому
Чи можливо надати можливість періодично працювати працівнику в бюджетній організації дистанційно за його бажанням при виникненні екстрених обставин строком на декілька днів, попередивши роботодавця заздалегідь. Як оформити документально?

Бронювання
13.11.2026
100% бронювання для підприємств на територіях бойових дій: що змінилося після Постанови №1328
Підприємства, розташовані на територіях можливих або активних бойових дій, і надалі можуть бронювати до 100% військовозобов’язаних працівників. Мінекономіки пояснило, чи вплинуло створення Координаційного центру на процедуру збільшення ліміту та до яких органів має звернутися роботодавець









