Кадрові документи поза особовою карткою: чи можна оформити окрему справу

На підприємстві на працівників робітничих професій заведені особові картки П-2 плюс додаткові кадрові документи по цих працівниках (копія паспорта, копія ІПН, копія диплома). Питання, чи можна ці додаткові кадрові документи оформити у справу «Додаткові кадрові документи», і який термін зберігання цих документів після звільнення працівника?

5

61


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


У більшості випадків копії документів, поданих працівником під час прийняття на роботу (паспорт, реєстраційний номер облікової картки платника податків, документ про освіту, військово-обліковий документ, трудова книжка, довідки тощо) зберігаються саме в особових справах працівників.


Це загальноприйнята практика, що повністю відповідає вимогам чинних нормативно-правових актів.


Формування особових справ є обов’язковим не для всіх категорій працівників. У встановленому порядку особові справи ведуться на:


  1. керівників підприємств;
  2. професіоналів;
  3. фахівців;
  4. технічних службовців.


Тобто на працівників, професійні назви посад яких мають коди за Класифікатором професій від 1 до 4.


Щодо працівників інших категорій (коди 5–9) – рішення про ведення особових справ підприємство може приймати самостійно. Водночас з огляду на можливу наявність у працівників пільг (наприклад, щодо пенсійного забезпечення в майбутньому) та неоднозначність трактувань у нормативній базі, доцільно заводити особові справи на всіх працівників, у тому числі й робітничих професій. Це допоможе уникнути спірних ситуацій під час підтвердження трудового стажу або інших соціальних гарантій.


Якщо ж на підприємстві прийнято рішення не формувати особові справи на працівників робітничих професій, доцільно створити окрему справу «Додаткові кадрові документи». У ній можуть централізовано зберігатися копії документів, поданих працівниками при прийнятті на роботу.


Відповідно до статті 491 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 така справа має тимчасовий строк зберігання – 3 роки, оскільки містить документи, що не увійшли до складу особових справ.



Джерело: kadroland


Брошури та чеклісти:


Золота колекція «ТОП-5 важливих кадрових документів: трудова книжка, посадові інструкції, особова картка П-2, особова справа, повідомлення до ДПС»


Мінікурс:


Особові справи працівників: обов’язкові документи та типові помилки


Статті та консультації на тему:


Облік особових справ: чи вести окремий журнал або книгу

Кадрово-облікові документи: особова справа, особова картка П-2, табель і електронне ведення – прості форми зі складними проблемами

Скільки років роботодавець має зберігати заяви на звільнення

Заяви в особовій справі працівника: які зберігати, а які – ні

Чи нумерувати аркуші особової справи під час її формування

Як формувати особову справу працівника: порядок документів

Чи заводити Особову справу на прибиральницю

Особова справа vs договір про матвідповідальність: де зберігати документ

5

61

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

Коментарі

64

19

2460

33

352

68

1553

83

61653

389

39

99

1498

448

77

443

202

469

613