
- Опис ситуації
- Чому не допускається використовувати пропущені номери
- Де вказати на наявність пропущеного номеру
Опис ситуації
Сьогодні розбираємо ситуацію на практичному прикладі. При цьому відзначимо, що подібні ситуації на практиці трапляються досить часто.
Отже, є у нас кадровий наказ від 28.10.2025, зареєстрований за номером 123/к-тр, а наступний наказ – від 30.10.2025 за номером 125/к-тр.
У паперовому журналі реєстрації кадрових наказів тривалого зберігання ці записи виглядають таким чином:
Дата та реєстраційний індекс наказу | Короткий зміст | Прізвище відповідального виконавця | Підпис працівника, дата | Куди направлені копії (витяги) з наказу | Відмітка про виконання наказу |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
2025 рік | |||||
… | |||||
28.10.2025 № 123/к-тр | Про прийняття на роботу Євгена Рудковського | Семенюк | Рудковський 28.10.2025 | до бухгалтерії, до особової справи | Виконано 28.10.2025 і підшито до справи № 05‑01 |
30.10.2025 № 125/к-тр | Про звільнення Анастасії Шульженко | Кузьмук | Шульженко 30.10.2025 | до бухгалтерії, до особової справи, на руки Анастасії Шульженко | Виконано 30.10.2025 і підшито до справи № 05‑01 |
… | |||||
Як бачимо, у відповідному журналі пропущеним є № 124/к-тр.
Чому не допускається використовувати пропущені номери
Якщо номер пропущений у жовтні присвоїти наказові, виданому в листопаді, то:
- порушиться хронологічна послідовність нумерації;
- виникне плутанина в систематизації наказів у межах справи (бо наказ від листопада матиме номер менший ніж у деяких «жовтневих» наказів);
- при перевірці державним архівом та/чи Держпраці буде зроблено зауваження за порушення ведення реєстрації соціально значущих документів, до яких, зокрема, належать кадрові накази тривалого строку зберігання.
Таким чином, використати пропущений номер у листопаді вже неможливо.
Тепер наказ, який буде виданий після 30 жовтня, повинен мати черговий порядковий номер, а саме – № 126/к-тр. А № 124/к-тр у 2025 році так і залишиться пропущеним.
Де вказати на наявність пропущеного номеру
Для того, щоб у подальшому не виникало запитань при переданні справи з кадровими наказами тривалого строку на архівне зберігання, про наявність такого пропущеного або кількох пропущених протягом року номерів у межах одного реєстраційного журналу, слід зауважити у річному підсумковому записі.
Відзначимо, що журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання є перехідною справою, адже ведеться протягом необмеженої кількості років підряд до завершення вільних аркушів у ньому.
Записи, що роблять у журналі протягом одного діловодного року, становлять окремий річний розділ журналу. Цей розділ наприкінці року обов’язково закривають підсумковим записом. Відповідний запис роблять незалежно від того, чи була дотримана послідовність реєстрації, чи були наявні порушення.
Пропонуємо приклад оформлення підсумкового запису з урахуванням тієї ситуації, що склалася на підприємстві у жовтні 2025 році.
Дата та реєстраційний індекс наказу | Короткий зміст | Прізвище відповідального виконавця | Підпис працівника, дата | Куди направлені копії (витяги) з наказу | Відмітка про виконання наказу |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
… | |||||
31.12.2025 № 250/к-тр | Про звільнення Геннадія Москаленка | Кузьмук | Москаленко 31.12.2025 | до бухгалтерії, до особової справи, на руки Геннадію Москаленку | Виконано 31.12.2025 і підшито до справи № 05‑01 |
Усього за 2025 рік у Журналі зареєстровано 249 (двісті сорок дев’ять) наказів з кадрових питань тривалого зберігання від № 1/к-тр до № 250/к-тр включно, у тому числі є пропущений № 124/к-тр. Менеджер з персоналу Семенюк Ольга СЕМЕНЮК 31 грудня 2025 р. | |||||
Нагадаємо, що з 1 січня кожного нового діловодного року нумерація наказів з кадрових питань у відповідних реєстраційних формах поновлюється.
Висновки
- Пропущений номер не використовується для реєстрації пізніше виданих наказів, а так і залишається пропущеним.
- Про наявність пропущеного у 2025 році реєстраційного індексу слід зауважити у підсумковому записі до річного розділу в журналі реєстрації відповідного виду наказів.
Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства
Шаблони та зразки документів:
Журнал реєстрації заяв працівників
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання
Статті на тему:
Журнали реєстрації заяв та наказів: зразки та шаблони
Реєстрація та індексація наказів: як правильно формувати індекс документів
Інструкція з діловодства — на що звернути увагу під час розробки
Журнали реєстрації кадрових наказів: як завершити 2024 рік
Один Журнал реєстрації для всіх кадрових наказів: чи допустимо це



















