
Діловодство
02.04.2026
Хто завіряє копію паспорта: працівник чи кадровик
Хто повинен проставляти напис «Згідно з оригіналом» на копіях документів, що долучаються до Особової справи: сам працівник чи кадровик?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Копію завіряє посадова особа.
Нагадаємо, що наказом Мін’юсту від 16.03.2026 № 667/5 (далі – наказ № 667/5) внесено зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).
Станом на 01.04.2026 зміни не набрали чинності
Водночас норма щодо засвідчення копії залишилася незмінно.
Так, відповідно до п. 8 гл. 11 розд. II Правил № 1000/5:
Напис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа «Підпис»
Аналогічні вимоги прописані і в п. 5.26 ДСТУ 4163:2020.
Напис може мати такий вигляд:
Згідно з оригіналом Начальник відділу кадрів Куц Юрій КУЦ 24.03.2026 |
Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи (за наявності).
Завіряє копії або керівник підприємства, або уповноважена ним особа – та особа, у посадовій інструкції якої прописана відповідна функція або ж такий обов’язок може покладатися окремим наказом (як правило, такою особою є працівник кадрової служби).
Наприклад: начальник відділу кадрів засвідчує копію наказу про звільнення, зазначаючи «Згідно з оригіналом», нижче вказує свою посаду, ставить підпис, ім’я та прізвище великими літерами та нижче зазначає дату засвідчення.
Витяги з протоколів засвідчує секретар, який веде їх облік; з наказів – керівник служби діловодства або особа, відповідальна за зберігання.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Наказ про затвердження Інструкції з діловодства
Інструкція з діловодства в електронній формі
Статті та консультації на тему:
Нові правила діловодства – 2026: слово «Копія» на документах і архів із ТОТ
Зміни в діловодстві та архівній справі 2026: три нові накази Мін’юсту та ключові нововведення
Чи зазначати «Копія» на документах особової справи
Звільнення
17.08.2026
Звільнення в останній день відпустки: коли підписувати наказ
Працівник працює дистанційно, підписує накази за допомогою сервісу «Вчасно». Написав заяву на відпустку з наступним звільненням. Останній день відпустки – день звільнення працівника. Чи можна його ознайомити з наказом про звільнення в останній день відпустки?

Військовий облік
17.08.2026
Чи можна не подавати паперові списки до ТЦК
Із 13 серпня 2026 року передбачена можливість проводити звіряння даних списків персонального військового обліку з відомостями ТЦК та СП в електронній формі через портал «Дія». Проте чи вже готові ТЦК до онлайн-взаємодії – у матеріалі

Відпустки на дітей
17.08.2026
Відпустка по вагітності та пологах 2026: як оформити
Як оформити надання відпустки у зв'язку із вагітністю та пологами (декретної відпустки)? Кому жінка пише заяву про відстрочення дати початку відпустки по вагітності та пологах: роботодавцю чи лікарю? Відповіді на ці та інші запитання у статті

Військовий облік
17.08.2026
Через «Дію» не можна подати додаток 4 до ТЦК!
Актуалізація даних працівника через портал «Дія» не замінює подання повідомлення про зміну облікових даних за додатком 4. Відповідальним за ведення військового обліку важливо не переплутати дві різні процедури, адже після прийняття на роботу або звільнення працівника повідомлення потрібно подати окремо

Діловодство
17.08.2026
Пропустили номер наказу в Журналі реєстрації: як не ламати всю нумерацію
Як вийти з ситуації, коли бачу, що пропущені накази з основної діяльності і нумерація збивається? Якщо мені треба штатний розпис втулити між наказами заднім числом, як його можна позначити найменш безболісно?

Освітяни
17.08.2026
Уряд скасував Порядок працевлаштування випускників: що змінилося
Кабмін постановою від 13.08.2026 №1021 оновив низку актів у сфері професійної освіти та скасував кілька застарілих урядових постанов. Серед них – Порядок працевлаштування випускників професійно-технічних навчальних закладів, підготовка яких проводилася за державним замовленням. Також нормативні акти увідповіднили до нового Закону «Про професійну освіту» та оновили термінологію

Прийняття
17.08.2026
Прийняття на роботу: які відомості обов’язково повідомити працівнику та де їх зафіксувати
Посада, місце роботи, дата початку роботи, зарплата, відпустка та режим роботи – це лише частина інформації, яку працівник має отримати під час працевлаштування. Як і де роботодавцю правильно зафіксувати ці відомості – в інфографіці

Мобілізовані / Добровольці ТРО
17.08.2026
Нові правила проходження ВЛК для служби за контрактом: що змінив Кабмін
Кабмін вніс зміни до порядку взяття засуджених на військовий облік та проходження ними військово-лікарської комісії. Відтепер за письмовою згодою засудженого відомості з його медичної карти можуть надаватися представникам ТЦК та СП і військової частини ще під час попереднього розгляду питання про можливість умовно-дострокового звільнення для проходження військової служби за контрактом

Особливі працівники
17.08.2026
Чи зобов’язаний роботодавець перевести працівника з інвалідністю на дистанційну роботу
Чи достатньо факту інвалідності, щоб вимагати дистанційну роботу, і коли відмова роботодавця може бути дискримінацією? Верховний Суд визначив важливі критерії для застосування «розумного пристосування» та пояснив, чи має роботодавець задовольняти вимогу працівника з інвалідністю про дистанційну роботу

Звітність
17.08.2026
Держстат запроваджує нові анкети для підприємств з 2027 року: що потрібно подавати
З 2027 року юридичні особи подаватимуть до Держстату нові анкети в межах статистичного спостереження «Реєстр респондентів статистичних спостережень». Які форми потрібно буде подати, у які строки та які дані про працівників, види діяльності й участь нерезидентів доведеться зазначати – далі

Воєнний стан
17.08.2026
Що змінилося у трудових відносинах під час війни: головні правила для роботодавців
Релокація підприємства в умовах воєнного стану впливає і на порядок ведення кадрового обліку. Дистанційна робота, зміна істотних умов праці, електронний документообіг, призупинення трудових договорів та звільнення працівників – розбираємо ключові правила, які варто знати роботодавцям

Бронювання
17.08.2026
Строк підтвердження критичності можуть продовжити до 1 листопада: що відомо
Спілка українських підприємців (далі – СУП) звернулася до Кабінету Міністрів України із закликом продовжити до 1 листопада 2026 року строк чинності рішень про визначення підприємств критично важливими для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення

Ранковий кадровик
17.08.2026
Про звіряння онлайн, додаток 4 онлайн, додаток 1 в Дії, зміни до КП, відпустки поза графіком, підсумки тижня 🙋♀️ Ранковий кадровик від 17.08.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору










