
Діловодство
13.11.2025
Пропущений порядковий номер в журналі реєстрації кадрових наказів
Ситуація: в журналі реєстрації кадрових наказів тривалого зберігання пропустили через неуважність або «притримали» для наказу, який так не і було видано, один порядковий номер у жовтні. Постало питання: чи можна використати цей «вільний» номер для реєстрації кадрового наказу, виданого вже у листопаді цього року, чи він так і залишиться пропущеним

- Опис ситуації
- Чому не допускається використовувати пропущені номери
- Де вказати на наявність пропущеного номеру
Опис ситуації
Сьогодні розбираємо ситуацію на практичному прикладі. При цьому відзначимо, що подібні ситуації на практиці трапляються досить часто.
Отже, є у нас кадровий наказ від 28.10.2025, зареєстрований за номером 123/к-тр, а наступний наказ – від 30.10.2025 за номером 125/к-тр.
У паперовому журналі реєстрації кадрових наказів тривалого зберігання ці записи виглядають таким чином:
Дата та реєстраційний індекс наказу | Короткий зміст | Прізвище відповідального виконавця | Підпис працівника, дата | Куди направлені копії (витяги) з наказу | Відмітка про виконання наказу |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
2025 рік | |||||
… | |||||
28.10.2025 № 123/к-тр | Про прийняття на роботу Євгена Рудковського | Семенюк | Рудковський 28.10.2025 | до бухгалтерії, до особової справи | Виконано 28.10.2025 і підшито до справи № 05‑01 |
30.10.2025 № 125/к-тр | Про звільнення Анастасії Шульженко | Кузьмук | Шульженко 30.10.2025 | до бухгалтерії, до особової справи, на руки Анастасії Шульженко | Виконано 30.10.2025 і підшито до справи № 05‑01 |
… | |||||
Як бачимо, у відповідному журналі пропущеним є № 124/к-тр.
Чому не допускається використовувати пропущені номери
Якщо номер пропущений у жовтні присвоїти наказові, виданому в листопаді, то:
- порушиться хронологічна послідовність нумерації;
- виникне плутанина в систематизації наказів у межах справи (бо наказ від листопада матиме номер менший ніж у деяких «жовтневих» наказів);
- при перевірці державним архівом та/чи Держпраці буде зроблено зауваження за порушення ведення реєстрації соціально значущих документів, до яких, зокрема, належать кадрові накази тривалого строку зберігання.
Таким чином, використати пропущений номер у листопаді вже неможливо.
Тепер наказ, який буде виданий після 30 жовтня, повинен мати черговий порядковий номер, а саме – № 126/к-тр. А № 124/к-тр у 2025 році так і залишиться пропущеним.
Де вказати на наявність пропущеного номеру
Для того, щоб у подальшому не виникало запитань при переданні справи з кадровими наказами тривалого строку на архівне зберігання, про наявність такого пропущеного або кількох пропущених протягом року номерів у межах одного реєстраційного журналу, слід зауважити у річному підсумковому записі.
Відзначимо, що журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання є перехідною справою, адже ведеться протягом необмеженої кількості років підряд до завершення вільних аркушів у ньому.
Записи, що роблять у журналі протягом одного діловодного року, становлять окремий річний розділ журналу. Цей розділ наприкінці року обов’язково закривають підсумковим записом. Відповідний запис роблять незалежно від того, чи була дотримана послідовність реєстрації, чи були наявні порушення.
Пропонуємо приклад оформлення підсумкового запису з урахуванням тієї ситуації, що склалася на підприємстві у жовтні 2025 році.
Дата та реєстраційний індекс наказу | Короткий зміст | Прізвище відповідального виконавця | Підпис працівника, дата | Куди направлені копії (витяги) з наказу | Відмітка про виконання наказу |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
… | |||||
31.12.2025 № 250/к-тр | Про звільнення Геннадія Москаленка | Кузьмук | Москаленко 31.12.2025 | до бухгалтерії, до особової справи, на руки Геннадію Москаленку | Виконано 31.12.2025 і підшито до справи № 05‑01 |
Усього за 2025 рік у Журналі зареєстровано 249 (двісті сорок дев’ять) наказів з кадрових питань тривалого зберігання від № 1/к-тр до № 250/к-тр включно, у тому числі є пропущений № 124/к-тр. Менеджер з персоналу Семенюк Ольга СЕМЕНЮК 31 грудня 2025 р. | |||||
Нагадаємо, що з 1 січня кожного нового діловодного року нумерація наказів з кадрових питань у відповідних реєстраційних формах поновлюється.
Висновки
- Пропущений номер не використовується для реєстрації пізніше виданих наказів, а так і залишається пропущеним.
- Про наявність пропущеного у 2025 році реєстраційного індексу слід зауважити у підсумковому записі до річного розділу в журналі реєстрації відповідного виду наказів.
Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства
Шаблони та зразки документів:
Журнал реєстрації заяв працівників
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання
Статті на тему:
Журнали реєстрації заяв та наказів: зразки та шаблони
Реєстрація та індексація наказів: як правильно формувати індекс документів
Інструкція з діловодства — на що звернути увагу під час розробки
Журнали реєстрації кадрових наказів: як завершити 2024 рік
Один Журнал реєстрації для всіх кадрових наказів: чи допустимо це
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Соціальне страхування / Пенсії
15.08.2026
Як купити пенсійний стаж: ціна, правила та «підводні камені»
Трудова діяльність багатьох українців містить прогалини: роки навчання в різних закладах, відпустка для догляду за дитиною, підприємницька діяльність без належних відрахувань, робота за кордоном, тіньова зайнятість або виклики, спричинені війною. Це впливає не лише на розмір майбутніх виплат, а й на саме право вчасно вийти на пенсію. Тому питання про придбання страхового стажу для пенсії стає дедалі актуальнішим

Дія
14.08.2026
Електронний виконавчий документ у «Дії»: як отримати онлайн і подати виконавцю
Відтепер виконавчий документ суду можна отримати онлайн у застосунку «Дія» та одразу подати державному або приватному виконавцю. Дані у заяві заповнюються автоматично, а статус її розгляду можна відстежувати у смартфоні – розповідаємо, як скористатися новою послугою

Класифікатор професій
14.08.2026
Класифікатор професій в Україні оновлять: які зміни чекають роботодавців
Національне агентство кваліфікацій винесло на громадське обговорення проєкт оновленого Класифікатора професій. Документ передбачає об'єднання дубльованих професій, вилучення назв посад із реєстру та приведення КП у відповідність до міжнародних стандартів. Обговорення триватиме до 30.09.2026

Військовий облік
14.08.2026
Щорічна звірка з військового обліку: як зафіксувати відомості персонального обліку через «Дію»
Фіксація відомостей персонального обліку – фінальний крок щорічної звірки військового обліку працівників. З 13 серпня 2026 року роботодавці можуть пройти її онлайн через «Дію». Як це зробити та відповіді на питання – далі

Військовий облік
14.08.2026
Як додати, змінити або видалити дані працівника в Реєстрі «Оберіг» через «Дію»
Роботодавці отримали можливість актуалізувати відомості персонального обліку працівників у Реєстрі військовозобов’язаних: додати працівника, виправити персональні дані або видалити інформацію про працевлаштування після звільнення. Які дані можна змінити, скільки часу опрацьовують заяву та коли потрібно звертатися до ТЦК та СП – у матеріалі

Військовий облік
14.08.2026
Відомості персонального обліку військовозобов’язаних: як отримати дані про працівників із Реєстру «Оберіг»
З 13 серпня 2026 року роботодавці можуть отримувати з Реєстру військовозобов’язаних перелік працівників та відомості їх персонального обліку. Як подати заяву, хто може скористатися послугою та що робити, якщо система не знаходить працівників або дані виявилися неактуальними – розповідаємо далі

Колдоговір
14.08.2026
Зразок Журналу ознайомлення працівників з колективним договором
Журнал ознайомлення з колективним договором допоможе роботодавцю документально підтвердити виконання обов’язку щодо ознайомлення працівників із колективним договором та змінами до нього. Дізнайтеся, як правильно оформити такий журнал і які реквізити в ньому передбачити

Соціальне страхування / Пенсії
14.08.2026
Однаковий стаж – різна пенсія: чому виплати можуть відрізнятися на 75%
Люди з однаковим стажем і зарплатою можуть отримати різні пенсії залежно від року виходу на заслужений відпочинок. Нардеп пояснив причину та розповів про можливу зміну формули під час пенсійної реформи

Держслужба, ОМС
14.08.2026
Кабмін вніс зміни до Постанови №1298: що змінилося в оплаті праці
Уряд оновив умови оплати праці для окремих працівників бюджетної сфери. Відповідні зміни внесено до Постанови №1298: підвищено окремі тарифні розряди та запроваджено додатковий коефіцієнт підвищення посадових окладів

Звільнення
14.08.2026
Вихідна допомога при звільненні: чи можна виплатити її, якщо підстави немає у ст. 44 КЗпП
Чи може роботодавець виплатити працівникові кошти при звільненні, якщо конкретної підстави для виплати немає у ст. 44 КЗпП? Важливо розрізняти вихідну допомогу та одноразову грошову допомогу – для них діють різні правила

Держслужба, ОМС
14.08.2026
Довідка з місця роботи вже в «Дії»: як отримати онлайн
Уряд запустив цифрову альтернативу паперовим довідкам: із серпня 2026 року працівники можуть отримувати довідку з місця роботи онлайн через «Дію» у форматі PDF. Кого стосуються зміни та як отримати довідку онлайн – у матеріалі

Відповідальність / Перевірки
14.08.2026
Перевірки військового обліку на підприємствах: кого перевіряють щороку, а кого – раз на 4 роки
Підприємство можуть перевірити щодо стану військового обліку. Але частота таких перевірок залежить від того, чи є на ньому заброньовані працівники або військовозобов’язані з мобілізаційними розпорядженнями. Які перевірки бувають – в інфографіці

Бронювання
14.08.2026
Отримали підтвердження або нову критичність: коли переброньовувати працівників і чи треба анульовувати бронювання
Багато критично важливих підприємств завмерли в очікуванні рішення щодо підтвердження критичності. Водночас деякі підприємства вже отримали свої «листи щастя»: одним повідомили про продовження чинного статусу, іншим видали нове рішення про критичність. І відразу постало практичне запитання: чи потрібно заново бронювати працівників, коли це робити та чи треба перед цим анульовувати чинне бронювання? Розбираємося у статті










