Чи видавати копії документів з Особової справи при звільненні

Звільняємо працівника, на якого вели Особову справу. Він вимагає віддати йому копії документів, які він надавав для формування Особової справи. Як реагувати на таку вимогу?

123


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Ні, документи Особової справи не видаються працівнику на руки при звільненні.


Відповідно до ч. 1 ст. 47 Кодексу законів про працю України:

Роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні (стаття 116) та провести з ним розрахунок у строки, визначені статтею 116 цього Кодексу, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника.

Отже, за вимогами чинного трудового законодавства не передбачено видавати працівнику при звільненні документи (в тому числі копії чи роздруківки) Особової справи.


Нагадаємо, що правила формування Особової справи визначені пунктом 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06. 2015 №1000/5. При цьому не передбачено видання документів, що формують Особову справу працівника, йому на руки при звільненні.


Зауважте, що Особові справи звільнених працівників зберігають у відділі кадрів протягом двох років після звільнення, окремо від особових справ працюючих працівників. Далі їх готують для передачі до архіву підприємства (п. 1 гл. 4 розд. VI Правил №1000/5).



Джерело: kadroland


Шаблони та зразки документів:


Внутрішній опис документів справи

Журнал обліку особових справ

Внутрішній опис зведеної особової справи


Брошури та чеклісти:


Золота колекція «ТОП-5 важливих кадрових документів: трудова книжка, посадові інструкції, особова картка П-2, особова справа, повідомлення до ДПС»


Статті та консультації на тему:


Особова справа: як вести та зберігати

Процедура прийняття на роботу: 5 кроків до оформлення трудових відносин

Відмовляють в доступі до особової справи? Захистіть свої права!

Чи зберігають сертифікат з ВО в Особовій справі

Скільки ВОД зберігати в особовій справі працівника

Які документи (не)можна зберігати в особовій справі працівника

Чи долучати до особової справи заяви працівників

Особовий листок з обліку кадрів: чи обов’язково мати в особовій справі

Чи повинен кадровик засвідчувати копії документів працівника

Чи зазначати «Копія» на документах особової справи

Чи можна формувати Особові справи у файлах

Зміна прізвища працівника: що обов’язково додати до особової справи

Документи колишніх працівників: знищити чи додати до особової справи

Куди підшивати відповіді ТЦК за результатами звіряння: до справи 2025 чи 2026 року

Чи нумерувати аркуші особової справи під час її формування

123

1

14

58

5

1282

2

75

2

281

4

165

4

182

5

2642

5

413

5

261

4

492

11

29463

5

153

7

5769

5

567

5

2558

4

331

3

498

7

1859