Документи колишніх працівників: знищити чи додати до особової справи

Що робити з документами колишніх працівників не доданих до особових справ працівників, які вже звільненні (причина невідома) за 2006 – 2009 роки

3

1325


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Треба провести експертизу цінності цих документів з метою визначення їх подальшої долі.


Якщо серед цих документів є ті, що мають зберігатися в особових справах, то їх потрібно долучити в особові справи відповідних працівників.


У такому разі:


  1. Справу розшивають.
  2. Документ додають в хронологічному порядку.
  3. Замінюють внутрішній опис справи.


Повний перелік документів, які підшиваються в особові справи наведено у пункті 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06. 2015 №1000/5.


Якщо ж це документи другорядного характеру, наприклад, такі:


  1. заяви про надання різних видів відпусток та матеріальної допомоги;
  2. копії наказів про стягнення, відрядження, надання відпусток, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника;
  3. довідки з місця проживання;
  4. медичні та інші довідки.


То їх слід внести в акт про знищення документів, адже з 2006 2009 років строк їхнього зберігання давно минув. Далі знищити їх у порядку, встановленому законодавством.



Джерело: kadroland


Зразки та шаблони документів:


Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду

Внутрішній опис документів справи


Мінікурс:


Особові справи працівників: обов’язкові документи та типові помилки


Статті та консультації на тему:


Формування та зберігання справ у поточному діловодстві

Облік особових справ: чи вести окремий журнал або книгу

Особова справа: як вести та зберігати

Експертна комісія та строки зберігання: повний гайд з експертизи документів

Скільки зберігати і як знищувати кадрові документи

Кадрові документи поза особовою карткою: чи можна оформити окрему справу

Заяви в особовій справі працівника: які зберігати, а які – ні

Чи нумерувати аркуші особової справи під час її формування

Як формувати особову справу працівника: порядок документів

✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
3

1325

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

2

7

2

6

2

12

1

2730

4

146

13

2959

4

90

3

1461

4

17684

2

1508

2

71

9

91302

4

316

3

146

2

73

6

160

4

181

4

141

4

367

4

341