Кадрові документи
(модуль 1 із 11)

Додаткові матеріали

Презентація

Акт про відсутність на роботі

Протокол загальних зборів трудового колективу

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги. Урок дев'ятий. Розглядаємо з вами акти та протоколи в кадровій роботі. Розглянемо, що це за поняття. І на прикладі найрозповсюдженішого акту та протоколу я покажу, як вони власне повинні укладатися.

Давайте визначимося, що таке акт. У трудовому законодавстві немає його визначення. Прямо не написано, що це таке. Тому звертаємося до Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчої документації. І сьомий його випуск регламентує наступне. Акт – це інформаційно-аналітичний документ, складений групою осіб, переважно комісією, чи спеціально уповноваженою особою для засвідчення встановлених нею фактів, пов'язаних з діяльністю юридичної особи, її окремих структурних підрозділів або окремих працівників. Тобто, наприклад, коли доходить до якоїсь дії, яку потрібно підтвердити, її підтверджує комісія. І комісія це не голословно має підтвердити, а викласти ці факти в письмовому вигляді. Який цей письмовий вигляд? Це буде акт.

Коли застосовуються акти? Найчастіші випадки – це акт про відсутність працівника на роботі. Коли ми будемо звільнення проходити, зрозумієте, що і звільнення за прогул, звільнення про відсутність працівника на роботі понад чотири місяці та відсутність інформації про нього, воно має бути документально підтверджено, що працівник дійсно не виходив на роботу. Яким чином здійснюється це підтвердження? Через акти. Акти створені утвореною комісією про те, що працівник дійсно відсутній на роботі.

Інший варіант, коли у нас, наприклад, працівник відмовляється проставляти свій підпис на, наприклад, наказі про надання відпусток, про звільнення. Звісно, що це також має бути зафіксовано. Як правило, фіксують актом у складі комісії про відмову працівника. Вони дійсно засвідчують, що цей працівник у їх присутності відмовився проставляти свій підпис на тому чи іншому документі. Також може бути застосований такий акт. Ми будемо з вами говорити про акт відсутності працівника на роботі. На його прикладі буду вам показувати.

Ще що хочу відзначити, що акти, вони не вписані в управлінській документації в НК 010:2021. Вони там не зазначені. Тим не менше, вони зазначені у ДСТУ 4163:2020, тому акти розробляються з урахуванням вимог ДСТУ 4163:2020. Може застосовуватися для розміщення реквізитів кутовий або повздовжній бланк. Тут вирішуєте самостійно. У мене більш кутовий бланк (див. презентацію). Трошки зміщені усі наші реквізити вліво. І що я тут зазначаю? Мені потрібно зазначити назву підприємства повністю. Якщо є скорочена назва, можете і скорочену вписати.

Далі я визначаю назву свого документу. У моєму випадку це акт. Акти підлягають своїй реєстрації. Тому проставляємо і дату реєстрації, номер реєстрації і де ми зареєстрували, тобто місце реєстрації. Далі мені потрібно визначити його назву про відсутність на роботі, наприклад, Марини Бутко. Марина Бутко можете прописувати, можете ні. Але сама назва про відсутність на роботі, про відмову проставити підпис у наказі про звільнення завжди має бути. Заголовок до акту має бути як і заголовок до будь-якого документу, наприклад, до наказу. Ми також з вами практикувалися у цьому питанні.

Далі має йти підстава. Що слугує підставою для видання цього акту. У цьому прикладі може бути доповідна записка про відсутність на роботі Марини Бутко від конкретної дати. Тобто ми розуміємо, що керівник побачив, що його працівниця відсутня на роботі, або не керівник, або інший підлеглий, або керівник на директора подав цю доповідну записку, або інший працівник на свого керівника, передувала доповідна записка. Тобто, уже був такий дзвіночок, що працівник відсутній на роботі.

Доповідної записки мало для того, щоб остаточно поставити крапку. Ця доповідна записка виходила від однієї людини, нам треба зафіксувати про її відсутність у складі комісії, як правило, три і більше осіб. Бо малозначна дія – не вийшов працівник будемо шукати – вона визначає подальший розвиток подій. Чи будемо розшукувати цього працівника і змушувати виходити на роботу. Чи дізнаємося, що, наприклад, у нього тимчасова непрацездатність, він там в лікарні без притомності, і тоді ми зрозуміємо, що будемо отримувати від нього листок непрацездатності, ми будемо табелювати його і таке інше. Або ж ми будемо ось за допомогою цих актів готуватися до звільнення працівника за прогул, бо він не виходить тиждень, два-три. І ці акти слугують підтвердженням, що він дійсно не виходив. І після цього акти будуть застосовувати у суді. Раптом що, він може судитися, чому мене звільнили. Ми будемо їх використовувати як фіксацію факту, що працівник не виходив на роботу.

Тому акти про відсутність працівника на роботі завжди складаються у складі комісії. Ми самостійно її визначаємо. Наприклад, голова – начальник відділу кадрів. Далі можемо тих, які, наприклад, сидять в кабінеті люди, щоб вони засвідчили, що цього працівника чи працівниці дійсно не було на роботі. Ми їх визначаємо, прописуємо їхню посаду, ім'я та прізвище. Бачите, що у нас навіть їх голова є і ще три члени комісії. Визначили їх.

Далі обґрунтовано маємо прописати, що саме ми фіксуємо. Фіксуємо так. Наприклад, 15 вересня 25-го року комісія відвідала робоче місце маркетолога відділу маркетингу Марини Будко. Перевірила камери спостереження на рецепції ТОВ «Млинок». І що далі? Ми визначили такий факт. І що відзначаємо у цьому акті, що ми актуємо? У результаті проведених заходів комісією було встановлено, що сьогодні, 15 вересня, така-то була відсутня на роботі протягом всього робочого дня. І зафіксовуємо з якої до якої години вона була відсутня.

Далі, що ми пропонуємо? Комісія пропонує перевірити присутність на робочому місці у робочий час Марини Будко в робочий день вівторок, 16 вересня 25-го року. Якщо її знову не буде на роботі, знову будемо видавати акт. Далі ми говоримо про те, в скількох примірниках може оформлюватися цей акт. У моєму прикладі у двох примірниках. Один буде зберігатися у відділі кадрів, як підтвердження відсутності працівниці, другий буде направлятися в бухгалтерію, як підтвердження відсутності працівниці відповідно не нарахування їй заробітної плати, або ж буде слугувати для відмічання позначок у табелі, що знову ж таки впливає на нарахування їй заробітної плати.

Далі підписують головуючий, голова нашої комісії, і члени комісії. Тут достатньо вже проставити їхній власний підпис і прописати ім'я і прізвище.

Наступний документ – протокол. Знову ж таки, черпаємо його визначення зі Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчої документації. Що таке протокол? Протокол – це інформаційно-аналітичний документ, в якому фіксується хід обговорення питань і рішення, ухвалені на засіданнях, зборах, нарадах тощо. Тобто зібрався колектив, щось вони вирішили, це має бути засвідчено. Де засвідчено? У протоколі.  Тобто це хід подій, які ми визначали, і прийшли до якогось знаменника і фіксується це в протоколі.

Найбільш розповсюджений протокол – це протокол загальних зборів трудового колективу, яким затверджуються, пам'ятаєте, ми проходили правила внутрішнього трудового розпорядку, тому на його прикладі і будемо вивчати з вами власне яким чином утворюється протокол.

Складається з урахуванням вимог ДСТУ 4163:2020, обговорюють із застосуванням форми викладу тексту від третьої особи множини за схемою. Тобто у нас має бути схема: слухали, виступили, вирішили або ухвалили, постановили. Далі оформлюють без відступів від межі лівого поля для слів: слухали, виступили, вирішили, ухвалили. І підписує головуючий на засіданні колегіального органу і секретар. Тепер йдемо практикуватися.

Визначаємо назву підприємства повністю, якщо бажаєте, то скорочену і якщо вона є. Далі назва нашого документу. Це протокол, в нашому випадку, знову ж таки, він реєструється, тому проставляємо дату, місце реєстрації і, власне, реєстраційний номер. Яким чином ви його розробили, яку систему запровадили, та й буде застосовуватися. Далі прописуємо протокол загальних зборів трудового колективу. Це буде назва нашого власне протоколу.

Після цього визначаємо голову. У нас начальник відділу кадрів, секретар, прізвище, ім'я, інспектор з кадрів. Це такий приклад (див. презентацію). Це іде протокол за схемою. Після цього присутні на зборах скільки? 56 осіб. Список присутніх додається і всі відсилки на додатки ми з вами будемо нумерувати. Додаток 1, 2, 3 і так далі.

Далі наступна структура, як іде порядок денний. І прописується, наприклад, перше, друге питання і так далі. У мене буде одне питання затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку ТОВ «Млинок». Йду далі. Те, що ми говорили з вами за схемою. Проставляю одиничку, бо це обговорювалося по першому питанню, по єдиному в моєму випадку. І прописуємо. Слухали кого? Горпинич Олену. Текст доповіді виступу повідомлення додається, додаток 2. Розуміємо, що там був якийсь текст доповіді, який або зафіксувався, або вона його підготувала, і він викладений у додатку 2 до цього протоколу.

Далі пишемо, наступна схема – це виступили. Хто виступав? Наприклад, там Клец Ангеліна, уповноважений представник від трудового колективу. І від третьої особи ми розповідаємо, що конкретно вона доводила. Отак коротенько. Можемо посилатися на її доповідь. Це також допустимо.

Далі наша схема. Пам'ятаєте, ухвалили. Що вони ухвалили? Правила внутрішнього трудового розпорядку ТОВ «Млинок». Якщо голосування відбувалося, при затвердженні правил внутрішнього трудового розпорядку воно відбувалося, то прописуємо голоси. Голосували за, проти, утрималися.

Після цього власне йдуть реквізити  «підписи». Так і прописуємо. Головуючий. Він ставить свій підпис, прописує ім'я, прізвище великими літерами і секретар, ставить свій підпис, прописує ім'я, прізвище великими літерами.

Колеги, ми з вами розглянули найбільш розповсюджений акт та приклад протоколу, який у використовується при веденні кадрового обліку. Сподіваюся, що зразки стануть у нагоді. Ви їх можете завантажити у додатку до цього відео. Не забувайте ставити мені оцінки і обов'язково пишіть мені питання. Будемо з вами обговорювати, дискутувати і я буду допомагати вам вирішити робочі питання. Тому прошу, трошечки нижче, є спеціальне поле для коментарів. 

Пишіть питання, будемо розбиратися, буду вам відповідати. Нам час крокувати далі.