
Діловодство
13.11.2025
Пропущений порядковий номер в журналі реєстрації кадрових наказів
Ситуація: в журналі реєстрації кадрових наказів тривалого зберігання пропустили через неуважність або «притримали» для наказу, який так не і було видано, один порядковий номер у жовтні. Постало питання: чи можна використати цей «вільний» номер для реєстрації кадрового наказу, виданого вже у листопаді цього року, чи він так і залишиться пропущеним

- Опис ситуації
- Чому не допускається використовувати пропущені номери
- Де вказати на наявність пропущеного номеру
Опис ситуації
Сьогодні розбираємо ситуацію на практичному прикладі. При цьому відзначимо, що подібні ситуації на практиці трапляються досить часто.
Отже, є у нас кадровий наказ від 28.10.2025, зареєстрований за номером 123/к-тр, а наступний наказ – від 30.10.2025 за номером 125/к-тр.
У паперовому журналі реєстрації кадрових наказів тривалого зберігання ці записи виглядають таким чином:
Дата та реєстраційний індекс наказу | Короткий зміст | Прізвище відповідального виконавця | Підпис працівника, дата | Куди направлені копії (витяги) з наказу | Відмітка про виконання наказу |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
2025 рік | |||||
… | |||||
28.10.2025 № 123/к-тр | Про прийняття на роботу Євгена Рудковського | Семенюк | Рудковський 28.10.2025 | до бухгалтерії, до особової справи | Виконано 28.10.2025 і підшито до справи № 05‑01 |
30.10.2025 № 125/к-тр | Про звільнення Анастасії Шульженко | Кузьмук | Шульженко 30.10.2025 | до бухгалтерії, до особової справи, на руки Анастасії Шульженко | Виконано 30.10.2025 і підшито до справи № 05‑01 |
… | |||||
Як бачимо, у відповідному журналі пропущеним є № 124/к-тр.
Чому не допускається використовувати пропущені номери
Якщо номер пропущений у жовтні присвоїти наказові, виданому в листопаді, то:
- порушиться хронологічна послідовність нумерації;
- виникне плутанина в систематизації наказів у межах справи (бо наказ від листопада матиме номер менший ніж у деяких «жовтневих» наказів);
- при перевірці державним архівом та/чи Держпраці буде зроблено зауваження за порушення ведення реєстрації соціально значущих документів, до яких, зокрема, належать кадрові накази тривалого строку зберігання.
Таким чином, використати пропущений номер у листопаді вже неможливо.
Тепер наказ, який буде виданий після 30 жовтня, повинен мати черговий порядковий номер, а саме – № 126/к-тр. А № 124/к-тр у 2025 році так і залишиться пропущеним.
Де вказати на наявність пропущеного номеру
Для того, щоб у подальшому не виникало запитань при переданні справи з кадровими наказами тривалого строку на архівне зберігання, про наявність такого пропущеного або кількох пропущених протягом року номерів у межах одного реєстраційного журналу, слід зауважити у річному підсумковому записі.
Відзначимо, що журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання є перехідною справою, адже ведеться протягом необмеженої кількості років підряд до завершення вільних аркушів у ньому.
Записи, що роблять у журналі протягом одного діловодного року, становлять окремий річний розділ журналу. Цей розділ наприкінці року обов’язково закривають підсумковим записом. Відповідний запис роблять незалежно від того, чи була дотримана послідовність реєстрації, чи були наявні порушення.
Пропонуємо приклад оформлення підсумкового запису з урахуванням тієї ситуації, що склалася на підприємстві у жовтні 2025 році.
Дата та реєстраційний індекс наказу | Короткий зміст | Прізвище відповідального виконавця | Підпис працівника, дата | Куди направлені копії (витяги) з наказу | Відмітка про виконання наказу |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
… | |||||
31.12.2025 № 250/к-тр | Про звільнення Геннадія Москаленка | Кузьмук | Москаленко 31.12.2025 | до бухгалтерії, до особової справи, на руки Геннадію Москаленку | Виконано 31.12.2025 і підшито до справи № 05‑01 |
Усього за 2025 рік у Журналі зареєстровано 249 (двісті сорок дев’ять) наказів з кадрових питань тривалого зберігання від № 1/к-тр до № 250/к-тр включно, у тому числі є пропущений № 124/к-тр. Менеджер з персоналу Семенюк Ольга СЕМЕНЮК 31 грудня 2025 р. | |||||
Нагадаємо, що з 1 січня кожного нового діловодного року нумерація наказів з кадрових питань у відповідних реєстраційних формах поновлюється.
Висновки
- Пропущений номер не використовується для реєстрації пізніше виданих наказів, а так і залишається пропущеним.
- Про наявність пропущеного у 2025 році реєстраційного індексу слід зауважити у підсумковому записі до річного розділу в журналі реєстрації відповідного виду наказів.
Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства
Шаблони та зразки документів:
Журнал реєстрації заяв працівників
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання
Статті на тему:
Журнали реєстрації заяв та наказів: зразки та шаблони
Реєстрація та індексація наказів: як правильно формувати індекс документів
Інструкція з діловодства — на що звернути увагу під час розробки
Журнали реєстрації кадрових наказів: як завершити 2024 рік
Один Журнал реєстрації для всіх кадрових наказів: чи допустимо це
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Освітяни
30.09.2026
Кандидат на посаду педпрацівника: 10 документів, які потрібно подати при працевлаштуванні у 2026 році
Приймаючи педагогічного працівника до закладу загальної середньої освіти, кадровику потрібно отримати не лише паспорт, РНОКПП і документ про освіту. Розбираємо, який пакет документів має надати кандидат при працевлаштуванні та які документи потрібні залежно від посади

Соціальне страхування / Пенсії
30.09.2026
Базова соціальна допомога: кому пропонують призначати виплати та що зміниться з 2028 року
В Україні пропонують змінити підхід до державної соціальної підтримки: замість окремих виплат за категоріями запровадити базову соціальну допомогу, розмір якої залежатиме від доходів, майнового стану, складу та потреб сім’ї. Законопроєкт №15094 готується до другого читання, а нову систему пропонують запровадити з 1 січня 2028 року

Інше
30.09.2026
Нові правила для водіїв: у Раді планують змінити категорії та строки дії посвідчень
У Верховній Раді зареєстрували законопроєкт №16089, який передбачає зміни до Закону про дорожній рух. Документ, зокрема, уточнює правила щодо посвідчень водія, категорій транспортних засобів, віку для отримання права на керування, а також підстав зупинення, припинення та відновлення такого права

Військовий облік
30.09.2026
Виключених з військового обліку не мають права повертати на облік: рішення суду
Шостий апеляційний адміністративний суд визнав протиправними пункти 17 та 17-1 Постанови №932. Саме ці норми стали підставою для автоматичної постановки на військовий облік, зокрема людей, які раніше були виключені з нього

Медперсонал
30.09.2026
Медпрацівникам розширили трудові функції: що тепер потрібно фіксувати в ЕСОЗ
Медичним працівникам додали нову функцію під час ведення електронної медичної документації. В ЕСОЗ тепер фіксуватимуть не лише проведене обстеження, процедуру чи операцію, а й конкретне медичне обладнання, яке використовували під час надання допомоги. Розповідаємо, кого стосується зміна та що саме зазначатимуть в електронній системі

Звільнення
30.09.2026
Чи повинен працівник шукати собі заміну, щоб звільнитися за власним бажанням
«Знайди собі заміну – тоді звільнимо». З такою вимогою працівник може зіткнутися, коли вирішує звільнитися за власним бажанням. Але чи справді пошук нового працівника є його обов’язком і що робити, якщо керівник не приймає заяву на звільнення?

Інше
30.09.2026
Мінекономіки планує залучити 2 млн людей до ринку праці: які 4 програми діятимуть
Майже 7 млн українців перебувають поза ринком праці, водночас три з чотирьох компаній заявляють про нестачу працівників. Щоб скоротити цей розрив, до 2030 року Мінекономіки планує залучити до роботи щонайменше 2 млн людей. Розповідаємо, які програми передбачили для людей 50+, молодих батьків, молоді та майбутніх підприємців

Особливі працівники
30.09.2026
Чи виконано норматив 4%, якщо є два працівники з інвалідністю по 0,5 ставки
Норматив працівників з інвалідністю для підприємства складає – 1 особа з інвалідністю. В нас є два працівники з інвалідністю, але вони працюють по «0,5 ставки» кожен. Чи правильно я розумію, що в нас виконано норматив, адже 0,5 ставки + 0,5 ставки дають 1 повну ставку?

Інше
30.09.2026
Відстрочка є, а виїзд за кордон можуть заборонити: кому треба знати про нюанси
Оформлена відстрочка від мобілізації не в усіх випадках гарантує право на перетин кордону. Адвокат Дар’я Тарасенко звернула увагу на три ключові моменти та пояснила, які нюанси діють для різних підстав відстрочки – зокрема для заброньованих, багатодітних, осіб з інвалідністю та тих, хто здійснює догляд

Відпустки
30.09.2026
Відкликання із відпустки: зразок наказу
Наказ про відкликання працівника зі щорічної відпустки оформлюють за його згодою у випадках, передбачених законодавством, із зазначенням причини, дати виходу на роботу та порядку використання невикористаних днів відпустки. Наказ підписує керівник підприємства, а працівника обов’язково ознайомлюють із ним.

Відповідальність / Перевірки
30.09.2026
59 500 грн штрафу за військовий облік: кого на підприємстві можуть покарати
Від 34 000 до 59 500 грн – такий штраф загрожує за порушення правил військового обліку на підприємстві в особливий період. Міноборони нагадало, які вимоги має виконувати роботодавець, хто нестиме відповідальність за відсутність обліку, а хто – за порушення під час його ведення

Діловодство
30.09.2026
На чиє ім’я писати заяву працівнику, якщо директор у відпустці
Директор у відпустці. Виконуючим обов’язки призначено заступника директора з економічних питань. На чиє ім'я працівникам писати заяви: на ім'я директора, на ім'я заступника директора з економічних питань чи на ім’я виконуючого обов’язки?

Бронювання
30.09.2026
Сумісництво на критичному підприємстві і квота на бронювання: чи видно вже через «Дію», хто враховує у загальну кількість військовозобов’язаних
Ще в липні в Мінцифри обіцяло, що вже у вересні критично важливі підприємства побачать у «Дії», хто з роботодавців враховує військовозобов’язаного у квоту. Ми запитали у «Дії» про таку можливість і отримали чітку відповідь

Військовий облік
30.09.2026
У «Дії» з’являються «зайві» працівники у відомостях персонального обліку: що робити роботодавцю
Під час звіряння військового обліку через «Дію» роботодавці можуть побачити у відомостях жінок зі статусом «Призовник» або вже звільнених працівників. У «Дії» пояснили причини такої ситуації та розповіли, що робити, якщо дані про працівника не оновилися

Інше
29.09.2026
Посвідчення тракториста більше не потрібне: хто з водіїв може керувати сільгосптехнікою під час воєнного стану
Уряд змінив правила керування машинами для водіїв із посвідченнями категорій C1, C, D1 та D. На час воєнного стану та ще 90 днів після його припинення або скасування вони зможуть керувати технікою категорій А1, А2, В1, В2, В3 без окремого посвідчення тракториста-машиніста. Водночас для виїзду на дороги встановили окреме обмеження








