Складаємо протокол за ДСТУ 4163:2020: правила та зразки

1. Загальна інформація про протоколи
2. Реквізити протоколу
3. Уніфіковані форми протоколів
4. Чи потрібно вести журнал реєстрації протоколів?
5. Висновки

Загальна інформація про протоколи

Протокол – це інформаційно-аналітичний документ, в якому фіксують перебіг обговорення питань і рішення, ухвалені на зборах, засіданнях, нарадах тощо

Протокол складають на підставі записів (стенограм, фонограм, відеозаписів), зроблених безпосередньо під час проведення зборів (засідань, нарад), та документів, підготовлених заздалегідь, – текстів доповідей, виступів, довідок, повідомлень, проєктів ухвал або рішень, порядку денного, списку запрошених тощо.

За обсягом фіксованої інформації протокол буває:

1. стислий, в якому зазначають лише питання, що їх обговорюють на зборах (засіданні, нараді), прізвища і власні імена доповідачів та ухвалені рішення;
2. повний, що, крім зазначених вище відомостей, містить відредаговані записи виступів усіх доповідачів і учасників обговорення відповідних питань порядку денного;
3. стенографічний, у якому весь перебіг зборів (засідання, наради) записано дослівно.

Протокол може бути оформлений на:

1. бланку протоколу (у разі запровадження такого бланку на підприємстві);
2. загальному бланку підприємства;
3. бланку структурного підрозділу підприємства (у разі оформлення протоколу зборів (засідання, наради) структурного підрозділу);
4. стандартних аркушах паперу формату А4 (210 мм × 297 мм).

Детально про виготовлення і запровадження бланків на підприємстві читайте у статті «Бланки службових документів: уникаємо помилок при оформленні»

Реквізити протоколу

Склад, зміст та місце розташування реквізитів протоколу мають відповідати вимогам, встановленим Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020)

Під час оформлення протоколу потрібно враховувати, що:

1. повне найменування юридичної особи зазначають відповідно до статуту або положення про підприємство. Під повним найменуванням дозволяється зазначати скорочене у дужках або без них;
2. найменування структурного підрозділу підприємства зазначають лише у протоколах зборів (засідання, наради) структурного підрозділу;
3. назву виду документа – ПРОТОКОЛ, друкують великими літерами напівжирним шрифтом;
4. дата протоколу – дата проведення зборів (засідання, наради), а не дата його остаточного оформлення чи підписання. Якщо збори (засідання, нарада) тривали декілька днів, то через тире зазначають дати першого й останнього днів зборів (засідання, наради);

Наприклад: 24–25.03.2025, 31.03–01.04.2025

1. реєстраційний індекс протоколу – порядковий номер зборів (засідання, наради) у межах діловодного року, який на підприємствах зазвичай збігається з календарним роком. Протоколи виборчих органів та їх постійних комісій, депутатських груп реєструють у межах періоду їх скликання; протоколи закладів освіти, в яких характеризується навчально-виховний процес – у межах навчального року. З кожного нового діловодного року нумерація поновлюється. Наприклад, якщо засідання відділу кадрів проводяться раз на місяць, то протягом 2025 року має бути складено й оформлено дванадцять протоколів від № 1 до № 12 включно;
2. місцем складення протоколу – населений пункт, де безпосереднє було проведено засідання (збори, нарада), а не населений пункт, в якому фактично зареєстровано підприємство, за винятком засідань, проведених у дистанційному форматі;
3. заголовок до тексту протоколу має відображати вид заходу – збори, конференція, засідання, нарада тощо, і найменування колегіального органу (правління, колегії, дирекції, ради директорів, наглядової ради тощо) або структурного підрозділу (відділу кадрів, сектору бухгалтерського обліку та звітності) в родовому відмінку та логічно поєднуватися з назвою виду документа;

Наприклад: «Протокол загальних зборів трудового колективу», «Протокол оперативної наради у керівника підприємства», «Протокол засідання експертної комісії», «Протокол наради працівників інформаційно-аналітичного відділу»

1. текст протоколу складається з двох частин – вступної та основної.

У вступній частині тексту зазначають прізвища, власні імена та посади:

1. особи, обраної головуючим на зборах (засіданні, нараді), або голови постійно діючого колегіального дорадчого органу (комісії);
2. секретаря;
3. інших присутніх постійних членів зборів (засідання, наради);
4. запрошених осіб (за наявності);
5. порядок денний.

Після слова «Присутні» спочатку за алфавітом прізвищ зазначають усіх постійних членів, присутніх на зборах (засіданні, нараді), а потім – запрошених осіб. У протоколі загальних зборів трудового колективу або розширеного засідання (наради), де кількість присутніх перевищує 15 осіб, їх склад зазначають кількісно (цифрами та словами), а список із прізвищами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис: «Список присутніх додається до протоколу».

Наприклад:

Основна частина тексту протоколу складається з розділів, зміст яких відповідає пунктам порядку денного. Розділи нумерують арабськими цифрами та структурують за схемою: СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (або УХВАЛИЛИ). Слова «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ») друкують без лапок великими літерами без відступу від межі лівого поля аркуша, після них ставлять двокрапку. Нижче слів «СЛУХАЛИ» та «ВИСТУПИЛИ» з абзацу зазначають прізвища та власні імена доповідачів і виступаючих, потім ставлять тире й викладають зміст доповіді від третьої особи однини. Питання до доповідача і його відповіді протоколюють у порядку їх надходження. Якщо текст доповідей, виступів чи повідомлень додають окремо, то після прізвища і власного імені роблять запис: «Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається до протоколу». З кожного питання порядку денного приймають рішення, що фіксують нижче слова «ВИРІШИЛИ» або «УХВАЛИЛИ» з абзацу. Рішення, що містять декілька питань, поділяють на пункти, які нумерують арабськими цифрами. У кожному пункті має бути конкретно визначено: кому доручається, що саме та у який термін виконати.

Наприклад:

1. якщо рішення за кожним пунктом або за окремими пунктами порядку денного приймають шляхом голосування, то у відповідних розділах тексту протоколу перед частиною з рішенням (ухвалою) оформлюють результати голосування із зазначенням кількості голосів «за», «проти» та «утрималися». Якщо хтось із присутніх на зборах (засіданні, нараді) має особливу думку щодо ухваленого рішення, її викладають на окремому аркуші, підписують та додають до протоколу.

Наприклад:

1. додатки до протоколу нумерують арабськими цифрами (наприклад, Додаток 1), а у відповідних розділах тексту протоколу роблять посилання на ці додатки: «що додається», «додається до протоколу». При цьому реквізит «Відмітка про наявність додатків» після тексту протоколу не оформлюють;
2. протокол підписують головуючий на зборах (засіданні, нараді) або голова постійно діючого колегіального органу (комісії) та секретар зборів (засідання, наради). Підписи проставляють у зворотній послідовності: спочатку – секретар, а потім – голова (головуючий);
3. в окремих випадках, якщо це визначено положенням про відповідний колегіальний дорадчий орган (комісію) або структурний підрозділ підприємства, протокол затверджує керівник підприємства. В такому разі у протоколі оформлюють гриф затвердження, що складається з таких елементів: слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», яке друкують великими літерами без лапок і розділових знаків, назви посади, підпису, власного імені та прізвища керівника, дати затвердження.

Наприклад:

Уніфіковані форми протоколів

Уніфікована форма протоколу загальних зборів трудового колективу

Уніфікована форма протоколу засідання комісії

(наприклад, атестаційної, експертної, інвентаризаційної тощо)

Чи потрібно вести журнал реєстрації протоколів?

Ні, не потрібно. Нормативно-правовими актами з організації діловодства й архівної справи не передбачено ведення журналів чи інших форм для реєстрації протоколів.

Висновки

1. Залежно від обсягу інформації, зафіксованої під час зборів, наради чи засідання, протокол може бути стислим, повним або стенографічним.
2. Протокол може бути оформлений на бланку протоколу або на загальному бланку підприємства, або на стандартних аркушах паперу формату А4.
3. Датою протоколу є дата проведення зборів (засідання, наради), а не дата його остаточного оформлення чи підписання.
4. Протокол підписують головуючий на зборах (засіданні, нараді) або голова постійно діючого колегіального органу (комісії) та секретар зборів (засідання, наради).

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства