Оформлення протоколів у закладах освіти: реквізити, затвердження, електронна форма

1. Реквізити протоколу засідання за ДСТУ 4163:2020 у закладах освіти
2. Порядок нумерації протоколів у закладі освіти
3. Дата протоколу та строк його оформлення після засідання
4. Затвердження протоколу засідання колегіального органу
5. Внесення змін і виправлень у протокол
6. Оформлення та нумерація додатків до протоколу
7. Строки зберігання протоколів у закладах освіти
8. Створення та зберігання протоколу в електронній формі
9. Висновки

Протоколи засідань колегіальних органів є одними з найважливіших документів управлінської діяльності закладу освіти. Саме в них фіксуються рішення педагогічної, методичної, інших рад і комісій, що впливають на організацію освітнього процесу, управління закладом та реалізацію його внутрішньої політики.

Реквізити протоколу засідання за ДСТУ 4163:2020 у закладах освіти

Які обов'язкові реквізити мають бути оформлені у протоколі засідання методичної ради?

Склад, зміст та місце розташування реквізитів протоколу мають відповідати вимогам, встановленим Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020).

Склад обов’язкових реквізитів протоколу згідно з ДСТУ 4163:2020 такий:

1. найменування юридичної особи;
2. назва виду документа;
3. гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);
4. дата документа;
5. реєстраційний індекс документа;
6. місце складення документа;
7. заголовок до тексту документа;
8. текст документа;
9. підпис.

Більш детально про оформлення протоколів за ДСТУ 4163:2020 тут. Про правила складання протоколів ви також можете дізнатися з уроку 9 «Акти та протоколи в кадровій роботі: як правильно розробити шаблони?» модуля 1 нашого курсу «Професія. Кадровик з нуля до профі: прийняття, звільнення, відпустки, військовий облік»

Порядок нумерації протоколів у закладі освіти

Який порядок нумерації протоколів у закладі освіти? Наскрізна нумерація ведеться у межах календарного або навчального року? І чи потрібно додавати до порядкових номерів індекси структурних підрозділів?

Порядкові номери протоколам надають у межах одного діловодного року.

У переважній більшості юридичних осіб діловодний рік збігається з календарним: з 01 січня по 31 грудня. Проте у закладах освіти діловодним роком зазвичай вважається навчальний, наприклад 2025/2026 рік: з 01 серпня 2025 р. по 30 червня 2026 р.

З початку кожного діловодного року нумерація оновлюється. Додаткові індекси (за номенклатурою справ, структурних підрозділів тощо) до порядкового номеру протоколу не додають.

Зауважимо, що протоколи кожного колегіального органу (педагогічної ради, методичної ради, загальних зборів колективу, зборів батьківського комітету закладу освіти, різних постійно діючих та тимчасово призначених комісій) мають власну порядкову нумерацію та формуються в окремі справи за хронологією проведення засідань (зборів, нарад).

Дата протоколу та строк його оформлення після засідання

Яку дату проставляють у протоколі та який граничний строк оформлення протоколу після проведення засідання методичної ради?

Датою протоколу, яку проставляють у верхньому лівому куті першого аркуша документа, є дата фактичного проведення засідання, а не дата остаточного оформлення чи підписання протоколу.

Приклад:

12 березня 2026 р. № 1

Якщо засідання (збори, нарада) тривали декілька днів, то через тире зазначають дати першого й останнього днів проведення цього заходу.

Строк оформлення протоколу (наприклад, 5 робочих днів після проведення засідання) секретарем ради, має бути визначений у Положенні про методичну раду закладу освіти.

Затвердження протоколу засідання колегіального органу

Чи потрібен гриф затвердження на протоколі засідання методичної ради? Якщо так, то як правильно його оформити?

Позаяк головою методичної ради у закладі освіти обирається один із заступників директора, то протоколи цього колегіального дорадчого органу після підписання головою та секретарем ради підлягають затвердженню директором закладу. Необхідність затвердження протоколу має бути прописана у Положенні про методичну раду відповідного закладу освіти.

Гриф затвердження згідно з вимогою п. 5.16 ДСТУ 4163:2020 розміщують у правому верхньому куті першого аркуша протоколу. Цей гриф складається з таких елементів:

1. слова ЗАТВЕРДЖУЮ,
2. назви посади керівника,
3. його особистого підпису, власного імені та прізвища,
4. дати затвердження.

Приклад:

Протоколи інших колегіальних дорадчих органів закладу освіти, зокрема педагогічної ради, головою яких є безпосередньо директор закладу, затверджувати не потрібно. Директор проставляє свій підпис під текстом протоколу, цього достатньо. Адже одна і та сама посадова особа не повинна ставити свій підпис двічі на одному документі.

Внесення змін і виправлень у протокол

Чи існує регламентований порядок внесення виправлень до затверджених протоколів, процедура погодження змін?

Внесення змін та виправлень у протокол, підписаний головою і секретарем методичної ради та затверджений керівником закладу освіти, не допускається.

Усі уточнення й доповнення до тексту протоколу мають узгоджуватися на стадії його складення до моменту підписання.

Процедура погодження протоколів – не унормована. У протоколі реквізити «Віза документа» та «Гриф погодження» не оформлюють. У разі необхідності процедуру погодження протоколів заклад освіти має визначити самостійно і зафіксувати в Інструкції з діловодства закладу або у положенні про відповідний колегіальний дорадчий орган.

Оформлення та нумерація додатків до протоколу

Які вимоги до оформлення, нумерації та посилань на додатки (тексти доповідей, виступів, плани, звіти, проєкти рішень) до протоколів?

У документах, що додаються до протоколу, у верхньому правому куті першого аркуша роблять відмітку, що складається зі слова «Додаток», його порядкового номера та посилання на дату і номер самого протоколу. При цьому знак «№» після слова «Додаток» не ставлять (п. 5.21 ДСТУ 4163:2020).

Приклад:

У відповідних розділах тексту протоколу роблять посилання на ці додатки таким чином: «що додається», «додається до протоколу».

Приклад:

Під текстом протоколу реквізит «Відмітка про наявність додатків» не оформлюють.

Строки зберігання протоколів у закладах освіти

Який нормативно встановлений строки зберігання мають протоколи колегіальних дорадчих органів, зокрема методичної ради закладу освіти?

Строк зберігання протоколу засідання методичної ради у закладі освіти, що є джерелом формування Національного архівного фонду (далі – НАФ), – постійний.

А у закладі освіти, що не є джерелом формування НАФ, – 10 років згідно з п. «а» ст. 14 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5).

Створення та зберігання протоколу в електронній формі

Чи допустимо ведення протоколів в електронній формі? Чи матимуть такі протоколи юридичну силу? І які вимоги до архівування електронних протоколів?

Створення та зберігання протоколу в електронній формі допускається за умови запровадження в закладі освіти системи електронного документообігу (далі – ЕДО).

З урахуванням норм Закону України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон №851) електронний протокол – це протокол, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа (ст. 5 Закону №851).

Як було з’ясовано на початку статті, обов’язковими реквізитами протоколу, що надають цьому документові юридичну силу, зокрема є такі: найменування юридичної особи, назва виду документа, дата документа, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа, підпис.

Позаяк електронний протокол має бути підписаний двома посадовими особами – головою і секретарем, на нього накладаються їх кваліфіковані електронні підписи в послідовності, визначеній для підписання цього виду документа у паперовій формі. Зазвичай спочатку проєкт протоколу підписує секретар, потім – голова ради (комісії).

Створення електронного протоколу вважається завершеним після накладення електронного підпису останнім підписантом відповідно до технології створення протоколу (ст. 6 Закону №851).

Юридична сила електронного протоколу не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму (ст. 8 Закону №851).

При цьому зауважимо, що оформлення деяких реквізитів електронного протоколу здійснюється за технологією, що відрізняється від створення відповідних реквізитів для документів у паперовій формі.

Так, наприклад, реквізит електронного протоколу «Дата» фіксується в реєстраційно-моніторинговій картці (далі – РМК) електронного протоколу, у метаданих та в імені файлу електронного протоколу за основною формою повного представлення, визначеною вимогами ISO 8601:2004 Data elements and interchange formats – Information interchange – Representation of dates and times (Елементи даних та формати обміну. Обмін інформацією. Представлення дат і часу), наприклад: 20260316.

Додатки до електронного протоколу можуть бути поєднані з цим протоколом в одному файлі або додаються до РМК окремими файлами. Кваліфіковані електронні підписи накладається на проєкт протоколу, що містить посилання на додатки, які доповнюють його зміст та може накладатися на додатки, що додані до РМК окремими файлами (п. 4 гл. 2 розд. II Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 №1886/5).

Електронні протоколи постійного та тривалого (понад 10 років) строку зберігання підлягають архівуванню згідно з п. 1 гл. 3 розд. V Порядку №1886/5.

Передавання електронних справ з протоколами до архіву закладу відбувається за допомогою інформаційної автоматизованої системи закладу, яка забезпечує надання доступу працівникам архіву до відповідних електронних документів та всіх їх облікових даних.

Електронні протоколи тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання не підлягають архівуванню. Після завершення визначеного для них строку проводиться їх знищення на підставі акта про вилучення для знищення електронних документів, не внесених до Національного архівного фонду (п. 4 розд. VІ Порядку №1886/5).

Висновки

1. Склад, зміст та місце розташування реквізитів протоколу мають відповідати вимогам ДСТУ 4163:2020.
2. Реєстраційним індексом протоколу є порядковий номер засідання (зборів, наради) у межах діловодного року. Протоколи закладів освіти, в яких характеризується навчально-виховний процес, реєструють у межах навчального року. З кожного нового діловодного року нумерація поновлюється.
3. Датою протоколу є дата фактичного проведення засідання (зборів, наради).
4. В окремих випадках, якщо це зазначено в положенні про відповідний колегіальний дорадчий орган – раду, комісію тощо, протокол затверджує керівник закладу освіти.
5. Винесення будь-яких виправлень у підписаний та затверджений протокол не допускається.
6. Документи, що додаються до протоколу, нумерують арабськими цифрами, а у відповідних розділах тексту протоколу роблять посилання на ці додатки: «що додається», «додається до протоколу».
7. Строк зберігання протоколу відповідного колегіального дорадчого органу визначається на підставі ст. 14 Переліку № 578/5 і залежить від того, чи створюються у діяльності відповідної юрособи документи НАФ, чи не створюються.
8. Ведення протоколів у електронній формі допускається у разі запровадження в закладі освіти системи ЕДО. Необхідність архівування протоколів залежить від строку їхнього зберігання.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Шаблони та зразки документів:

Протокол загальних зборів трудового колективу про обрання уповноваженого

Протокол експертної комісії щодо затвердження номенклатури справ

Протокол засідання профспілкового комітету про погодження графіку відпусток

Протокол засідання тарифікаційної комісії

Протокол засідання атестаційної комісії (педагогічні працівники)

Статті та консультації на тему:

Складаємо протокол за ДСТУ 4163:2020: правила та зразки

Протоколи, особові картки, описи, положення, посадові інструкції: що, де й ким підписується