Чи повинен кадровик засвідчувати копії документів працівника

Існує думка, що при оформленні особової справи кадровик засвідчує копії наказів, а працівник, якого влаштували на роботу, – копії своїх власних документів, які він надає. Вже кілька кадровиків мені таке сказали. Чи це так? На що посилатись?

1

13


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Це – хибна думка.


Працівник при працевлаштуванні зобов’язаний надати (принести і просто показати) ОРИГІНАЛИ усіх необхідних документів, що вимагаються роботодавцем.


На різних підприємствах, в установах і організаціях та ще й залежно від посади склад таких документів може різнитися.

За правдивість копій та їх відповідність оригіналам несе відповідальність кадровик

Тому він має ретельно перевірити (переглянути) усі надані документи в оригіналах, вклеєні фотокартки тощо. Скориставшись робочим ксероксом, власноруч виготовити копії з оригіналів та засвідчити їх належним чином, як це прописано в Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5).


У п. 3 гл. 11 розд. ІІ Правил №1000/5 чітко прописано, що саме УСТАНОВА (а не її майбутній чи дійсний працівник) виготовляє і засвідчує копії документів, виданих іншими установами (зокрема, навчальними закладами, органами реєстрації актів цивільного стану тощо), і необхідних під час врегулювання питань щодо прийняття громадян на роботу. У абз. 3 п. 3 Правил №1000/5 є навіть конкретний приклад:

установа може виготовити і засвідчити копію диплома працівника, яка потім буде підшита до його особової справи

Як бачите, саме установа засвідчує копію диплома працівника, а не особисто працівник це робить.



Джерело: kadroland


Статті та консультації на тему:


Нові правила діловодства – 2026: слово «Копія» на документах і архів із ТОТ

Зміни в діловодстві та архівній справі 2026: три нові накази Мін’юсту та ключові нововведення

«Копія» чи «КОПІЯ»: як правильно писати на документі

«Копія згідно оригіналу»: чи дозволена така печатка

Хто завіряє копію паспорта: працівник чи кадровик

Чи зазначати «Копія» на документах особової справи

Чи ставити відмітку «Копія» на роздруківках з е-ВОД


1

13

2

17

2

12

7

1395

5

147

4

110

3

3817

5

98

5

69

5

245

3

161

5

1160

3

396

4

1382

4

7575

6

87

5

145

6

309

6

543