Хто завіряє копію паспорта: працівник чи кадровик

Хто повинен проставляти напис «Згідно з оригіналом» на копіях документів, що долучаються до Особової справи: сам працівник чи кадровик?

3

104


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Копію завіряє посадова особа.


Нагадаємо, що наказом Мін’юсту від 16.03.2026 № 667/5 (далі – наказ № 667/5) внесено зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Станом на 01.04.2026 зміни не набрали чинності

Водночас норма щодо засвідчення копії залишилася незмінно.


Так, відповідно до п. 8 гл. 11 розд. II Правил № 1000/5:

Напис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа «Підпис»

Аналогічні вимоги прописані і в п. 5.26 ДСТУ 4163:2020.


Напис може мати такий вигляд:



Згідно з оригіналом

Начальник відділу кадрів Куц Юрій КУЦ

24.03.2026


Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи (за наявності).


Завіряє копії або керівник підприємства, або уповноважена ним особа – та особа, у посадовій інструкції якої прописана відповідна функція або ж такий обов’язок може покладатися окремим наказом (як правило, такою особою є працівник кадрової служби).


Наприклад: начальник відділу кадрів засвідчує копію наказу про звільнення, зазначаючи «Згідно з оригіналом», нижче вказує свою посаду, ставить підпис, ім’я та прізвище великими літерами та нижче зазначає дату засвідчення.


Витяги з протоколів засвідчує секретар, який веде їх облік; з наказів – керівник служби діловодства або особа, відповідальна за зберігання.



Джерело: kadroland


Шаблони та зразки документів:


Наказ про затвердження Інструкції з діловодства

Інструкція з діловодства

Інструкція з діловодства

Інструкція з діловодства в електронній формі


Статті та консультації на тему:


Нові правила діловодства – 2026: слово «Копія» на документах і архів із ТОТ

Зміни в діловодстві та архівній справі 2026: три нові накази Мін’юсту та ключові нововведення

Чи зазначати «Копія» на документах особової справи

Чи треба проставляти на копіях «Згідно з оригіналом»

Чи ставити відмітку «Копія» на роздруківках з е-ВОД

3

104

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

1

4

4

11916

8

7270

3

69

14

23971

4

178

3

43

5

140

4

78

3

118

4

403

4

88

5

2871

4

325

7

244

6

261

4

364

4

141

7

981